Puhelin 010 778 7100

Miljoonia tarinoita,
kuvia ja informaatiota.
Kaikki hallitusti aina
käyttövalmiina ja
vain klikkauksen
päässä!

That’s amazing!

100% quarantee
edellinen seuraava
 

Lue miten digiviisaat Gredin asiakkaat ovat hyötyneet ratkaisustamme ja
kasvattavat yrityksensä digitaalisen omaisuutensa arvoa joka päivä.

Dynaamista brändinhallintaa ja kustannustehokasta markkinointia

CASE: Aktia

Aktia Pankilla oli tarve ratkaista älykkäästi markkinoinnin tarpeiden mukainen ja kustannustehokas tapa tuottaa ja hallinnoida markkinoinnin materiaaleja, joita käytetään paikallisesti Aktian toiminta-alueella. Ratkaisu Aktia Pankki Oyj:n haasteisiin löytyi Gredi Oy:n ohjelmistoperheen markkinoinnin ja brändinhallinnan pilvipalveluna tarjottavan Gredi Haven -verkkopalvelun avulla. Palvelu on kehitetty erikokoisten yritysten markkinoinnin, viestinnän ja brändinhallinnan tarpeisiin.

Gredi Oy tarjosi Aktia Pankki Oyj:n markkinoinnille ratkaisun dynaamiseen digitaaliseen aineistonhallintaan. ”Gredin ratkaisun avulla voimme nyt entistäkin tehokkaammin itse tuottaa, personoida ja hallinnoida markkinointimme tarvitsevia materiaaleja eri kanaviin brändihallitusti. Olemme hyvin tyytyväisiä järjestelmään ja sen dynaamiseen tapaan tuottaa konttoreillemme heidän tarvitsemiaan markkinointiviestinnän brändihallittuja aineistoja ja kampanjoita heidän monipuolisiin tarpeisiinsa”, kertoo markkinointijohtaja Marc Hinnenberg. Aktian oma osaava markkinointiosasto pystyy yhä paremmin tuottamaan, päivittämään ja hallinnoimaan järjestelmän avulla kaikkia konttoreiden tarvitsevia materiaaleja keskitetysti yhdestä paikasta Gredi Havenin avulla. Gredin tiimi koulutti Aktian pääkäyttäjät ja toimi jalkautuksen tukena. ”Tärkeinä valintakriteereinä investoinnille järjestelmähankinnan yhteydessä meillä olivat sen tarpeenmukaisuus, helppokäyttöisyys, kustannustehokkuus ja luotettavuus”, jatkaa Hinnenberg.

Aktia Pankki Oyj on täyden palvelun pankki ja pörssinoteerattu finanssikonserni, jonka historia ulottuu vuoteen 1825. Aktia tarjoaa asiakkailleen korkealuokkaisia pankki- ja vakuutuspalveluita sekä kiinteistönvälityspalveluja noin 60 eri konttorissa, puhelimitse ja verkon kautta.

Integroitua aineistonhallintaa ja selkeitä prosesseja

CASE: Alko

Alko on asiantunteva ja vastuullinen alkoholijuomien erikoisliikeketju, jolla on 351 myymälää ja 96 myymäläverkostoa täydentävää tilauspalvelupistettä ympäri Suomen. Alko Oy on itsenäinen, Suomen valtion omistama osakeyhtiö, jolla on yli 4,7 tilavuusprosenttia alkoholia sisältävien juomien vähittäismyynnin yksinmyyntioikeus. Alkon palveluksessa on noin 2 700 työntekijää.

Alkon tuotekuvat on keskitetty Gredin aineistonhallintaan

Gredin toimittama aineistonhallintapalvelu toimii keskitettynä yhteiskäytöllisenä järjestelmänä Alkon käyttämälle kuvadatalle. Tuotekuvien lisäksi jo pelkästään Alkon sivusto sisältää rikasta kuvamateriaalia viinitiloista rypäleisiin eri puolelta maailmaa.

“Kuvat linkittyvät digitaalisesta aineistonhallinnasta suoraan alko.fi:hin. Kun kuluttaja tutkailee tiettyä viiniä, viinipullon kuva tulee Gredin toimittamasta kuvapankista ja kuvainformaatio rikastuu tuotetiedolla Alkon tuotejärjestelmästä. Kaikki järjestelmät keskustelevat sujuvasti keskenään.”

“Käytämme materiaalipankkia monipuolisesti Alkon kuva-aineiston hyödyntämiseen. Sieltä löytyy henkilö- ja brändikuvat, logot ja mainosvideot kuin myös tuotekoulutukseen, historiaan ja myymälöihin liittyvät aineistot. Se palvelee kaikkien tarpeita mediasta Etikettiklubiin”, kertoo integraatioarkkitehti Markku Pekkinen Alko Oy:stä.

Integroitua aineistonhallintaa ja selkeitä prosesseja

Eri tietojärjestelmät on integroitu aineistonhallintaan ja ne suorittavat kuvakutsuja materiaalipankkiin aina käyttötapauksen mukaan. Intraa ja tuotejärjestelmää käyttävät Alkon työntekijät, yrityksiä palvelee sähköinen tilauskanava Alkovi ja alko.fi:ssä vierailevat tuotetietoa sekä yleisempää juoma- ja ruoka-aiheista tietoutta etsivät asiakkaat.

”Ennen kuin uusi tuote päätyy valikoimiimme, se evaluoidaan. Tuotekuvakin kuuluu evaluointiprosessiin, johon osallistuu ammattilaisia ostajista laaduntarkkailijoihin. Kun valokuvaaja on kuvannut tuotteen, hän tallentaa tuotekuvan kuvapankkiin. Kun tuote on evaluoitu, hyväksytty myyntiin ja markkinointi vielä käsitellyt tuotteeseen liittyvät aineistot, se näkyy lopulta alko.fi:ssä”, kertoo Pekkinen.

Myös mainostoimistokumppani käyttää materiaalipankkia, kun se tuottaa esimerkiksi esitteen tuoteuutuuksista. Mainostoimisto pystyy poimimaan kuva-aineiston suoraan materiaalipankista, jonne myös valmiit markkinointiaineistot sitten tallennetaan.

Alkon ja Gredin yhteistä taivalta takana jo yli 10 vuotta

Pekkisen mukaan digitaaliselle aineistonhallinnalle olisi vaikea kuvitella vaihtoehtoa. Mittavaa kuva-aineistoa ja sen hyödyntämistä useisiin eri käyttötarpeisiin olisi mahdoton järjestää kustannustehokkaasti muulla tavalla.

”Elämme retail-toimialalla kiinnostavia aikoja digitalisaation keskellä. Tieto liikkuu verkossa ja sosiaalisessa mediassa, itse kauppakin siirtyy yhä enemmän verkkoon ja esimerkiksi visuaalisuuden merkitys kasvaa. Tällaisessa maailmassa myös digitaalisten aineistojen hallinta on oltava jämptisti järjestetty.”

”Olemme todella tyytyväisiä Gredin toimintaan, mistä varmasti kertoo yli 10 vuotta jatkunut asiakassuhdekin. Gredin pitkäjänteinen kehitystyö näkyy palvelun toimivuutena ja materiaalipankin integroitavuutena muihin järjestelmiin, mikä on meillekin ehdottoman tärkeää”, Pekkinen summaa.

 

Digitaalinen markkinointiaineisto globaalin organisaation tarpeisiin

CASE: Basware

Basware on maailman johtava hankinnasta maksuun- ja verkkolaskuratkaisujen toimittaja. Baswaren avulla organisaatiot voivat tehostaa talousohjaustaan ja talous- ja hankintatoimintojaan sekä yksinkertaistaa ja sujuvoittaa niihin liittyviä prosesseja. Paremmalla talousohjauksella Basware auttaa asiakkaitaan menestymään ja tuottamaan lisäarvoa liiketoiminnalle. Basware Commerce Network on maailman suurin yritysten välinen verkosto, joka mahdollistaa vaivattoman yhteistyön ja kaupankäynnin miljoonalle ostajalle ja myyjälle yli sadassa eri maassa. Lue lisää Baswaren tavasta tehostaa rahankiertoa sekä liiketoimintaa: www.basware.fi.

Baswaren digitaalinen aineistohallinta virtaviivaistunut Gredillä

Baswaren Suomessa sijaitsevan pääkonttorin globaali markkinointitiimi tuottaa markkinointiaineistoa, jota paikalliset markkinointitiimit eri maissa lokalisoivat ja hyödyntävät. Niin globaalin kuin paikallistenkin markkinointitiimien tuottama aineisto tallennetaan Gredin materiaalipankkin, josta se on saatavilla koko globaalin organisaation käyttöön.

“Aiemmin aineistot olivat siellä täällä verkkolevyillä tai työntekijöiden omilla kovalevyillä. Globaalisti toimivassa yrityksessä jo ihmisten vaihtuvuus aiheutti sen, että aineisto oli usein hukassa”, kertoo content strategist Lynn-Marie Sederlöf-Airisto Baswaren Marketing Communications tiimistä.

“Ennen eri maiden markkinointitiimit eivät olleet välttämättä aina varmoja, mistä aineistot löytyvät ja mikä on se viimeisin versio. Prosessi ei varsinkaan päivitysten ja lokalisointien yhteydessä ollut optimaalisen tehokas. Nyt markkinointitiimit ympäri maailmaa tietävät, mitä voi käyttää ja mistä minkäkin tiedoston löytää.”

Valmiiden aineistojen lisäksi Basware tallentaa Gredin materiaalipankkiin monipuolisesti kaiken pohjamateriaalin kuten valokuvat, brändikuvat ja kuvituskuvat sekä taittotiedostot, joita hyödynnetään erilaisen markkinointimateriaalin tuottamiseen, esimerkiksi esitteisiin, e-kirjoihin, uutiskirjeisiin ja case-kuvauksiin. “Myös erilaiset ohjeistukset vaikkapa asiakasvideoita varten löytyvät nyt materiaalipankista, mikä osaltaan tukee globaalia brändinhallintaa”, kertoo Sederlöf-Airisto.

Järjestelmän hyödyt ovat tulleet nopeasti esille

Aineiston löydettävyys ja saatavuus oli Baswarelle tärkein syy siirtyä digitaaliseen aineistonhallintaan. “Nyt kun kaikki aineisto tallennetaan systemaattisesti yhteen paikkaan, se myös löytyy. Järjestelmä ja ihmiset toimivat juuri niin kuin pitääkin.” Tietojen luokittelun ja metatietojen ja ansiosta kaikki aineisto kuvamateriaaleista ja asiakasvideoiden ohjeistuksesta e-kirjoihin ja white papereihin löytyy nopeasti. “Materiaalin jakaminen tietoturvallisesti myös organisaation ulkopuolelle on helpottunut ja nopeutunut, kun se hoituu yhdellä sähköpostin linkillä”, Sederlöf-Airisto kertaa järjestelmän hyötyjä.

Uudet toimintatavat oli helppo omaksua

Gredi muokkasi aineistonhallinnan käyttöliittymän Baswaren brändin mukaiseksi helpottamaan palvelun omaksumista. Käyttöönoton yhteydessä järjestettiin koulutuswebinaari, joka nauhoitettiin Suomessa. Paikalliset markkinointitiimit ympäri maailmaa olivat kirjautuneina Gredin palveluun ja seurasivat koulutusta netin kautta. “Koulutustapahtuma nauhoitettiin, joten siihen voi tarpeen mukaan aina palata. Se on osoittautunut erittäin käteväksi myös uusien työntekijöiden koulutuksessa, olivatpa he missäpäin maailmaa tahansa.”

Lisää tehoa dynaamisilla pohjilla

Seuraavaksi Basware aikoo ottaa käyttöön dynaamiset pohjat, jotka tehostavat esimerkiksi standardoitujen case-kuvausten tuottamista. Vakioidut pohjat on jo suunniteltu, ja testauksen jälkeen paikalliset markkinointitiimit saavat ne käyttöönsä. Sen jälkeen paikalliset tiimit voivat luoda ja muokata materiaaleja itsenäisesti ilman kuvankäsittely- ja taitto-ohjelmia, mikä yksinkertaistaa ja nopeuttaa aineistojen hyödyntämistä entisestään.

Finlandia Vodkan pakkausmateriaalit brändihallitusti
ja turvallisesti yhdestä lähteestä

CASE: Brown-Forman Finland

Finlandia Vodka Worldwide Ltd perustettiin vuonna 2000 Altian ja amerikkalaisen Brown-Forman Corporation yhteisyritykseksi. Yhtiön palveluksessa on maailmanlaajuisesti noin 4600 henkilöä. Sen tuotemerkkejä ovat mm. Jack Daniels ja Finlandia Vodka.

1.1.2005 lähtien Finlandia Vodka Worldwide Ltd, nykyisin Brown-Forman Finland on ollut amerikkalaisen Brown-Forman Corporation 100% omistama tytäryhtiö. Yhtiön kotipaikka on Helsinki ja palveluksessa on 19 henkilöä. Voimassa olevan valmistussopimuksen mukaisesti Altia jatkaa yksinoikeudella Finlandia Vodkan valmistajana.

Finlandia Vodkan pakkausmateriaalit brändihallitusti ja turvallisesti yhdestä lähteestä

Finlandia Vodkaa myydään yli 100 maahan. Jotta tuotannon ja globaalin jakeluverkoston tarpeet pystytään tuote-, etiketti- ja pakkausmateriaalitietojen osalta huomioimaan, Brown-Forman Finlandilla on oltava järjestelmä ja prosessi, jolla se toteutetaan brändihallitusti. Yhtiö otti käyttöön Gredin modulaarisen materiaalipankkiratkaisun ja integroi sen osaksi Altian Rajamäen tehtaan tuotannonohjausjärjestelmää.

Haasteet

Kun tuotteita viedään yli 100 maahan niin jo pelkästään tuotteiden etikettejä, pakkaus- ja kuljetusmateriaaleja on paljon. Kun vielä alkoholituotteisiin liittyvä lainsäädäntö vaihtelee hyvinkin paljon eri maiden välillä, on välttämätöntä hallita kokonaisuutta mahdollisimman tehokkaasti. Tietoturvan mahdollistamiseksi ja väärinkäytösten estämiseksi kaikkien materiaalien on oltava yhdessä turvallisessa paikassa, johon vain käyttöoikeuden omaavilla käyttäjillä on pääsy.

Ratkaisu

Gredi toimitti Brown-Forman Finlandille älykkään digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisun, jolla yhtiön tuotteiden kaikki etiketti- ja pakkausmateriaalien aineistot pystytään hallitsemaan yhden palvelun kautta globaalisti 24/7 periaatteella. Gredin ratkaisu on myös integroitu Altian Rajamäen tehtaan tuotannonohjausjärjestelmään, joka varmistaa sen, että tuotantolinjalla nähdään reaaliaikaisesti onko tuotannossa oikea tuote. Näin palvelusta saatavilla etiketti- ja pakkausmateriaaliaineistoilla varmistetaan sekä hyväksytään tuotannon käynnistäminen.

Hyödyt

Gredin ratkaisu on tuonut useita hyötyjä Brown-Forman Finlandin markkinoinnille ja tuotannolle:

  • Tuotetiedon hallintaan on tullut lisää tehokkuutta, kun kaikki digitaaliset tuotetiedot- ja pakkausaineistot on yhdessä järjestelmässä globaalin jakeluverkoston käytettävissä. Oikean informaation etsiminen, löytäminen, hallinta ja jakaminen on helppoa.
  • Tietoturvallisuus on lisääntynyt, kun palvelun käyttöoikeuksia voidaan hallita helposti ja turvallisesti. Käyttöliittymän helppokäyttöisyyden takia kaikki käyttäjät ovat ottaneet palvelun nopeasti käyttöön.
  • Gredin ratkaisu mahdollistaa integroinnin suoraan tuotannonohjausjärjestelmään. Manuaalinen työ on vähentynyt ja virheiden mahdollisuus tuotannossa vähenee, kun kaikki tarkistukset voidaan tehdä reaaliaikaisesti oikein informaation avulla suoraan tuotantolinjalla.
  • Gredin palvelua on kehitetty tiiviissä yhteistyössä ja asiakkaan muuttuviin tarpeisiin on tartuttu aktiivisesti rautaisella alan osaamisella.

”Palvelun jatkuva kehittäminen, Gredin tuotantotiimin osaaminen ja läheinen yhteistyö ovat tärkeimmät syyt siihen, että kumppanuutemme on jatkunut jo 16 vuotta. Ideoita jaetaan puolin ja toisin ja jos meille tulee mitä tahansa kysyttävää niin Gredi vastaa aina haasteeseen”, sanoo Asta Seppälä-Puputti, Brown-Forman Finlandin Portfolio and packaging artwork manager.

”Olemme myös suunnitelleet palvelun uusimman version päivityksen jälkeen uusien moduuleiden käyttöönottoa. Esimerkiksi aineistojen kuvallinen kommentointi sekä niiden hyväksyntä vakuuttivat meidät ja tämä prosessiemme tehostaminen on meillä mietinnässä”, jatkaa Asta Seppälä-Puputti.

Brändinhallintaa laajan jälleenmyyjäverkoston hyötykäyttöön

CASE: BRP Finland

BRP Finland Oy valmistaa ja maahantuo Lynx- ja Ski-Doo-moottorikelkkoja, Can-Am-mönkijöitä, Sea-Doo-vesijettejä sekä Snogear-ulkoiluvarusteita. Yrityksellä on laaja jälleenmyyjäverkosto Pohjoismaissa ja Keski-Euroopassa, neljällä eri kielialueella ja kolmen eri valuutan piirissä. Jokaiselle BRP:n viidestä brändistä tuotetaan omat valokuvat, videot, mainospohjat ja bannerit sekä niihin liittyvät informaatiot, ja uutta materiaalia syntyy jatkuvasti.

Uutta ratkaisua etsimässä

”Aiemmin meillä oli käytössämme kuva- ja aineistonjakopalvelu, muttei dynaamisen aineiston ja erilaisten kokonaisuuksien tehokkaan hallinnan mahdollistavaa sovellusta”, kertoo BRP Finland Oy:n markkinointipäällikkö Jani Yliniva. ”Kun lähdimme hakemaan uutta ratkaisua, lähtökohtana oli saada kaikki meidän mainonta ja markkinointi brändimme mukaiseksi.” Digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisuksi valikoitu lopulta Gredin toimittama Brand Tool -järjestelmä.

Osalla jälleenmyyjistä on kaikki BRP:n tuotemerkit edustettuna, toisilla vähemmän. ”Olennaista meille oli mahdollisuus räätälöidä modulaarinen käyttöliittymä käyttäjien mukaan niin, että vain käyttäjäryhmäkohtainen informaatio olisi näkyvillä”, valottaa Yliniva. ”Lisäksi halusimme löytää toimijan, jonka kanssa olisi helppo ja mukava asioida. Kun meillä on pääkonttori Suomessa, niin suomalainen palveluntarjoaja tuntui luontevalta ja toimivalta valinnalta.”

Yksi paikka kaikelle

Brand Tool on ollut BRP Finland Oy:llä käytössä vuodesta 2011 alkaen. ”Järjestelmän käyttöönoton jälkeen erilaisten aineistojen jako on helpottunut ja nopeutunut huomattavasti”, Yliniva toteaa. ”Älykkäiden materiaalikorien kautta aineiston jakaminen käy todella jouhevasti, kun ei tarvitse ladata liitteitä sähköpostiin vaan lähettää vain linkin materiaalikoriin.” Jälleenmyyjien lisäksi materiaalia siirtyy Brand Toolin kautta kollegoille sekä yhteistyökumppaneille Eurooppaan ja Pohjois-Amerikkaan sekä useille eri medioille globaalisti.

Gredin järjestelmä on tuonut mukanaan mahdollisuuksia materiaalin tehokkaaseen uusiokäyttöön. ”Kun Suomessa, Norjassa tai Ruotsissa suunnitellaan uutta projektia, niin pääkäyttäjät voivat käydä katsomassa, mitä muissa maissa on jo tehty. Näin pystytään hyödyntämään aiempaa työtä, eikä joka projektissa tarvitse lähteä täysin alkutekijöistä liikkeelle.

”Suurin osa markkinoinnistamme perustuu kuviin, oli kyse sitten studio- tai ajokuvasta. Siksi monipuolinen kuva- ja materiaalipankkiominaisuus on niin merkittävä”, Yliniva kertoo. Kun kuvien ja muiden materiaalien hallinta on yhtenäistetty, aikaa säästyy. ”Nyt kun jälleenmyyjillämme on yksi selkeä paikka, josta hakea kaikki mainontaan liittyvä sisältö helposti ja keskitetystä, niin se nopeuttaa sekä heidän että meidän tekemistä”, Yliniva lisää.

Sama ilme kaikkialla dynaamisten pohjien avulla

Jälleenmyyjät vastaavat lähes kaikesta BRP:n tuotteiden paikallisesta markkinoinnista, kun taas BRP Finland Oy valmistajana ja maahantuojana vastaa valtakunnallisen tason markkinoinnista. ”Meidän tavoitteenamme on, että meidän brändien mainonta on yhdenmukaista, riippumatta siitä onko se meidän vai jälleenmyyjien tekemää”, sanoo Yliniva. ”Tässä tehtävässä dynaamiset mainospohjat ovat merkittäviä, ja tulevat jatkossa korostumaan entisestään.”

Dynaamisten mainospohjien avulla jälleenmyyjät voivat luoda markkinointimateriaalinsa suoraan Brand Toolin sisällä. Pohjia hyödyntämällä voidaan varmistaa brändi-ilmeen yhtenäisyys, kun tärkeät elementit (mm. fontit, värit ja asettelut – koko brändi-ilme) on suunniteltu ja lukittu etukäteen. Seuraavan kahden vuoden aikana dynaamisuuteen tullaan kiinnittämään yhä enemmän huomiota, arvelee Yliniva. ”Mitä enemmän saamme jälleenmyyjämme käyttämään Brand Toolia ja suunnittelemaan omat ilmoituksensa siellä, sitä vähemmän heidän tarvitsee teetättää niitä kolmansilla osapuolilla.”

Dynaamisten pohjien lisäksi BRP Finland Oy on ottamassa käyttöön Brand Toolin sähköpostimarkkinointimoduulia. ”Tarkoituksena on, että jälleenmyyjämme käyttäisivät sitä yhtenä lisäkanavana perinteisen mainonnan rinnalla. Esimerkiksi jos olemme järjestämässä koeajopäiviä tai muita paikallisia tapahtumia, niin jälleenmyyjät voivat kirjepohjien avulla kutsua helposti omat asiakkaansa ja yhteistyökumppaninsa paikalle. Ilmoittautuminenkin onnistuu samasta kutsukirjeestä.”

Monimutkaisesta yksinkertaista

Brand Toolin käytöllä on ollut useita muitakin hyötyjä kuin brändin yhtenäisyys markkinoinnissa. Muun muassa BRP:n nettisivuilla useat kuvat ovat linkitetty suoraan Brand Toolista. ”Kun hieno kuva on jo valmiiksi älykkäässä digitaalisessa ympäristössä, niin sitä ei tarvitse enää ladata muualle erikseen vaan riittää, että on pelkkä kuvalinkki Brand Tooliin”, sanoo Yliniva. Myös videoiden jako hoituu näppärästi Brand Toolin kautta. Jälleenmyyjät voivat ladata haluamansa videot suoraan verkosta, ja pyörittää niitä myymälöissä eri tarkoituksiin.

Brand Toolin modulaarinen rakenne mahdollistaa sen, että asiakasyritys voi halutessaan saada jokaisen tarvitsemansa digitaalisen aineistonhallinnan toiminnallisuuden samasta työkalusta. Organisaation koon ja käyttäjien määrän vuoksi Brand Toolin käyttöönotto on edennyt BRP:llä pienin, suunnitelmallisin askelin. ”Ensimmäinen askel oli se, että ylipäätään lanseerattiin palvelu ja opetettiin jälleenmyyjät käyttämään sitä. Nyt kun jalkautuksessa ollaan onnistuttu, niin alamme ottaa käyttöön eri lisäpalveluita,” Yliniva toteaa. ”Tavoitteenahan tässä on ollut tehdä monimutkaisesta asiasta yksinkertaista, eli keskittää kaikki sisältö monelle käyttäjälle useammalla eri kielellä yhteen paikkaan. Minusta me olemme onnistuneet siinä oikein hyvin.”

Markkinointi- ja brändiaineistot hallitusti julkaisukuntoon

CASE: Edupoli

Edupolin monipuoliset koulutusväylät mahdollistavat uuden urapolun suunnittelun ja käynnistämisen työn ohessa tai työttömyysjakson kohdatessa. Edupolista löytyy koulutusvaihtoehtoja myös henkilöille, jotka haluavat tähdätä urallaan eteenpäin. Mahdollisuuksia on monia – parisenkymmentä koulutusalaa ja reilu kahdeksankymmentä tutkintoa ovat valittavanasi. Edupoli on Uudellamaalla toimiva aikuisten osaamisen kehittäjä.

Markkinointi- ja brändiaineistot hallitusti julkaisukuntoon

Edupolin koulutusohjelmien markkinoinnissa yksi keskeinen väline ovat koulutusta kuvaavat esitteet, joita tehdään kustakin koulutusohjelmasta omansa. Edupoli halusi kehittää esitteiden työstämistä ja esiteaineiston hallintaa. Kartoitettuaan eri vaihtoehtoja, se valitsi Gredin modulaarisen digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisun. Valintaan vaikuttivat Gredin ratkaisun tarjoamat lisäominaisuudet, modulaarisuus, selkeä käyttöliittymä ja palvelun helppokäyttöisyys.

Haasteet

Edupolin markkinointimateriaalin haasteeksi oli muodostunut hyvin laajaksi kasvaneen esiteaineiston päivittäminen ja brändihallittu johtaminen. Iso osa esitteistä oli tehty Word-pohjiin ja kukin käyttäjä oli päivittänyt niitä omilla koneillaan ja tallentanut niitä omille levyasemilleen. Viimeisimmät ja oikeat versiot eivät olleet helposti löydettävissä. Lisäksi sekä visuaalinen että sisällöllinen lopputulos oli kirjavaa eikä aina johdonmukaisesti brändi-ilmeen mukaista. Ratkaisuksi haettiin palvelua, jolla mahdollistuisi markkinointimateriaalien tehokas ja brändihallittu tuotanto, jakelu ja hallinnointi.

Ratkaisu

Gredi toteutti Edupolille digiviisaan ja dynaamisen materiaalipankkiratkaisun, johon koottiin Edupolin eri koulutusohjelmien esitteiden koko digitaalinen aineisto. Tavoitteeksi asetettiin markkinoinnin toimenpiteiden tehostaminen brändihallitusti ja aineistojen sekä muun informaation helppo päivittäminen sekä tehokas jakaminen eri kanaviin. Digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmän vaatimuksiksi kirjattiin mm.

  • Selkeä käyttöliittymä ja käytön helppous
  • Sähköiset aineistot ovat nopeasti ladattavissa, avattavissa, tallennettavissa ja jaeltavissa
  • Materiaalien sijainti on helppo muistaa
  • Aineisto soveltuu muodoltaan erilaisiin tilanteisiin, kuten sähköiseen ja tulostettuun käyttöön
  • Sisältö on graafisesti selkeää
  • Esitystapa ottaa huomioon erilaiset oppimistyylit ja käyttäjät

Edupolin pääkäyttäjät koulutettiin palvelun käyttöön Gredin jalkautusohjelman mukaisesti. Älykkäät dynaamiset tuotepohjat otettiin käyttöön ja markkinointimateriaalit pystytään nyt tuottamaan, jakamaan ja hallinnoimaan helposti, tehokkaasti ja brändihallitusti.

Hyödyt

Gredin älykäs, kotimainen ratkaisu on tuonut selkeitä hyötyjä Edupolin markkinoinnille:

  • Digiviisas materiaalipankki on tuonut lisää tehokkuutta, kun digitaaliset ja ajantasaiset aineistot ovat nyt yhdessä keskitetyssä järjestelmässä ja Edupolin koko organisaation käytettävissä. Esitteiden tekemiseen käytettävää työmäärää on saatu vähennettyä huomattavasti ja sitä kautta on tullut iso säästö työtunneissa.
  • Oikean informaation tallentaminen, etsiminen, hallinta, jakaminen ja julkaiseminen ovat nyt helppoa ja yksinkertaista. Modulaarisella ratkaisulla pystytään varautumaan laajentuvan toiminnan mukanaan tuomiin haasteisiin ja tulevaisuuden tarpeisiin.
  • Gredin aineistonhallintaratkaisun dynaamisten julkaisupohjien avulla koulutusesitteet voidaan nyt päivittää nopeasti oikeaan muotoon ja Edupolin brändin mukaiseen ulkoasuun. Järjestelmään on tallennettu kaikki kuvat ja esitteet, joiden sisältöelementit ovat aina helposti löydettävissä̈ ja liitettävissä̈ valmiisiin pohjiin.
  • Resurssien käyttö on suoraviivaista ja helposti ohjattavaa selkeiden työnkulkujen ja dynaamisten tuotepohjien ansiosta. Markkinointimateriaalien muokattavuus ja automatisointi ovat helpottaneet materiaalin räätälöintiä ja jakelua.
  • Palvelun käyttökokemus on ollut hyvä ja käyttöliittymän toimivuuden kautta käyttäjät ovat ottaneet palvelun nopeasti omakseen ja jokapäiväiseen käyttöön.
  • Esitteiden painokelpoisten versioiden toteutus ja aineistojen toimitus painoon hoituu järjestelmän avulla tarvittaessa yhdellä napin painalluksella.

”Gredin palvelu on vastannut tarpeisiimme erinomaisesti. Markkinoinnin prosessimme ovat tehostuneet, kun on yksi paikka, jossa digitaalinen omaisuutemme on brändihallitusti tallessa. Siitä on tullut markkinointimme päätyökalu ja sitä käytetään kaikkien esitteidemme tekemiseen”, sanoo Edupolin asiakkuusjohtaja Mikko Kivekäs.

”Palvelun käyttöönotto oli nopeaa ja helppoa. Gredi koulutti meidän avainhenkilömme ja olemme itse jalkauttaneet noita oppeja workshopeissa kaikkien käyttäjien kanssa. Käytön tuki on ollut myös hyvää ja olemme saaneet Grediltä apua aina, kun olemme sitä tarvinneet”, sanoo Edupolin markkinointikoordinaattori ja Gredin palvelun pääkäyttäjä Tuija Monto.

Digiälykkäitä majoitusratkaisuja

CASE: Forenom

Forenom tarjoaa majoitus- ja relocation-­ratkaisuja yrityksille ja yksityisille asiakkaille. Yritys on alansa markkina­johtaja Pohjoismaissa sekä neljänneksi suurin Euroopassa. Se palvelee vuosittain yli 6 000 yritysasiakasta ja majoittaa noin 50 000 ihmistä.

Ennen Gredin digitaalisen aineiston­hallinnan järjestelmän käyttöönottoa Suomesta käsin toimivaa markki­nointi­tiimiä kuormittivat toiminnan kasvaessa lisääntyneet lukuisat päivityspyynnöt asuntoihin, huoneistohotelleihin ja hostelleihin tuotettaviin graafisiin aineistoihin, esitteistä teippauksiin ja opasteisiin.

Nyt käytössä on digiälykäs aineiston­hallinnan järjestelmä, jonka avulla Forenomin brändi jalkautetaan kaikkiin Pohjoismaihin. Alueorganisaatiot voivat tehdä pienet muutokset ja materiaalin personoinnit helposti itse ja aluepäälliköt saavat tilattua kohteisiin tarvittavat esitteet, julisteet, teippaukset ja myö­hemmin jopa valomainokset suoraan järjes­tel­mästä. Valmiit pohjat varmistavat, että Forenomin brändi-ilme säilyy. Kor­jattu aineisto voidaan tulostaa ja jaella saman tien.

“Ja mikä parasta, Forenomin markkinointi­tiimille jää entistä enemmän aikaa koko Forenomin markkinoinnin kehittämiseen sekä muiden alueiden ja maiden tukemiseen”, kertoo markkinointipäällikkö Sarianna Jolkkonen.

TV-kanavien ohjelmatiedot yli 450 lehteen ja mediataloon

CASE: Fox Networks Group

FOX Networks Group (FNG) on 21st Century Fox -mediakonserniin kuuluva kansainvälinen multimediayritys. FNG kehittää, tuottaa ja jakelee yli 350 kokonaan omistamaansa ja enemmistöomistuksessaan olevaa dokumentti-, urheilu-, elokuva- ja lifestyle -kanavaa Euroopassa, Aasiassa, Latinalaisessa Amerikassa ja Afrikassa. Suomessa mediamainontaan hyödynnettäviä kanavia ovat FOX ja National Geographic Channel sekä netti-tv-palvelu FOXplay. Ohjelmistoon kuuluu laaja valikoima kotimaisia ja kansainvälisiä sarjoja ja elokuvia, dokumentteja, lifestyle-ohjelmia ja lastenohjelmia.

Gredin palvelut virtaviivaistavat Foxin markkinointia

Mediayritys Fox Networks Group hyödyntää Suomen toiminnoissaan monipuolisesti Gredin aineistonhallintapalveluja. Kanavilla tapahtuu kaiken aikaa, ja uutuuksista riittää kerrottavaa. Niin myös markkinointi- ja viestintäaineistojen täytyy olla järjestyksessä, löydettävissä ja jaettavissa.

”Gredin aineistonhallintapalvelut tukevat markkinointiamme ja viestintäämme monin tavoin. Sen lisäksi että Gredin Venetsia on lyömätön palvelu kaikille televisioalan toimijoille ja medialle, käytämme Gredin aineistonhallintaa myös viestinnässä suoraan toimittajille ja yrityksemme sisäisessä toiminnassa”, kertoo Elina Mustelin, Director of Programming & Marketing Fox Networks Groupista.

Venetsia on ohjelmatietojärjestelmä, jota käyttävät kaikki Suomen merkittävät televisiotoimijat. Sen avulla yli 450 lehteä ja mediataloa saavat kanavien tuoreimmat ohjelmatiedot, printtilaatuiset pressikuvat sekä esikatseluversiot valikoiduista ohjelmista.

”Kun on tiedotettavaa, aineistokoreihin on kätevää koota infopaketit uutuuksistamme ja jaella ne sitä kautta suoraan median edustajille. Gredin aineistonhallinta on helppokäyttöinen systeemi. Aineistojen lataaminen ja jakelu toimivat sulavasti nin kuin pitääkin. Ja on hyvä, ettei tarvitse erikseen lähteä käyttämään monia erillisiä järjestelmiä”, Mustelin jatkaa.

Aineistonhallinta tukee myös aineistojen tuotantoa

Fox hyödyntää aineistonhallintaa myös sisäisessä käytössä, ja yksi tärkeä käyttökohde on markkinointi- ja myyntimateriaalien tuotanto.

Kun kaikki tarvittavat kuvat, pohjat ja muut pohja-aineistot löytyvät yhdestä, keskitetystä paikasta, on uusien materiaalien suunnittelu ja tuotanto sujuvaa. Keskitetty aineistonhallinta helpottaa myös aineistojen kommentointia, ja finaaliversiot ovat saman tien kaikkien saatavilla.

Palvelu joka kehittyy jatkuvasti

Palvelun käyttöönotto sujui Foxilla ongelmitta ja käyttäjät pääsivät nopeasti sinuiksi palvelun toimintojen kanssa. Matkan varrella Fox on ottanut käyttöön aineistonhallinan uusia ominaisuuksia ja laajentanut käyttökohteita.

”Olemme käyttäneet Gredin palveluita koko nelivuotisen olemassaolomme ajan. Yhteistyö on sujunut mutkattomasti, ja Gredi auttaa aktiivisesti kehittämään aineistonhallintaa. Erityisesti aineistojen automaattinen personointi eri kanaviin, liikkuvan kuvan uudet mahdollisuudet ja integroinnit muihin järjestelmiimme kiinnostavat”, kertoo Mustelin.

Digitaalisuus mullisti arkiston

CASE: Helsingin kaupunginmuseo

Helsingin kaupunginmuseo on Helsingin kaupungin omistama museo, joka dokumentoi ja esittelee Helsingin historiaa. Vuonna 1911 perustetun museon tehtävänä on tallentaa ja vaalia Helsingin kaupungin alueen henkistä ja aineellista perintöä sekä rakennettua kulttuuriympäristöä.

Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK) on opetus- ja kulttuuriministeriön käynnistämä hanke, jonka tavoitteena on koota yhteen Suomen museoiden, arkistojen ja kirjastojen tietovarannot ja avata ne vapaasti tutustuttaviksi niin kotimaassa kuin Euroopan tasollakin. Digitoinnilla pyritään paitsi tekemään kulttuuriperintö laajemmin saavutettavaksi myös turvaamaan sen säilyminen.

Yleisö voi selata Kansalliseen digitaaliseen kirjastoon kerättyjä aineistoja, kuten esineitä, kuvia, taideteoksia, kirjoja, karttoja ja asiakirjoja, Finna-asiakasliittymän kautta osoitteessa finna.fi. Helsingin kaupunginmuseon kokoelmaan voi tutustua osoitteessa hkm.finna.fi.

Kuvat kaiken kansan nähtäville

Helsingin kaupunginmuseo on käyttänyt vuodesta 2008 Gredin Mediaksi-mediapankkipalvelua kuva-arkistonsa digitaalisen hallintaan. Kun museo vuonna 2013 avasi kokoelmansa julkiseen verkkoon Kansalliskirjaston uunituoreeseen Finna.fi-hakupalveluun, tarvittiin luotettava ja tietoturvallinen tapa siirtää kuvat museolta hakupalveluun. Ratkaisua lähdettiin suunnittelemaan yhteistyössä Gredin kanssa.

Nyt digitoidut kuvat voidaan siirtää suoraan Finna.fi-hakupalveluun Gredin toimittaman rajapintaratkaisun välityksellä. Kuvat ja metatiedot ohjautuvat Mediaksi-järjestelmästä DataCenter Oy:n konesalissa sijaitsevalle edustapalvelimelle, josta Finnan järjestelmä puolestaan ne hakee. ”Koko rajapintatoteutus on toteutunut todella joustavasti”, toteaa kuva-arkiston tutkija Aki Pohjankyrö.

Helsingin kaupunginmuseolla on arkistossaan kaiken kaikkiaan noin miljoona kuvaa, josta on digitoitu noin 60 000. Vuosittain uusia kuvia saadaan digitoitua noin viisi tuhatta, ja Finnaan kuvia on tarkoitus siirtää ensimmäisen vuoden aikana 30 000 kappaletta. ”Ensimmäisenä olemme digitoineet vanhimman aineiston, joka voi olla tuhoutumisvaarassa. Tärkein prioriteetti on myös asiakkaiden meiltä tilaamalla kuvilla sekä niillä aineistoilla, jotka on nostettu museon digitointiohjelmassa tärkeimmiksi”, Pohjankyrö kertoo. Aiemmin digitoidut kuvat olivat vain museon omassa Mediaksi-järjestelmässä, jota asiakkaat voivat käyttää museon kuva-arkistossa. Finna avaa kuvat kaikkien nähtäväksi.

Räätälöityjä ratkaisuja

Kun Gredi ja HKM lähtivät kehittelemään uutta rajapintaratkaisua, siihen toteutettiin muutamia museon toivomia räätälöintejä. Nyt tutkijat voivat kuvia arkistoidessaan valita, viedäänkö Finnaan kuva vai pelkät metatiedot. Lisäksi kuvasta vietävät metatiedot voidaan valita yksitellen, näin esimerkiksi mahdollisesti salassa pidettävät nimi- ja osoitetiedot voidaan jättää julkisesta verkosta pois. ”Joissain toteutuksissa tätä mahdollisuutta ei ole,” Pohjankyrö toteaa, ”vaan jos haluttaisiin jättää jokin tieto pois niin silloin sama tieto pitäisi jättää pois kaikista kuvista.”

Yksi varta vasten museon järjestelmään tehty lisäys on mahdollisuus muokata Lido-määrityksiä, jolla kuvien metatiedot siirtyvät edustapalvelimelta Finnaan. ”Gredillä on reagoitu palautteeseemme hyvin ja toteutuksen speksaaminen on ollut kivutonta”, kertoo Pohjankyrö.

Rajapintatoteutuksen myötä kaupunginmuseon edustapalvelin on siirretty Gredin kanssa samaan Sontek-konserniin kuuluvan DataCenter Oy:n konesaliin. Koska Finna hakee palvelun kuvat suoraan edustapalvelimelta, palvelimen täytyy olla auki julkiseen verkkoon. Kaupunginmuseon omalla palvelimella pyörii koko arkiston kokoelmadata sekä järjestelmätyökalut, joten sen käyttäminen rajapintapalvelimena olisi ollut liian suuri tietoturvariski. ”Jos siihen on resurssit, niin on järkevämpää laittaa erillinen palvelin Finna-käyttöön ja avata se julkiseen verkkoon”, Pohjankyrö sanoo.

Digitaalisuus mullisti arkiston

Helsingin kaupunginmuseo on ollut Gredin asiakkaana jo vuodesta 1995, jolloin käyttöön tuli Maria-kuvapankki. ”Se oli ensimmäinen järjestelmä, johon kuvat sai näkyviin”, Pohjankyrö perustelee valintaa. Aiemmin kuva-arkiston käytössä oli analoginen, vedos- ja kortistopohjainen arkisto. ”Digitaalinen kuvapankkihan muuttaa tämän työn luonnetta kokonaan, ei painopisteen voisi enää edes kuvitella olevan muualla kuin digitaalisessa,” sanoo Pohjankyrö. ”Se on helpottanut meidän työtä, kuvien hakemista ja selaamista sekä tarjoamista yleisölle.” Uutena haasteena on digitaalisen aineiston säilyminen, johon on jo kehitetty toimivia, kansainvälisiä standardeja.

Pohjankyrö uskoo, että kuvien avaaminen julkiseen verkkoon Finna-palvelun kautta lisää museon näkyvyyttä ja vaikuttavuutta selkeästi. Sofiankadulla sijaitseva arkisto on ollut avoinna yleisölle resurssien puitteissa vain kahtena päivänä viikossa virka-aikaan, mikä on Pohjankyrön mukaan sulkenut monia käyttäjiä pois. ”Aika iso kynnys varmasti ottaa vaikka lomaa töistä päästäkseen käymään arkistossa,” hän toteaa. Nyt kuvat ovat verkossa kaikkien nähtävillä aina.

Helsingin kaupunginmuseon tarjoaa ainoana museona Finnassa kuvistaan pieniresoluutioiset versiot vapaasti käytettäviksi. ”Me olemme julkinen arkisto, eikä meillä ole sisäänpääsymaksuja muutenkaan”, Pohjankyrö avaa valintaa. ”Ratkaisu on myös linjassa kaupungin avoimen tiedon strategian kanssa.” Arkisto myy suurempia versioita sekä tulosteita kuvista erikseen. ”Toivottavasti tämä kaikki lisää varsinaisten käyntien määrää. Yhteydenottojen ja asiakaspalautteen määrä on jo kasvanut.”

Markkinoinnin tehostaminen brändihallitusti ratkaisi

CASE: Kalevala Koru

Kalevala Koru Oy on alansa suurin yritys Suomessa ja yksi suurimmista Pohjois-Euroopassa. Yritys suunnittelee, valmistaa ja markkinoi korkealaatuisia kulta-, hopea- ja pronssikoruja tuotemerkeillä Kalevala Koru ja Lapponia Jewelry. Yrityksen liikevaihto on n. 14,5 milj. € ja henkilömäärä noin 120. Työntekijät ovat alallaan Suomen huippuammattilaisia sekä käsityön että korkean teknologian osaamisessa.

Kaikki korut valmistetaan Suomessa ja raaka-aineissa suositaan mahdollisuuksien mukaan suomalaista alkuperää olevia materiaaleja. Yritys vaalii huolella vahvaa tuotemerkkiään. Se näkyy kaikessa yrityksen toiminnassa, niin myynnissä, valmistuksessa kuin markkinoinnissakin. Kalevala Koru on Brändien arvostus 2015 -bränditutkimuksen mukaan Suomen 11:nneksi arvostetuin tuotemerkki.

Jälleenmyyjäverkoston nopeampi palveleminen ja markkinoinnin tehostaminen brändihallitusti ratkaisivat

Brändin johtaminen ja jälleenmyyjäverkoston palveleminen ovat Suomen suurimman korualan yrityksen Kalevala Koru Oy:n markkinoinnin keskeisimpiä tehtäviä. Näiden tehtävien tehokas ja tuloksellinen hoitaminen nykypäivän digitaalisessa liiketoimintaympäristössä ei olisi mahdollista ilman toimivaa ja luotettavaa digitaalista brändin- ja markkinointiviestintäsisältöjen hallintaa. Gredi on vastannut Kalevala Korun digitaalisen omaisuuden arvon kasvattamisesta jo 10 vuotta.

Haasteet

Kalevala Korun jälleenmyyjät tarvitsevat omaa paikallista markkinointiviestintäänsä varten ajantasaista ja brändin mukaista markkinointimateriaalia jatkuvalla syötöllä. Tuotekuvien ja oikean tuotetiedon lisäksi Kalevala Koru tarjoaa heille valmiita ilmoituspohjia ja parhaan asiakaskokemuksen aikaansaamiseksi eri julkaisukanaviin sopivia sisältömuotoja. Kun jälleenmyyjiä ja heidän markkinointiviestintäkumppaneita on satoja ja myytäviä tuotteita sekä niiden kuvia on kymmeniä tuhansia, kokonaisuuden hallitseminen voi olla ylivoimainen haaste.

Ratkaisu

Gredi toteutti Kalevala Korulle digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisun, jonka moduuleista otettiin aluksi käyttöön materiaalipankki. Kalevala Korun kahdelle brändille rakennettiin omat visuaaliset näkymät ja kokonaisuudet ”työpöydät”, joiden kautta materiaalien hallinta ja toimittaminen jälleenmyyjille sekä heidän kumppaneilleen tuli mahdolliseksi.

Kalevala Koru otti käyttöön Gredin palvelun päivitetyn version ja uuden käyttöliittymän, jossa brändinäkymät on nyt yhdistetty. Päivityksen yhteydessä helpompaan käytettävyyteen kiinnitettiin erityistä huomiota ja mm. dynaamiset ilmoituspohjat otettiin tehokkaampaan käyttöön. Kuvatiedostojen formaatit muokataan nyt automaattisesti eri kanaviin ja käyttötarkoituksiin sopiviksi. Uutta on myös Gredin palvelun integrointi suoraan Kalevala Korun verkkokaupparatkaisuun.

Hyödyt

Gredin brändinhallinnan, markkinoinnin tehostamisen ja digitaalisen informaationhallinnan ratkaisu on tuonut useita selkeitä hyötyjä Kalevala Korulle:

  • Tuloksellisen liiketoiminnan kannalta ratkaisevassa roolissa on ollut jälleenmyyjäverkoston parempi palveleminen. Kuvat toimitetaan heille aina oikeassa formaatissa ja dynaamisten ilmoituspohjien kautta markkinoinnin sisällöt pystytään toimittamaan kulloiseenkin kanavaan sopivassa muodossa.
  • Kalevala Koru haluaa vaalia ja kasvattaa huolella vahvaa brändiään. Vaikka itse tuotteet tehdään edelleen käsityönä, on digitaalisuuden hyödyntäminen brändinhallinnan kannalta välttämätöntä. Yhtenäisen brändi-ilmeen hallinta ja parhaan mahdollisen asiakaskokemuksen aikaansaaminen ovat pitäneet Kalevala Korun Suomen arvostetuimpien brändien joukossa vuodesta toiseen.
  • Kalevala Korulla on korunvalmistajana pitkät perinteet. Historiansa aikana kuva-aineistoja on syntynyt kymmeniä tuhansia. Gredin palvelu toimii Kalevala Korun digitaalisena sydämenä/arkistona ja yhtiön pitkä perinne välittyy digitaalisena omaisuutena tietoturvallisesti sukupolvilta toiselle.
  • Jotta digitaalisesta informaationhallinnasta saa kaiken hyödyn irti, on palvelun oltava niin helppokäyttöinen, että sen ottavat omakseen kaikki osapuolet. Oman organisaation lisäksi jälleenmyyjien ja heidän markkinointiviestintäkumppaniensa on kaikkien pystyttävä toimimaan saumattomasti yhteen. Tässäkin suhteessa Gredin palvelu on toiminut erinomaisesti.

”Omasta näkökulmastani katsottuna palvelun jatkuva kehittäminen, selkeä hinnoittelu ja luotettavuus ovat olleet ne syyt miksi Kalevala Koru luottaa edelleen Grediin. Pitkät perinteet omaavana suomalaisena yrityksenä palveluntarjoajien kotimaisuus on totta kai meille tärkeätä. ”, sanoo Kalevala Korun Tietohallintopäällikkö Tiina Ahlfors.

”Asiakaskunnan, jälleenmyyjien ja kaikkien muidenkin osapuolien palveleminen brändihallitusti ja tehokkaasti on kaikkein tärkeintä. Omalle markkinoinnille jää aikaa keskittyä strategisimpiin tehtäviin, kun aineistot hallitaan Gredin palvelussa. Gredin palvelun päivitysprojekti hoitui nopeasti ja täsmällisesti. Uusi käyttöliittymä on helppokäyttöinen ja monet toiminnot on nyt automatisoitu. ”, sanoo Kalevala Korun Materiaalipankista vastaava Pirjo Helenius.

Brändiohjeisto ja sähköinen materiaali kaikkien käytettävissä

CASE: Kemira

Kemira on kansainvälinen vesikemian yhtiö, jonka liikevaihto on noin 2 miljardia euroa. Sen keskeisiä asiakkaita ovat runsaasti vettä kuluttavat teollisuudenalat. Kemira tarjoaa veden laadun ja määrän hallintaratkaisuja, joilla lisätään asiakkaiden energia-, vesi- ja raaka-ainetehokkuutta. Kemiran visiona on olla johtava vesikemian yhtiö.

Haasteena brändiuudistuksen jalkautus ja sähköisten materiaalien hallinta

Kemiran vuonna 2002 tehtyyn uuteen strategiaan liittyi keskeisesti brändirakenteen selkeyttäminen. Kaikki liiketoiminta-alueet maaliliiketoimintaa lukuun ottamatta keskitettiin Kemira-brändin alle. Kemiralle luotiin samalla uusi visuaalinen identiteetti konsernitasolta tuotetasolle asti.

Visuaalisen ilmeen muutospäätöstä seuranneiden kolmen kuukauden kuluessa viimeisteltiin uusi logo, määriteltiin värimaailma, luotiin pääosa markkinoinnin ja mainonnan sovellutuksista ja kirjoitettiin graafinen ohjeisto. Kaiken tuli olla valmista julkistukseen mennessä. Projektin aikana heräsi kysymys, kuinka hallita brändiä tehokkaalla tavalla. Miten taata se, että yhtiön 30:ssa eri maassa toimivilla markkinointiviestinnän ammattilaisilla on tarvittava materiaali ja sen käyttöön liittyvä ohjeistus aina viimeisimmän ohjeistuksen mukaisena käytettävissään? Aikaa oli niukalti, eikä Kemira halunnut ryhtyä mittavaan IT-projektiin.

Järjestelmä on vain osa ratkaisua

Kemira kartoitti useita koti- ja ulkomaisia ratkaisuvaihtoehtoja. Päävalintakriteerejä oli kaksi; ratkaisu ja yhteistyökumppani. Kemiran brändinhallintajärjestelmän tuli olla valmis, toimiva ja rakenteeltaan modulaarinen järjestelmä. Lisäksi sen tuli olla käytössä testattu ja tarvittaessa muunneltavissa Kemiran tarpeisiin. Toinen tärkeä valintaperuste aikataulun tiukkuudesta johtuen oli kumppanin tiimi. Neuvotteluvaiheessa tunnusteltiin erityisesti sitä, olivatko palveluntarjoajan ammattilaiset sitoutuneita, energisiä ja joustavia aikataulua silmällä pitäen.

Kemiraa kiinnosti lisäksi mahdollisuus laajentaa aineistopankin käyttöä myös aineistojen sähköiseksi tilausjärjestelmäksi. Houkutteleva lisäoptio oli sähköisen markkinointi- ja viestintämateriaalin tallentaminen dynaamisessa muodossa järjestelmään. Sen myötä yhtiö pystyisi jatkossa paitsi jakelemaan materiaalia tehokkaasti myös muokkaamaan järjestelmään talletettua materiaalia joustavasti verkon yli.

Osaaminen ja yhteishenki vakuutti

”Gredin henkilöt osoittivat alusta alkaen kykenevänsä luomaan juuri sellaisen yhteishengen, jota tällainen projekti tässä aikataulussa edellyttää”, kertoo Kemiran viestintäjohtaja Timo Leppä. ”Yritys vakuutti meidät ratkaisuillaan sekä yhtiönä, jolla on riittävä kapasiteetti, osaamista, joustavuutta ja oikea asenne. Kaikki osui kohdalleen ja lopullista, varsin nopeasti syntynyttä päätöstä ei ole tarvinnut katua.”

Myös brändivärien lopullinen määrittely ja laadunvarmistus toteutettiin Gredin ammattilaisten avulla. Kaikki yrityksen käyttämät värit tarkastettiin mediakohtaisesti ja standardien mukaiset arvot kirjattiin ohjeistoon. Brändiohjeisto ja sähköisen materiaalit ovat aina hyvässä kunnossa ja kaikkien sidosryhmien käytettävissä, 24 tuntia vuorokaudessa 7 päivää viikossa – globaalisti.

”On vaikea suoraan mitata koko uuden brändistrategian jalkauttamisen kustannushyötyjä aikaisempaan toimintamalliin verrattuna. Konsernitason euromääräiset säästöt ovat kuitenkin todella huomattavia. Lisäksi meillä on nyt varmuus siitä, että brändi näyttäytyy kaikkialla suunnitellun mukaisena. Tämä on varmasti yksi suurimmista pitkän aikavälin hyödyistä”, sanoo Timo Leppä.

Räätälöity aineistonhallinnan ratkaisu globaalin yhtiön tarpeisiin

CASE: KONE

KONEen tavoitteena on tehdä kaupungeista parempia paikkoja elää. KONE on alansa yksi maailman johtavista yrityksistä, joka valmistaa hissejä, liukuportaita ja automaattiovia sekä tarjoaa ratkaisuja laitteiden huoltoon ja modernisointiin rakennusten koko elinkaaren ajan. KONE tekee ihmisten liikkumisesta korkeammissa ja älykkäämmissä rakennuksissa turvallista, mukavaa ja luotettavaa. Vuonna 2015 KONEen liikevaihto oli 8,6 miljardia euroa ja vuoden 2015 lopulla henkilöstömäärä oli lähes 50 000.

Räätälöity aineistonhallinnan ratkaisu globaalin yhtiön tarpeisiin

KONE on globaali toimija, jonka markkinointia ja viestintää tehdään lokaalisti kunkin paikallisen markkinan tilanteen ja vaatimusten mukaisesti. Jotta nämä operaatiot hoituisivat brändihallitusti ja tehokkaasti, on kaikkien markkinoinnin ja viestinnän aineistojen oltava älykkäästi ja digitaalisesti arkistoituna sekä helposti ja nopeasti jaettavissa. Gredin ratkaisun tarjoamat ominaisuudet, kuten modulaarisuus, käyttäjäystävällisyys sekä mahdollisuus räätälöidä kokonaisuus KONEen tarpeisiin olivat tekijöitä, jotka vaikuttivat heidän päätökseensä valita digitaalisen aineistonhallinnan toimittajaksi Gredi.

Haasteet

Globaaleilla markkinoilla toimivan yrityksen markkinoinnin ja viestinnän haasteena tämän päivän monikanavaisessa markkinointiympäristössä on tuottaa yhdenmukainen asiakas- ja brändikokemus markkinasta ja kanavasta riippumatta. Markkinoinnin ja viestinnän sisältöjen ja niihin liittyvien digitaalisten aineistojen on oltava helposti löydettävissä, muokattavissa paikallisesti ja jaettavissa eri kanaviin brändiohjeistojen mukaisesti.

KONEella oli aikaisemmin käytössään kaksi erillistä järjestelmää näiden toimintojen hallintaan: kuvapankki- ja aineistonhallintaratkaisu. Ne piti yhdistää yhdeksi käyttäjäystävälliseksi kokonaisuudeksi. Sen käyttäjiä olisivat, yhtiön omat asiantuntijat ja ulkopuoliset markkinointi- ja viestintätoimistokumppanit ja sen pitäisi olla helppo ottaa käyttöön.

Ratkaisu

Gredi räätälöi KONEelle digiviisaan aineistonhallintaratkaisun markkinoinnin ja viestinnän tarpeisiin. Gredin ratkaisu mahdollistaa KONEen digitaalisen omaisuuden älykkään arkistoinnin ja markkinointiviestinnän sisältöjen ja aineistojen löytämisen ja tehokkaan jakelun brändihallitusti. Gredin käyttäjäystävällinen ratkaisu palvelee yhtiön nykyisiä tarpeita ja siinä on varauduttu myös tuleviin haasteisiin, kuten tehdä siitä myös eri markkinoiden paikallisten sisältöjen hallinnointiratkaisu. Gredi koulutti KONEen pääkäyttäjät palvelun käyttöön jalkautusohjelman mukaisesti.

Hyödyt

Gredin digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu on tuonut hyötyjä sekä KONEen keskitetylle markkinoinnille ja viestinnälle, että eri markkinoiden paikallisille asiantuntijoille ja heidän markkinointiviestintäkumppaneilleen.

  • Digiviisas materiaalipankki on tuonut lisää tehokkuutta, kun digitaaliset ja ajantasaiset aineistot ovat nyt yhdessä keskitetyssä järjestelmässä ja KONEen globaalin organisaation käytettävissä.
  • Aihekohtainen hakutoiminto ja digitaalisen informaatioon liitetty metadata tekevät oikean informaation tallentamisesta, etsimisestä, hallinnasta, jakamisesta ja julkaisemisesta nyt helppoa ja yksinkertaista.
  • Palvelun käyttöoikeuksilla ja käyttäjäryhmillä voidaan hallita helposti ja turvallisesti kaikkia digitaalisia sisältöjä ja aineistoja. Alkuperäiset versiot ovat tallessa pääkäyttäjien tunnusten takana ja muut käyttäjät saavat pääsyn vain heille tarpeellisiin tietoihin.
  • Palvelun käyttökokemus on ollut hyvä ja käyttöliittymän toimivuuden kautta käyttäjät ovat ottaneet palvelun nopeasti omakseen ja jokapäiväiseen käyttöön.
  • Liiketoiminnan digitalisaatio on ollut KONEen strategiassa ja kulttuurissa jo pitkään. Nyt tämä kulttuurin muutos on selkeämmin osa markkinoinnin ja viestinnän toimintoja.
  • Gredin digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu tarjoaa erinomaisen alustan tulevaisuuden jatkokehitykselle. Jatkossa järjestelmää kehitetään siten, että paikalliset asiantuntijat pystyvät paremmin hallinnoimaan myös itse tuottamiaan sisältöjä ja jakamaan niitä koko globaalille organisaatiolle.

”Gredin digiviisas aineistonhallinnan ratkaisu palvelee meitä globaalina yhtiönä erinomaisesti. Markkinoinnin ja viestinnän prosessimme ovat tehostuneet automaattisten työnkulkujen ja metatiedon hallinnan avulla. Suunnitelmamme on laajentaa järjestelmän käyttöä paikallisissa organisaatioissamme sekä integroida Gredin ratkaisu muihin järjestelmiimme”, sanoo Mikko Sissala KONEen markkinoinnista.

Kaikki kuvat ja niiden taustatiedot aina saatavilla

CASE: Kouvola

Kouvolan kaupunki on vuoden 2009 alussa tapahtuneiden kuntaliitosten jälkeen Suomen 10. suurin kaupunki lähes 90 000 asukkaallaan. Kouvola tarjoaa asukkaille ja yrittäjille kilpailukykyisen ympäristön ja puitteet menestyä. Kouvolan kilpailukyky perustuu moni-ilmeiseen luontoon, hyviin liikenneyhteyksiin, uudistuvaan metsä- ja ympäristöosaamiseen sekä vahvaan yrittäjyyteen.

Viestinnän ja teknisen toimialan aineistot hallintaan Gredin järjestelmällä

Kouvolan kaupungin viestintää hoitavat konsernipalvelujen viestintäyksikkö sekä toimialojen viestintävastaavat ja palveluyksiköiden oto-viestijät. Viestintä hoitaa kaupungin sisäistä ja ulkoista viestintää sekä markkinointia. Kaikki viestintä vaatii runsaasti digitaalista materiaalia, joka aiemmin oli ollut hajallaan eri yksiköiden omilla tallennusvälineillä. Kouvolan kaupunki siirtyi digitaalisen aineiston keskitettyyn hallintaan vuonna 2011 ja tilasi Gredi Oy:ltä Mediapankki-järjestelmän. Järjestelmän perustana on Gredin digitaalisen mediahallinnan tarpeisiin kehitetty MediaKsi-järjestelmä. Järjestelmä sopii hyvin kaupungin eri toimialojen tarpeisiin, esimerkiksi yhteisen markkinointimateriaalin jako- ja säilytyspaikkana. MediaKsin joustava skaalautuvuus, monipuolisuus ja monikäyttöisyys olivat osa valinnan perusteista.

Helppo jakaa digitaaliset materiaalit eri sidosryhmille

Mediapankista vastaava verkkotiedottaja Heli Veripää kertoo, että Kouvolan kaupunki lähettää sidosryhmille paljon kuvia ja niihin liittyviä dokumentteja. Mediapankkiohjelman kautta materiaalia voidaan helposti jakaa antamalla sidosryhmille oikeudet noutaa materiaali suoraan ohjelmasta. Kuvat ja dokumenttien käyttö ja arkistointi helpottuvat ohjelman kautta. Työaikaa säästää kuvien löydettävyys, automaattiset eri kuvaversiot ja kuvien hyödyntäminen eri ohjelmissa.

Kaikki kuvat ja niiden taustatiedot aina saatavilla

Ennen kuvat ovat olleet hajallaan eri tiedostokansioissa ja kuvia on lähetetty sähköpostitse, alkuperäiset kuvat ovat helposti hävinneet, kuvien taustatietoja on pitänyt hakea, aineistoa on siirretty ohjelmista toiseen eikä kuvien käyttöoikeuksista välttämättä ole tiedetty. Asioita tullaan yhä enemmän hoitamaan prosesseina, ja kaikki samaa asiaa koskeva materiaali liitetään samoilla hakukriteereillä toisiinsa. Mediapankkiohjelmassa voidaan myös hallinnoida aineistoa käyttäjäryhmäkohtaisesti ja projekteittain. ”Kouvolan kaupunki valitsi käyttöönsä Gredi Oy:n järjestelmän, koska se on helppokäyttöinen ja monipuolinen sekä integroitavissa muihin ohjelmiin”, sanoo Kouvolan kaupungin verkkotiedottaja Heli Veripää

Käyttöönoton nopeus sekä palvelun helppokäyttöisyys ratkaisivat

CASE: LMJ

Suomessa kehitetään parhaillaan uutta Waltti-lippu- ja maksujärjestelmää, jonka tavoitteena on luoda kaupunkiseuduille sekä joukkoliikenteen järjestämisvastuussa oleville 9 ELY-keskuksen alueelle yhtenäinen joukkoliikennejärjestelmä. Uutta palvelua toteuttaa TVV Lippu- ja maksujärjestelmä Oy (LMJ).

TVV Lippu- ja maksujärjestelmä Oy on kuntien ja valtion yhteinen IT-palvelu- ja hankintayhtiö. Sen toiminta kattaa yli 20 keskeisintä kaupunkiseutua ja 9 joukkoliikenteen järjestämisvastuussa olevaa ELY-keskusta ympäri Suomea. Yhtiön tarkoituksena on hankkia, kehittää ja ylläpitää joukkoliikenteen toimivaltaisten viranomaisten yhteistä lippu- ja maksujärjestelmää yhteistyössä järjestelmätoimittajien ja järjestelmän käyttäjien kanssa.

Liikennevirasto + 22 kaupunkia + 9 ELY-keskusta + sidosryhmät = 1 materiaalipankki

TVV Lippu- ja maksujärjestelmä Oy (LMJ) hoitaa Walttiin liittyvän digitaalisen aineiston hallinnan ja jakelun Gredin materiaalipankin avulla. Järjestelmään on keskitetty Walttiin liittyvä digitaalinen ja tiedotuksellinen aineisto, kuten graafiset ohjeistukset, dokumentti- ja tiedotuspohjat, logot sekä valokuvat. Aineistoa jaetaan palvelun kautta hankkeen osakkaille, joihin kuuluu 22 kaupunkia, 9 ELY-keskusta sekä Liikennevirasto, sekä muille sidosryhmille. Lisäksi materiaalipankissa ylläpidetään Waltti-hankkeen dokumentaatiota.

”Tärkeimmät kriteerit järjestelmälle olivat käyttöönoton nopeus sekä palvelun helppokäyttöisyys”, kertoo LMJ:n toimitusjohtaja Ilkka Kankkunen. Alku on sujunut moitteettomasti ja Kankkusen mukaan käyttäjät ovat päässeet nopeasti jyvälle järjestelmän toiminnasta. ”Emme ole joutuneet opettamaan tai tukemaan käyttäjiä yhtään, vaan he ovat osanneet itse hakea materiaalin Gredin selkeästä aineistopankista ja siellä olevan ohjeistusten perusteella”, hän lisää.

Aiemmin aineistoa säilytettiin työntekijöiden omilla tietokoneilla hujan hajan ja materiaalit siirtyivät paikasta toiseen pitkälti sähköpostin liitetiedostoina. ”Isompia tiedostoja ei saanut lähetettyä millään eteenpäin”, Kankkunen toteaa menneistä haasteista, ja jatkaa: ”Sähköpostiin pohjautuva aineistonhallinta oli muutenkin vanhanaikaista ja hankalaa.”

Aineistojen keskittäminen on virtaviivaistanut arkipäiväistä työskentelyä selkeästi, kun materiaaleja ei tarvitse erikseen metsästää sähköposteista tai kovalevyiltä. ”On helppoa, kun voi aina kertoa kaikille tarvitsijoille, mistä aineistot löytyvät, olivat he sitten missä päin Suomea tai maailmaa tahansa”, sanoo Kankkunen.

Kuvat ja videot kerralla kaikille

CASE: Lumon

Lumon Oy on suomalainen parvekejulkisivu- ja terassilasitustuotteiden myyntiin, valmistukseen, asennukseen ja huoltoon keskittynyt kansainvälinen konserni. Yrityksellä on tytäryhtiöitä Ruotsissa, Norjassa, Saksassa, Sveitsissä, Venäjällä, Espanjassa, Kanadassa ja Kiinassa. Parveke- ja terassilasituksia viedään yli 20 maahan. Tuotteiden suunnittelu ja valmistus tapahtuu pitkälle automatisoidussa tehtaassa Kouvolassa. Lumon tarjoaa myös apuvälineitä ja asiantuntemusta parvekejulkisivusuunnittelun avuksi. Lumon-yhtiöiden palveluksessa on 800 työntekijää. Lumonin päämarkkina-alue on Eurooppa.

Kaaoksesta järjestykseen

2000-luvun alussa Lumon Oy alkoi kansainvälistyä vahvasti. Uusia tytäryhtiöitä, jälleenmyyjiä ja yhteistyökumppaneita putkahteli Eurooppaan ja kauemmaksikin tasaisella tahdilla, ja materiaalin lokalisoinnin tarve kasvoi. Kun digitalisoitumisen myötä perinteisen printtimarkkinointimateriaalin rinnalle kertyi runsaasti netti- ja videomateriaalia, aineiston hallitsemattomuus alkoi tuntua kaoottiselta. Kaiken lisäksi Lumonin laadukasta kuvamateriaalia käytettiin luvatta joidenkin alan toimijoiden esitteissä ja jopa nettisivuilla. Jotta markkinoinnin langat säilyisivät Suomessa ja brändinhallinta kurissa, alettiin Lumonilla etsiä toimivaa ratkaisua kasvaviin ongelmiin.

Nykyään Lumon hallitsee kaiken markkinointimateriaalinsa Gredi Oy:n toimittaman brandTori-materiaalipankin avulla. Sen pohjana on Gredin modulaarinen Gredi Haven -ohjelmisto, josta Lumon on valikoinut toimintaansa parhaiten soveltuvat osiot ja ominaisuudet. BrandTori on myös täysin pilvipohjainen järjestelmä ja kaikki sinne ladattu materiaali on säilötty Gredin ylläpitämille, turvatuille palvelimille.

”BrandTori on meidän markkinointimme perusta. Se on varasto sekä kommentointi- ja jakeluväline”, summaa Lumon Oy:n markkinointipäällikkö Jyrki Hutri. Konsernin sisäisen materiaalinhallinnan lisäksi brandTorin kautta hoidetaan muun muassa kommunikointi mainostoimistojen kanssa, jotta keskeneräiset suunnitelmat eivät pääse leviämään ulkopuolisten käsiin. ”Emme me lähde minkään muiden palveluiden kautta tiedostoja lähettelemään, ties mistä pilvestä tai kenen taskusta ne sen jälkeen löytyvät”, Hutri toteaa.

Eroon välivarastosta

BrandTorin käytetyimpiin ominaisuuksiin kuuluu web-tilauskanava, jonka kautta Lumonin työntekijät, jälleenmyyjät ja muut valtuutetut yhteistyökumppanit voivat tilata kutakuinkin kaiken Lumon-aiheisen materiaalin pienistä pr-tavaroista messutelineisiin ja somistustarpeistoista vaatetukseen. Myös esitteet ja muu printtimateriaali tilataan brandTorin kautta, niin maailmanlaajuiset yleisesitteet kuin paikallisten toimistojen lokalisoimat versiotkin.

”Aikaisemmin meillä oli iso välivarasto Kouvolassa. Nyt pyrimme siihen, että kaikki toimitetaan suoraan valmistajien varastoista”, Hutri kertoo. Toimitus on nopeaa ja tavarat saa haluamaansa paikkaan, vaikka suoraan messuille. ”Se on iso säästö ja antanut meille mielettömän helpotuksen, sillä materiaali pysyy brändin mukaisena.” Lisähyötyä tuo Hutrin mukaan mahdollisuus nähdä suoraan brandTorista, mitä on tilaamassa. ”Ei tarvitse jostain katalogista lähteä erikseen selailemaan.”

Kuvat ja videot kerralla kaikille

Lumon on johtava toimittaja alallaan ja tuottaa jatkuvasti suuren määrän kuvamateriaalia markkinoinnin käyttöön. Kaikki kuvat säilötään brandToriin ja jaetaan sieltä hallitusti eteenpäin. Lisenssivalmistajille on omat kuvansa, samoin jälleenmyyjille. Tuorein aineisto pysyy aina visusti markkinointiosaston näpeissä, jotta ulkopuoliset eivät pääse niitä luvattomasti käyttämään.

Kuvien lisäksi brandTorin kautta jaetaan alati kasvavissa määrin videotiedostoja, etupäässä yrityksen sisäisiä koulutusvideoita. Hutrin mukaan videokoulutus säästää Lumonin resursseja. ”Olisi hölmöä lennellä edestakaisin yksittäisiä työntekijöitä kouluttamaan. Videon avulla voi lisäksi kerrata ohjeistusta silloin kun haluaa.” Samalla kaikki Lumonin työntekijät maasta riippumatta saavat samat koulutusmateriaalit käytettäväksi eikä kookkaiden videotiedostojen jako pääse aiheuttamaan harmaita hiuksia.

Kolmannes työajasta säästyy

”Turha työ jää pois”, kuvailee Hutri brandTorin suurinta hyötyä. Brändinhallinta on ja pysyy Suomessa ja sitä on saatu tiukennettua entisestään. Paikalliset toimistot pystyvät tarvittaessa lokalisoimaan materiaaleja suoraan brandTorin sisällä, esimerkiksi vaihtamalla kuvat ja yhteystiedot sopiviksi. Lopputuote pysyy kuitenkin ohjeistusten mukaisena, brändi hallinnassa ja markkinointiosaston unet rauhallisina. ”Yksi kolmasosa työajasta säästyy”, Hutri iloitsee.

Lumonin katse on tiukasti kansainvälistymisen ja viennin kasvattamisessa, kotimaata kuitenkaan unohtamatta. Yrityksen liikevaihto vuonna 2012 oli 78,3 miljoonaa euroa, josta viennin ja tytäryhtiöiden liiketoiminnan osuus oli 23 miljoonaa. Vuoden aikana vienti kasvoi huimat 30 prosenttia ja Lumonin tavoitteena on pitää tahti yhtä kovana. ”Kahdessa vuodessa on tarkoitus nostaa viennin osuus yli kotimaan osuuden”, kertoo Hutri. Isoissa haasteissa auttaa brandTori. ”Se on kasvun saavuttamisessa ihan ehdoton. Ei se homma pysy muuten hanskassa.”

11 maan tapahtuma-aineistoja tuotetaan ja
koordinoidaan Suomesta

CASE: Management Events

Management Events on kehittänyt ainutlaatuisen tapahtumakonseptin, joka kokoaan yhteen ylimmän johdon päätöksentekijät ja heille ratkaisuja tarjoavat yritykset – tuottaen lisäarvoa molemmille osapuolille. Järjestämme vuosittain 180 tilaisuutta 11 eri maassa, sekä myös Nordic, DACH ja Pan-European tilaisuuksia. Henkilöstömme koostuu yli 200 tapahtuma-alan ammattilaisesta. Management Events on jo useampaan otteeseen valittu Suomen parhaaksi tapahtumajärjestäjäksi Taloustutkimus Oy:n yrityskuvatutkimuksessa.

11 maan tapahtuma-aineistoja tuotetaan ja koordinoidaan Suomesta

Management Events on nopeasti kansainvälistyvä tapahtumajärjestäjä, jonka myyntiä, markkinointia ja viestintää tehdään paikallisesti kunkin markkinan vaatimusten mukaisesti. Tämän päivän nopeasykkeisessä markkinointiympäristössä ensi arvoisen tärkeää yhtiön kannalta on, että myynnin ja markkinoinnin operoijat pystyvät hyödyntämään markkinoinnin sisältöjä brändihallitusti ja tehokkaasti.

Aikaisemmin näitä sisältöjä säilytettiin verkkolevyillä ja jaettiin liitetiedostoina. Prosessi oli kankea ja virheiden mahdollisuus aina läsnä.

Management Events tarvitsi järjestelmän ja palvelun, joka mahdollistaisi toisaalta näiden markkinoinnin aineistojen älykkään arkistoinnin, mutta ennen kaikkea niiden brändihallitun, tehokkaan ja helpon jakelun. Gredin pilvipalveluratkaisun tarjoamat ominaisuudet, käyttöliittymän helppokäyttöisyys sekä aikaisempien referenssien suositukset olivat tekijöitä, jotka vaikuttivat heidän päätökseensä valita toimittajaksi Gredi.

Haasteet

Management Events on menestyksekkäästi kansainvälistänyt ainutlaatuista tapahtumakonseptiaan, yhtiön palveluita tarjotaan jo 11 maassa. Jotta tämän konseptin kansainvälistäminen on mahdollista, tulee myynnin ja markkinoinnin pelata saumattomasti yhteen ja siten, että yhtiön asiakaslupaukset ja brändi välittyvät yhtenäisesti ja hallitusti eri markkinoille.

Markkinoinnin aineistojen ja sisältöjen on oltava kaikkien eri markkinoiden käyttäjien käytettävissä ja jaettavissa reaaliaikaisesti. Perinteinen tapa säilöä ja jakaa näitä aineistoja ei enää tullut kyseeseen ja yhtiö etsi toimijaa, joka voisi nykyaikaistaa digitaalisten aineistojen hallinnan ja viedä sen kokonaan uudelle tasolle.

Ratkaisu

Gredi toimitti Management Eventsille digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisun, joka mahdollistaa yhtiön tapahtumiin liittyvien myynnin ja markkinoinnin aineistojen dynaamisen tuottamisen, älykkään arkistoinnin ja reaaliaikaisen jakamisen. Gredin digiviisaan ratkaisun avulla Management Eventsin myynnin ja markkinoinnin asiantuntijat ympäri maailmaa pääsevät aina hyödyntämään ajantasaisia ja brändiohjeistojen mukaisia aineistoja.

Palvelun käyttöönotto sujui nopeasti yhdessä valmistellun projektisuunnitelman mukaisesti. Gredin asiakaspalvelu ja käytön tuki on ollut apuna aina, kun sitä on tarvittu.

Hyödyt

Gredin ratkaisu on tuonut useita hyötyjä Management Eventsin myynnin, markkinoinnin ja viestinnän tarpeisiin:

  • Nopean kansainvälistymisen vaatima dynaaminen aineistonhallinta mahdollistui.
  • Aineistojen tuottamisen, arkistoinnin ja jakamisen prosessit tehostuivat.
  • Konkreettisia kustannussäästöjä syntyi, kun samoja aineistoja ei tarvitse tehdä useaan kertaan.
  • Digiviisasta aineiston- ja informaationhallintaa pystytään nyt tekemään laajallekin käyttäjäkunnalle täysin brändihallitusti.
  • Palvelun käyttöoikeuksia voidaan hallita helposti ja turvallisesti. Käytön tuki ja asiakaspalvelu ovat nopeasti saatavilla toimittaessa kotimaisen Gredin kanssa.

”Meille oli tärkeää löytää digitaalisen aineistonhallinnan ja markkinoinnin sisältöjen hallinnan ratkaisu, joka tukee meidän kansainvälistymistämme. Kaikkein tärkeintä on, että palvelun käyttäjät saavat aineistot käyttöönsä missä päin maailmaa tahansa ja aina, kun niitä tarvitsevat. Ja, että kaikki tämä tapahtuu brändihallitusti”, sanoo Sirke Kontio, Head of Marketing, Management Events Oy.

Kaikki mainosmateriaali Gredin kautta

CASE: Paulig

Vuonna 1876 perustettu Paulig on perheyritys. Paulig-konserniin kuuluvan Oy Gustav Paulig Ab:n toimialat ovat kahvintuotanto sekä kahvi- ja kaakaojuomatuotteiden myynti. Pauligin uusi liiketoimintayksikkö Paulig Professional tarjoaa kokonaisvaltaista kahvipalvelua toimistoille, myymälöille sekä horeca-sektorille. Suomen johtava kahvinvalmistaja Paulig toimii nykyään myös Venäjällä ja Venäjän naapurimaissa sekä Virossa, Latviassa, Liettuassa, Puolassa, Ruotsissa ja Norjassa.

Kaikki markkinointimateriaalit samassa paikassa

Paulig on luottanut Gredin asiantuntemukseen digitaalisten materiaalien aineistonhallinnassa jo vuodesta 2004. Yhteistyö alkoi kuva-arkiston ja materiaalinjakelusovelluksen toimittamisella. Niiden ansiosta Paulig sai yhtenäistettyä kirjavalaatuisen kuva-arkistonsa materiaalit ja standardisoitua ne eri digitaalisiin kanaviin sopiviksi. Myös markkinointimateriaalin tuotanto ja jakelu tehostuivat. Hyvä yhteistyö kukoistaa edelleen. Tänä päivänä Paulig hallitsee kaiken markkinointimateriaalinsa Brand Tooliksi nimetyllä sovelluskokonaisuudella. Kaikki tavalliselle kuluttajalle näkyvä Pauligin mainos- ja markkinointimateriaali rekrytointi-ilmoituksia myöten on prosessoitu sen kautta niin Suomessa kuin ulkomaillakin. Brand Toolin avulla voidaan varmistaa, että kaikki materiaali on myös Pauligin brandin mukaista. Pauligin Concept Designer Jenni Salmela käyttää Brand Toolia päivittäin työssään. Hänen mielestään sen suurin etu on kaikessa yksinkertaisuudessaan se, että kaikki materiaalit löytyvät yhdestä paikasta. ”Kaikki meillä tietävät, että Brand Toolissa on kaikki visuaaliset elementit mitä tarvitsemme, eikä kenenkään tarvitse kuluttaa aikaa erilaisten tiedostojen metsästämiseen”, Salmela sanoo.

Dynaamiset pohjat helpottavat työtä

Kuva-arkistosovelluksesta versoneeseen Brand Tooliin on lisätty uusimpana toiminnallisuutena niin sanotut dynaamiset pohjat. Ne tekevät monet rutiininomaiset työt äärimmäisen helpoiksi: esimerkiksi käyntikortit, julisteet ja kahviloiden menutaulut tehdään niiden avulla. Lisäksi pohjien avulla voi tehdä pieniä muutoksia itse, eikä tarvitse kääntyä graafikon tai mainostoimiston puoleen. Myös asiakkaille räätälöityjen materiaalien toteutus onnistuu. ”Dynaamiset pohjat ovat erittäin näppärä työkalu”, Salmela kiittelee. Pauligilla arvostetaan Gredin aktiivista otetta järjestelmän eteenpäin viemisessä. Työkiireiden keskellä ei ehdi miettiä, miten järjestelmä voisi toimia paremmin ja Gredin puolelta tulleet kehitysehdotukset ovatkin olleet tervetulleita. Monet Gredin ehdotuksista on toteutettu, ja järjestelmä on muokkautunut askel kerrallaan käyttäjäystävällisemmäksi. Materiaalien pitäminen ajan tasalla ja esimerkiksi metatietojen syöttäminen vaatii puolestaan käyttäjiltä aktiivisuutta. Pauligilla tuotepäälliköt vastaavat omien tuotteidensa materiaalien tuoreudesta. Suurten materiaalimäärien hallinta on kuitenkin aina haasteellista. ”Ilman hyvää työkalua materiaalien hallinta olisi todella vaikeaa. Brand Tool on tässä osoittautunut hyväksi palveluksi”, summaa Salmela.

Arvokas digitaalinen omaisuus talteen

CASE: Ponsse

Ponsse Oyj on maailman johtava tavaralajimenetelmän metsäkoneiden myyntiin, tuotantoon, huoltoon ja teknologiaan erikoistunut yritys. Metsäkoneyrittäjä Einari Vidgrén perusti yhtiön 1970 ja yhtiö on koko historiansa ajan ollut tavaralajimenetelmään perustuvien puunkorjuuratkaisujen edelläkävijä. Kaikki PONSSE metsäkoneet valmistetaan Suomessa Vieremällä. Ponsse-konserniin kuuluu 11 tytäryhtiötä ja 26 jälleenmyyjää eri puolilla maailmaa.

Ponssen arvokas digitaalinen omaisuus hallitaan Gredin digiviisaalla ratkaisulla

Ponsse on vahva kansainvälinen konserni, jolla on tytäryhtiöitä ja jälleenmyyjiä ympäri maailmaa. Markkinointiin, myyntiin, brändiin ja viestintään liittyvä digitaalinen aineisto on saatava säilytettyä brändihallitusti yhdessä paikassa ja jaettua kaikille markkinoille. Ponsse valitsi kilpailutuksen jälkeen Gredin modulaarisen digitaalisen aineistonhallinnan ”digiviisaan” ratkaisun. Valintaan vaikuttivat Gredin ratkaisun tarjoamat lisäominaisuudet, modulaarisuus sekä selkeä käyttöliittymä.

Haasteet

Ponssella on valtava määrä erilaisia digitaalista informaatiota hallittavaksi: yritys- ja brändimateriaaleja, esitteitä, kuvia ja videoita sekä niihin liittyviä ohjeistuksia ja muita dokumentteja. Tällaisen informaatio- ja aineistomäärän hallitseminen yrityksen verkkolevyillä ja jakaminen eri kanaviin ja käyttötarkoituksiin pelkästään sähköpostilla muodostui haasteeksi, kun Ponssen sisältömarkkinoinnin toimenpiteiden volyymi kasvaa jatkuvasti ja kansainvälinen toiminta laajenee. Ratkaisun oli oltava todistetusti toimiva ja tietoturvallinen sekä sellainen, johon vain käyttöoikeuden omaavilla käyttäjillä on pääsy.

Ratkaisu

Gredi toteutti Ponsselle digiviisaan ja dynaamisen, suomilipulla varustetun 100% kotimaisen, materiaalipankkiratkaisun, johon koottiin Ponssen markkinointiviestinnän digitaalinen aineisto. Tavoitteeksi asetettiin markkinoinnin toimenpiteiden tehostaminen brändihallitusti ja aineistojen sekä muun informaation tehokas jakaminen eri kanaviin, kaikilla markkinoilla ja valituille käyttäjille. Ponssen pääkäyttäjät ja tytäryhtiön edustajat koulutettiin palvelun käyttöön Gredin jalkautusohjelman mukaisesti. Älykkäiden dynaamisten tuotepohjien käyttöönotolla pystytään helpottamaan paikallista materiaalitarvetta, brändin mukaisella ilmeellä.

Hyödyt

Gredin älykäs kotimainen ratkaisu on tuonut laajasti hyötyjä Ponssen markkinoinnille ja myynnille niin kotimarkkinoilla kuin koko jälleenmyyjäverkostossa globaalisti:

  • Digiviisas materiaalipankki on tuonut lisää tehokkuutta, kun digitaaliset ja ajantasaiset aineistot ovat nyt yhdessä keskitetyssä järjestelmässä ja Ponssen globaalin organisaation käytettävissä. Oikean informaation tallentaminen, etsiminen, hallinta, jakaminen ja julkaiseminen ovat nyt helppoa ja yksinkertaista. Modulaarisella ratkaisulla pystytään varautumaan laajentuvan toiminnan mukanaan tuomiin haasteisiin ja uusien käyttäjäryhmien tarpeisiin.
  • Resurssien käyttö on suoraviivaista ja helposti ohjattavaa selkeiden työnkulkujen ja dynaamisten tuotepohjien ansiosta. Markkinointimateriaalien muokattavuus ja automatisointi ovat helpottaneet materiaalin räätälöintiä ja jakelua.
  • Palvelun käyttöoikeuksilla ja käyttäjäryhmillä voidaan hallita helposti ja turvallisesti koko informaatiokirjoa. Palvelun käyttökokemus on ollut hyvä ja käyttöliittymän toimivuuden kautta käyttäjät ovat ottaneet palvelun nopeasti omakseen ja jokapäiväiseen käyttöön.

”Gredin moderni digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu palvelee meitä kansainvälisenä yhtiönä erinomaisesti. Jakeluprosessimme ovat tehostuneet, kun on yksi paikka, jossa digitaalinen omaisuutemme on älykkäästi tallessa, aina käyttövalmiina kaikille käyttäjillemme. Seuraava askel tehostamisessa on integroida se muihin järjestelmiimme”, sanoo Eveliina Pölkki Ponssen markkinoinnista.

Tehokas digitaalinen aineistonhallinta -
globaalin organisaation elinehto

CASE: Sako

Sako perustettiin Helsingissä 1. huhtikuuta vuonna 1921. Vuodesta 2000 Sako Oy on kuulunut maailman vanhimman teollisen perheyhtiön, Beretta-konsernin omistukseen. Sako on vuodesta 1989 valmistanut myös Tikka-kiväärejä. Sako- ja Tikka-luodikot on tehty kestämään vaativiakin olosuhteita ja niissä yhdistyy perinteinen aseseppäosaaminen sekä moderni teknologia. Suomalainen kestävyys, tarkkuus ja laatu sekä osaaminen ovat hyvin arvostettuja myös ulkomailla. Sako Oy:n liikevaihto on 95 miljoonaa euroa ja sen palveluksessa on 315 henkilöä.

Tehokas digitaalinen aineistonhallinta – globaalin organisaation elinehto

Sakon kiväärituotannosta 98 % menee vientiin useille eri markkinoille. Vientimarkkinoiden myyntiä, markkinointia ja viestintää tehdään lokaalisti Sakon ohjeiden ja kunkin maan markkinatilanteen, lainsäädännön ja muiden vaatimusten mukaisesti.

Myynnin, markkinoinnin ja viestinnän aineistoja käsittelevät Sakon oman organisaation lisäksi lukuista maahantuojat, kauppiaat/myymälät sekä median edustajat. Jotta tämä olisi mahdollista ja tapahtuisi brändihallitusti ja tehokkaasti, on näiden aineistojen oltava älykkäästi digitaalisesti arkistoituna sekä helposti ja nopeasti jaettavissa.

Gredin ratkaisun tarjoamat ominaisuudet, modulaarisuus, käyttäjäystävällisyys sekä mahdollisuus räätälöidä kokonaisuus Sakon tarpeisiin olivat tekijöitä, jotka vaikuttivat Sakon päätökseen valita aineistonhallinnan toimittajaksi Gredi.

Haasteet

Sakon toimialalla visuaalinen viestintä on keskeisessä roolissa ja markkinoinnissa käytetään paljon erilaisia kuva- ja videoaineistoja. Globaaleilla markkinoilla toimivan yrityksen markkinoinnin ja viestinnän haasteena tämän päivän monikanavaisessa markkinointiympäristössä on tuottaa yhdenmukainen asiakas- ja brändikokemus markkinasta ja kanavasta riippumatta. Jotta tämä olisi mahdollista, on markkinoinnin ja viestinnän sisältöjen ja niihin liittyvien digitaalisten aineistojen oltava helposti löydettävissä, lokaalisti muokattavissa ja eri kanaviin jaeltavissa brändiohjeistojen mukaisesti.

Sakon vanha kuvapankkiratkaisu ei vastannut enää kansainvälistymisen vaatimuksiin ja yhtiö etsi modernia digitaalisen aineistonhallinnan palvelua, joka tarjoaisi jatkokehitysmahdollisuuksia pidemmälläkin tähtäimellä.  Sakon tarve oli saada yksi käyttäjäystävällinen digitaalisen aineistonhallinnan kokonaisuus, joka olisi yhtiön omien asiantuntijoiden ja ulkopuolisten maahantuojien helppo ja nopea ottaa käyttöön.

Ratkaisu

Gredi räätälöi Sakolle digiviisaan aineistonhallinnan ratkaisun sekä maahantuojien että yhtiön markkinoinnin ja viestinnän tarpeisiin. Gredin ratkaisu mahdollistaa Sakon digitaalisen omaisuuden älykkään arkistoinnin ja markkinointiviestinnän sisältöjen ja eri aineistojen löytämisen ja tehokkaan jakelun brändihallitusti. Maahantuojille on jätetty mahdollisuus lokalisoida tekstejä, mutta brändi-ilme on aina Sakon brändiohjeistuksen mukaista.

Hyödyt

Gredin digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu on tuonut hyötyjä sekä Sakon markkinoinnille ja viestinnälle että eri markkinoiden maahantuojille.

  • Digiviisas aineistopankki ja uudet toimintamallit ovat tuoneet lisää tehokkuutta, kun digitaaliset ja ajantasaiset aineistot ovat nyt yhdessä keskitetyssä järjestelmässä ja Sakon globaalin organisaation käytettävissä.
  • Markkinointimateriaalien muokattavuus ja paikallisen räätälöinnin mahdollistaminen ovat helpottaneet maahantuojien sitoutumista Sakon brändin mukaiseen markkinointiviestintään.
  • Palvelun eritasoisilla käyttöoikeuksilla ja käyttäjäryhmillä voidaan hallita helposti ja tietoturvallisesti koko digitaalisen omaisuuden kokonaisuutta.
  • Palvelun käyttökokemus on ollut hyvä ja käyttöliittymän toimivuuden kautta käyttäjät ovat ottaneet palvelun nopeasti omakseen ja jokapäiväiseen käyttöön.
  • Gredin digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu tarjoaa erinomaisen alustan tulevaisuuden jatkokehitykselle.

”Gredin moderni digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu palvelee meitä kansainvälisenä yhtiönä erinomaisesti. Gredin ratkaisun loogisuus ja helppokäyttöisyys ovat tehneet siitä erinomaisen päivittäisen työkalun laajalle käyttäjäkunnallemme. Perustoimintojen ohella voimme ottaa helposti käyttöön uusia toiminnallisuuksia tarpeen vaatiessa”, sanoo Suvi Leinonen, markkinointipäällikkö, Sako Oy.

Yli 120 vuoden Hesarit klikkauksen päässä

CASE: Sanoma

Sanoma innostaa, jakaa tietoa ja yhdistää. Monialaisena mediakonsernina se tuo päivittäin tietoa, elämyksiä, oppimiskokemuksia ja viihdettä miljoonille ihmisille. Sanoma pitää huolta siitä, että laadukas sisältö sekä kiinnostavat tuotteet ja palvelut ovat helposti saatavilla ja vastaavat lukijoiden, katselijoiden ja kuuntelijoiden tarpeita. Sanoma tarjoaa mielenkiintoisia ja haastavia työtehtäviä lähes 20 000 ammattilaiselle yli 20 Euroopan maassa. Vuonna 2010 konsernin liikevaihto oli 2,8 miljardia euroa.

Yli 120 vuoden Hesarit muutaman klikkauksen päässä

Sanoma-konsernin sähköinen arkisto on toimituksien jokapäiväinen työkalu, joka toimii myös tuotanto- ja julkaisujärjestelmänä. Arkiston sisältö on mittasuhteiltaan monumentaalinen: se käsittää miljoonittain artikkeleita, kuvia, grafiikoita ja mainoksia eli käytännössä kaikki, mitä on julkaistu Helsingin Sanomissa ja sen edeltäjässä Päivälehdessä aina vuodesta 1889 lähtien. Lisäksi arkistoon on digitoitu Nyt-liitteet, Kuukausiliitteet sekä konsernin muut sanomalehdet. Gredi on toimittanut ratkaisun Sanomalle vuonna 2005.

Arkisto on ”toimituksen muisti”, josta toimittajat voivat hakea taustatietoa juttuihinsa. Helsingin Sanomien kuvatoimitus käyttää sitä päivittäin julkaisujärjestelmänään. Arkisto palvelee myös ilmoitusmyyntiä ja markkinointia, muun muassa. Sen rooli on konsernissa merkittävä. ”Arkisto on luokiteltu meillä kriittiseksi järjestelmäksi. Sillä tuotetaan julkaistavaa materiaalia päivittäin ja se on pohjana esimerkiksi maksulliselle arkistopalvelullemme. Järjestelmän käyttövarmuus on erittäin tärkeää, koska sen kaatuminen aiheuttaisi välittömästi tuotantoon pullonkaulan ja koska meidän on pystyttävä takaamaan arkistopalvelumme asiakkaille tietty palvelutaso”, kertoo Petri Tähkävuori, Sanoma Datan System Manager.

Valtavat tietomäärät ja suomen kielen erityispiirteet aiheuttavat haastetta

Jo pelkkä arkiston koko asettaa kovat vaatimukset aineistonhallintajärjestelmän suorituskyvylle. Haluttu tieto on löydyttävä massasta sekunnin osissa ja palautettava hakutulos käyttäjäystävällisessä muodossa. Hakutuloksien laadun kannalta oma haasteensa on suomen kieli taivutuksineen. Jos hakusanana on ”vesi”, vieraskielinen järjestelmä ei osaa poimia hakijalle muotoja ”vettä” tai ”veden”, jolloin hakutulos jää vaillinaiseksi. ”Arkistossa ja sen edeltäjissä suomen kielen tuki on ollut ylivertainen kilpailijoihin nähden”, sanoo Tähkävuori.

Pitkän yhteisen kehitystyön tulos

Gredin ja Sanoman yhteistyö on alkanut jo 1990-luvun alussa, jolloin Gredin edeltäjä Grafimedia toimitti ensimmäisen kuva-arkiston ja aineistonhallintaratkaisun täydentämään Sanoman tekstipohjaista artikkeliarkistoa. Vuosien mittaan Gredi on toteuttanut Sanoma-konsernille aina kulloisenkin viimeisimmän teknologian mukaisen ratkaisun. Punaisena lankana on ollut molemminpuolinen luottamus ja yhteinen tahtotila parhaan mahdollisen ratkaisun löytämiseen. Nykyinen arkisto on osa tätä jatkumoa. ”Yhteistyö Gredin kanssa on ollut toimivaa”, sanoo Tähkävuori. ”He ovat kuunnelleet toiveitamme ja tarpeitamme ja toteuttaneet ne käytäntöön. Meille käyttövarmuus ja suorituskyky sekä monipuoliset toiminnot ovat tärkeitä ja näitä vaadimme myös seuraavan sukupolven ratkaisulta.”

Dynaamiset pohjat tuovat tehoa työhön

CASE: SGN

SGN Group on maahantuontia ja tukkukauppaa harjoittava perheyritys, joka tunnetaan vahvoista kansainvälisistä merkkituotteista. SGN:n toimialaan kuuluvat urheilu- ja vapaa-ajan tuotteet, maatalous, ympäristönhoito ja teollisuuslaitteet. Myyntiä ja markkinointia hoitavat ensisijaisesti erikoistuneet jälleenmyyjät, joiden taustalla toimii tehokas logistiikkajärjestelmä.

Dynaamiset pohjat tuovat tehoa työhön

SGN Groupissa oli aiemmin käytössä kaksi erillistä järjestelmää, joilla tuotettiin materiaalia jälleenmyyjien markkinoinnin tukemiseen. Konsernin sisäisellä mainostoimistolla oli kuvapankki ilmoitusaineiston pohjien säilyttämiseen ja lisäksi konserniin kuuluvat itsenäiset Sportia-kauppiaat käyttivät omaa järjestelmäänsä myymälämateriaalien tuottamiseen. Kun järjestelmien päivittäminen tuli ajankohtaiseksi, päätettiin siirtyä yhteen järjestelmään, joka kattaisi toiminnoiltaan molemmat vanhat. SGN Group valitsi Gredin ratkaisun sen monipuolisuuden ja selkeyden vuoksi.

”Materiaalipankin ja web-to-print-toimintojen lisäksi siinä on masterointityökalu, jolla voi itse tehdä dynaamisia pohjia. Tämä oli meille painavin syy, miksi valitsimme Gredin: työtämme tehostaa valtavasti mahdollisuus luoda itse erilaisia ilmoitusmateriaalien pohjia”, sanoo konsernin markkinoinnista ja viestinnästä vastaava Helena Peltola. SGN:llä arvostetaan myös järjestelmän tehokkaita massasyöttöominaisuuksia: esimerkiksi hintalaput syntyvät kätevästi tiputtamalla hintatiedot excel-muodossa järjestelmään. Myös järjestelmän kyky käsitellä monipuolisia graafisia ilmeitä saa kiitosta. Gredin puolesta puhui myös kotimaisuus ja se, että yritys on ollut markkinoilla jo pitkään. ”He ovat tehneet kehitystyötä kokemuksen kautta, asiakkaita kuunnellen ja saavuttaneet merkittäviä näyttöjä”, Peltola sanoo.

Käyttöönottovaiheen haasteita ratkaistu yhdessä

Käyttöönottovaiheessa järjestelmään siirrettiin valtavat määrät dataa ja eteen tuli odottamattomiakin haasteita. SGN Group tuottaa hyvin moninaista markkinointimateriaalia ja järjestelmä ei ole sellaisenaan taipunut kaikkiin ilmenneisiin tarpeisiin. SGN kiittelee kuitenkin Grediläisten asennetta ja avuliaisuutta. ”Käyttöönotto on ollut haasteista huolimatta joustavaa. Meillä on tukena nimetyt henkilöt Gredistä, jotka ovat vastanneet kysymyksiimme nopeasti ja auttaneet parhaansa mukaan hyvällä asenteella. Odotamme, että pystymme tukemaan jälleenmyynnin markkinointia tehokkaammin, kun järjestelmä helpottaa työrutiinejamme ja kaikki materiaalit ovat helposti ulottuvilla”, Peltola sanoo.

Venäjänkielinen versio palvelee itäkauppaa

Viennin osuus SGN Groupin liikevaihdosta on merkittävä, noin neljännes. Konsernilla on Pietarissa oma tytäryhtiö, Sumeko, jota varten on työn alla Gredin palvelun venäjänkielinen versio. ”Myymme Venäjällä mm. moottoripyöriä ja skoottereita. Pietarin-toimistossamme on 15 hengen tiimi, joka ottaa Gredin palvelun käyttöön suomalaisen version jälkeen. Sumeko asioi 180 venäläisen jälleenmyyjän kanssa, ja palvelu tehostaa heidänkin markkinointiponnistuksiaan”, toteaa Peltola.

Aineistonhallinnan tehostamisen avainsanat:
dynaamisuus, monikanavaisuus ja integroitavuus

CASE: Sinebrychoff

Sinebrychoff on Suomen johtava panimo, joka valmistaa oluita, siidereitä sekä virvoitus- ja energiajuomia, joka tarjoaa myös kattavan valikoiman kansainvälisiä oluita ja yhteistyökumppaniensa kautta laajan valikoiman muita alkoholijuomia. Sinebrychoff aloitti panimotoiminnan 1819 ja on tänään Pohjoismaiden vanhin panimo ja Suomen vanhin elintarvikealan yritys. Sinebrychoff valmistaa Coca-Colan juomat Suomessa. Sinebrychoff on osa kansainvälistä Carlsberg-konsernia.

Sinebrychoffin aineistonhallinnan tehostamisen avainsanat: dynaamisuus, monikanavaisuus ja integroitavuus

Sinebrychoff tarjoaa ravintola-asiakkailleen mahdollisuuden tuottaa heidän tarpeisiinsa räätälöityjä mainosmateriaaleja. Jotta tämä on mahdollista ja jotta kaikki materiaalit ovat hallitusti brändiohjeistojen mukaisia, käytettävän ratkaisun tulee olla dynaaminen ja tarjota monikanavainen julkaisumahdollisuus. Kartoitettuaan eri vaihtoehdot Sinebrychoff otti käyttöön Gredin aineistonhallinnan ratkaisun, jolla pystyttiin korvaamaan kaksi aikaisempaa palvelua.

Haasteet

Sinebrychoffilla on Suomessa tuhansia ravintola-asiakkaita, joiden paikallisiin markkinointitarpeisiin se tarjoaa erilaisia mainos- ja markkinointimateriaaleja. Jotta näitä materiaaleja pystytään toimittamaan nopeasti, joustavasti, personoituina ja brändihallitusti, on ainoa toimiva ratkaisu tarjota asiakkaille digitaalisen aineistonhallinnan palvelu, jonka kautta asiakkaat pystyvät itse tuottamaan ja julkaisemaan tarvitsemansa aineistot kontrolloidusti. Palvellakseen moninaista asiakaskuntaa ratkaisun piti olla asiakkaille helppokäyttöinen sekä nopeasti omaksuttavissa ja käyttöön otettavissa.

Ratkaisu

Gredi toimitti Sinebrychoffille digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisun, joka mahdollistaa erilaisten markkinointimateriaalien dynaamisen tuottamisen, monikanavaisen julkaisemisen ja asiakkaiden eri järjestelmiin integroitavuuden. Gredin digiviisaan ratkaisun avulla Sinebrychoffin ravintola-asiakkaat voivat itse tehdä erilliset juomalistat, hintatarjoukset sekä muut myynninedistämismateriaalit. Ne voidaan tarpeen mukaisesti tulostaa, julkaista ravintolan digiscreeneillä tai vaikka sosiaalisen median eri kanavissa.

Hyödyt

Gredin ratkaisu on tuonut useita hyötyjä Sinebrychoffin markkinoinnille:

  • Kustannussäästöjä syntyi, tehokkuus kasvoi ja aineistojen hallittavuus parani, kun Gredin palvelu korvasi kaksi aikaisempaa järjestelmää yhdellä helppokäyttöisellä ratkaisulla.
  • Dynaamista aineiston- ja informaationhallintaa pystytään nyt tekemään laajallekin asiakaskunnalle täysin brändihallitusti ja Sinebrychoffin ohjeistusten mukaisesti.
  • Markkinointiaineistoja ja –informaatiota voidaan tuottaa ja julkaista monikanavaisesti, esimerkiksi painettuina materiaaleina, digitaalisille näytöille ja sosiaalisen median kanavissa.
  • Palvelun käyttöoikeuksia voidaan hallita helposti ja turvallisesti. Käytön tuki ja asiakaspalvelu ovat nopeasti saatavilla toimittaessa kotimaisen Gredin kanssa.

”Meille on ensisijaisen tärkeää, että asiakkaidemme käyttöön tarkoitettu aineistonhallinnan ratkaisu on helppokäyttöinen ja soveltuu erilaisten asiakkaidemme alati muuttuviin tarpeisiin. Toisaalta haluamme pitää huolen siitä, että kaikki julkaistava materiaali on brändiohjeistuksiemme mukaista. Kartoitimme markkinoilta eri vaihtoehtoja. Päädyimme valitsemaan Gredin ratkaisun, joka korvasi kaksi aikaisempaa palvelua ja joka on käytännössä osoittautunut toimivaksi ratkaisuksi meidän kaltaiselle bränditalolle,” sanoo Maija Mäkirinne, Key Account Director, Sinebrychoff.

Partio-brändi pysyy yhtenäisenä keskitetyllä aineistonhallinnalla

CASE: Suomen partiolaiset

Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry on suomalaisen partioliikkeen kattojärjestö ja maailman partioliikkeen edustaja Suomessa. Partio on Suomen suurin nuorisojärjestö, jonka toiminnassa on vuosittain mukana noin 65 000 jäsentä. Partiota harrastetaan lippukunnissa, joita toimii noin 750 ympäri Suomen. Lippukunnat jakaantuvat maantieteellisen sijaintinsa perusteella kymmeneen partiopiiriin.

Partio-brändi pysyy yhtenäisenä keskitetyllä aineistonhallinnalla

Suomen Partiolaiset otti vuoden 2016 alussa käyttöönsä Gredin toimittaman digitaalisen aineistonhallinnan palvelun. Partiolaisten tavoitteena on digitaalisen aineistonhallinnan avulla pitää ilme yhdenmukaisena ja tarjota aina ajantasaiset materiaalit koko jäsenistölle.

”Meitä partiolaisiahan on noin 65 000 Suomen joka notkelmassa. Organisaatio käsittää keskusjärjestön ja 10 alueellista partiopiiriä, joihin noin 750 lippukuntaa kuuluvat. Meillä on jatkuva tarve viestiä jäsenille ja uusille partiolaisille. Ennemmin ei ollut kuitenkaan selvää keinoa, miten materiaalit olisivat kaikkien saatavissa”, kertoo markkinointisuunnittelija Jenni Lahtinen Suomen Partiolaisten keskustoimistolta.

”Tärkeintä on, että aineistot ovat nyt helposti saatavilla ja löydettävissä. Enää ei kenenkään tarvitse miettiä, että mistä mikäkin löytyy. Ja kun syksyllä ilmeemmekin uudistui, niin oli hyvä syy ottaa käyttöön digitaalinen aineistopankki myös brändinhallintaa helpottamaan.”

Kaikki aineisto kaikkien saatavilla ja muokattavissa

Partiolaisten keskustoimisto ja alueelliset partiopiirit tuottavat viestintäaineistoa, joita sitten lippukunnat voivat hyödyntää ja muokata omaan käyttöönsä.

”Dynaamisten pohjien ansiosta partiolaiset pystyvät tuottamaan yhtenäistä, brändin mukaista materiaalia ilman taitto-ohjelmien lisenssejä ja osaamista. Valmiit pohjat on helppo personoida esimerkiksi lippukuntakohtaisilla tiedoilla, päivämäärillä ja muilla vaihtuvilla tiedoilla”, Lahtinen kertoo.

Partion toiminta hakee monipuolisuudessaan vertaistaan: viikoittaisia kokouksia partiokoloilla, retkiä, leirejä, vaelluksia, kisoja ja muita yhteisiä tapahtumia, tempauksia ja juhlia. Toimintaan kuuluu myös adventtikalenterit ja muu varainhankinta. Siten hallittavaa viestintä- ja markkinointiaineistoa on myös paljon, Word- ja julistepohjista vanhempien kirjeisiin ja adventtikalenterereista graafisiin elementteihin ja ohjeistuksiin.

”Aiemmin nämä aineistot toimitettiin sähköpostilla ja piirit lisäilivät niitä omille sivuilleen lippukuntien hyödynnettäväksi. Nyt on yksi selkeä, keskitetty paikka, jossa materiaali on aina ajan tasalla.”

Suuri käyttäjämäärä vaatii tehokkaan jalkautuksen

”Keskitetty aineistonhallinta on meille vielä tuore juttu. Tällä hetkellä on tärkeintä saada palvelu jalkautettua niin, että kaikki rupeavat sitä käyttämään. Pelkän luonnollisen siirtymän varaan ei käytön leviämistä näin isossa organisaatiossa voi laskea.”

”Nyt on rummutettava, että on yksi paikka kaikille aineistoille ja siten saada kaikki viimeistä lippukuntaa myöden ottamaan palvelu täysillä käyttöönsä. Se vaatii aktiivista viestintää ja selkeää ohjeistusta sekä piiri- että lippukuntatasolle”, Lahtinen painottaa.

Partiolaiset ovat olleet tyytyväisiä tapaan, jolla Gredi on ollut mukana käyttöönotossa.

”Gredillä on hyvä, auttavainen asenne, ja koulutusta on ollut hyvin tarjolla. Kaikkiin kysymyksiin ja pyyntöihin on vastattu ja reagoitu tosi nopeasti. Tästä on hyvä jatkaa.”

Seurat voivat luoda omat markkinointi- ja viestintämateriaalinsa

CASE: Suomen Salibandyliitto

Suomen Salibandyliitto ry on vuonna 1985 perustettu valtakunnallinen liikunta- ja urheilujärjestö, jonka tehtävänä on salibandyn ja sählyn harrastajien edunvalvonta ja lajin harrastamisen kehittäminen valtakunnallisesti sekä toimia sählyn ja salibandyn laaja-alaisena mahdollistajana. Salibandyliitolla on noin 900 jäsenseuraa, joiden alla toimii lähes 3000 joukkuetta ja yli 50 000 rekisteröitynyttä pelaajaa. Otteluita järjestetään vuosittain 25 000. Salibandyliitto on rekisteröityneiden pelaajien perusteella Suomen kolmanneksi suurin lajiliitto, heti jalkapallon ja jääkiekon jälkeen. Liiton palveluksessa työskentelee 30 toimihenkilöä.

Eroon sähköpostista

Suomen Salibandyliitto on siirtänyt sähköisten aineistojen hallinnan ja jakamisen lähes kokonaan Gredi Haven -materiaalipankkiin. Liiton työntekijät lataavat tarvittavat aineistot (tekstit, kuvat, juliste- ja PDF-pohjat yms.) palveluun, josta asianosaiset pääsevät niitä katsomaan ja muokkaamaan omilla tunnuksillaan. Käyttäjiin kuuluu seurojen lisäksi myös toimittajia, jotka voivat ladata palvelusta valokuvia, pelaajakortteja sekä muuta ajankohtaista informaatiota. ”Sähköpostilla aineistojen jakelu ja kokoaminen on loppunut kokonaan”, kertoo Suomen Salibandyliiton järjestötoiminnan päällikkö Mervi Kilpikoski.

Salibandyliiton hallitustyöskentely, kuten kokouksien valmistelu ja aineistojen jako, hoidetaan myöskin Havenin kautta. ”Enää ei tarvitse printtailla tai postitella suuria liitetiedostonippuja”, Kilpikoski sanoo. Myös liiton luottamushenkilöt sekä eri valiokunnat ja muut päätöksentekoelimet hyödyntävät materiaalipankkia. Esimerkiksi Kilpikoski mainitsee kurinpitoryhmän, jonka aineistoja Havenissa on eniten. ”Otteluissa jaetaan tasaisin väliajoin rangaistuksia. Näihin kurinpitotapauksiin liittyvät materiaalit sekä mahdolliset valitukset jaetaan asianmukaisille henkilöille materiaalipankin kautta.” Lausunnot pyydetään seuroilta edelleen sähköpostilla, mutta liiton työntekijät lataavat ne palveluun niiden saavuttua.

Huippuseuroista koko liiton käyttöön

Alun perin Salibandyliitto käytti Gredin palvelua vain huippujoukkueidensa markkinointimateriaalin hallintaan, mutta nyt on haluttu laajentaa palvelu kattamaan koko liitto. ”Tavoitteenamme on, että kaikki valiokuntamme käyttäisivät Havenia, ja että henkilökunnan sisäinen aineistonhallinta ja jakaminen siirrettäisiin täysin sinne”, Kilpikoski kertoo. Muun muassa edellä mainittu kurinpitoryhmä on ollut erittäin aktiivinen palvelun käyttöönotossa. ”Heidän sihteerinsä näki hyvin palvelun hyödyt ja mahdollisuudet, ja ryhmä on halunnut kehittää omia prosessejaan aktiivisesti eteenpäin.” Kilpikosken mukaan jalkautuksessa oleellista onkin, että käyttäjäryhmä kokee selkeän tarpeen palvelulle.

”Ennen Grediä meillä ei ollut mitään mahdollisuutta tehdä sähköistä personointia”, Kilpikoski toteaa. Seurat ja joukkueet teettivät kukin omat materiaalinsa eri mainostoimistoilla, tai sitten valtakunnallisia materiaaleja tehtiin vaivalloisesti ”leikkaa-liimaa” -tyylillä. Sähköpostit rasittuivat isojen liitetiedostojen määrästä eikä sähköpostin kapasiteetti aina edes riittänyt kaikkeen tiedostonsiirtoon. ”Välillä piti käyttää FTP-palvelimia, ja oli meillä muitakin versioita joilla tiedostot pyöriteltiin oikeille ihmisille. Siihen paperien pyörittämiseen kului paljon aikaa meidän työntekijöiltä.” Nykyään materiaalipankista löytyy valmiita dynaamisia pohjia, joiden avulla liiton huippuseurat voivat helposti luoda omat markkinointi- ja viestintämateriaalinsa.

Prosessit tehostuivat

Oman ajankäyttönsä muutoksista puhuttaessa Kilpikoski nostaa esimerkiksi hallitusten kokousten valmistelun, joka on kuulunut hänen tehtäviinsä jo viiden vuoden ajan. Aiemmin Kilpikoskella kului nelisen tuntia esityslistan tekoon ja muuhun valmisteluun, sekä saman verran aikaa printtailuun ja postitteluun. ”Nyt aikaa kuluu kaiken kaikkiaan vain kaksi tuntia, kun valmistelen esityslistan, nimeän ja lataan tarvittavat liitteet Haveniin ja ilmoitan sen kautta asianosaisille.”

”Olemme pystyneet siirtämään Gredin avulla aineistomme hallinnan ja jakamisen paljon järkevämpään muotoon. Havenin ehdoton vahvuus on se, että materiaaleja pääsee muokkaamaan missä vaan, milloin vaan, miltä tahansa koneelta. Se on erittäin tarpeellinen ja käytännöllinen juttu meille”, Kilpikoski lopettaa.

Integroitua aineistonhallintaa ja selkeitä prosesseja

CASE: Suunto

Suunto Oy lukeutuu maailman johtavien urheiluinstrumenttien valmistajiin. Sen tuotteet ovat tunnettuja niiden designista sekä kestävyydestä, ja niitä myydään yli sadassa maassa. Suunto on osa Amer Sports -yhtiötä, johon kuuluvat myös muun muassa Salomon, Atomic, Wilson, Precor sekä Mavic.

Uutta suuntaa Suunnolle

Monipuolisen digitaalisen materiaalin jakaminen globaalille toimijaverkostolle on liittynyt jo pitkään Suunnon toimintaan. Eri maissa toimiville myynti- ja markkinointiorganisaatioille, huoltopisteille sekä median edustajille lähetetään jatkuvasti runsaasti muun muassa kuvamateriaalia, ohjeistuksia sekä esityksiä. Aiemmin käytössä oli muutama erityyppinen ratkaisu, mutta Suunnolla haluttiin selkeyttää ja yhdistää ulkopuolisille toimijoille lähtevän digitaalisen materiaalin jakelu. ”Gredin palvelu vastasi parhaiten tarpeisiimme”, kertoo Suunnon Head of Digital Marketing Janne Kallio.

Vuoden 2012 keväällä Suunto aloitti yhteistyön Gredin kanssa, ja Suunnolla ollaan oltu erittäin tyytyväisiä. Gredi Haven -ohjelmiston kuvapankkiin ladataan kaikki Suunnon käyttämä kuvamateriaali, kuten tuotekuvat, logot sekä muut visuaaliset elementit. Lisäksi määritellään käytettävät fontit, värit sekä kuvastojen, julisteiden, bannereiden ja muiden aineistojen yleisilmeet dynaamisten pohjien avulla. Ohjelmiston avulla kaikki Suunnon materiaali on aina ajan tasalla, brändihallittua ja jaettavissa muutamalla klikkauksella kaikkiin maapallon kolkkiin.

Gredin palveluiden avulla hoidetaan myös aktiivisesti kommunikaatiota loppukäyttäjien suuntaan. Kun kaikki digitaalisen materiaalin jakaminen hoituu yhden palveluntarjoajan kautta, ei Suunnon tarvitse huolehtia useiden ratkaisujen ylläpidosta aiheutuvista kustannuksista, lisätyöstä tai yhteensopivuusongelmista. Turvallisuus on myös taattu. ”Digitaalisen materiaalin jakaminen on nyt mahdollista eri käyttäjäryhmille ilman riskiä siitä, että informaatio menisi väärille tahoille”, Kallio summaa.

Markkinointiin ja viestintään uutta tehoa

CASE: Tamro Oyj

Tamro on johtava lääkkeiden ja terveystuotteiden jakelija sekä palveluntarjoaja Suomessa. Suomalaisessa hyvinvoinnin ketjussa Tamrolla on tärkeä rooli: se huolehtii, että apteekit, sairaalat ja muut terveydenhuollon palvelupisteet saavat tarvitsemansa lääkkeet ja muut tuotteet nopeasti ja luotettavasti. Tamro toimii Vantaan Tamrotalossa ja Tampereella. Tamro kuuluu PHOENIX-konserniin, joka on Euroopan johtava lääkejakelija.

Tamron markkinointiin ja viestintään uutta tehoa

Tamron markkinointi- ja viestintätoiminnot organisoitiin uudelleen neljä vuotta sitten. Samassa yhteydessä Tamro halusi parhaat mahdolliset markkinoinnin ja viestinnän työkalut ja teknologiat tehostamaan toimintaansa sekä mahdollistamaan modernit, digitaaliset markkinointitoimenpiteet. Tarve oli saada käyttöön digitaalisen aineistonhallinnan työkalu ja ratkaisu, joka palvelisi omien asiantuntijoiden lisäksi myös asiakaskohderyhmiä ja tärkeimpiä markkinointiviestintäkumppaneita. Ratkaisu tarjoaisi lisäksi käyttäjäystävällisen palvelun ja toimivan rajapinnan 800 apteekin markkinointiasiantuntijoiden tarpeisiin. Ratkaisun toimittajaksi valittiin Gredi, joka vakuutti asiantuntemuksellaan, aktiivisuudellaan ja käyttäjäystävällisellä järjestelmällään.

Haasteet

Tamro tarvitsee markkinointiinsa suuren määrän edustamiensa terveystuotebrändien markkinointi- ja viestintäaineistoja: logoja, kuvia, videoita, dokumentteja sekä erilaisia markkinointimateriaaleja. Lisäksi tarvittiin paikka, josta löytyisivät mm. Tamron visuaaliset ohjeet ja elementit, asiakaslehdet, henkilökuvat, tapahtumakuvat ja palveluiden markkinointimateriaalit. Nämä aineistot olivat aikaisemmin verkkolevyillä ja niitä jaettiin pääasiassa sähköpostitse. Markkinoinnin ja viestinnän tehostamiseksi nämä aineistot oli saatava yhteen paikkaan helposti ja läpinäkyvästi saataville, mutta ennen kaikkea siksi, että niiden jakaminen sidosryhmille olisi brändihallittua ja tietoturvallista.

Tamro halusi myös saada käyttöön sähköpostimarkkinointiratkaisun, jota markkinointi voisi joustavasti itse hallinnoida ja joka mahdollistaisi eri kohderyhmille lähetettävien uutiskirjeiden kustannustehokkaan tuottamisen ja lähettämisen.

Ratkaisu

Gredi toimitti Tamrolle räätälöidyn ratkaisukokonaisuuden, joka vastasi kumpaankin haasteeseen. Gredin toimittama, AINO aineistosalkuksi nimetty, digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu tehostaa digitaalisten markkinointiaineistojen säilyttämistä, saatavuutta ja jakamista. Selkeä käyttöliittymä ja käyttäjähallinnan integraatio-ominaisuudet toivat helppoutta ja nopeutta toimintoihin, joihin aikaisemmin oli mennyt paljon aikaa.

Gredin ratkaisun uutiskirjeominaisuus mahdollistaa brändihallitun viestinnän kaikille eri kohderyhmille. Tamron markkinointi pystyy nyt itse toteuttamaan kaiken helposti ja kustannustehokkaasti. Aiemmin sähköpostimarkkinointia tehtiin vain satunnaisesti sähköpostiohjelmiston kautta.

Hyödyt

Gredin digiviisas aineistonhallintaratkaisu on tuonut hyötyjä sekä Tamron markkinoinnille ja viestinnälle, että asiakkaille ja kumppaneille:

  • Digitaaliset tuotebrändiaineistot ovat nyt yhdessä keskitetyssä AINO aineistosalkku -järjestelmässä ja läpinäkyvästi eri sidosryhmien saatavilla helposti, nopeasti ja brändihallitusti. Oikean informaation tallentaminen, etsiminen, hallinta, jakaminen ja julkaiseminen on nyt helppoa ja kätevää.
  • Uutiskirjetoiminto on mahdollistanut tehokkaan asiakas- ja kohderyhmäkohtaisen viestinnän. Kullekin kohderyhmälle on luotu räätälöidyt pohjat ja visuaaliset ilmeet ja säännöllisen asiakasviestinnän toteuttaminen omin resurssein on kustannustehokasta.
  • Prosessien laatu on parantunut, kun käyttäjähallinnan integraatio on poistanut manuaalisia vaiheita.
  • Palvelun käyttökokemus on ollut hyvä ja käyttäjät ovat ottaneet palvelun hyvin vastaan ja säännölliseen käyttöön käyttöliittymän toimivuuden johdosta.
  • Aineistopankki ja sen digitaalinen informaatio voidaan jatkossa integroida muihinkin järjestelmiin, kuten esimerkiksi verkkokauppaan.

”Olemme erittäin tyytyväisiä Gredin aineistonhallinnan ratkaisuun. Omat markkinoinnin ja viestinnän prosessimme ovat yksinkertaistuneet, nopeutuneet ja tehostuneet monellakin tavalla. Grediläisten hyvä asenne, aktiivinen ote aineistopankkia koskevan osion kehittämisessä sekä kaikin tavoin toimiva asiakaspalvelu ovat tehneet tästä yhteistyöstä meille todella mieluisan”, sanoo Hanne Bergholm, Tamron markkinoinnin ja viestinnän päällikkö.

Selkeä ja helppokäyttöinen materiaalipankkiratkaisu

CASE: Tulikivi Oy

Tulikivi Oy on Suomen suurin kivenjalostaja ja maailman suurin varaavien tulisijojen valmistaja. Tulikiven takkamallistossa on yhteensä yli 1 000 erilaista takkaa. Lisäksi Tulikivi valmistaa markkinoiden moderneimmat, monipuolisimmat kiukaat niin puu- kuin sähkösaunaan. Tulikiveltä saa myös upeat sisustuskiviratkaisut kaikkiin kodin tiloihin sekä pihalle. Tulikivi on toimialan teknologinen edelläkävijä, joka tavoittelee aina vain parempaa kokemusta asiakkailleen.

Selkeä ja helppokäyttöinen materiaalipankkiratkaisu

Tulikivi etsi yhtä kokonaisratkaisua digitaalisen informaation, etupäässä kuvien hallitsemista varten. Kun tarjolla olevat vaihtoehdot oli kartoitettu, valinta kohdistui Grediin, koska sen tarjoama ratkaisu sopi parhaiten Tulikiven tarpeisiin. Tärkeä tekijä oli myös se, että digitaalisen informaation hallinta on Gredin ydinosaamista ja se, että sen modulaarista ratkaisua voitaisiin tulevaisuudessa laajentaa sisältämään muitakin ominaisuuksia.

Haasteet

Tulikiven markkinoinnin ja viestinnän digitaaliset kuva-aineistot olivat aikaisemmin tallennettuina useammassa järjestelmässä. Tavoitteena oli löytää yksi kokonaisratkaisu kaiken kuvamateriaalin hallintaan. Kuvapankkiratkaisua tulisivat käyttämään yhtiön oman markkinoinnin ja myynnin henkilöstön lisäksi jälleenmyyjät, maahantuojat ja media. Siksi ratkaisun skaalautuvuus ja käytön helppous olivat keskeisiä hyötyjä, joita Tulikivi halusi saavuttaa.

Ratkaisu

Gredi toimitti Tulikivelle digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisun, jonka moduuleista otettiin ensiksi käyttöön materiaalipankki. Palveluun rakennettiin kaksi näkymää: julkinen versio palvelemaan mediaa sekä sisäinen versio oman organisaation ja jälleenmyyjien käyttöön.

Käyttöönottoprosessi sujui nopeasti ja tehokkaasti. Gredin asiantuntijat kouluttivat Tulikiven myynnin ja markkinoinnin henkilöstön.

Hyödyt

Gredin materiaalipankki on tuonut useita hyötyjä Tulikiven myynnille ja markkinoinnille:

  • Markkinointiin saadaan lisää tehokkuutta, kun kaikki digitaalinen kuva-aineisto on yhdessä järjestelmässä. Oikean informaation etsiminen, löytäminen ja jakaminen helppottuu.
  • Jälleenmyyjäverkostoa ja mediaa pystytään palvelemaan brändihallitummin kuin aikaisemmin. Kuvat ovat käytettävissä aina yhdenmukaisessa ja kulloiseenkin markkinointikanavaan sopivassa muodossa.
  • Ratkaisun käyttöönotto tapahtui nopeasti. Gredin asiantuntijat kouluttivat Tulikiven myynnin ja markkinoinnin henkilöt. Käyttöliittymän helppokäyttöisyyden takia kaikki eri käyttäjäryhmät ovat ottaneet kuvapankin nopeasti käyttöön.
  • Gredin ratkaisu mahdollistaa integroinnit verkkokauppaan sekä monikanavaisen julkaisun kaikkiin medioihin. Uusia ominaisuuksia on tarkoitus hyödyntää jatkossa.

”Omasta näkökulmastani katsottuna palvelun käyttöliittymän selkeys, Gredin ammattilaisten tiivis yhteydenpito ja tuki prosessin eri vaiheissa sekä perusteellinen koulutus olivat tekijöitä, jotka tekivät ratkaisun käyttöönottamisesta helpon ja sujuvan”, sanoo Tulikiven markkinointipäällikkö Saskia Kerkkänen.

Tiedonvälitystä yli 450 medialle

CASE: Venetsia

Tiedonvälitystä yli 450 medialle

Jos olet lukenut TV-ohjelmatietoja kotimaisesta lehdestä viimeisen viidentoista vuoden aikana, tiedot ovat todennäköisesti kulkeutuneet paperille Venetsian kautta. Venetsia on ohjelmatietojärjestelmä, jota käyttävät kaikki Suomen suuret televisiotoimijat (Yle, MTV Media, Nelonen Media, FOX ja SBS Discovery TV). Sen avulla yli 450 lehteä ja mediataloa saavat kanavien tuoreimmat ohjelmatiedot, printtilaatuiset pressikuvat sekä esikatseluversiot valikoiduista ohjelmista.

Venetsia on ollut kanavien käytössä 90-luvulta loppupuolelta lähtien, tuorein uudistus ohjelmistoon tehtiin vuonna 2011. Venetsian kehitystä suunnittelee ohjausryhmä, johon kuuluu viestinnän, tiedotuksen sekä teknisen puolen edustaja jokaiselta televisiotoimijalta. Ryhmässä käydään läpi, kuinka järjestelmä on toiminut sekä keskustellaan mahdollisista muutoksista ja parannuksista.

Eerika Roos, ohjausryhmän nykyinen puheenjohtaja sekä SBS Discovery TV:n Head of Communications & PR, istui alas kertomaan lisää Venetsian toiminnasta. Roosilta löytyy kokemusta Venetsiasta molemmin puolin. ”Olen käyttänyt Venetsiaa sekä toimittajana, tv-lehden vetäjänä että syöttänyt sinne ohjelmatietoja kanavan puolelta. Nykyään tiimini hoitaa ohjelmatietojen sekä kuvien lataamisen.”

Kaikki tarvittava samassa paikassa

Venetsia kommunikoi erikseen jokaisen televisiotoimijan oman tietojärjestelmän kanssa, ja osa kanavista syöttää tietoja myös suoraan Venetsiaan. Toimittajat voivat puolestaan selata kanavien ohjelmatietoja, muutos- ja uutistiedotteita, kutsuja tilaisuuksiin, painolaatuisia pressikuvia sekä ohjelmien esikatseluversioita. Lisäksi he voivat ladata  haluamansa ohjelmatiedot sekä -kuvat suoraan itselleen valmiina paketteina.

”Venetsia on mielestäni elintärkeä nykykommunikoinnissa lehtien ja broadcastereiden välillä. Lehdille siksi, että se nopeuttaa työtä ihan älyttömästi, ja broadcastereille erityisesti siksi, että se on niin tärkeä lehdille,” toteaa Roos. ”Meidän etumme on palvella pressiä niin hyvin kuin mahdollista. Jos he ovat tyytyväisiä ja saavat meidän tietomme helposti, niin silloin he myös kirjoittavat ohjelmistamme.”

”Lehtitaloissa on aina vain pahempi kiire. Kun toimittajalla on yksi paikka, josta löytää kaiken työhön tarvittavan tiedon, niin se helpottaa todella paljon”, Roos sanoo. ”Jos nyt ilmoitettaisiin toimittajille, että Venetsia lopetetaan ja kaikilla kanavilla on vastedes vain omat palvelunsa, niin veikkaisin heidän olevan todella pettyneitä.”

Eräs ajansäästöä tuovista ominaisuuksista on mahdollisuus ohjelmien esikatseluun suoraan Venetsiassa. ”Aiemmin oli esikatseluhuoneita, joissa käytiin katsomassa, ja lisäksi lähetettiin DVD:itä ja CD:itä toimituksiin”, kertoo Roos ja lisää: ”En usko että Suomessa yhdelläkään TV:stä kirjoittavalla medialla olisi enää aikaa esikatsella ja kerätä tietoa kymmenestä eri paikasta.”

Uniikki toimintamalli

Venetsian toimintamalli, jossa kaikki kilpailijat jakavat ohjelmiensa ennakkotietoja lehdille saman järjestelmän kautta, on Roosin mukaan uniikki maailmalla. Roos kokee kotimaisen järjestelyn lisäävään broadcastereiden välistä yhteistyötä ja siten edesauttavan koko alaa. ”Voimme tehdä ohjausryhmässä meidän alaamme hyödyntäviä päätöksiä muun muassa siitä, mitä tietoja meidän kannattaa tarjota ja millaisia sääntöjä ohjelmatietojen käyttämiseen meidän kannattaa luoda.”

 

Teknologian kehitys on tuonut mukanaan täysin uusia käyttökohteita kanavien tiedoille. ”On tullut toimijoita, jotka haluavat myydä ohjelmatietoja eteenpäin, esimerkiksi mobiilisovelluksien käyttöön”, kertoo Roos. Ohjausryhmässä kanavat voivat vetää yhteisiä linjavetoja. ”Muutenhan se menisi siihen, että yksi antaa ja toinen ei. Ohjausryhmässä voimme yhdessä miettiä, miksi tai miksei annettaisi.”

Järein ja kattavin kokonaisuus, joka markkinoilta löytyi

CASE: XAMK

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy (Xamk) on Kymenlaakson ammattikorkeakoulun (Kyamk) ja Mikkelin ammattikorkeakoulun (Mamk) emoyhtiö. Kyamk ja Mamk toimivat tällä hetkellä erillisinä ja itsenäisinä oppilaitoksina, mutta ovat suunnittelemassa fuusiota vuodelle 2017.

Aineiston hallintaa laajassa organisaatiossa

Mikkelin ammattikorkeakoulussa, Kymenlaakson ammattikorkeakoulussa ja konsernin emoyhtiössä Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:ssä (Xamkissa) valmistaudutaan yhdistymiseen vuonna 2017. Henkilöstöä konsernissa on neljällä paikkakunnalla yhteensä noin 800 henkilöä ja näiden lisäksi sidosryhmät, kuten mainostoimistot jne. Konsernin toiminnan ja palvelujen monipuolisuus ja laajuus tuo haasteita brändi-identiteetin hallintaan. Viestintä- ja markkinointipalvelut -yksikkö siirtyi emoyhtiö Xamkiin jo 1.1.2014. Ammattikorkeakoulujen fuusion myötä on tarve luoda ja kehittää uusia viestinnän foorumeita, joilla pystytään tarjoamaan yhteisiä viestinnän työkaluja koko konsernin henkilöstön käyttöön. Mitä siis avuksi?

Ensisijaiseksi tarpeeksi määriteltiin koko konsernin yhteisen aineistonhallintajärjestelmän hankinta. Konsernin visuaalinen omaisuus ja brändiaineisto, kuten valokuvat, graafiset aineistopohjat haluttiin turvallisesti ja varmasti talteen sekä ylläpidettyä, löydettyä ja jaettua helposti, riippumatta onko aineiston tekijä paikalla vai ei. Lisäksi tarvittiin uutiskirjetyökalu, jolla voi lähettää uutiskirjeitä konsernin eri tahojen nimissä. Yhteistyötä tehdään myös mainostoimiston kanssa ja sen tuottaman aineiston hyväksyntäkierrokset kuormittavat monen henkilön sähköpostia. Xamk kartoitti tarjontaa, ja Grediltä löytyi kustannustehokas ratkaisu moneen tarpeeseen yhden palvelun alta.

Suuret tarpeet tarvitsevat vahvan ratkaisun

”Gredin palvelu valittiin monen joukosta, koska se on järein ja kattavin kokonaisuus, joka markkinoilta löytyi”, toteaa Xamkin viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen. ”Kevyempiä ratkaisuja tuli vastaan, mutta toista yhtä vahvaa kaiken kattavaa ratkaisua ei löytynyt.” Modulaarisuus ja sen tuoma kustannustehokkuus oli myös yksi ratkaiseva tekijä. Palveluun ei tarvitse ottaa kuin juuri ne palaset, joita tarvitaan. Monen palasen löytyminen yhden palvelun alta on miellyttävää myös käyttäjän näkökulmasta, koska silloin ei tarvitse opetella montaa uutta järjestelmää tai muistaa lukuisia eri salasanoja. Xamk otti käyttöön kaikki tarvitsemansa palaset kerralla. Sydämenä sykkii materiaalipankki ja saman tutun käyttöliittymän takaa löytyy myös dynaamiset tuotepohjat, visuaalinen kommentointi, sähköinen uutiskirje ja projektinhallinta. Xamkilla on kokemusta suurienkin järjestelmäprojektien läpiviennistä. ”Gredin palvelun käyttöönotto on hankintana pieni, mutta erittäin merkittävä”, toteaa Pukkila-Nupponen.

Suuresta organisaatiosta ja laajasta ratkaisusta huolimatta Gredin palvelun perustaminen on käynnistynyt jouhevasti. Projekti on aikataulutettu ja aikataulussa on pysytty. Pukkila-Nupponen kehuu molempien päiden aktiivista työotetta palvelun perustamisessa. Xamkissa projektin vetäjäksi on nimitetty graafinen suunnittelija Maria Miettinen, jonka selkeillä suunnitelmilla on helppo edetä. Kaikki tietävät mitä heiltä odotetaan ja missä vaiheessa mitäkin pitää tehdä, niin konsernin sisällä kuin Gredin päässä.

Palvelun jalkautus on tärkeä asia

Tärkeä osa palvelun käyttöönottoa on jalkautus, eli käyttäjien koulutus ja sitouttaminen palvelun käyttöön. Gredin aineistonhallintapalvelulla on tärkeä rooli viestintä- ja markkinointipalvelut -yksikön päivittäisenä työkaluna, mutta palvelu on hankittu myös koko konsernin työkaluksi. Uuden palvelun on tarkoitus olla tehokkaassa käytössä tämän vuoden loppuun mennessä. Ensimmäisenä otetaan käyttöön uutiskirjetyökalu, jolla lähetetään kirjeet maailmalle vielä maaliskuun aikana. Seuraavana aktivoidaan käyntikorttitilaukset, jotka muokataan palvelussa olevien dynaamisten tuotepohjien avulla ja lähetetään automaattisen työnkulun kautta suoraan painotaloon. Tulevan kesän aikana vanha kuva-aineisto käydään läpi ja siirretään materiaalipankkiin. Kevään myötä aloitetaan henkilöstön koulutus. Suuri käyttäjämäärä usealla paikkakunnalla vaatii suunnittelua, jotta kaikki käyttäjät tavoitetaan. Grediltä on käyty paikanpäällä kouluttamassa admin-käyttäjät, ja uutiskirjetyökalun käyttöä on opiskeltu videokoulutuksena. Konsernin sisäisesti palvelu käydään esittelemässä jokaisessa yksikössä ja mahdollisimman monen tiimin palavereissa. Kun kaikki laitokset ja yksiköt on käyty läpi, on tarkoitus järjestää työpajoja Gredin palvelun käyttäjille.

”Gredin ratkaisu on väkevä kokonaisuus, jonka avulla tuomme helpotusta jokaisen työntekijämme päivittäiseen arkeen. Samalla monet prosessit, kuten käyntikortti- ja esitetilaukset, voidaan virtaviivaistaa, mikä mahdollistaa myös merkittäviä kustannussäästöjä”, toteaa Pukkila-Nupponen.

Päivittäinen työkalu markkinoinnille ja viestinnälle

CASE: YIT

YIT on merkittävä eurooppalainen kiinteistö- ja rakennusalan sekä teollisuuden palveluyritys. Pohjoismaiden ja Venäjän lisäksi YIT toimii Baltian maissa ja Keski-Euroopassa. Vuonna 2010 YIT:n liikevaihto oli 3,8 miljardia euroa ja henkilöstömäärä noin 26 000. YIT:n osake noteerataan NASDAQ OMX Helsinki Oy:ssa.

Päivittäinen työkalu

YIT käyttää brändinsä ja markkinointimateriaaliensa hallintaan Gredin toimittamaa aineistonhallinnan verkkopalvelua, Brand Toolboxia. ”Brand Toolbox on markkinointi- ja viestintäihmisillemme erittäin tärkeä työväline”, sanoo Kristina Broman, YIT:n Brand Manager. YIT on kansainvälinen yhden brändin talo ja Brand Toolbox nimensä mukaisesti toimii jokapäiväisenä brändin hallinnan työkalupakkina. ”Palvelusta löytyy suurin osa kuva- ja dokumenttimateriaalista, joita töissä tarvitsemme”, Broman kertoo.

Kaikki materiaalit yhdestä paikasta

Brand Toolbox sisältää keskitetysti muun muassa YIT:n logot ja viralliset brändikuvat sekä valmiit tuotepohjat esimerkiksi erilaisiin lomakkeisiin ja esityksiin. Eri maissa toimivat yksiköt voivat käyttää pohjia ja tehdä niistä omat kieliversiot, jotka ovat ulkonäöltään yhteneväiset. ”Suurimmat edut ovat, että materiaalit ovat yhdessä paikassa, ne ovat YIT:n brändin mukaiset ja esimerkiksi kuviin löytyy eri versiot eri kanavia varten. Työ tehostuu, kun materiaalit eivät ole hujan hajan ja ne ovat aina sellaiset kuin pitää”, sanoo Broman.

YIT ja Gredi ovat tehneet yhteistyötä jo yli vuosikymmenen ajan. Gredin edeltäjä Brandwind toimitti YIT:lle kuvapankkiratkaisun, joka palveli silloin kotimaisilla markkinoilla toimivaa yritystä. Kymmenessä vuodessa YIT on kasvanut kansainväliseksi konserniksi ja Brand Toolbox on kehittynyt sen mukana. Tänä päivänä järjestelmää käyttää yli 500 YIT:läistä 14 eri maassa. ”Meille on erittäin tärkeää, että YIT:n ilme on samanlainen kaikkialla. Brand Toolbox on lähes välttämättömyys yhteisen linjan ylläpitämisessä. Esimerkiksi kansainvälisten yritysostojen yhteydessä uudet YIT:läiset perehdytetään järjestelmän käyttöön”, Broman kertoo.

Vuosien mittaan Brand Toolboxia on kehitetty asiakkaan toiveiden ja YIT:n muuttuvien tarpeiden mukaan. Sekä Gredi että YIT ovat olleet omalta osaltaan aktiivisia kehitystyössä. ”Käyttäjäpalautteen perusteella Gredi on parantanut esimerkiksi palvelun käyttöliittymää ja loogisia polkuja niin, että materiaalit löytyvät entistä paremmin ja sivuston hierarkia tukee paremmin työprosessejamme”, Broman sanoo. Brand Toolboxia on myös laajennettu matkan varrella, mikä on helppoa palvelun modulaarisen rakenteen ansiosta. ”Brand ToolBoxia on viimeksi täydennetty tuotteistetulla uutiskirjeellä”, Broman kertoo. Gredin ja YIT:n yhteistyö Brand Toolboxin tiimoilta on ollut pitkäjänteistä ja toimivaa. ”Olemme hyvin tyytyväisiä yhteistyöhön Gredin kanssa. Toiveisiimme on tartuttu ja Brand Toolboxia on niiden mukaan rakennettu YIT:n käyttötarpeisiin sopivaksi.”

Asiakkaitamme

Asiakkaitamme
 
AAA Suomen Vahvimmat Lowest credit risk Menestyjäyritys Suomalaista palvelua Koodia Suomesta Luotettava kumppani