Puhelin 010 778 7100

Tarinoita ja
vinkkejä

100% quarantee
edellinen seuraava
 
Gredin blogi

Lue vinkit digitaaliseen aineistonhallintaan!
Tiedätkö miten tehostaa markkinointia, hallita asiakaskokemusta ja brändiä tai luoda älykkäitä arkistoja? Kaipaatko vinkkejä sisältömarkkinointiin ja digitaalisten sisältöjen hallintaan? Olet tullut oikeaan paikkaan. Gredin blogi kertoo vinkit digitaaliseen aineistonhallintaan. Tai lataa laadukkaita Digiviisaan oppaitamme!
Tilaa Gredin uutiskirje
  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.
 

Blogi

Integrointi lisää tiedon arvoa

Bisnes siiloutuu helposti liiketoimintayksiköihin, tietojärjestelmiin ja jopa yksittäisten asiantuntijoiden korvien väliin. Integraatio auttaa raja-aitojen kaatamisessa. Myös tiedon arvo nousee, kun sitä yhdistellään oikein.

Verkkokaupan myynti kasvaa, kun tuotekuvausten tiedot ovat ajan tasalla. Ostoskorin arvo nousee, kun asiakkaalle voidaan suositella lisäpalveluita aiemman ostohistorian perusteella. Ja uskollinen käyttäjäkunta on entistä tyytyväisempää, kun se saa tietoa suosikkibrändistään sosiaalisen median välityksellä.

Listasimme kuusi tietojärjestelmiesi integraatioon liittyvää ehdotusta, joiden avulla lisäät helposti digitaalisen omaisuutesi arvoa.

  • Luo kokonaisvaltainen näkymä. Integroimattomissa järjestelmissä tai tiedostoissa makaavat tiedot eivät ole niin tuottavassa käytössä kuin voisivat. Jos tietoja pitää kerätä käsityötä monista lähteistä, jää työ liian helposti tekemättä tai parhaimmillaankin tulokset vanhentuvat nopeasti. Kun käytät digitaalista aineistonhallintaa alustanasi, voit tuoda kattavat tuote- ja asiakastiedot automaattisesti käyttöösi. Näet kokonaisuuden yhdellä silmäyksellä. Rakennat asiakkaasi osuvasti tietoa tarjoilevia ja tuotettasi hyvin myyviä viestejä.
  • Tuo tieto näkyville. Salattu tuotetieto myy huonosti. Huolehdi siitä, että digitaalisessa aineistonhallinnassa koostamasi tieto pääty saman tien myös asiakkaidesi ulottuville. Käytä automaattisia työnkulkuja, joiden avulla julkaiset useista järjestelmistä yhdistetyt tiedot suoraan verkkosivuille tai verkkokauppaan.
  • Yhdistele. Kattava tieto on arvokkaampaa kuin hajanaiset yksityiskohdat. Haastattele asiakastasi kysy mitä kaikkea tietoa hän tarvitsee päätöksenteon tueksi. Tee suunnitelma siitä, mitä tietoja integroimalla parannat asiakaskokemusta selkeimmin ja kasvatat myyntiäsi eniten.
  • Hajauta työ, kokoa tulokset. Rakenna sisällöntuotantoverkostollesi välineet, joiden avulla he toimittavat materiaalia nopeasti, oikeassa muodossa ja oikeaan paikkaan. Anna järjestelmän huolehtia aineiston automaattisesta muokkaamisesta ja luokittelusta. Keskitä keräämäsi aineisto digitaalisen aineistonhallinnan alustalle, jossa myynnin, markkinoinnin ja tuotehallinnan käyttäjäsi voivat tuottaa näppärästi kampanjoita ja muita viestejä asiakkaillesi.
  • Huolehdi tietojen ajantasaisuudesta. Synkronoi tiedot järjestelmien välillä tosiaikaisesti. Vältä tiedon versiointia eri järjestelmissä.
  • Kehitä tiedonsiirtoa kumppaneidesi ja liiketoimintayksiköidesi kanssa. Tarjoa asiakkaalle kokonaisvaltaisia vastauksia. Kerää tiedot yrityksesi eri liiketoiminnoista, järjestelmistä ja myös kumppaneiltasi. Kun teet työn asiakkaasi puolesta, helpotat asiakkaan päätöksentekoa ja madallat ostamisen kynnystä.
  • Entistä useampi asiakkaasi tekee ostopäätöksensä kauan ennen kuin saat tilaisuuden jutella heidän kanssaan. Integroi eri järjestelmissä makaavat tiedot kattavaksi kokonaisuudeksi, kun haluat tarjoilla asiakkaallesi päätöksentekoon tarvittavat tiedot ja kokemuksen ilman kasvokkain tapaamista.

Digitalisaatio kasvattaa sähköisen omaisuutesi käyttöarvoa

Digitalisaatio lisää sähköisten toimintamallien osuutta liiketoiminnasta. Se tarkoittaa, että sähköisen omaisuutesi merkitys – ja toivottavasti myös arvo – kasvaa.

PricewaterhouseCoopers kysyi päättäjiltä*, mitä arvoa päättäjät odottavat saavansa digitalisaatiosta. Tärkeimpien vaikutusten lista näytti tältä:

  • 57 % uskoi kasvattavansa liikevaihtoaan
  • 12 % uskoi liiketoimintansa kannattavuuden kasvavan
  • 7 % oli kustannussäästöjen perässä
  • 10 % näki hyödyt asiakaskokemuksen parantumisesta
  • Vain 2 % näki merkittävien hyötyjen tulevan digitalisaatioon liittyvistä innovaatioista

Lista on yllättävän perinteinen siihen verrattuna, millaisia odotuksia digitalisaatiolle usein asetetaan. Syy vastausten maltillisuuteen paljastuu, kun PwC kysyi samoilta päättäjiltä, mikä estää heitä saavuttamasta suurempia hyötyjä digitalisaation avulla. Listan kärkeen nousivat tutut haasteet:

  • Osaavien tiimien puute
  • Uusien ja vanhojen järjestelmien integraation puute
  • Joustamattomat prosessit
  • Vanhentunut teknologia
  • IT:n ja liiketoiminnan heikko yhteistyö

Työvälineet ovat vain yksi viidestä suurimmasta esteestä. Onnistuakseen liiketoiminnan ja yrityksesi omaisuuden tehokas sähköistäminen vaatii muutkin haasteet huomioon ottavan kehitysmallin. Toimintamallien virtaviivaistaminen tuottaa hyötyä yhtä paljon kuin työvälineet.

Täysimääräisiä hyötyjä ei synny, jos tärkeät taustajärjestelmät jäävät integroimatta digitaaliseen aineistonhallintaan. Asiakas- ja käyttäjäkokemus harvoin parantuvat, jos liiketoiminta ja tietohallinto eivät tavoittele samoja tuloksia. Uudet välineet ja prosessit jäävät helposti hyllyyn pölyttymään, jos niitä ei kukaan osaa tai halua ottaa käyttöön.

PwC:n tutkimus luetteli myös tekijöitä, joista tunnistat hyvin kotiläksynsä tehneen organisaation. Jos pystyt allekirjoittamaan oheisen listan, olet onnistunut kaatamaan keskeiset digitalisaatiota pidättelevät muurit:

  • Toimitusjohtajamme on digimuutoksen airut.
  • Digitalisaatiosta vastaavat liiketoimintapäättäjämme ovat mukana strategisessa päätöksenteossa.
  • Liiketoimintaa tukevaa digitalisaatiostrategiaamme kannatetaan myös päällikkötasolla.
  • Viestimme tavoitteista koko yrityksen tasolla.
  • Etsimme jatkuvasti sovelluksia uusille teknologioille ja hyödynnämme myös yrityksemme ulkopuolista osaamista.
  • Tavoittelemme digi-investoinneilla kilpailuetua.
  • Käytämme kaikkea keräämäämme dataa liiketoimintamme arvon kasvattamiseen.
  • Arvioimme säännöllisesti kehityshankkeisiin liittyviä tietoturvariskejä.
  • Olemme listanneet digitavoitteemme selkeäksi kehityksen tiekartaksi.
  • Mittaamme johdonmukaisesti teknologiainvestointiemme tuottoa.

Jos taas edellinen lista tuntuu vielä haaveelta, se olkoon hyvä tarkistuslista tuleville digitalisaatiohankkeillesi.

Valjasta digitalisaatio bisneksesi liikevaihdon ja kannattavuuden kasvattajaksi. Saat sähköiseen omaisuuteesi ladatun arvon irti, kun digitalisoit aikaa vievät rutiinit sekä kytket asiakkaasi ja kumppanisi sähköiseen ekosysteemiisi.

*Lähde: PWC Global Digital IQ Survey, 2015 ja 2017.

Paljonko haluat kasvattaa tuottavuuttasi?

Sähköisen omaisuuden hallinta on asennekysymys. Kun olet päättänyt laittaa kuntoon osaamisen, työvälineet ja toimintamallit, voit aloittaa tuottavuuden tuomien tuottojen laskemisen.

Säästöjen ja tuottojen laskeminen on helppo aloittaa oheisen listan avulla. Se kuvailee tyypillisiä brändin ja digitaalisen aineiston hallintaan liittyviä tehtäviä sekä niiden digitalisoinnista saatavia aikasäästöjä. Laskelmassa sisäisen työtunnin arvo on 50 €.

Pieni yritys Keskisuuri yritys Suuri yritys
Esimerkkejä tehtävistä, joissa aikaa säästyy ja tekemisen tehokkuus kasvaa
Tuote-esitteiden versiointi

Some-julkaisu

Uutiskirjeiden lähettäminen

Tarjousten tekeminen

Yrityksen oman kuvapankin ylläpito

Yrityksen sisäinen myyntimateriaalin jakelu

Verkkokaupan sisällönhallinta

Integraatio tuotetiedon hallinnan järjestelmään ja tiedon keskitetty ylläpito

Ryhmätyön tehostaminen sisällöntuotannossa

Brändihallitun materiaalin hallinta ja jakelu yrityksen ulkopuolelle

Uutiskirjeet ja some-julkaisu

Brändiaineiston hallinta

Ryhmätyö ja aineistojen kommentointi mainostoimiston kanssa

Markkinointimateriaalin jakelu jälleenmyyjäkanavaan ajastetusti

Tuote-esitteiden versiointi

Oikeiden dokumenttipohjien löytäminen

Dynaamiset mainos- ja esitepohjat

Brändimateriaalin ja kuvien hallinta ja jakelu

Integraatiot muihin järjestelmiin

Työnkulkujen automatisointi

Aineistonhallinnan tehokäyttäjät 3 10 20
Säästyvä työaika 0,5 h/päivä 4 h/päivä 10 h/päivä
Tehokkuuden lisäys muutettuna työtunneiksi 1 h/päivä 6 h/päivä 20 h/päivä
Tuottavuuden lisäys yhteensä rahaksi muutettuna
75 €/päivä 500 €/päivä 1500 €/päivä

 

Jos haluat muuttaa laskentamallissa kuvattuja hyötyjä toiminnaksi, niin riittääkö pelkkä digitaalisen aineistonhallinnan käyttöönotto tai nykyisen järjestelmän päivitys? Valitettavasti ei. Lisäksi tarvitset pari muutakin muutosta, joiden avulla digitalisoit toimintamallejasi tuottavasti. Tässä ehdotus viidestä askeleesta, joilla sähköistät bisnestäsi pieni askel kerrallaan:

  • Tunnista heikkoutesi. Listaa brändisi ja aineistosi hallintaan liittyvät tehtävät, jotka a) vievät eniten aikaa ja b) ottavat käyttäjiä eniten päähän. Listaa myös c) työt, jotka jäävät kokonaan tekemättä osaamisen, työkalujen tai toimintamallien puutteen vuoksi. Priorisoi lista siten, että käsissäsi on 5–10 työnkulkua tai prosessia, jotka tökkivät pahimmin.
  • Laske tavoitteesi euroina. Listaa henkilöt, joiden työaikaa palaa yllä kuvattujen ongelmien ratkaisuun. Kysy heiltä inhorealistinen arvio siitä, miten paljon he kokevat aikaa palavan hukkaan. Listaa taas työtehtävät tai niiden vaiheet, jotka saavat paineen nousemaan kattilassa nopeimmin. Kerro tuloksena saamasi tiimin työaika sisäisellä tuntihinnallasi.
  • Päivitä toimintamalli kerrallaan. Valitse työnkulku tai prosessi ykköskohdassa priorisoimasi listan alusta. Valitse tämän lista kakkoskohdasta ne asiat, jotka päätät korjata valitsemaasi prosessiin liittyen. Nyt tiedät, paljonko aikaa ja rahaa voit säästää, jos onnistut tuunaamaan asian kuntoon kunnollisen DAM- eli digitaalisen aineistonhallinnan työkalun avulla.
  • Kasvata käyttäjiesi osaamista. Älä luovuta heti, kun olet saanut uuden työvälineen speksattua ja asennettua. Hyödynnä vielä tarjolla olevaa ohjeistusta ja valmennusapua, jonka avulla oikaiset perinteisen toimintamallin digitaalisen aikaan ja tekemiseen sopivaksi.
  • Tee digitalisaatiosta tapa. Kun onnistut yhdessä asiassa, voit jatkaa ykköskohdassa listaamallasi tiekartalla eteenpäin. Näin ratkaiset asioita riittävän pieniessä paloissa, jotta homma ei kasva tavoittamattoman suureksi ja raskaaksi. Massiivisten kertarysäysten sijaan opit mallin, jossa laitat asioita muun työn ohella kuntoon asia kerrallaan.

Kun sähköistät toimintaasi ja teet yllä mainitut tehtävät ajatuksella, saat lopputuloksena selkeän näkymän sähköisen omaisuuden hallintaan investoimiesi eurojen tuottoon. Huomaat pian, että monissa tehtävissä takaisinmaksuaikasi on muutama viikko tai kuukausi.

Kun haluat laskea oman organisaatiosi aikasäästön, voit myös pyytää meiltä digitaalisen tehokkuuden mittaustyöpajan. Mallinnamme keskeiset tehtäväsi, laskemme niistä automatisoinnilla saatavat hyödyt ja ehdotamme hyväksi havaitsemiamme toimintamalleja avuksesi. Opit kolmen tunnin työpajassa digitalisaatiosta enemmän kuin uskotkaan.

Joukossa tehokkuus tiivistyy

Digitaalinen aineistonhallintajärjestelmä (DAM) on harvoin yksinäinen susi. Yrityksesi digiavaruudessa puksuttaa useimmiten kokonainen lauma järjestelmiä. Sähköisiä apulaisia löytyy niin toiminnanohjaukseen, tuote- ja asiakastiedon hallintaan, verkkosivujen ylläpitoon kuin vaikkapa uutiskirjeiden lähettämiseen.

Mitä paremmin tämä ohjelmistojesi lauma toimii yhdessä, yhden johtajan alaisuudessa, sitä tehokkaammin tieto virtaa oikeaan paikkaan. Manuaalista työtä poistuu ja päivittäiset rutiinisi helpottuvat. Säästät työaikaasi. Tuottavaksi hiottu prosessi laskee kustannuksia.

Hajanaisen ohjelmistolauman haasteita ovat käytäntöjen moninaisuus ja päällekkäiset rutiinit. Pahimmillaan jokainen sovellus vaatii erillisen sisäänkirjautumisen ja salasanan. Samoja tietoja syötetään ja käsitellään useissa järjestelmissä, kussakin hieman eri tavalla.
Digitaalinen aineistonhallintajärjestelmä pääsee näyttämään kyntensä, kun asetat sen järjestelmälaumasi johtajaksi ja tiedon ensisijaiseksi säilytyspaikaksi. Kun integroit muut järjestelmäsi aineistonhallintaan, pystyt hallitsemaan tärkeintä digitaalista omaisuuttasi yhdestä paikasta ja yhdellä tunnuksella.

Mitä hyötyjä järjestelmiesi integrointi digitaaliseen aineistonhallintaasi tarjoaa?

  • Yksi yhteinen käyttöliittymä lisää tehokkuutta ja vähentää käyttäjien virheitä ja tuplatyötä. Syötät tiedot yhdessä järjestelmässä, josta ne siirtyvät yhtenäisinä integroituihin järjestelmiin.
  • Digitaalista omaisuutta ei tarvitse siirtää käsityönä. Aineistojen kopiointivirheet poistuvat. Työskentelysi nopeutuu, kun saat aineistot heti käyttöösi.
  • Aineistojen löytäminen helpottuu. Tietoa ei tarvitse etsiä useasta paikasta. Vältät duplikaatit. Käytössäsi on aina viimeisin versio.
  • Tallennustilasi käyttö tehostuu. Suurikokoiset tiedostot, kuten kuvat ja videot, eivät lohkaise leijonanosaa kovalevyltäsi. Pilveen tallennetut tiedot eivät tarvitse koneeltasi lainkaan muistitilaa.
  • Sisältöön pääsy helpottuu organisaatiossasi. Digitaalisen omaisuutesi käyttö tehostuu, kun tieto ei enää makaa henkilökohtaisilla kovalevyillä, vaan se on aineistopankissa halutessasi kaikkien ulottuvilla. Jaat aineistoja helposti organisaatiosi ulkopuolelle ja keräät kommentit kätevästi yhteen paikkaan.
  • Metadata replikoituu automaattisesti. Voit integroida aineistonhallintajärjestelmääsi vaikkapa tuotetietojen hallintajärjestelmän (PIM). Metatiedot siirtyvät järjestelmästä toiseen ja edelleen verkkokauppasovellukseesi. Metatietoihin tehdyt muutokset päivittyvät kaikkiin järjestelmiin automaattisesti. Aineistonhallinta tarjoaa ylimääräisen lisäarvon tuottamalla verkkokauppasovellukseen automaattisesti oikean kokoiset ja muotoiset tuotekuvaversiot.
  • Saat muista järjestelmistäsi puuttuvia työkaluja visuaalisen omaisuutesi hallintaan. Aineistonhallintasi tallentaa automaattisesti kuvistasi, bannereitasi ja videoistasi versiot eri käyttötarpeisiin. Voit tuoda brändihallittuihin dynaamisiin tuotepohjiin sisällön esimerkiksi tarjousjärjestelmästäsi tai tuotetietojen hallintajärjestelmästäsi. Monikanavajulkaisun työkaluilla otat haltuun printti- ja sähköisten materiaalien työstämisen ja julkaisun. Et tarvitse enää muita ohjelmistoja esimerkiksi uutiskirjeiden luomiseen ja jakeluun tai sosiaalisen median julkaisuihin.

Sudet toimivat tehokkaimmin laumassa yhden johtajan alaisuudessa. Tavoita entistä muhkeampi saalis oikein mietityllä integraatiolla ja luo yksinäisille susille yhteiset pelisäännöt.

Autamme sinua muistamaan

 

Kaikkien aikojen paras tyky-päivä. Loistavasti onnistunut verkostoitumistapahtuma, jonka hedelmiä myyntitiimisi napsii vielä pitkään. Odotettu tuotejulkistus, paikalla kaikki avainasiakkaasi. Järjestelyihin uhrattu paljon verta, hikeä ja kyyneleitä. Jokainen yksityiskohta hiottu täydelliseksi. Tilaisuus tuli ja meni, mitä jäi?

Gredin aineistonhallintapalvelu pidentää muistiasi. Tallenna tilaisuutesi parhaat hetket kuvina tai vaikkapa videoina palveluumme ja jakele ne osallistujille mukaviksi muistoiksi.

Lähetä kuvat ja muut materiaalit itse näppärästi aineistonhallintapalvelustamme tai anna meidän hoitaa kuvien käsittely, lataus, jakelu ja jopa valokuvaus tai videointi puolestasi täyden palvelun pakettina. Jos sinulla ei vielä ole Gredin aineistonhallintapalvelua, saat sen käyttöösi jatkuvana palveluna tai kertaluonteisesti yhtä tapahtumaasi varten.

Esimerkiksi Suomen Urheilugaalan 10-vuotisjuhlassa 17.1.2017 Gredi vastasi pöytäseurueiden valokuvaamisesta. Vieraille jaettiin tunnukset Gredin aineistonhallintapalveluun, jossa he pääsivät katselemaan ja lataamaan oman pöytäseurueensa kuvia. Kutsuvieraat hyödynsivät palvelua ahkerasti ja kuvia ladattiin yli 3000 kertaa. Illan hieno tunnelma jatkaa elämää ladatuissa kuvamuistoissa.

Kiinnostuitko palvelustamme? Ota yhteyttä Matti Tammisaloon (p. 050 583 8319, matti.tammisalo@gredi.fi) tai lue lisää täältä.

Kasvata digitaalisen omaisuutesi arvoa

Informaatioyhteiskunta pursuaa tietoa. Usein sitä on tarjolla liikaa: sähköposti suoltaa viestejä kuin Pelle Pelottoman puppugeneraattori ja some-tulvan seuraaminen lohkaisee leijonanosan ajastasi. Työnteon kannalta tärkein tieto hukkuu vuokseen pelottavan helposti.

Yrityksesi digitaalinen omaisuus koostuu yksittäisistä tiedoista ja tiedostoista. Tiedon käytettävyyden kannalta tärkein osa on tiedostoihin liitetty metadata, eli ”tieto tiedosta”. Mitä tarkempaa ja yhdenmukaisempaa metadataa tiedostasi saat, sen arvokkaammaksi digitaalinen tietovarantosi muuttuu.

Metadata auttaa tiedon etsimisessä ja järjestämisessä. Hyvien metatietojen avulla vältät päällekkäisyyksiä (hyödynnät jo olemassa olevaa tietoa sen sijaan, että aloitat aina alusta), tuet kehitystyötä (kun pysyt kärryillä siitä, mitä organisaatiosi jo tietää, on helpompi miettiä seuraavaa askelta) ja ennen kaikkea helpotat ja nopeutat tiedon löytämistä.

Puutteellinen metadata maksaa yrityksille keskimäärin 15 000 euroa vuodessa.

Metadata on suureksi avuksi, kun automatisoit esimerkiksi markkinoinnin ja viestinnän rutiineja. Digitaalinen aineistonhallinta huolehtii puolestasi vaikkapa ajantasaisten tuotetietojen ja -kuvien siirtämisestä verkkokauppaasi tai markkinointimateriaalisi lokalisoinnista.

Digitaalinen aineistonhallinnan järjestelmä on erinomainen työrukkanen, jolla hallinnoit metadataa. Se ohjaa käyttäjiensä toimintaa niin, että metatiedon kattavuus ja laatu paranevat. Järjestelmä kysyy puuttuvia metatietoja ja tarvittaessa etsii niitä palveluun integroiduista tietokannoista. Yhdistelet tietojasi automatisoidusti ja saat arkistoissasi piilevän tiedon hyötykäyttöön.

Me Gredillä autamme mielellämme, jos tuotantotiimisi ei ehdi huolehtia metatietojen ajantasaisuudesta. Saat meiltä apujoukkoja tueksesi tai voimme päivittää metatiedot puolestasi.

Kun integroit keskeiset järjestelmäsi aineistonhallintaan, niin metatiedot päivittyvät automaattisesti. Samalla huolehdit siitä, että ajantasaiset metatiedot siirtyvä aineistonhallintajärjestelmästä haluamiisi julkaisukanaviin, palveluihin ja dynaamisiin tuotepohjiin automatisoidusti – tai erillisinä ajoina, jos niin haluat.

Vielä suuremman arvonnousun saat, kun virität digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmästäsi valppaan brändipoliisin.

Yrityksesi brändi on arvokkainta digitaalista omaisuuttasi. Asiakkaat maksavat brändistä ja se on suuri osa yrityskaupan arvosta. Jotta brändin rakentamiseen investoimasi työ ei valuisi hukkaan tai vesittyisi matkan varrella, brändiä pitää vaalia. Valtaosa tästä työstä on helposti automatisoitavissa digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmällä, jolloin keskität voimavarasi brändisi kehittämiseen jatkuvan valvonnan sijaan.

Siirrä ensimmäiseksi aineistonhallintaan logosi, graafiset ohjeet ja markkinointimateriaaliesi pohjat. Näin käytössäsi on aina viimeisimmät versiot materiaaleista, paikasta ja kellonajasta riippumatta. Ota seuraavaksi käyttöösi dynaamiset tuotepohjat, joiden avulla automatisoit rutiineja. Pystyt määrittelemään etukäteen brändisi mukaisen ulkoasun, elementit, värit, fontit ja muut yksityiskohdat kaikkiin graafisiin tarpeisiisi. Järjestelmä tuottaa automaattisesti käyntikortit, esitteet, PowerPoint-esitykset, uutiskirjeet ja some-päivitykset. Voit hoitaa myös aineistojen julkaisun ja painotöiden tilaamisen järjestelmästä käsin.

Yritys, jossa työskentelee 30 henkeä, voi säästää vuodessa 6 000 työtuntia digitaalisen aineistonhallinnan avulla.

Digitaalinen aineistonhallinnan järjestelmä auttaa tiedon jakelussa. Lähetät tiedostojasi näppärästi aineistokoreissa vaikkapa sähköpostilla, avaat pääsyn aineistopankkiisi haluamillesi yhteistyökumppaneille ja hallinnoit kätevästi käyttöoikeuksia. Kommentointityökalu helpottaa materiaalien työstöä, kun kaikki korjaustoiveet ja palaute löytyvät yhdestä paikasta. Tiedon etsimiseen ei kulu työaikaa. Ja digitaalinen omaisuutesi on aina varmuuskopioitu sekä raudanlujan tietoturvan suojaama.

Aineistonhallinta ei ole IT-hanke


Tarvitset apua markkinointisi automaatiossa ja sähköisessä aineistonhallinnassa. Tarkoittaako se käytännössä, että sinua odottaa kuukausien mittainen IT-hanke, jonka lopputulos riippuu tuhannen osatekijän summasta ja tähtien asennosta?

Vielä 10 vuotta sitten aineistonhallinta olisi todennäköisimmin tarkoittanut tietojärjestelmähankkeen käynnistämistä, teknisiä määrittelyitä, testausta ja järjestelmäympäristön ongelmien selvittelyä. Siis kaikkea oppilaitoksesi perustehtävän kannalta toissijaista työtä.

Onneksi nykyisin on nopeampikin mahdollisuus. Voit ottaa uuden aineistonhallinnan järjestelmän käyttöön muutamassa tunnissa. Ja ilman vähäisintäkään tietoteknistä säätämistä.

Riskisi on olemattoman pieni, kun voit mallintaa ja testata perusrutiinit saman tien. Hienosäädät toimintamalleja ja avaat yhteydet muutamassa tunnissa ja tarjoilet käyttäjillesi toimintavalmiin paketin vielä saman työviikon aikana. Toisin kuin perinteisessä tietojärjestelmähankkeessa.

Voit keskittää käynnistyksen voimavarat organisaatiosi motivointiin ja sisällön kehittämiseen. Kun tarjoat käyttäjillesi tehokkaaksi kehitettyjä ja testattuja työnkulkuja, vältyt turhalta tekniseltä pohdinnalta ja saat kaiken irti investoinnistasi. *

Verrataanpa pikaisesti perinteistä projektivetoista ja modernia pilvipalvelumallia.

Perinteinen järjestelmähanke Pilvipalvelu
”IT-osaston pitää ensin selvittää, voidaanko meillä käyttää mainittua teknologiaa.” ”Käytetty teknologia ei ole este tai rajoite, kun sovellus toimii selaimella.”
”Meidän pitää hankkia ensin laitteet ja sopia ylläpitovastuista.” ”Aloitetaan käyttö. Nyt heti!”
”Meidän pitää ensin palaveerata ja selvitellä, millaisia ominaisuuksia tarvitsemme.” ”Tässä on käyttöösi tehokkaiksi havaittuja työnkulkumalleja. Valitse niistä sopivat.”
”Kehitystiekartallamme on muita hankkeita ennen tätä. Tietohallintomme resurssit on sidottu niihin.” ”Jes! Käyttöönotto ei vaadi IT-osaston resursseja.”
”Järjestelmän toimivuuden ja käytettävyyden näkee vasta sitten, kun ohjelmisto on räätälöity, otettu käyttöön ja käyttäjät koulutettu.” ”Tunnin mittaisen perehdytyksen jälkeen kuka tahansa käyttäjä voi kokeilla omaa työnkulkuaan oikeassa ympäristössä ja oikealla sovelluksella.”

 

Ratkaisu on pilvessä, kun haluat kehittää markkinointiasi ja sisällönhallintaasi ilman propellihattujen selityksiä.

*Lue lisää digitaalisesta tilannekatsauksesta ja muista oikein sähköistetyn toimintamallin hyödyistä Digiviisas-pikaoppaastamme, jonka voit ladata pdf-muodossa täältä.

Digiviisas aineistonhallinta tehostaa sisältömarkkinointia ja luo arvokasta brändiautomaatiota

Inbound- tai sisältömarkkinointi on viime vuosien aikana vakiinnuttanut paikkansa markkinoinnin keinovalikossa. Modernit markkinointiteknologiat ovat mahdollistaneet sisältöjen helpon ja kustannustehokkaan tuottamisen ja sen kohdistetun jakamisen. Viestinnän kohderyhmät ovat yhä vastaanottavaisempia tälle kohdistetulle viestinnälle, kunhan sisällöt ovat kiinnostavia ja hyödyllisiä. Laadukkaalla sisällöllä pyritään ajatusjohtajuuteen. Sisällöntuottajia on yhä enemmän ja sisältöjä julkaisee monet muutkin kuin vain perinteiset mediayhtiöt.

Koska markkinoinnin sisältöjen rooli näin korostuu, markkinoijien tulisi pitää huolta siitä, että tämä arvokas digitaalinen omaisuus tuottaa takaisin siihen panostetut eurot sekä dollarit ja että sisältömarkkinointia johdetaan tehokkaasti. Sille tulisi määrittää oma strategia ja selkeä hyödyntämissuunnitelma. Digiviisas yritys ottaa sisältömarkkinoinnin strategiassaan huomioon digitaalisen aineistonhallinnan tarjoamat mahdollisuudet:

Nopeus tehostaa toimintaa – joka paikassa

Sisältöjen monikanavaisen julkaisemisen nopeus pelkästään ei takaa sisältömarkkinoinnin tehokkuutta. Digitaalisuus tekee aineistonhallinnasta nopeampaa myös muulla tavoin. Mitä suuremmaksi aineistomäärä kasvaa, sitä tärkeämmäksi aineiston looginen järjestely, indeksointi ja lajittelu muuttuvat. Oikeiden aineistojen ja sisältöjen helppo löydettävyys, tiedostojen vaivaton tallentaminen ja jakaminen ovat ominaisuuksia, jotka nopeuttavat koko sisältömarkkinoinnin prosessia.

Brändi helposti haltuun kaikissa kanavissa – brändiautomaatiolla

Sisältömarkkinoinnin aineistot kulkevat monien käsien sekä eri prosessien läpi ja virheellisen viestin sekä tekemisen riski kasvaa eri vaiheissa. Digiviisaasti toimivan yrityksen brändijohto hyödyntää työssään digitaalista aineistonhallintaa. Brändistrategian mukaiset ohjeistukset ovat yhdessä materiaalipankissa ja sieltä jaettavissa asianosaisille oikean sisältöisinä, oikeassa muodossa ja oikeissa kanavissa.

Yhteistyö on voimaa – selkeät pelisäännöt

Digitaalisen aineistonhallinnan yhteisötyökalut mahdollistavat tehokkaan yhteispelin viestintä-, brändi- ja markkinointitiimin ja markkinointiviestintäkumppaneiden välillä. Sähköposteja ei tarvitse lähettää roppakaupalla, kun kaikki osapuolet käyttävät samaa reaaliaikaista palvelua sisältöjen luomisessa, kommentoimisessa, editoimisessa ja julkaisemisessa. Käyttöoikeuksien hallinnalla voidaan varmistaa, että kukin käyttäjä pääsee käsiksi vain siihen tietoon, johon hänellä on oikeudet.

Tuote-, meta- ja lisäarvotiedon hallinta on helppoa – yhteiskäytöllisyys ja jatkuva saatavuus

Sisältömarkkinoinnin olennainen osa on kurantti informaatio (tuote-, meta- ja lisäarvotieto). Relevantin informaation tarjoaminen oikeassa kanavassa ja oikeaan aikaan on kuitenkin joskus haasteellista. Hyvä digitaalinen aineistonhallinta ratkaisee informaationhallinnan haasteet ja tekee sen tunnistamisesta, muokkaamisesta ja hallinnasta vaivattomampaa kuin koskaan.

Tietoturva on entistä tärkeämpää – kaikki Suomen peruskallioon pultattuna Suomen lakien alla

Kun sisältömarkkinoinnin aineistot, tieto ja sisällöt ovat usein monessa paikassa yrityksen omilla ja kumppaneiden palvelimilla ilman selkeää datan hallintaa, vastuita, omistusta ja indeksointia, ne voivat kadota tai pahimmassa tapauksissa jopa joutua vääriin käsiin. Digiviisaasti toimiva yritys keskittää digitaalisen omaisuutensa tietoturvalliseen ja yrityksen omasta verkosta erillään olevaan, kotimaiseen pilvipalveluun.

Gredin digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu tehostaa sisältömarkkinoinnin tuottavuutta. Se on modulaarinen ja räätälöidään aina asiakaskohtaisesti. Se skaalautuu ja mukautuu muuttuviin tarpeisiin ja on helppo ja nopea ottaa käyttöön. Integraatioiden avulla saadaan myös haluttu informaatio siirtymää eri palveluiden välillä helposti ja automaattisesti.

Jos haluat tietää miten sisältömarkkinointiasi ja sen prosesseja, informaation virtauksia, voidaan tehostaa digitaalisella aineistonhallinnalla, ota yhteyttä. Tilaa Gredin digitaalinen tilannekatsaus! Teemme viikon kuluessa ehdotuksen siitä, miten nostat tuottavuutta merkittävästi digiviisalla ratkaisulla. Katso tilannekatsauksen tarkempi kuvaus tästä.

Miten kuvaat uuden sähköisen toimintamallin?

Mitä tarkoittaa, kun digitalisoit markkinointimateriaalisi? Tarvitset oikeiden työvälineiden ja osaamisen lisäksi sähköisen toimintamallin.

Perinteiset prosessit eivät aina taivu sellaisenaan sähköiseen maailmaan. Kun kehität digiosaamistasi, voit sorvata toimintamalliasi sähköiseen maailmaan sopivaksi esimerkiksi näin:

  • Suunnittele sähköinen sisällöntuotantosi. Mieti voisiko sisällöntuotantoa hajauttaa, jos käytössä olisi nykyistä helpommat työvälineet. Kuvaa keskeiset aineiston tuotantoon ja ylläpitoon liittyvät työnkulut, kuten aineiston tallentaminen, hyväksynnät ja jakelu.
  • Määrittele tarvittavat sisältöformaatit. Tiedon esitystapa on selkeä ja yhdenmukainen, kun se perustuu ennalta määriteltyihin dokumenttimalleihin. Listaa keskeiset dokumenttimallit, joista voisit tehdä digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmään valmiit pohjat.
  • Kerää ja järjestä nykyinen aineistosi sähköisesti jaeltavaan muotoon. Kerää ja järjestä nykyinen aineistosi sähköisesti jaeltavaan muotoon. Käy läpi nykyinen markkinointi- ja brändimateriaalisi. Suodata sieltä olennaiset elementit, kuvat ja dokumentit, jotka ensisijaisesti kannattaa viedä kaikkien saataville digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmään. Varmista sopivien luokittelujen avulla, että tieto on helposti löydettävissä ja käytettävissä.
  • Huolehdi, että digitaalisen aineistonhallinnan alusta on kunnossa. Valitse soveltuva digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmä, joka selviää kuvaamistasi työnkuluista. Varmista, että se on riittävän helppokäyttöinen ja suojaa tietosi.
  • Ohjeista työntekijät sisällöntuotantoon. Julkaise esimerkit keskeisistä työnkuluista. Älä keskity aineistonhallinnan työkalujen ominaisuuksiin, vaan kuvaa tyypillisiä käyttötilanteita alusta loppuun. Valmenna pääkäyttäjiä, jotka tukevat organisaatiosi muita käyttäjiä.
    Pelkkä työväline ei sähköistä markkinointiasi. Tarvitset myös toimintamallin, jonka avulla saat digitalisaatiosta täysimääräiset hyödyt.

Pelkkä työväline ei sähköistä markkinointiasi. Tarvitset myös toimintamallin, jonka avulla saat digitalisaatiosta täysimääräiset hyödyt.

Digiviisas tiedonhallintaympäristö

Työnkulkujen kehittäminen on vaikeaa, jos tiedot ovat hajallaan lukuisissa järjestelmissä. Tarvitset toimintamallin, joka yhdistää sisällön lähteet.

Tietoa syntyy kiihtyvällä vauhdilla. Valitettavasti kapasiteetti korviemme välissä ei kasva samaa tahtia. Siksi tarvitsemme apuvälineitä, joiden avulla jäsentelemme tiedon helposti ymmärrettävään ja käytettävään muotoon.

Jos dokumentit makaavat verkkolevyn hakemistoissa unohdettuina, jää suuri osa organisaatiosi tiedosta hiljaiseksi. Sanomasi ei tavoita vastaanottajia. Viestinnän kustannukset ovat turhan korkeat, jos jokainen esitys, esite ja uutiskirje muotoillaan puhtaalta pöydältä.

Tietoa hallitsee tehokkaimmin se, joka osaa yhdistää tiedon lähteet toisiinsa, jalostaa sisältöä älykkäästi ja automatisoi rutiineja.

Yrityksessäsi tämä tarkoittaa sitä, että tietojärjestelmät ja viestintäkanavat keskustelevat sujuvasti keskenään. Kun verkkosivujesi tiedot päivittyvät automaattisesti samalla kun julkaiset uudet tuote-esitteet, pysyy viestisi ajan tasalla ja aina vastaanottajien ulottuvilla.

Kun järjestelmät huolehtivat muotoseikoista, kuten kuvien automaattisesta käsittelystä oikeaan kokoon ja eri kanaviin sopivien videoiden formatoinnista, jää sinulle enemmän aikaa olennaiseen eli laadukkaan sisällön tuotantoon.

Mutta miten erilliset järjestelmät saadaan keskustelemaan keskenään?

Kaikki alkaa siitä, että otat haltuun organisaatiosi verkkolevyille tallennetun digitaalisen omaisuutesi aineistonhallinnan järjestelmällä.

Työkalun lisäksi teet sisältösuunnitelman, joka ohjeistaa sähköisen aineistonhallinnan työnkulut. Osa sisältösuunnitelmaa on tarvittavien sisältöjen formaattikuvaus, jonka avulla julkaisukoneesi voidaan automatisoida.

Kun keskeinen brändi- ja dokumenttiaineistosi on koossa yhdessä paikassa, voit kehittää uusia rutiineja ja työnkulkuja yksi kerrallaan. Esimerkkejä automatisoitavista tehtävistä ovat uusien tuote-esitteiden julkaisu verkossa ja sosiaalisessa mediassa sekä uutiskirjeen välityksellä asiakkaille ja sidosryhmille. Jo pelkästään nämä liitännät tekevät organisaatiostasi näkyvän niissä kanavissa, joita käyttäjäsi suosivat.

Kun perusrutiinit sujuvat nopeasti ja pienin ponnistuksin, voit lisätä tehtävälistallesi tietosisältöjä, jotka sijaitsevat muissa tietojärjestelmissä. Integraatiohankkeet pysyvät kevyinä, kun haet tietoa pala kerrallaan ja liität sen olemassa olevaan aineistonhallinnan kokonaisuuteesi ja julkaisukanaviin.

Pian huomaat, että eri lähteistä yhdistetyn tiedon arvo on enemmän kuin osiensa summa. Kun olet huolehtinut myös tiedon jakelukanavat kuntoon, näet miten digiviisas toimintaympäristö voi parhaimmillaan parantaa tuottavuuttasi.

Kuuluuko digiviisas tiedonhallinta yrityksesi kärkihankkeisiin?

Tiedonhallintalainsäädäntö uudistuu
Suomen hallituksen yhtenä digitalisoitumiseen liittyvänä kärkihankkeena on tiedonhallinnan lainsäädännön uudistaminen. Sen tavoitteena on varmistaa tietojen monipuolinen, sujuva ja turvallinen hyödyntäminen eri julkisissa palveluissa.

Julkisen hallinnon kustannusten alentaminen ja toiminnan tehostaminen edellyttävät, että tietoja voidaan hyödyntää monipuolisesti, tehokkaasti sekä mahdollisimman avoimesti ja laajasti. Asiakaslähtöisessä digitaalisessa toimintamallissa keskeistä on tiedon hyödyntäminen. Tämä edellyttää selkeää lainsäädäntöä. Yhtenäiset toimintatavat ja tietojen käyttö organisaatiorajojen välillä on varmistettava ajantasaisella lainsäädännöllä ja ohjauksella.

Print

Miten varmistut siitä, että yrityksesi pysyy mukana?
Tämän päivän digitaalisessa liiketoimintaympäristössä liiketoiminnan tehostaminen, tiedonhallinnan kustannusten alentaminen ja etenkin digitaalisen informaation täysimittainen hyödyntäminen ovat syystäkin jokaisen yrityksenkin agendalla. On syytä pohtia, miten yrityksen arvokas digitaalinen omaisuus saadaan kustannustehokkaaseen ja tietoturvalliseen hyötykäyttöön.

Digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisut (Digital Asset Management, DAM) ja osaavat digiviisaat tekijät tarjoavat näiden hankkeiden onnistumiseen kaiken tarvittavan. Oli kyseessä sitten julkisen tahon toimija tai yksityisen sektorin yritys.

Yrityksesi hyötyy tehokkaasta markkinoinnin ja viestinnän brändihallitusta ”brändiautomaatiosta” ja tehostetusta prosessista sekä erilaisten sisältöjen ja aineistojen, tai esimerkiksi tuotetiedon älykkäästä arkistoinnista, löytämisestä, jakamisesta ja julkaisemisesta. DAM-ratkaisut perustuvat siihen, että tieto tallennetaan järjestelmään vain kerran ja sen jälkeen se on eri käyttäjien hyödynnettävissä dynaamisesti eri tilanteissa, kaikissa kanavissa ja kaikilla markkinoilla. Aivan, kuten lainsäätäjän avainpyrkimyksissä.

Digiviisas tiedonhallinta tulisi olla jokaisen yrityksen kärkihanke. Lainsäädäntöä sen kehittämiseksi ei tarvita, vaan päätöksen ja valinnan voi tehdä yrityksen johtoryhmä. Käyttöönotto on helppoa ja vaivatonta huippu teknologiaa hyödyntämällä ja kotimaisten avainpelaajien avustuksella. Voisiko tämä digiviisauden kasvattamien olla johtoryhmäsi seuraavan kokouksen asialistalla?

Lisätietoja:

Valtionvarainministeriön tiedote, 22.11.2016:
”Tiedonhallinnan lakiuudistus avoimella valmistelulla”

Gredi Oy:n oppaat, Digiviisaan päättäjän opas:
”Lataa Digiviisaan päättäjän opas itsellesi tästä”

Nyt rukkaset kouraan ja digitalisoimaan!

gredi-innovaatiopaketti_600x300px

Olemme Gredillä huomanneet, että ajan ja rahan puute hidastavat digitalisaatiohankkeita vieläkin useammin kuin ensilumi autoilijoita. Tähän liittyen meillä on hyviä uutisia: lupaamme poistaa (ensiksi ehtiviltä) molemmat esteet.

Ratkaisumme on nimeltään Digiviisas innovaatiopaketti. Emme tuhlaa aikaasi jaaritteluun, vaan tuotamme puolestasi tuloksia kahden työpajan pikaprojektissa. Tekes puolestaan maksaa yli 80 prosenttia kustannuksistasi, olettaen että yrityksesi täyttää Tekesin Innovaatiosetelilleen asettamat ehdot.

Mahdollisuutesi ovat hyvät, sillä tähän mennessä Tekes on hyväksynyt yli kaksi kolmasosaa hakemuksista.

Innovaatioseteli on maksuväline, joka vastaa 5 000 euroa riihikuivaa käteistä. Ja Gredi on yksi Tekesin hyväksymistä palveluntarjoajista. Se tarkoittaa, että parhaassa tapauksessa saat napakan digitalisaatiohankkeen lähes ilmaiseksi ja ilman merkittävää oman työajan investointia.

Kun käynnistät kanssamme Tekesin ehdot täyttävän digitalisaatiosprintin, jää yrityksellesi maksettavaksi vaivaiset 990 euroa. Sillä rahalla pilotoimme kanssasi bisnestäsi vauhdittavan uuden digitaalisen toimintamallin.

Ja voit toki käyttää innovaatiosetelin hyödyksesi osana suurempaakin projektia, jos tarvitset tueksesi perusmuotoista innovaatiopakettiamme laajemman ratkaisun.

Mutta mistä Digiviisaassa innovaatiopaketissa on tarkemmin ottaen kysymys?

Suuri osa yrityksesi tuottamasta uudesta tiedosta syntyy jo nytkin sähköisessä muodossa. Tiedon hallinnassa ja hyödyntämisessä on kuitenkin yleensä paljon parantamisen varaa.

Perinteiset prosessit ja toimintamallit eivät muutu itsestään sähköisiksi. Ne pitää päivittää digimaailman sopiviksi, jotta saat tehokkuushyödyt täysimittaisina.

Gredin Digiviisas innovaatiopaketti on vauhdikas palvelu, joka paketoi yrityksellesi uuden digitaalisen toimintamallin kahdessa puolen päivän työpajassa. Ja jotta yksikään projektimme ei olisi pelkkää konsulttipuhetta, tuunaamme käyttöösi aineistonhallintasi digitoivan sovelluspilotin.

Projektissa syntyvän toimintamallin ja työvälineiden avulla testaat ja hienosäädät omaa digitaalista toimintaympäristöäsi. Kun pilotissa testaamamme palaset loksahtavat paikalleen, laajennat käyttöä helposti uusille käyttäjille ja koko sähköisen omaisuutesi hallintaan. Saat myös projektissa syntyvän pilottisovelluksen kolmeksi kuukaudeksi maksutta käyttöösi.

Digitaalisten työkalujen osaaminen, tiedon hallinta ja tehokas verkkoviestintä ovat digiloikkasi ensiaskeleet. Projektin aikana kasvatat henkilöstösi digiviisautta. Saat käyttöösi uuden toimintamallin ja digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisun. Yhtenäistät ja automatisoit vaihtelevat markkinointi- ja viestintäkäytännöt kanssamme yhtenäiseksi kokonaisuudeksi.

Ota saman tien yhteyttä myyjiimme:

kun haluat kuulla, miten käynnistät projektin kanssamme.
Tekesin Innovaatiosetelin pelisäännöt ja hakuehdot löydät täältä.

Digiloikkia koulutuksessa

Markkinointi- ja oppimateriaalisi sähköistäminen lyhentää aineistojen tuotantoon ja hallinnointiin kuluvaa aikaa. Digitalisointi tehostaa jakelua ja säilyttää brändi-ilmeesi yhtenäisenä.

Oppimateriaalien digitalisointi on keskeinen keinosi, kun haluat tarjota opettajille ja opiskelijoille entistä parempia palveluita. Yhdessä ääripäässä ovat virtuaaliset oppimisympäristöt, jotka tarjoavat sähköisen oppimateriaalin lisäksi sähköisiä opetustiloja ja etäopiskelua.

gredi-blogi2_tabletti

Yksinkertaisempi ja arkipäiväisempi tarve on olemassa olevien oppimateriaalien digitalisointi ja jakelu. Silloin puhumme tekstitiedostoista, esityksistä ja pdf-muotoisesta materiaalista, kuten artikkeleista ja tutkimuksista.

Oppimateriaalin sähköisen jakelun laatukriteerit voi jakaa pedagogisiin, sisällöllisiin ja välineellisiin laatukriteereihin*. Hyvä digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmä vastaa välineellisiin vaatimuksiin, joita ovat esimerkiksi:

  • Käyttäjä ohjaa tekemistä, ei tekniikka
  • Sähköiset aineistot ovat nopeasti ladattavissa ja avattavissa
  • Materiaalien sijainti on helppo muistaa
  • Aineisto soveltuu muodoltaan erilaisiin tilanteisiin, kuten sähköiseen ja tulostettuun käyttöön
  • Sisältö on graafisesti selkeää
  • Esitystapa ottaa huomioon erilaiset oppimistyylit ja käyttäjät

Yksinkertaisimmillaan digiloikka alkaa siitä, että keräät nykyisen sähköisen aineiston yhteen paikkaan. Lisäksi tarvitset pelisäännöt aineiston tuottamiseen, ylläpitoon ja jakeluun. Nämä vaatimukset ratkaiset yksinkertaisimmin digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmällä.

Kun tehtäviisi kuuluu markkinointi- ja brändiaineiston hallinta, sähköinen aineistonhallinta helpottaa arkeasi esimerkiksi näin:

  • Hallitset oppilaitoksesi brändi-ilmettä johdonmukaisesti
  • Tarjoat ajantasaiset ja viimeistellyt materiaalit kaikkien käyttöön
  • Ylläpidät Word- ja PowerPoint-pohjia ja kuvapankkia
  • Säilytät ja jakelet digitalisoitua oppimateriaalia

Kun saat sujuvoitettua markkinointimateriaalisi tuotannon, voit loikata seuraavaksi esimerkiksi sosiaalisen median kanaviin tai sähköiseen oppimateriaaliin. Kun pohja-aineisto on kunnossa, laajennat toimintamalliasi ja kasvatat tuottavuuttasi vaihe kerrallaan.
Digiloikka alkaa pienin askelein. Kaikkea ei tarvitse sähköistää kerralla, mutta vastuista, pelisäännöistä ja työvälineistä kannattaa sopia heti alussa.

* Lähde: Kristiina Karjalainen: Laadukasta verkko-oppimateriaalia tuottamassa. Lappeenrannan teknillisen yliopiston oppimiskeskus.

Brändi haltuun Gredin brändiautomaatiolla

Nykyaikainen informaationhallinta, sisältömarkkinointi ja monikanavaympäristö asettavat yhtenäiselle brändinhallinnalle ison haasteen. Brändiaineistot ja –informaatio kulkevat monien käsien sekä eri prosessien läpi ja virheellisen viestin sekä tekemisen riski kasvaa eri vaiheissa. Brändinhallinta ei enää voi olla manuaalisten ja tuottamattomien monivaihteisien prosessien tai yksinkertaisten turvattomien teknologioiden varassa. Digiviisasti toimivan yrityksen brändijohto hyödyntää työssään vahvasti brändiautomaatiota ja siihen erikoistunutta osaamista.

Brändiautomaatio on tärkeä ydinosa Gredin palveluiden sydäntä. Älykerroksista muodostuva modulaarinen palvelu, joka automaatiota tehokkaasti hyödyntämällä tuo käyttöösi ne tehokkaat brändinhallinnan ratkaisut, joiden avulla hallitaan tänä päivänä jo yli 21.000.000 tiedostoa ja eri aineistoa sekä lisäksi niihin liitettyä sekä integroitua arvokasta lisäarvotietoa yli sadassa yrityksessä. Palvelumme avulla johdat ja hallitset brändiäsi (yritys sekä tuote) tehokkaasti sekä yksinkertaisesti ja pystyt tuottamaan paremman asiakaskokemuksen asiakkaillesi, jälleenmyyjillesi ja omalle väelle sekä itsellesi.

95620809_600px

Brändijohdon kannalta Gredin brändiautomaatio tuottaa selkeitä hyötyjä:

  • Brändistrategian mukainen informaatio ja ohjeistukset sekä manuaalit ovat yhdessä yhteiskäytöllisessä sekä turvallisessa paikassa ja jaettavissa sieltä aina oikean sisältöisinä.
  • Monikanavajulkaisemisen avulla brändisi arvo kasvaa ja näkyy sekä kuuluu kaikissa kanavissa ja aina oikeassa muodossa.
  • Automatisoidut vakio prosessit ja työnkulut varmistavat, että kaikki asianosaiset saavat brändiaineistot ja -informaation oikeassa formaatissa, oli kyseessä sitten luova, tuotannon tai informaation hyväksynnän prosessi.
  • Aikaa ja rahaa säästyy huomattavasti, kun prosessit voidaan hoitaa nopeasti ja tehokkaasti älykkään sekä valmiin ratkaisun avulla.
  • Integrointitapojen ja -työkalujen avulla brändin identiteetti toteutuu oikeana niin markkinoinnin automaation, kuin tuotannon ohjausjärjestelmien sisällä sekä toimii vaivattomasti yhteen eri verkkokauppa-alustojen kanssa.
  • Brändiautomaation ratkaisu kasvattaa myös tietoturvallisuutta. Se varmistaa ja automatisoi, ettei yrityksen arvokas digitaalinen brändiomaisuus joudu vääriin käsiin käytettäväksi. Aineistoja voidaan vesileimata ”turvamerkitä” ja suojata eri käyttäjiltä käyttäjienhallinnan ja oikeusasetusten avulla. Tähdätään aina siihen ettei arvokas informaatio juutu tai joudu epämääräisiin paikkoihin käyttökelpoisena versiona, ei yksittäisille tietokoneille tai ilmaisohjelmien servereiden syövereihin.

Jos haluat tehostaa oman arvokkaan brändisi hallintaa, tee se Gredin brändiautomaation avulla. Tilaa Gredin digitaalinen tilannekatsaus, sekä viimeisin digiviisaan päättäjän opas, ja näkemys siitä miten juuri sinun yrityksesi brändi voidaan hallita vieläkin tehokkaammin. Saat nämä kaikki veloituksetta. Katsauksen tuotoksena saat mm. selkeän ehdotuksen arkea helpottavista toimenpiteistä, joilla digitaalisen brändi-informaation hallinta mahdollistuu ja joilla markkinoinnin sekä viestinnän että tuotannonohjauksen toiminta tehostuvat. Digiviisaassa päättäjän oppaasta löytyy sinulle roppakaupalla hyödyllistä informaatiota digitalisaatiosta ja siitä miten voit digiviisastaa arkeasi.

Lue miten asiakkaamme hyödyntävät Gredin brändiautomaatiota asiakastarinoistamme.
Tilaa ilmainen digitaalinen tilannekatsaus nyt heti.
Lataa Digiviisaan päättäjän opas (digi- tai printtiversio) itsellesi tästä.

Miten kasvatat oppilaitoksesi arvoa ja kiinnostavuutta?

Viestintä oppilaille ja sidosryhmille on oppilaitoksen kärkitehtäviä. Mutta se on myös aikaa vaativa ja päivittäinen rutiini, jonka tehokkuus ja laatu vaihtelevat merkittävästi. Mitkä ovat tärkeimmät työvälineesi, kun haluat parantaa näkyvyyttäsi opiskelijaehdokkaiden ja yhteistyökumppaneiden silmissä?

gredi-blogi1_aivot

Digitaalisaatio on tavoite, joka puskee päättäväisesti tietään oppilaitosten työlistalle. Ministeriöt ja työryhmät kehottavat pikaisiin sähköistymisloikkiin, joilla saamme suomalaista koulutusosaamisesta entistäkin houkuttelevampaa kotimaisilla ja ulkomaisilla opintomarkkinoilla.

Mutta mitä oikeastaan tarkoitamme, kun puhumme digitalisaatiosta?

Osiin purettuna digitalisaatio tarkoittaa ainakin osaamista sekä oikeita työvälineitä ja toimintamalleja. Sosiaalisen median asiantuntija Marko Suomi jakaa organisaation digiosaamisen neljään tasoon näin:

  • Perustaso tarkoittaa henkilökohtaisten digitaalisen työkalujen peruskäyttöä, kuten dokumentin kirjoittamista.
  • Toinen taso käsittää verkkotyöskentelyn taidot, kuten tiedon löytäminen, verkkoviestintä sekä kuvien ja muiden aineistojen jakaminen.
  • Kolmannella tasolla sujuu jo ryhmätyö verkossa, mukaan lukien jaettujen tietojen muokkauksen.
  • Neljännellä digitaalisen osaamisen tasolla työtä ohjaavat yhteiset verkkotyöskentelyn toimintatavat, joita myös noudatetaan.

Ei kuulosta järin monimutkaiselta. Ainakaan jos käytössä on oikeat työvälineet, joiden avulla aineistot ja toimintamallit pysyvät tiukasti hallinnassa. Ja jotka tukevat viestintää ja julkaisua verkossa.

Kun joku vielä huolehtii osaamisen riittävyydestä, pärjää organisaatiosi digivertailussa jo kiitettävästi.

Millä tasolla oma organisaatiosi on nyt? Tiedätkö, mikä on nopein ja kustannustehokkain tapa digitalisoida viestintääsi ja oppimateriaaleihisi liittyvät tehtävät?

Digitaalisen osaamisen hyödyt on helppo mitata. Organisaatiosi tuottavuus kasvaa kertaheitolla. Tuottamasi viestistä on vetovoimaista ja kertoo selkeästi oppilaitoksesi vahvuuksista ja osaamisesta. Se ei ole vähäinen ansio, sillä kiristyvä kilpailu pakottaa oppilaitoksetkin kilpailemaan opiskelijoista.

”Helsingin yliopisto pyrkii kaksinkertaistamaan kansainvälisten opiskelijoidensa määrän vuoteen 2020 mennessä.”
Taloussanomat 5.9.2016

Ei ole täysin yhdentekevää, miten kehität sähköistä brändiäsi ja viestintätaitojasi. Kun nostat koko organisaatiosi digitalisaation rappusissa reippaasti ylöspäin, pidät oppilaitoksesi toiminnan tehokkaana ja pysyt mukana kilpailussa.

Aloita digitalisoitumisesi nyt. Tee pikaisesti oma digitaalinen tilannekatsauksesi, jonka avulla asetat tavoitteet oppilaitoksesi sähköisten taitojen, työvälineiden ja toimintamallien kehittämiseen.

Lue lisää aiheesta ja tutustu digiviisaan päättäjän oppaaseen täällä.

*Lähde: Marko Suomi: Kenen vastuulla digitaitojen oppiminen on? Puheenvuoro Vaikuta & vaikutu -seminaarissa 29.9.2015.

Digitaalisen älyn viisi askelmaa

Yrityksen digitaalisen aineistonhallinnan kokonaisuus sekä tapa toimia vaikuttavat merkittävästi markkinoinnin tehokkuuteen. Matkalla kohti digiviisasta toimintamallia, joka ottaa parhaan tehon irti digitaalisuudesta, on viisi askelmaa. Lue seuraavasta, niin havaitset, onko omalla kehityspolullasi vielä tehostamisaskelmia jäljellä. Jos on, niin autamme mielellämme.

Digitaalisen älyn viisi askelmaa ohjaavat yritystäsi kohti tavoitetta eli jatkuvasti kehittyvää toimintamallia:

TASO 1: Ei toimintamallia
Jokainen projekti ja kampanja käynnistetään puhtaalta pöydältä. Graafinen ohje ohjaa toimintaa ja tuotosten yhdenmukaisuus yritysilmeen kanssa tarkistetaan tapauskohtaisesti. Viestintä perustuu sähköpostiin, ad hoc -projektiorganisaatioihin ja tapauskohtaisiin tavoitteisiin. Aineistot tallennetaan verkkolevylle samoin kuin kaikki työversiot.

TASO 2: Pelisäännöt
Projekteilla on ennakoitava aikataulu, jossa on selkeät seurantapisteet. Sisällöntuottajat tuntevat tavoitteet ja työhönsä kohdistuvat vaatimukset. Markkinoinnin, tuotehallinnan ja viestinnän aineistot versioidaan manuaalisesti ja tapauskohtaisesti.

TASO 3: Vakioitu aineistonhallinta
Käytössä on digitaalinen aineistonhallinnan ratkaisu (Digital Asset Management, DAM), joka tukee työskentelyä. Sitä käytetään versionhallintaan ja aineiston jakeluun. Kampanjoiden ja viestinnän perustehtäviä on joltakin osin automatisoitu. Tuotekuvauksille on selkeät ohjeet, joiden mukaan tuotteet on ainakin pääsääntöisesti kuvattu.

TASO 4: Vakioidut toimintamallit
Digitaalisen aineistonhallinnan (Digital Asset Management, DAM), ohella myös toiminnalle on olemassa valmis formaatti. Se tarkoittaa, että sisällöntuotannon hyväksyntäpisteet, tavoitteet ja tekniset vaatimukset on selkeästi asetettu ja viestitty. Brändiaineistoja hallitaan keskitetysti ja suurin osa aineistosta voidaan tuottaa ja hallita automaattisesti. Myös julkaisu esimerkiksi sosiaalisen median kanaviin on automatisoitua ja tapahtuu suoraan digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmästä.

TASO 5: Jatkuvasti kehittyvä
Jokainen projekti ja kampanja parantavat toimintamallia. Jokaisella osallistujalla on mahdollisuus puuttua epäkohtiin ja huonosti toimiviin prosessin osiin. Jokaisen projektin tuloksia verrataan aikaisempiin suorituksiin. Tuottavuutta mitataan, ja se paranee todistettavasti.

digialy

Gredi on digitaalisen markkinoinnin ja digitaalisen aineistonhallinnan asiantuntija, joka tarjoaa apua näille kaikille tasoille. Gredin digitaalisen informaation hallinnan ratkaisut soveltuvat eri tasoilla olevien yritysten tarpeisiin, oli kyseessä materiaali-/aineisto-/kuvapankki, tuotetiedon hallinta (PIM), verkkokaupparatkaisu, monikanavajulkaisu, web-to-print, web-to-web tai älykäs arkistointi.

Lue lisää aiheesta ja tutustu digiviisaan päättäjän ja digitaalisen aineistonhallinnan oppaisiin täällä.

Digiviisas aineiston- ja tuotetiedonhallinta - sähköinen julkaisuympäristö

Tuotetieto, metatieto ja muu lisäarvotieto on nykyisellään suurelta osin sähköisessä muodossa. Pelkkä sähköinen tallennus ei kuitenkaan vastaa kaikkiin käytön ja julkaisun vaatimuksiin. Digitaalista aineistoa tarvitaan julkaisukanavasta riippuen eri formaateissa. Esimerkiksi YouTube, Facebook, Vimeo ja Instagram suosivat kaikki hieman erilaisia videoformaatteja ja asettavat erilaisia rajoituksia esimerkiksi kestolle ja resoluutiolle. Tuotepäällikön työtä helpottaa olennaisesti, jos sähköiset työvälineet tukevat automaattisia konversioita, työnkulkuja ja materiaalin ajastettua julkistusta sosiaalisen median kanaviin.

Hyvin suunniteltu ja täytetty tuote- ja metatieto nostaa kuviesi, videoidesi ja dokumenttiesi käyttöarvoa. Oikein personoidun ja hyvälaatuisen tuotekuvauksen tuoma lisäys verkkokaupan myyntiin voi olla kymmeniä prosentteja. Julkaisuaikoja ja -lupia seuraava järjestelmä on tuotepäällikölle korvaamaton työkalu. Materiaalia ei pääse julki ennenaikaisesti, eikä sitä käytetä vahingossa ilman lupaa.

Sähköinen julkaisuympäristö

Miten teet sähköisestä julkaisuympäristöstäsi digiviisaan?

1. Sähköinen pääomasi on huolella sähköistetyssä muodossa. Se tarkoittaa, että esimerkiksi kuvamateriaaliin on syötetty riittävät tarkat metatiedot ja että aineisto niin korkealaatuista, että se täyttää vaativienkin viestinten vaatimukset.

2. Toimintamallisi on ajan tasalla. Tarvitset selkeän prosessin, joka kattaa digitaalisen aineiston tuotannon tilauksesta hyväksyntään ja järjestelmääsi tallennukseen. Prosessi kattaa myös julkaisun ja tarjoaa selkeän näkymän kampanjassa tarvitsemaasi perussisäältöön ilman, että joudut listaamaan jokaista yksityiskohtaa joka kerta uudestaan. Järjestelmän selkärankana toimivat jatkuvasti kehittyvät mallipohjat, joiden avulla automatisoit ja nopeutat aineiston julkaisu- ja tilausprosessia.

3. Asiantuntijoillasi on tarvittava osaaminen. Markkinointisi ja tuotehallintasi asiantuntijat osaavat käyttää työvälineitä tehokkaasti hyväkseen ja jalostavat toimintamalleja edelleen. Kokemukset karttuvat ja hyödyttävät kaikkia, kun jokaisessa markkinointikampanjassa syntyneet opit muokataan osaksi toimintamallia.

Lue lisää aiheesta ja tutustu digiviisaan päättäjän oppaaseen täällä.

Turvaa digitaalinen omaisuutesi – suosi kotimaisuutta!

Katoaako kallisarvoista digitaalista omaisuutta päivittäin? Millä varmistat ettei näin käy? Kun yrityksen digitaalinen informaatio (digitaalinen omaisuus) on levällään yrityksen omilla ja erilaisten partnereiden palvelimilla, kovalevyillä, muistitikuilla tai sähköpostien uumenissa ilman selkeää datan hallintaa ja indeksointia, ne voivat kadota tai pahimmassa tapauksissa jopa joutua vääriin käsiin. Tietomurron riski on monesti suurimmillaan, kun yrityksen omassa verkossa säilytettyyn informaatioon annetaan pääsy ulkopuoliselle taholle tai kun verkkoon ladataan käytettäväksi varmistamatonta informaatiota, saati jos yhteisiä toimintatapoja ei ole sovittu kunnolla.

Luotettava ja turvallinen kotimainen vaihtoehto ratkaisee asian

Toimiva tämän päivän kustannustehokas ratkaisu on keskittää kaikki jaettava ja arkistoitava materiaali (digitaalinen omaisuus) yhteen yhteiskäytölliseen, tietoturvalliseen ja yrityksen omasta verkosta erillään olevaan kotimaiseen pilvipalveluun. Kaikki tarpeellinen informaatio on tällöin aina saatavilla ja käyttövalmiina internetyhteyden päässä ja se kulkee turvallisesti mukana kaikkialle. Säilyttämällä digitaalinen omaisuus kotimaisten konesalien vakailla ja turvatuilla palvelimilla, älykkäiden ohjelmistojen avulla sekä mietittyjen ja sovittujen toimintamallien mukaisesti, voidaan tietoturvariskejä minimoida merkittävästi.

Gredi Oy luottaa toimivaan tietoturvayhteistyöhön sekä laajaan osaamiseen samaan Sontek-konserniin kuuluvan DataCenter Finland Oy:n kanssa. Kaikki Gredin oma sekä valtaosa Gredin palveluita käyttävien asiakkaiden digitaalinen aineisto on tallennettu turvallisesti DataCenterin omiin, Espoon ja Helsingin huipputeknologiaa hyödyntäviin korkean käytettävyyden konesaleihin.

DataCenter Finland, valokuvaaja Marjo Koivumäki Studio Apris oy

Tehokkaan ja turvallisen infrastruktuurin sekä laajan osaamisen lisäksi DataCenter Finlandin konesalit ovat myös se oikea ekologinen ja energiatehokas vaihtoehto. Esimerkiksi konesalien tehokas sekä älykäs vapaajäähdytysjärjestelmä hyödyntää luonnollisia jäähdytysmenetelmiä keskimäärin yhdeksän kuukautta vuodessa.

Toimi digiviisaasti – hyödynnä kotimaista osaamista

Hyödyntämällä Gredin ammattilaisten tietotaitoa ja digitaalisia aineistonhallintapalveluita sekä DataCenterin konesaliosaamista varmistat tietojesi ja yrityksesi turvallisen tulevaisuuden sekä digitaalisen omaisuuden arvon nousun. Toimi digiviisaasti, hyödynnä digitalisaation tuomia selkeitä etuja nyt ja siirrä yrityksesi digitaalinen omaisuus aina saatavilla olevaan, varmaan ja turvalliseen kotimaiseen palvelukokonaisuuteen. Tämä kattaa niin älykkäät ohjelmistot, kuin koko tarvittavan tietoturvallisen infran.

Menestytään yhdessä turvallisen kotimaisen työn ja laajan osaamisen avulla!

Digiviisaan markkinoinnin 3 edellytystä

Markkinoinnin maailma on muuttunut

Paraskaan osaaja ei pysty tosiaikaisesti seuraamaan viestintää kaikissa kanavissa. Sen sijaan hän tarvitsee kokonaiskuvan, joka kertoo meneillään olevista kampanjoista ja tulevien operaatioiden vaatimuksista. Hyvien työvälineiden avulla yrityksesi sisältöosaaja johtaa sisällöntuottajien, muiden kumppaneidesi sekä markkinointi- ja viestintäkanavien toimintaa kuin kapteeni komentosillalla.

Digiviisaan_markkinoinnin_edellytykset

Digitaalisen viisauden kolme perusedellytystä

1. Toimintamalli
Digitaalisen omaisuuden kustannustehokas käyttö ja arvon kasvatus (digital asset management, DAM) edellyttävät, että mittaat ja hyödynnät investointeja brändi-ilmeeseen, tuotemarkkinoinnin materiaaliin, tuotetiedon hallintaan (PIM), viestintään sekä älykkäisiin työnkulkuihin. Monikanavaisuus edellyttää aineiston jatkuvaa versiointia ja markkinoinnin toimintaketjun ohjaamista. Aineistoilla ja lisäarvotiedoilla (metatiedoilla) on julkaisu- ja vanhenemispäiviä, joiden hallintaan tarvitset napakan toimintamallin.

2. Työvälineet
Tarvitset sähköiset, modulaariset ja räätälöitävissä olevat työkalut, jolla otat digitaalisen omaisuutesi tiukasti hallintaan. Oikeilla välineillä hallitset brändi-ilmettäsi, tuotetietojasi ja julkaisukanavien vaatimuksia. Ohjaat työryhmäsi toimintaa siitä riippumatta, kuuluuko toimitusketjuun oman yrityksesi liiketoimintayksiköitä tai tytäryhtiöitä tai ulkopuolisia palveluntarjoajia. Oikea työväline on esimerkiksi yksi ainoa materiaalipankki, jonka avulla sisällön hallinta tehokkaasti on mahdollista.

3. Osaaminen
Eri kanavien tekniset vaatimukset edellyttävät, että pystyt hallitsemaan ja viestimään tarpeet digitaalisen informaation (materiaalien ja lisäarvo-, eli metatiedon) tuottajille. Et ehkä voi hankkia omaan organisaatioosi kaikkien alojen erikoisosaajia, vaan tarvitset hyväksi havaittuja ja standardoituja toimintamalleja, joiden vaatimuksia viestit ja seuraat helposti.

Tutustu digiviisaan päättäjän oppaaseen täällä.

Näiden perusedellytysten lisäksi saat hyviä käytännön vinkkejä kaikkiin niihin mahdollisuuksiin, joilla saat puristettua digitaalisuudesta kaiken hyödyn markkinointisi ja yrityksesi hyväksi. Digiviisaasti.

Mitä on digiviisaus?

Työ automatisoituu ja tieto digitalisoituu. Syntyy paljon täysin sähköisiä tuotteita ja palveluita. Ne lisäävät älyä prosesseihin, projekteihin, fyysisiin tuotteisiin ja elinympäristöömme. Digitalisaatioksi nimetty ilmiö muokkaa työskentelyä toimialasta riippumatta. Tiedolla johtaminen luo uusia toimintatapoja ja mahdollisuuksia. Robotit korvaavat niin tehdas- kuin toimistotyöläisiä. Useimmat ammatit vaativat yhä enemmän syvällistä tietotekniikan osaamista.

Parhaimmillaan älykkäät tietojärjestelmät ja Lean-ajattelun kaltaiset tuotantomallit nostavat tuottavuutta sekä vähentävät asiantuntijatyön kannattamattomia rutiineja. Digitalisaatio tarjoaa päättäjälle ja tietotyöläiselle lukuisia uusia mahdollisuuksia. Ryhmätyö tehostuu. Markkinointi ja viestintä on entistä nopeampaa, personoidumpaa ja monikanavaista. Perinteinen printtimainonta ja -viestintä tekee tilaa sähköisille välineille. Brändit elävät vahvasti myös sosiaalisessa mediassa. Tyrkyttävä mainostaminen vaihtuu digiviisaaksi sisältömarkkinoinniksi. Ylilyövät markkinointipuheet korvataan faktapohjaisella tutkimustiedolla.

Asiakkaat osallistuvat keskusteluun, eikä viestintä ole vain myyjän taholta tapahtuvaa puskemista. Ostajat ja kumppanit voivat olla mukana keskustelussa, jonka tarkoituksena on vahvistaa asiakasuskollisuutta ja -tyytyväisyyttä sekä tarjota eväät asiakaslähtöiseen tuotekehitykseen. Kollektiivinen älykkyys on yhteisöllisen viestinnän tuloksena muodostuva yhteinen tietämys; yhteisöön kuuluvat yksilöt tuovat omat näkemyksensä ja mielipiteensä keskusteluun, ja avoimen viestinnän tuloksena syntyy yhteinen näkemys.

Digiviisaus tarkoittaa osaamista, toimintamalleja, digi-informaatiota ja työkaluja, joiden avulla yrityksesi kasvattaa sähköisen omaisuutesi arvoa. Digiviisas yritys viestii nopeasti, personoidusti, kohdennetusti ja brändihallitusti. Se osaa kertoa brändiään vahvistavia tarinoita, joita sen asiakkaat haluavat kuulla. Taitava yritys automatisoi ja hallitsee brändiinsä ja tuotteisiinsa liittyvää̈ tietoa ajantasaisesti ja virheettä.

Käytännössä digiviisas yritys panostaa digitaaliseen aineistonhallintaan (Digital Asset Management, DAM) ja hyödyntää aineistopankkia tai materiaalipankkia ja pitää huolta, että tuotetieto, metatieto tai muu lisäarvotieto kulkee aina kuva-aineistojen mukana. Tärkeät ominaisuudet kuten dynaamiset aineistopohjat, monikanavajulkaisu, web-to-print tai web-to-web tuovat markkinointiin ja viestintään tehoa.

Esimerkki käytännön digiälystä

Tyypillinen tiedostojen tallennuksen pilvipalvelu ei versioi aineistoa automaattisesti. Jos tallennat Dropboxiin kuvan appelsiinista, on käytössäsi yksi kuva appelsiinista. Gredin aineistonhallinnan järjestelmä muokkaa tallentamastasi kuvasta sopivat versiot sosiaaliseen mediaan (Facebook, LinkedIn, Twitter), PowerPointiin, esitteisiin tai lehti-ilmoituksiin. Muokkaat kuvasta näppärästi myös erimuotoisia versioita, kuten vaikka bannereita verkkosivuillesi. Ja toisin kuin pelkässä tiedostonhallinnassa, aineiston julkaisu oikeassa muodossa oikeaan kanavaan onnistuu yhdellä napin painalluksella.

Lue lisää aiheesta ja tutustu digiviisaan päättäjän oppaaseen täällä.

7 tärppiä tehokkaaseen brändinhallintaan

brandinhallintaa1

1. Miten varmistan, että brändini näkyy mediassa oikein?
Keskität kaikki kuvat, logot ja muun brändiaineiston keskitettyyn digitaaliseen aineistonhallintapalveluun ja tarjoat median edustajille helpon tavan ladata aineiston verkkosivultasi. Voit unohtaa sähköpostien lähettelyn ja tunnusten kanssa sähläämisen.

2. Miten varmistan, että jälleenmyyjäni käyttävät brändini mukaisia myyntimateriaaleja?
Keskität kaiken markkinointi- ja myyntiaineiston keskitettyyn digitaalisen aineistonhallintaan. Kun tuotat ja päivität kaikki aineistot sinne, tiedät että oikeat aineistot ovat myös jälleenmyyjäverkostosi käytössä.

3. Miten hallitsen brändini globaalisti?
Käyttämällä keskitettyä digitaalista aineistonhallintaa kaikki brändiisi liittyvä aineisto on käytössä samalla tavalla jokaisessa maailmankolkassa. Säädät vain käyttöoikeudet kohdalleen, kuka saa käyttää ja muokata ja mitä.

4. Miten nopeutan brändimateriaalin tuotantoa?
Kun aineistonhallintapalveluun sisältyy dynaamiset pohjat, kuka tahansa voi muokata ja personoida kerran luotua aineistoa ilman taitto-ohjelmia. Jos käytössäsi on monikanavajulkaisu, saat samasta pohja-aineistosta automaattisesti oikeanlaiset versiot printtiin, nettiin, mobiiliin, someen ja uutiskirjeisiin.

5. Mitä järjestelmiä tarvitsen brändiaineiston hallintaan?
Yhden ja ainoan digitaalisen aineistonhallintapalvelun, josta voit käyttää niitä toimintoja, joita oikeasti tarvitset. Tällaisen palvelun modulaarinen rakenne takaa sen, että voit sujuvasti ottaa käyttöön uusia toimintoja tarpeesi mukaan. Miksi käyttäisit erillistä järjestelmää esimerkiksi sähköpostimarkkinointiin?

6. Miten varmistan, etteivät ihmiset sooloile?
Siihen auttaa selkeät brändiohjeistukset, jotka ovat aina materiaalipankissa kaikkien saatavilla. Palvelun käyttäjä törmää aina ensin ohjeeseen ennen kuin pääse haluamaansa aineistoon. Käyttäjä näkee aina ajan tasalla olevat säännöt esimerkiksi brändisi visuaalisten elementtien käytöstä.

7. Miten nostan brändini tuottavuutta?
Ks. kuusi edellistä vastausta. Säästät aikaa ja säästät rahaa, kun säätäminen ja päällekkäinen työ vähenee. Samalla brändisi näyttäytyy yhdenmukaisena ja oikeanlaisena kaikkialla ja kaikissa kanavissa, juuri haluamallasi tavalla.

Digitaalisen aineistonhallinnan hyödyt: Top 5

Digitaalinen aineistonhallinta voi parhaimmillaan tuottaa yritykselle useita kullanarvoisia etuja. Esittelemme alla niistä viisi yleisintä.

Brändi-ilmeen yhtenäisyys

Menestystä ja pitkää ikää tavoittelevien yritysten tärkeyslistalla brändin arvo on erittäin korkealla. Kovalla työllä saavutetusta brändistä tahdotaan pitää huolta ja varmistaa sen yhtenäisyys kaikkialla. Mitä laajemmalle yritys leviää ja mitä useamman ihmisen tai prosessin läpi materiaalit kulkevat, sitä suuremmaksi kasvaa myös virheellisen brändi-ilmeen riski. Gredin materiaalipankki antaa yritykselle mahdollisuuden hallita kaikkea digitaalista aineistoaan yhdestä paikasta ja vähentää näin edellä mainittua riskiä. Kun Gredin ratkaisua käytetään etukäteen hyväksytyn materiaalin arkistointiin ja jakamiseen, ei työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden käyttöön päädy epävirallista tai vanhentunutta aineistoa.

”Meillä on nyt varmuus siitä, että brändi näyttäytyy kaikkialla suunnitellun mukaisena.”
–Timo Leppä, viestintäjohtaja, Kemira

Brändi-ilmeen yhtenäisyydessä auttavat erityisesti dynaamiset pohjat. Niillä voidaan varmistaa, että kaikessa ulos lähtevässä materiaalissa on oikeat logoversiot, värit, fontit sekä muut muotoilut ja elementit. Parasta dynaamisissa pohjissa on se, että lyhyen ohjeistuksen jälkeen kuka tahansa yrityksen työntekijä voi tuottaa niiden avulla brändihallittua materiaalia. Kun jokaista mainosta tai esitettä ei tarvitse teettää mainostoimistoilla, saadaan kampanjat nopeammin tuotantoon ja rahaakin säästyy.

Tiedostojen jako

Kun kaikki aineisto on siirretty Gredin varmistetuille palvelimille, ei niitä tarvitse liikutella sieltä enää minnekään. Materiaalipankin kautta voi jakaa hallitusti tiedostoja yhteistyökumppaneille, ilman pelkoa että ne katoaisivat sähköpostiin tai muualle bittiavaruuteen tai joutuisivat vääriin käsiin. Isojenkin tiedostomäärien lähettäminen onnistuu sujuvasti aineistokorien avulla, joiden aukioloaikaa voi halutessaan säätää.

”Digitaalisen materiaalin jakaminen on nyt mahdollista eri käyttäjäryhmille ilman riskiä siitä, että informaatio menisi väärille tahoille.”
– Janne Kallio, Head of Digital Marketing, Suunto Oy

Suuret tiedostot, kuten printtikelpoiset kuvat tai videotiedostot, eivät aina edes mahdu sähköpostin liitetiedostoiksi. Erilaisia pilvipalveluita siirtämiseen toki on, mutta niiden turvallisuus ei aina ole taattu. Materiaalipankkiin voi ladata isommatkin videot, ja myös niiden jako yhteistyökumppaneille sujuu rivakasti ja hallitusti. Asiakkaan toivomat tiedostot saa toimitettua aiempaa nopeammin, kun niiden etsintään ei tuhraudu ylimääräistä aikaa.

Visuaalinen kommentointi

Markkinointimateriaaleja suunniteltaessa voi syntyä lukuisia eri luonnosversioita, jotka saattavat sekoittua tai hukkua sähköpostin perukoille. Gredin visuaalinen kommunikointi -ominaisuuden avulla yhteydenpito mainostoimistojen ja muiden suunnittelutahojen kanssa helpottuu. Uusin versio on aina saatavilla ja selkeästi merkitty, ja parannusehdotukset voi piirtää ja kirjoittaa suoraan version päälle. Näin suunnittelijat tietävät heti, mitä muuttaa seuraavaan versioon.

Kommentoinnin hallinnan helpottamiseksi voi kullekin luonnokselle määritellä useamman kommentointikierroksen. Jokaiselle kierrokselle voi lisäksi antaa aikarajan, jonka puitteissa ehdotukset on annettava. Materiaalipankki näyttää myös, ketkä ovat jo kommentoineet, joten puuttuvia kommentoijia voi ystävällisesti muistutella aikarajan umpeutumisen lähestyessä.

Aineiston haku ja uusiokäyttö

Monissa yrityksissä tehdään paljon ylimääräistä työtä, kun vanhoja aineistoja ei uusiokäytetä. Monia tiedostoja, kuten kuvia, mainoksia tai messumateriaaleja voisi helposti muokata uusiin tarpeisiin. Yleensä syynä uusiokäytön vähyyteen on se, että käytön jälkeen raaka-aineisto katoaa kovalevyjen uumeniin. Kun kaikki aineisto on keskitetty materiaalipankkiin, tarvittavien tiedostojen löytäminen sujuu joka kerta kivuttomasti. Aikaa ja rahaa säästyy, kun jokaista kampanjaa tai mainosta ei tarvitse rakentaa kokonaan tyhjästä.

”Brand Toolissa on kaikki visuaaliset elementit mitä tarvitsemme, eikä kenenkään tarvitse kuluttaa aikaa erilaisten tiedostojen metsästämiseen.”
–Jenni Salmela, Concept Designer, Oy Gustav Paulig Ab

Markkinointi- ja IT-alan tutkimusyritys IDC:n tutkimuksen mukaan tietotyöläiseltä kuluu keskimäärin9 tuntia viikossa tiedon ja tiedostojen etsintään. Materiaalipankki nopeuttaa päivittäistä aineiston etsintää, kun kaikella aineistolla on selkeästi määrätty, yksi ainoa säilytyspaikka. Joissain sisällönhallintatyökaluissa tiedostot esitetään pelkkänä nimilistana, mutta Gredin mahdollisuus käyttää esikatselukuvia helpottaa etsintää entisestään.

Prosessien tehostuminen

Järjestelmällinen ja hyvin suunniteltu digitaalisen materiaalin hallinta vähentää tarvetta tehdä turhaa työtä, parhaimmillaan jopa kolmannes työajasta säästyy. Aineiston etsintä sujuu jouhevammin, kun kaikki löytyy yhdestä paikasta. Päällekkäisen työn määrä vähenee, kun samaa raaka-aineistoa voi käyttää useaan eri käyttötarkoitukseen eikä joka kerta tarvitse tuottaa kaikkea materiaalia alusta saakka. Mainoskampanjat saa hallitummin ja rivakammin liikkeelle ja langat pysyvät paremmin käsissä.

”BrandTori on meidän markkinointimme perusta. Se on varasto sekä kommentointi- ja jakeluväline.”
–Jyrki Hutri, markkinointipäällikkö, Lumon Oy

Suurin osa markkinoinnin tarpeista voidaan hoitaa materiaalipankin sisältä. Sähköpostiuutiskirjeet on helppo koota ja lähettää ja niiden tavoittavuutta voidaan seurata suoraan ohjelmasta. Muita päivittäistä toimintaa tehostavia Gredin ratkaisun ominaisuuksia ovat muun muassa web-to-print sekä web-tilauspalvelu. Web-to-printin avulla kaikki printtimateriaali voidaan lähettää suoraan painotaloon, ja web-tilauspalvelun kautta puolestaan kaikki muu materiaali (messuständit, pr-tavara, vaatetus jne.) voidaan tilata suoraan toimittajalta.

Monikanavajulkaiseminen oikoo monta mutkaa

Gredin digitaalisella aineistonhallinnalla julkaiset aineistosi automaattisesti yhdenmukaisena ja oikeanlaisena kaikissa kanavissa. Monikanavajulkaiseminen koostuu kolmesta elementistä:

  1. Input eli aineiston tallennus: kuva & IPTC-metatietot
  2. Aineiston personointi: dynaamiset aineistopohjat
  3. Kanavaan toimitus: työnkulut eri kanavissa

Ensimmäisessä vaiheessa kuva tallennetaan materiaalipankkiin ja samalla syötetään kuvaan liittyvät metatiedot. Muiden yksilöintitietojen lisäksi tällaisia voivat olla esimerkiksi hinta, tuotenimi, tuotekoodi ja kuvaus.

monikanavagraafi

Prosessin sydän on dynaamiset pohjat. Dynaamisilla aineistopohjilla varmistat, että aineistosi pysyvät yhtenäisinä työntekijästä, mediasta, maasta ja kielialueesta riippumatta. Kun olet kerran luonut älykkäät aineistopohjat eri käyttötarkoituksiin, ne ovat valmiina jokaista käyttötapausta varten.

Dynaamisissa aineistopohjissa on valmiina aina oikeat logoversiot, värit, fontit, muotoilut ja muut brändielementit, jotta kaikki mediaan ja eri käyttökohteisiin valmis aineisto olisi aina yhtenäistä. Jokainen käyttäjä voi personoida aineistopohjista oikeat brändihallitut versiot omiin tarpeisiinsa, ilman kuvankäsittely- ja taitto-ohjelmien osaamista tai ammattilaisten apua.

Viimeisessä vaiheessa lähetät valmiit aineistot suoraan haluttuun käyttötarkoitukseen. Lopputuloksena yhdestä ja samasta kuvasta on syntynyt oikeanlaiset versiot niin nettiin, painomateriaaleihin, mobiiliin, sosiaaliseen mediaan kuin myös uutiskirjekäyttöön. Printtikanavassa voit Gredin aineistonhallinnalla hoitaa myös painotarjouskilpailutuksen.

Haluatko kuulla tarkemmin, miten monikanavajulkaiseminen tehostaa markkinointiasi?

Ota rohkeasti yhteyttä myyntiimme.

 
AAA Suomen Vahvimmat Lowest credit risk Menestyjäyritys Suomalaista palvelua Koodia Suomesta Luotettava kumppani