Digitaalisen aineistonhallinnan hyödyt: Top 5

Digitaalisen aineistonhallinnan hyödyt. Digitaalinen aineistonhallinta voi parhaimmillaan tuottaa yritykselle useita kullanarvoisia etuja. Esittelemme alla niistä viisi yleisintä.

Brändi-ilmeen yhtenäisyys

Menestystä ja pitkää ikää tavoittelevien yritysten tärkeyslistalla brändin arvo on erittäin korkealla. Kovalla työllä saavutetusta brändistä tahdotaan pitää huolta ja varmistaa sen yhtenäisyys kaikkialla. Mitä laajemmalle yritys leviää ja mitä useamman ihmisen tai prosessin läpi materiaalit kulkevat, sitä suuremmaksi kasvaa myös virheellisen brändi-ilmeen riski. Gredin materiaalipankki antaa yritykselle mahdollisuuden hallita kaikkea digitaalista aineistoaan yhdestä paikasta ja vähentää näin edellä mainittua riskiä. Kun Gredin ratkaisua käytetään etukäteen hyväksytyn materiaalin arkistointiin ja jakamiseen, ei työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden käyttöön päädy epävirallista tai vanhentunutta aineistoa.

”Meillä on nyt varmuus siitä, että brändi näyttäytyy kaikkialla suunnitellun mukaisena.”
–Timo Leppä, viestintäjohtaja, Kemira

Brändi-ilmeen yhtenäisyydessä auttavat erityisesti dynaamiset pohjat. Niillä voidaan varmistaa, että kaikessa ulos lähtevässä materiaalissa on oikeat logoversiot, värit, fontit sekä muut muotoilut ja elementit. Parasta dynaamisissa pohjissa on se, että lyhyen ohjeistuksen jälkeen kuka tahansa yrityksen työntekijä voi tuottaa niiden avulla brändihallittua materiaalia. Kun jokaista mainosta tai esitettä ei tarvitse teettää mainostoimistoilla, saadaan kampanjat nopeammin tuotantoon ja rahaakin säästyy.

Tiedostojen jako

Kun kaikki aineisto on siirretty Gredin varmistetuille palvelimille, ei niitä tarvitse liikutella sieltä enää minnekään. Materiaalipankin kautta voi jakaa hallitusti tiedostoja yhteistyökumppaneille, ilman pelkoa että ne katoaisivat sähköpostiin tai muualle bittiavaruuteen tai joutuisivat vääriin käsiin. Isojenkin tiedostomäärien lähettäminen onnistuu sujuvasti aineistokorien avulla, joiden aukioloaikaa voi halutessaan säätää.

”Digitaalisen materiaalin jakaminen on nyt mahdollista eri käyttäjäryhmille ilman riskiä siitä, että informaatio menisi väärille tahoille.”
– Janne Kallio, Head of Digital Marketing, Suunto Oy

Suuret tiedostot, kuten printtikelpoiset kuvat tai videotiedostot, eivät aina edes mahdu sähköpostin liitetiedostoiksi. Erilaisia pilvipalveluita siirtämiseen toki on, mutta niiden turvallisuus ei aina ole taattu. Materiaalipankkiin voi ladata isommatkin videot, ja myös niiden jako yhteistyökumppaneille sujuu rivakasti ja hallitusti. Asiakkaan toivomat tiedostot saa toimitettua aiempaa nopeammin, kun niiden etsintään ei tuhraudu ylimääräistä aikaa.

Visuaalinen kommentointi

Markkinointimateriaaleja suunniteltaessa voi syntyä lukuisia eri luonnosversioita, jotka saattavat sekoittua tai hukkua sähköpostin perukoille. Gredin visuaalinen kommunikointi -ominaisuuden avulla yhteydenpito mainostoimistojen ja muiden suunnittelutahojen kanssa helpottuu. Uusin versio on aina saatavilla ja selkeästi merkitty, ja parannusehdotukset voi piirtää ja kirjoittaa suoraan version päälle. Näin suunnittelijat tietävät heti, mitä muuttaa seuraavaan versioon.

Kommentoinnin hallinnan helpottamiseksi voi kullekin luonnokselle määritellä useamman kommentointikierroksen. Jokaiselle kierrokselle voi lisäksi antaa aikarajan, jonka puitteissa ehdotukset on annettava. Materiaalipankki näyttää myös, ketkä ovat jo kommentoineet, joten puuttuvia kommentoijia voi ystävällisesti muistutella aikarajan umpeutumisen lähestyessä.

Aineiston haku ja uusiokäyttö

Monissa yrityksissä tehdään paljon ylimääräistä työtä, kun vanhoja aineistoja ei uusiokäytetä. Monia tiedostoja, kuten kuvia, mainoksia tai messumateriaaleja voisi helposti muokata uusiin tarpeisiin. Yleensä syynä uusiokäytön vähyyteen on se, että käytön jälkeen raaka-aineisto katoaa kovalevyjen uumeniin. Kun kaikki aineisto on keskitetty materiaalipankkiin, tarvittavien tiedostojen löytäminen sujuu joka kerta kivuttomasti. Aikaa ja rahaa säästyy, kun jokaista kampanjaa tai mainosta ei tarvitse rakentaa kokonaan tyhjästä.

”Brand Toolissa on kaikki visuaaliset elementit mitä tarvitsemme, eikä kenenkään tarvitse kuluttaa aikaa erilaisten tiedostojen metsästämiseen.”
–Jenni Salmela, Concept Designer, Oy Gustav Paulig Ab

Markkinointi- ja IT-alan tutkimusyritys IDC:n tutkimuksen mukaan tietotyöläiseltä kuluu keskimäärin9 tuntia viikossa tiedon ja tiedostojen etsintään. Materiaalipankki nopeuttaa päivittäistä aineiston etsintää, kun kaikella aineistolla on selkeästi määrätty, yksi ainoa säilytyspaikka. Joissain sisällönhallintatyökaluissa tiedostot esitetään pelkkänä nimilistana, mutta Gredin mahdollisuus käyttää esikatselukuvia helpottaa etsintää entisestään.

Prosessien tehostuminen

Järjestelmällinen ja hyvin suunniteltu digitaalisen materiaalin hallinta vähentää tarvetta tehdä turhaa työtä, parhaimmillaan jopa kolmannes työajasta säästyy. Aineiston etsintä sujuu jouhevammin, kun kaikki löytyy yhdestä paikasta. Päällekkäisen työn määrä vähenee, kun samaa raaka-aineistoa voi käyttää useaan eri käyttötarkoitukseen eikä joka kerta tarvitse tuottaa kaikkea materiaalia alusta saakka. Mainoskampanjat saa hallitummin ja rivakammin liikkeelle ja langat pysyvät paremmin käsissä.

”BrandTori on meidän markkinointimme perusta. Se on varasto sekä kommentointi- ja jakeluväline.”
–Jyrki Hutri, markkinointipäällikkö, Lumon Oy

Suurin osa markkinoinnin tarpeista voidaan hoitaa materiaalipankin sisältä. Sähköpostiuutiskirjeet on helppo koota ja lähettää ja niiden tavoittavuutta voidaan seurata suoraan ohjelmasta. Muita päivittäistä toimintaa tehostavia Gredin ratkaisun ominaisuuksia ovat muun muassa web-to-print sekä web-tilauspalvelu. Web-to-printin avulla kaikki printtimateriaali voidaan lähettää suoraan painotaloon, ja web-tilauspalvelun kautta puolestaan kaikki muu materiaali (messuständit, pr-tavara, vaatetus jne.) voidaan tilata suoraan toimittajalta.