Puhelin 010 778 7100
100% quarantee
edellinen seuraava
 

Gredi juhlistaa 100-vuotiasta Suomea julkaisemalla 100 digiviisasta vinkkiä digitaalisen aineiston hallinnasta. Jaamme vuoden 2017 aikana kanssasi parhaat vinkkimme digiviisaista ratkaisuista ja integraatioista, paljastamme tehokkaimmat toimintamallit ja arkirutiinejasi helpottavat digitaalisen aineistonhallinnan ominaisuudet. Poimi herkullisimmat palat osaksi omia toimintatapojasi!

Vinkki 1

DAM eli Digital Asset Management eli digitaalinen aineistonhallinta on palvelu, jonka auttaa sinua hoitamaan yrityksesi digitaalista omaisuutta, kuten brandiä, kuvia, logoja, videoita, tekstitiedostoja, myyntiesityksiä jne. Digitaalisen aineistonhallintajärjestelmän avulla versioit esimerkiksi myynnin ja markkinoinnin materiaalia sekä johdat uuden materiaalin tuotantoa. Se helpottaa digitaalisen omaisuutesi säilyttämistä, järjestämistä, jakamista, tallentamista ja varmuuskopiointia.

Vinkki 2

Digitaaliseen aineistonhallintaan liittyvät tärkeimmät mittarisi ovat kustannussäästöt (esimerkiksi sisällön uudelleenkäytettävyys), työn tuottavuus (esimerkiksi kuvien ja dokumenttipohjien etsimisessä säästyvä aika) ja brändinhallinta (esimerkiksi brändin yhdenmukaisuuden luoma luottamus).

Vinkki 3

Sovita aineistonhallinta digitalisaatiota kuvaavalle tiekartallesi. Listaa digitalisaatiolle asettamasi liiketoimintatavoitteet, ja johda niistä vaatimukset myös aineistonhallintasi työkaluille, toimintamalleille ja osaamiselle.

Vinkki 4

Kasvata tuottavuuttasi digitaalisella aineistonhallinnalla 1.500 €/päivä. Lue lisää blogistamme.

Vinkki 5

Digitaalisen aineistonhallinnan avulla brändisi näkyy kaikkialla suunnitellun mukaisena. Fontit, kuvat, värit, mittasuhteet ja pistekoot ovat aina oikeat, vaikka formaatit ja käyttökohteet vaihtuvat.

Vinkki 6

Tee käyttäjäpalautteen keräämisestä tapa. Mitä tyytyväisempiä ja tehokkaampia käyttäjät ovat, sitä helpommin budjetoit ja perustelet digitaalisen omaisuutesi kehittämisen hyödyt.

Vinkki 7

Hyvin suunniteltu ja täytetty tuote- ja metatieto nostaa kuviesi, videoidesi ja dokumenttiesi käyttöarvoa. Oikein personoidun ja hyvälaatuisen tuotekuvauksen tuoma lisäys verkkokaupan myyntiin voi olla kymmeniä prosentteja.

Vinkki 8

Hyvässä digitaalisen aineistonhallinnan käyttöönottotiimissä on edustettuna sekä bisnes (esimerkiksi markkinointiprosessin omistaja) että tekniikka (esimerkiksi aineistonhallintasovelluksen kehittäjä ja/tai sisällön ylläpitäjä). Käyttöönottotiimiä johtaa DAM-pääkäyttäjä.

Vinkki 9

Älä yritä keksiä pyörää uudelleen. Valitse sovellustoimittaja, joka haluaa ja pystyy auttamaan myös uusien digitaalisten toimintamallien luomisessa ja osaamisen kehittämisessä.

Vinkki 10

Digitaalinen aineistonhallintajärjestelmä lisää yrityksesi digitaalista kilpailukykyä: Tuottavuus kasvaa, kun automatisoit tuottamattomia rutiineja. Täsmällisyys ja ennakoitavuus lisääntyvät, kun käytössäsi on valmiit brändinmukaiset mallipojat, selkeät aineistovaatimukset ja varmasti ajantasaiset versiot. Nopeus sekä ajasta ja paikasta riippumaton toimiminen ovat uudet aseesi.

Vinkki 11

Integroi digitaaliseen aineistonhallintajärjestelmääsi muut tärkeät järjestelmäsi, niin voit hallita digitaalista omaisuuttasi yhdestä paikasta yhdellä tunnuksella. Hyviä integraatiokohteita ovat esimerkiksi www-sivujen ja verkkokaupan päivitykseen käyttämäsi sovellukset, tuote- ja asiakastietojen hallintajärjestelmät sekä toiminnanohjaus.

Vinkki 12

Metatieto eli metadata on tietoa tiedosta. Se kertoo, mitä tiedostosi sisältää ja mikä historia ja/tai tulevaisuus sillä on. Metadata kuvaa myös tiedostosi ulkoiset ominaisuudet kuten koon, formaatin ja sijainnin. Mitä laadukkaampaa metadataa käytät, sitä nopeampaa ja tarkempaa oikean tiedon löytäminen on.

Vinkki 13

Digitaalisen aineistonhallinnan keskeinen tavoite on uudelleenkäytettävyyden lisääminen. Hyviä keinoja ovat:

  • Tehokas markkinointiformaatti, jolla julkaiset ja versiot sisältösi.
  • Valmiit työnkulut, joilla automatisoit rutiinisi.
  • Dynaamiset tuotepohjat, joilla tuotat kertaheitolla oikean sisältöistä ja näköistä materiaalia.

Vinkki 14

Hyvässä metatiedossa yhdistyvät tekniset (esimerkiksi tiedoston koko ja tiedostotyyppi), kuvailevat (esimerkiksi mitä kuvassa on) ja toiminnalliset (kuten kampanjat) tiedot.

Vinkki 15

Kun keskität sähköisen omaisuutesi hallinnan aineistonhallintajärjestelmääsi, saat käyttöösi yhden yhteisen käyttöliittymän kaikkeen tärkeään tietoosi. Lisäät tehokkuutta, vähennät käyttäjien virheitä ja poistat tuplatyötä.

Vinkki 16

Dynaamisten tuotepohjien avulla automatisoit esimerkiksi tuote-esitteidesi julkaisun ja painotyön. Aineistonhallintajärjestelmä tallentaa hyväksymästäsi esiteversiosta automaattisesti painokelpoisen aineiston ja siirtää sen edelleen kirjapainoon. Voit julkaista esitteestä myös pdf-version nettisivuillasi tai päivittää esitteen tuotetiedot verkkokauppaasi yhdellä klikkauksella. Tuotepohjien avulla lopputulos on aina myös brändisi ilmeen mukainen.

Vinkki 17

Bisnes siiloutuu helposti liiketoimintayksiköihin, tietojärjestelmiin ja jopa yksittäisten asiantuntijoiden korvien väliin. Siiloutunut tieto ja osaaminen ei siirry asiantuntijaltasi toiselle tai myynnistä markkinointiin. Siiloutuminen kasvattaa kuluja ja vähentää tuottavuutta. Sisältösi laatu laskee. Pahimmillaan asiakas unohtuu täysin. Digitaaliseen aineistonhallintaan pohjautuva järjestelmiesi integroiminen auttaa raja-aitojen kaatamisessa ja palauttaa tiedon kaikkien saataville.

Vinkki 18

Digitaalisen aineistonhallinnan neljä kulmakiveä ovat digitalisaatio, integraatio, automaatio ja arvonnousu. Puhumme digitalisaatiosta, kun sähköistämme liiketoimintasi prosesseja ja poistamme myyntiäsi hidastavia pullonkauloja. Järjestelmiäsi integroimalla yhdistämme liiketoimintatietosi yhdeksi kokonaisuudeksi ja lisäämme tiedon arvoa ja hallittavuutta. Automaatiolla vähennämme rutiineihin kuluvaa työaikaasi ja kasvatamme työn tuottavuutta. Arvonnousu astuu kuvaan, kun laskemme tavoitteet rahassa ja mittaamme tulokset euroissa.

Vinkki 19

Kun hallinnoit koko sähköistä omaisuuttasi yhdestä järjestelmästä käsin, vältät digitaalisen omaisuuden siirtelyn käsityönä. Aineistojen kopiointivirheet poistuvat. Työskentelysi nopeutuu, kun aineistot ovat heti käytössäsi ja ne löytyvät helposti.

Vinkki 20

Kun integroit toiminnanohjausjärjestelmäsi digitaaliseen aineistonhallintajärjestelmääsi, voit automatisoida tehokkaasti markkinoinnin työnkulkuja. Tuotat aineistonhallintajärjestelmästäsi esimerkiksi personoituja uutiskirjeitä ja markkinointimateriaalia. Tai automatisoit eri kohderyhmillesi, kuten huoltosopimusasiakkaillesi räätälöityjä markkinointitoimenpiteitä. Asiakaskohtainen tieto toteutetuista kampanjoista ja muista markkinointiponnistuksista siirtyy aineistonhallintajärjestelmästäsi automaattisesti toiminnanohjauksesi tietokantoihin.

Vinkki 21

Aineistoihisi liitetty metatieto on keskeistä tiedon käytettävyyden kannalta. Mitä tarkempaa ja yhdenmukaisempaa metadataa tiedostasi saat, sen arvokkaammaksi digitaalinen tietovarantosi muuttuu.

Vinkki 22

Digitaalinen eli sähköinen omaisuutesi koostuu yksittäisistä tiedostoista, järjestelmiesi sisältämästä tiedosta sekä metatiedosta. Digitaalisen omaisuuden tunnusmerkki on se, että siitä on organisaatiollesi ja liiketoiminnallesi hyötyä – tai haittaa. Tieto on uudelleenkäytettävissä tai sisällöllä on ollut tai tulee olemaan merkitystä. Myös liiketoimintaasi vahingoittava tieto voi kuulua digitaaliseen omaisuuteesi.

Vinkki 23

Digitalisaatio lisää sähköisten toimintamallien osuutta liiketoiminnasta. Samalla sähköisen omaisuutesi merkitys ja arvo kasvavat. Digitalisaatiolla ei tarkoiteta pelkkää uuden teknologian käyttöönottoa tai vanhentuneen järjestelmän vaihtamista pilvipalveluun. Siihen kuuluu myös toimintatapojen tai prosessin muutos, joka tuo lisäarvoa liiketoiminnallesi.

Vinkki 24

Aineistonhallintajärjestelmäsi työkaluilla yhtenäistät jakelu- ja kommentointikäytäntösi. Hyödynnä brändihallittuja dynaamisia tuotepohjia materiaaliesi lokalisoinnissa ja kieliversioissa, niin saat painovalmiit aineistot ilman ulkopuolisia mainostoimistoja tms.

Vinkki 25

Aineistojen löytäminen helpottuu, kun siirrät digitaalisen omaisuutesi aineistonhallintajärjestelmään. Tietoa ei tarvitse etsiä useasta paikasta. Vältät duplikaatit. Käytössäsi on aina viimeisin versio.

Vinkki 26

Seuraa digitaalisen aineistonhallintasi käyttöä ja tehoa mittaamalla. Järjestelmän käyttöasteen lisäksi kannattaa mitata esimerkiksi asiakkaiden ja työntekijöiden tyytyväisyyttä, prosesseihin kuluvaa aikaa, tietoturvaa, työvälineidesi ylläpitokustannuksia ja integraatiokustannuksia.

Vinkki 27

Hyödynnä eri lähteistäsi automaattisesti syntyvä metadata. Esimerkiksi tuotannonohjaus- ja tuote- tai asiakastietojen hallintajärjestelmäsi tuottavat valmiiksi määrämittaista ja laadukasta metatietoa. Aineistonhallinnan avulla jakelet siihen integroitujen järjestelmien tuottaman metatiedon kaikkialle yhtenäisenä.

Vinkki 28

Digitaalinen aineistonhallinta helpottaa digitaalisen omaisuutesi käyttöä. Metatietoihin perustuvat tehokkaat hakutoiminnot auttavat oikean tiedon löytämistä. Saat niillä aiemmin arkistojesi kätköihin jääneen tiedon käyttöösi koko laajuudeltaan. Saavutat parhaat hakutulokset, kun aineistojesi metatiedot ovat ajan tasalla ja tietosi on yhtenäisesti luokiteltua. Luokittelujärjestelmäsi voi perustua esimerkiksi liiketoimintaasi kuten yritysfilosofiaasi, aineistojesi sisältöön, käyttäjien valintoihin heille tärkeimmistä tiedostoista tai käytössäsi oleviin järjestelmiin ja niiden tuottamiin tietokokonaisuuksiin.

 
AAA Suomen Vahvimmat Lowest credit risk Menestyjäyritys Suomalaista palvelua Koodia Suomesta Luotettava kumppani