Digiviisas tiedonhallintaympäristö

Työnkulkujen kehittäminen on vaikeaa, jos tiedot ovat hajallaan lukuisissa järjestelmissä. Tarvitset toimintamallin, joka yhdistää sisällön lähteet. Digiviisas tiedonhallintaympäristö on ratkaisu.

Tietoa syntyy kiihtyvällä vauhdilla. Valitettavasti kapasiteetti korviemme välissä ei kasva samaa tahtia. Siksi tarvitsemme apuvälineitä, joiden avulla jäsentelemme tiedon helposti ymmärrettävään ja käytettävään muotoon.

Jos dokumentit makaavat verkkolevyn hakemistoissa unohdettuina, jää suuri osa organisaatiosi tiedosta hiljaiseksi. Sanomasi ei tavoita vastaanottajia. Viestinnän kustannukset ovat turhan korkeat, jos jokainen esitys, esite ja uutiskirje muotoillaan puhtaalta pöydältä.

Tietoa hallitsee tehokkaimmin se, joka osaa yhdistää tiedon lähteet toisiinsa, jalostaa sisältöä älykkäästi ja automatisoi rutiineja.

Yrityksessäsi tämä tarkoittaa sitä, että tietojärjestelmät ja viestintäkanavat keskustelevat sujuvasti keskenään. Kun verkkosivujesi tiedot päivittyvät automaattisesti samalla kun julkaiset uudet tuote-esitteet, pysyy viestisi ajan tasalla ja aina vastaanottajien ulottuvilla.

Kun järjestelmät huolehtivat muotoseikoista, kuten kuvien automaattisesta käsittelystä oikeaan kokoon ja eri kanaviin sopivien videoiden formatoinnista, jää sinulle enemmän aikaa olennaiseen eli laadukkaan sisällön tuotantoon.

Mutta miten erilliset järjestelmät saadaan keskustelemaan keskenään?

Kaikki alkaa siitä, että otat haltuun organisaatiosi verkkolevyille tallennetun digitaalisen omaisuutesi aineistonhallinnan järjestelmällä.

Työkalun lisäksi teet sisältösuunnitelman, joka ohjeistaa sähköisen aineistonhallinnan työnkulut. Osa sisältösuunnitelmaa on tarvittavien sisältöjen formaattikuvaus, jonka avulla julkaisukoneesi voidaan automatisoida.

Kun keskeinen brändi- ja dokumenttiaineistosi on koossa yhdessä paikassa, voit kehittää uusia rutiineja ja työnkulkuja yksi kerrallaan. Esimerkkejä automatisoitavista tehtävistä ovat uusien tuote-esitteiden julkaisu verkossa ja sosiaalisessa mediassa sekä uutiskirjeen välityksellä asiakkaille ja sidosryhmille. Jo pelkästään nämä liitännät tekevät organisaatiostasi näkyvän niissä kanavissa, joita käyttäjäsi suosivat.

Kun perusrutiinit sujuvat nopeasti ja pienin ponnistuksin, voit lisätä tehtävälistallesi tietosisältöjä, jotka sijaitsevat muissa tietojärjestelmissä. Integraatiohankkeet pysyvät kevyinä, kun haet tietoa pala kerrallaan ja liität sen olemassa olevaan aineistonhallinnan kokonaisuuteesi ja julkaisukanaviin.

Pian huomaat, että eri lähteistä yhdistetyn tiedon arvo on enemmän kuin osiensa summa. Kun olet huolehtinut myös tiedon jakelukanavat kuntoon, näet miten digiviisas toimintaympäristö voi parhaimmillaan parantaa tuottavuuttasi.