Kasvata digitaalisen omaisuutesi arvoa

Informaatioyhteiskunta pursuaa tietoa. Usein sitä on tarjolla liikaa: sähköposti suoltaa viestejä kuin Pelle Pelottoman puppugeneraattori ja some-tulvan seuraaminen lohkaisee leijonanosan ajastasi. Työnteon kannalta tärkein tieto hukkuu vuokseen pelottavan helposti.

Yrityksesi digitaalinen omaisuus koostuu yksittäisistä tiedoista ja tiedostoista. Tiedon käytettävyyden kannalta tärkein osa on tiedostoihin liitetty metadata, eli ”tieto tiedosta”. Mitä tarkempaa ja yhdenmukaisempaa metadataa tiedostasi saat, sen arvokkaammaksi digitaalinen tietovarantosi muuttuu.

Metadata auttaa tiedon etsimisessä ja järjestämisessä. Hyvien metatietojen avulla vältät päällekkäisyyksiä (hyödynnät jo olemassa olevaa tietoa sen sijaan, että aloitat aina alusta), tuet kehitystyötä (kun pysyt kärryillä siitä, mitä organisaatiosi jo tietää, on helpompi miettiä seuraavaa askelta) ja ennen kaikkea helpotat ja nopeutat tiedon löytämistä.

Puutteellinen metadata maksaa yrityksille keskimäärin 15 000 euroa vuodessa.

Metadata on suureksi avuksi, kun automatisoit esimerkiksi markkinoinnin ja viestinnän rutiineja. Digitaalinen aineistonhallinta huolehtii puolestasi vaikkapa ajantasaisten tuotetietojen ja -kuvien siirtämisestä verkkokauppaasi tai markkinointimateriaalisi lokalisoinnista.

Digitaalinen aineistonhallinnan järjestelmä on erinomainen työrukkanen, jolla hallinnoit metadataa. Se ohjaa käyttäjiensä toimintaa niin, että metatiedon kattavuus ja laatu paranevat. Järjestelmä kysyy puuttuvia metatietoja ja tarvittaessa etsii niitä palveluun integroiduista tietokannoista. Yhdistelet tietojasi automatisoidusti ja saat arkistoissasi piilevän tiedon hyötykäyttöön.

Me Gredillä autamme mielellämme, jos tuotantotiimisi ei ehdi huolehtia metatietojen ajantasaisuudesta. Saat meiltä apujoukkoja tueksesi tai voimme päivittää metatiedot puolestasi.

Kun integroit keskeiset järjestelmäsi aineistonhallintaan, niin metatiedot päivittyvät automaattisesti. Samalla huolehdit siitä, että ajantasaiset metatiedot siirtyvä aineistonhallintajärjestelmästä haluamiisi julkaisukanaviin, palveluihin ja dynaamisiin tuotepohjiin automatisoidusti – tai erillisinä ajoina, jos niin haluat.

Vielä suuremman arvonnousun saat, kun virität digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmästäsi valppaan brändipoliisin.

Yrityksesi brändi on arvokkainta digitaalista omaisuuttasi. Asiakkaat maksavat brändistä ja se on suuri osa yrityskaupan arvosta. Jotta brändin rakentamiseen investoimasi työ ei valuisi hukkaan tai vesittyisi matkan varrella, brändiä pitää vaalia. Valtaosa tästä työstä on helposti automatisoitavissa digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmällä, jolloin keskität voimavarasi brändisi kehittämiseen jatkuvan valvonnan sijaan.

Siirrä ensimmäiseksi aineistonhallintaan logosi, graafiset ohjeet ja markkinointimateriaaliesi pohjat. Näin käytössäsi on aina viimeisimmät versiot materiaaleista, paikasta ja kellonajasta riippumatta. Ota seuraavaksi käyttöösi dynaamiset tuotepohjat, joiden avulla automatisoit rutiineja. Pystyt määrittelemään etukäteen brändisi mukaisen ulkoasun, elementit, värit, fontit ja muut yksityiskohdat kaikkiin graafisiin tarpeisiisi. Järjestelmä tuottaa automaattisesti käyntikortit, esitteet, PowerPoint-esitykset, uutiskirjeet ja some-päivitykset. Voit hoitaa myös aineistojen julkaisun ja painotöiden tilaamisen järjestelmästä käsin.

Yritys, jossa työskentelee 30 henkeä, voi säästää vuodessa 6 000 työtuntia digitaalisen aineistonhallinnan avulla.

Digitaalinen aineistonhallinnan järjestelmä auttaa tiedon jakelussa. Lähetät tiedostojasi näppärästi aineistokoreissa vaikkapa sähköpostilla, avaat pääsyn aineistopankkiisi haluamillesi yhteistyökumppaneille ja hallinnoit kätevästi käyttöoikeuksia. Kommentointityökalu helpottaa materiaalien työstöä, kun kaikki korjaustoiveet ja palaute löytyvät yhdestä paikasta. Tiedon etsimiseen ei kulu työaikaa. Ja digitaalinen omaisuutesi on aina varmuuskopioitu sekä raudanlujan tietoturvan suojaama.