Kaikki kuvat ja niiden taustatiedot aina saatavilla

Kouvolan kaupunki on vuoden 2009 alussa tapahtuneiden kuntaliitosten jälkeen Suomen 10. suurin kaupunki lähes 90 000 asukkaallaan. Kouvola tarjoaa asukkaille ja yrittäjille kilpailukykyisen ympäristön ja puitteet menestyä. Kouvolan kilpailukyky perustuu moni-ilmeiseen luontoon, hyviin liikenneyhteyksiin, uudistuvaan metsä- ja ympäristöosaamiseen sekä vahvaan yrittäjyyteen.

Viestinnän ja teknisen toimialan aineistot hallintaan Gredin järjestelmällä

Kouvolan kaupungin viestintää hoitavat konsernipalvelujen viestintäyksikkö sekä toimialojen viestintävastaavat ja palveluyksiköiden oto-viestijät. Viestintä hoitaa kaupungin sisäistä ja ulkoista viestintää sekä markkinointia. Kaikki viestintä vaatii runsaasti digitaalista materiaalia, joka aiemmin oli ollut hajallaan eri yksiköiden omilla tallennusvälineillä. Kouvolan kaupunki siirtyi digitaalisen aineiston keskitettyyn hallintaan vuonna 2011 ja tilasi Gredi Oy:ltä Mediapankki-järjestelmän. Järjestelmän perustana on Gredin digitaalisen mediahallinnan tarpeisiin kehitetty MediaKsi-järjestelmä. Järjestelmä sopii hyvin kaupungin eri toimialojen tarpeisiin, esimerkiksi yhteisen markkinointimateriaalin jako- ja säilytyspaikkana. MediaKsin joustava skaalautuvuus, monipuolisuus ja monikäyttöisyys olivat osa valinnan perusteista.

Helppo jakaa digitaaliset materiaalit eri sidosryhmille

Mediapankista vastaava verkkotiedottaja Heli Veripää kertoo, että Kouvolan kaupunki lähettää sidosryhmille paljon kuvia ja niihin liittyviä dokumentteja. Mediapankkiohjelman kautta materiaalia voidaan helposti jakaa antamalla sidosryhmille oikeudet noutaa materiaali suoraan ohjelmasta. Kuvat ja dokumenttien käyttö ja arkistointi helpottuvat ohjelman kautta. Työaikaa säästää kuvien löydettävyys, automaattiset eri kuvaversiot ja kuvien hyödyntäminen eri ohjelmissa.

Kaikki kuvat ja niiden taustatiedot aina saatavilla

Ennen kuvat ovat olleet hajallaan eri tiedostokansioissa ja kuvia on lähetetty sähköpostitse, alkuperäiset kuvat ovat helposti hävinneet, kuvien taustatietoja on pitänyt hakea, aineistoa on siirretty ohjelmista toiseen eikä kuvien käyttöoikeuksista välttämättä ole tiedetty. Asioita tullaan yhä enemmän hoitamaan prosesseina, ja kaikki samaa asiaa koskeva materiaali liitetään samoilla hakukriteereillä toisiinsa. Mediapankkiohjelmassa voidaan myös hallinnoida aineistoa käyttäjäryhmäkohtaisesti ja projekteittain. ”Kouvolan kaupunki valitsi käyttöönsä Gredi Oy:n järjestelmän, koska se on helppokäyttöinen ja monipuolinen sekä integroitavissa muihin ohjelmiin”, sanoo Kouvolan kaupungin verkkotiedottaja Heli Veripää