Suomen Salibandyliitto

Seurat voivat luoda omat markkinointi- ja viestintämateriaalinsa

Suomen Salibandyliitto ry on vuonna 1985 perustettu valtakunnallinen liikunta- ja urheilujärjestö, jonka tehtävänä on salibandyn ja sählyn harrastajien edunvalvonta ja lajin harrastamisen kehittäminen valtakunnallisesti sekä toimia sählyn ja salibandyn laaja-alaisena mahdollistajana. Salibandyliitolla on noin 900 jäsenseuraa, joiden alla toimii lähes 3000 joukkuetta ja yli 50 000 rekisteröitynyttä pelaajaa. Otteluita järjestetään vuosittain 25 000. Salibandyliitto on rekisteröityneiden pelaajien perusteella Suomen kolmanneksi suurin lajiliitto, heti jalkapallon ja jääkiekon jälkeen. Liiton palveluksessa työskentelee 30 toimihenkilöä.

Eroon sähköpostista

Suomen Salibandyliitto on siirtänyt sähköisten aineistojen hallinnan ja jakamisen lähes kokonaan Gredi Haven -materiaalipankkiin. Liiton työntekijät lataavat tarvittavat aineistot (tekstit, kuvat, juliste- ja PDF-pohjat yms.) palveluun, josta asianosaiset pääsevät niitä katsomaan ja muokkaamaan omilla tunnuksillaan. Käyttäjiin kuuluu seurojen lisäksi myös toimittajia, jotka voivat ladata palvelusta valokuvia, pelaajakortteja sekä muuta ajankohtaista informaatiota. ”Sähköpostilla aineistojen jakelu ja kokoaminen on loppunut kokonaan”, kertoo Suomen Salibandyliiton järjestötoiminnan päällikkö Mervi Kilpikoski.

Salibandyliiton hallitustyöskentely, kuten kokouksien valmistelu ja aineistojen jako, hoidetaan myöskin Havenin kautta. ”Enää ei tarvitse printtailla tai postitella suuria liitetiedostonippuja”, Kilpikoski sanoo. Myös liiton luottamushenkilöt sekä eri valiokunnat ja muut päätöksentekoelimet hyödyntävät materiaalipankkia. Esimerkiksi Kilpikoski mainitsee kurinpitoryhmän, jonka aineistoja Havenissa on eniten. ”Otteluissa jaetaan tasaisin väliajoin rangaistuksia. Näihin kurinpitotapauksiin liittyvät materiaalit sekä mahdolliset valitukset jaetaan asianmukaisille henkilöille materiaalipankin kautta.” Lausunnot pyydetään seuroilta edelleen sähköpostilla, mutta liiton työntekijät lataavat ne palveluun niiden saavuttua.

Huippuseuroista koko liiton käyttöön

Alun perin Salibandyliitto käytti Gredin palvelua vain huippujoukkueidensa markkinointimateriaalin hallintaan, mutta nyt on haluttu laajentaa palvelu kattamaan koko liitto. ”Tavoitteenamme on, että kaikki valiokuntamme käyttäisivät Havenia, ja että henkilökunnan sisäinen aineistonhallinta ja jakaminen siirrettäisiin täysin sinne”, Kilpikoski kertoo. Muun muassa edellä mainittu kurinpitoryhmä on ollut erittäin aktiivinen palvelun käyttöönotossa. ”Heidän sihteerinsä näki hyvin palvelun hyödyt ja mahdollisuudet, ja ryhmä on halunnut kehittää omia prosessejaan aktiivisesti eteenpäin.” Kilpikosken mukaan jalkautuksessa oleellista onkin, että käyttäjäryhmä kokee selkeän tarpeen palvelulle.

”Ennen Grediä meillä ei ollut mitään mahdollisuutta tehdä sähköistä personointia”, Kilpikoski toteaa. Seurat ja joukkueet teettivät kukin omat materiaalinsa eri mainostoimistoilla, tai sitten valtakunnallisia materiaaleja tehtiin vaivalloisesti ”leikkaa-liimaa” -tyylillä. Sähköpostit rasittuivat isojen liitetiedostojen määrästä eikä sähköpostin kapasiteetti aina edes riittänyt kaikkeen tiedostonsiirtoon. ”Välillä piti käyttää FTP-palvelimia, ja oli meillä muitakin versioita joilla tiedostot pyöriteltiin oikeille ihmisille. Siihen paperien pyörittämiseen kului paljon aikaa meidän työntekijöiltä.” Nykyään materiaalipankista löytyy valmiita dynaamisia pohjia, joiden avulla liiton huippuseurat voivat helposti luoda omat markkinointi- ja viestintämateriaalinsa.

Prosessit tehostuivat

Oman ajankäyttönsä muutoksista puhuttaessa Kilpikoski nostaa esimerkiksi hallitusten kokousten valmistelun, joka on kuulunut hänen tehtäviinsä jo viiden vuoden ajan. Aiemmin Kilpikoskella kului nelisen tuntia esityslistan tekoon ja muuhun valmisteluun, sekä saman verran aikaa printtailuun ja postitteluun. ”Nyt aikaa kuluu kaiken kaikkiaan vain kaksi tuntia, kun valmistelen esityslistan, nimeän ja lataan tarvittavat liitteet Haveniin ja ilmoitan sen kautta asianosaisille.”

”Olemme pystyneet siirtämään Gredin avulla aineistomme hallinnan ja jakamisen paljon järkevämpään muotoon. Havenin ehdoton vahvuus on se, että materiaaleja pääsee muokkaamaan missä vaan, milloin vaan, miltä tahansa koneelta. Se on erittäin tarpeellinen ja käytännöllinen juttu meille”, Kilpikoski lopettaa.

 
AAA Suomen Vahvimmat Lowest credit risk Menestyjäyritys Suomalaista palvelua Koodia Suomesta Luotettava kumppani