XAMK

Järein ja kattavin kokonaisuus, joka markkinoilta löytyi

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy (Xamk) on Kymenlaakson ammattikorkeakoulun (Kyamk) ja Mikkelin ammattikorkeakoulun (Mamk) emoyhtiö. Kyamk ja Mamk toimivat tällä hetkellä erillisinä ja itsenäisinä oppilaitoksina, mutta ovat suunnittelemassa fuusiota vuodelle 2017.

Aineiston hallintaa laajassa organisaatiossa

Mikkelin ammattikorkeakoulussa, Kymenlaakson ammattikorkeakoulussa ja konsernin emoyhtiössä Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:ssä (Xamkissa) valmistaudutaan yhdistymiseen vuonna 2017. Henkilöstöä konsernissa on neljällä paikkakunnalla yhteensä noin 800 henkilöä ja näiden lisäksi sidosryhmät, kuten mainostoimistot jne. Konsernin toiminnan ja palvelujen monipuolisuus ja laajuus tuo haasteita brändi-identiteetin hallintaan. Viestintä- ja markkinointipalvelut -yksikkö siirtyi emoyhtiö Xamkiin jo 1.1.2014. Ammattikorkeakoulujen fuusion myötä on tarve luoda ja kehittää uusia viestinnän foorumeita, joilla pystytään tarjoamaan yhteisiä viestinnän työkaluja koko konsernin henkilöstön käyttöön. Mitä siis avuksi?

Ensisijaiseksi tarpeeksi määriteltiin koko konsernin yhteisen aineistonhallintajärjestelmän hankinta. Konsernin visuaalinen omaisuus ja brändiaineisto, kuten valokuvat, graafiset aineistopohjat haluttiin turvallisesti ja varmasti talteen sekä ylläpidettyä, löydettyä ja jaettua helposti, riippumatta onko aineiston tekijä paikalla vai ei. Lisäksi tarvittiin uutiskirjetyökalu, jolla voi lähettää uutiskirjeitä konsernin eri tahojen nimissä. Yhteistyötä tehdään myös mainostoimiston kanssa ja sen tuottaman aineiston hyväksyntäkierrokset kuormittavat monen henkilön sähköpostia. Xamk kartoitti tarjontaa, ja Grediltä löytyi kustannustehokas ratkaisu moneen tarpeeseen yhden palvelun alta.

Suuret tarpeet tarvitsevat vahvan ratkaisun

”Gredin palvelu valittiin monen joukosta, koska se on järein ja kattavin kokonaisuus, joka markkinoilta löytyi”, toteaa Xamkin viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen. ”Kevyempiä ratkaisuja tuli vastaan, mutta toista yhtä vahvaa kaiken kattavaa ratkaisua ei löytynyt.” Modulaarisuus ja sen tuoma kustannustehokkuus oli myös yksi ratkaiseva tekijä. Palveluun ei tarvitse ottaa kuin juuri ne palaset, joita tarvitaan. Monen palasen löytyminen yhden palvelun alta on miellyttävää myös käyttäjän näkökulmasta, koska silloin ei tarvitse opetella montaa uutta järjestelmää tai muistaa lukuisia eri salasanoja. Xamk otti käyttöön kaikki tarvitsemansa palaset kerralla. Sydämenä sykkii materiaalipankki ja saman tutun käyttöliittymän takaa löytyy myös dynaamiset tuotepohjat, visuaalinen kommentointi, sähköinen uutiskirje ja projektinhallinta. Xamkilla on kokemusta suurienkin järjestelmäprojektien läpiviennistä. ”Gredin palvelun käyttöönotto on hankintana pieni, mutta erittäin merkittävä”, toteaa Pukkila-Nupponen.

Suuresta organisaatiosta ja laajasta ratkaisusta huolimatta Gredin palvelun perustaminen on käynnistynyt jouhevasti. Projekti on aikataulutettu ja aikataulussa on pysytty. Pukkila-Nupponen kehuu molempien päiden aktiivista työotetta palvelun perustamisessa. Xamkissa projektin vetäjäksi on nimitetty graafinen suunnittelija Maria Miettinen, jonka selkeillä suunnitelmilla on helppo edetä. Kaikki tietävät mitä heiltä odotetaan ja missä vaiheessa mitäkin pitää tehdä, niin konsernin sisällä kuin Gredin päässä.

Palvelun jalkautus on tärkeä asia

Tärkeä osa palvelun käyttöönottoa on jalkautus, eli käyttäjien koulutus ja sitouttaminen palvelun käyttöön. Gredin aineistonhallintapalvelulla on tärkeä rooli viestintä- ja markkinointipalvelut -yksikön päivittäisenä työkaluna, mutta palvelu on hankittu myös koko konsernin työkaluksi. Uuden palvelun on tarkoitus olla tehokkaassa käytössä tämän vuoden loppuun mennessä. Ensimmäisenä otetaan käyttöön uutiskirjetyökalu, jolla lähetetään kirjeet maailmalle vielä maaliskuun aikana. Seuraavana aktivoidaan käyntikorttitilaukset, jotka muokataan palvelussa olevien dynaamisten tuotepohjien avulla ja lähetetään automaattisen työnkulun kautta suoraan painotaloon. Tulevan kesän aikana vanha kuva-aineisto käydään läpi ja siirretään materiaalipankkiin. Kevään myötä aloitetaan henkilöstön koulutus. Suuri käyttäjämäärä usealla paikkakunnalla vaatii suunnittelua, jotta kaikki käyttäjät tavoitetaan. Grediltä on käyty paikanpäällä kouluttamassa admin-käyttäjät, ja uutiskirjetyökalun käyttöä on opiskeltu videokoulutuksena. Konsernin sisäisesti palvelu käydään esittelemässä jokaisessa yksikössä ja mahdollisimman monen tiimin palavereissa. Kun kaikki laitokset ja yksiköt on käyty läpi, on tarkoitus järjestää työpajoja Gredin palvelun käyttäjille.

”Gredin ratkaisu on väkevä kokonaisuus, jonka avulla tuomme helpotusta jokaisen työntekijämme päivittäiseen arkeen. Samalla monet prosessit, kuten käyntikortti- ja esitetilaukset, voidaan virtaviivaistaa, mikä mahdollistaa myös merkittäviä kustannussäästöjä”, toteaa Pukkila-Nupponen.

 
AAA Suomen Vahvimmat Lowest credit risk Menestyjäyritys Suomalaista palvelua Koodia Suomesta Luotettava kumppani