DYNAAMISET POHJAT JA KAIKKI BRÄNDIAINEISTOT SAMASSA
PILVIPALVELUSSA NOPEUTTAVAT TYÖTÄ
Unelmoi. Uskalla. Näin upeasti kehottaa Jyväskylän yliopisto nettisivuillaan! Jo vuonna 1863 opettajaseminaarina perustettu Jyväskylän yliopisto kuuluu maailman kaikkien yliopistojen rankingissa 3% parhaimmistoon, ja edustaa useilla tieteenaloilla maailman huippua. Jyväskylän yliopisto palvelee 14 000 opiskelijaa, työllistää 2 600 ammattilaista, tarjoaa yli 100 oppiainetta ja on tuottanut tuhansittain julkaisuja. Yliopistossa on Humanis-yhteiskuntatieteellinen, Kasvatustieteiden ja psykologian, Matemaattis-luonnontieteellinen, Liikuntatieteellinen sekä Informaatioteknologian tiedekunta ja lisäksi Kauppakorkeakoulu. Jatkuvaan oppimiseen on tarjolla mm. Avoin yliopisto.
Laaja kokonaisuus siis hoidettavaksi brändinhallinnan kannalta. Jyväskylän yliopisto ei jäänyt tuleen makaamaan, vaan otti käyttöön koko yhteisön työtä helpottamaan digitaalisen brändin- ja aineistonhallintapalvelun Gredi Content HUBin.
Miksi Content HUB haluttiin käyttöön?
Gredi Content HUB on tietoturvallinen pilvipalvelu, yksi alusta, jolle kootaan käyttäjien kannalta helposti löydettäväksi ja hyödynnettäväksi kaikki aineistot brändihallitusti. Jyväskylän yliopisto lähti hyödyntämään palvelua heti vauhdilla.
”Dynaamiset pohjat oli meille tärkein asia. Koettiin, että niiden avulla saataisiin helpotettua sisäisiä työnkulkuja. Tarkoituksemme oli pystyä tarjoamaan itse muokattavia aineistoja kaikille, ilman graafikon avun tarvetta”, sanoo Miikka Kimari, Jyväskylän yliopiston viestintäpäällikkö.
”Rekrytoimme vuositasolla satoja henkilöitä, ja usein on päällä kymmeniä rekryjä yhtä aikaa”, kertoo Tarja Vänskä-Kauhanen, Jyväskylän yliopiston verkkotiedottaja. ”Tärkein yhteistyökumppani dynaamisten pohjien eli dynisten tekemisessä rekryjen viestimiseen on meidän HR-osastomme väki. Olemme huomanneet dynikset hyvin monikäyttöisiksi! Huomaamme myös lisää tarpeita koko ajan, kun saamme Gredin palveluun lisää tuntumaa käytön myötä.”
”Jakelukanavissa, kuten somessa ja muualla, dynaamiset brändihallitut pohjat tukevat meidän erottumista, löytymistä ja näkymistä”
Mitä Jyväskylän yliopiston Content HUB sisältää?
Jyväskylän yliopistolle Gredin luoma HUB kantaa omaa nimeä Jyväskylän yliopiston aineistopankki, ja sinne onkin talletettu kovaan käyttöön runsaasti arvokkaita aineistoja!
Julkisia aineistoja pääsevät selaamaan vapaasti kaikki halukkaat, ilman mitään tunnuksia. Se sisältää esimerkiksi yliopistoon hakijoille oppaan. Medialle on tarjolla henkilökuvia, vuosikertomukset ja esitteet, jotka kaikki on vapaasti käytettävissä journalistisiin tarkoituksiin.
Yhteisön sisäisessä palvelussa on logot ja graafiset ohjeet. Siellä on töitä sujuvoittamaan valmiit Word-, PowerPoint- sekä posteri- ja esitepohjat. Sieltä löytyvät infograafit. Siellä on kuvat henkilöistä ja eri tiedekunnista. Palvelussa on runsaasti dynaamisia pohjia esimerkiksi somea ja rekrytointi-ilmoituksia varten. Sieltä löytyvät myös esittelyt ja esitteet, kieliversioineen.
Video-hakusana löytää palvelusta 55 tulosta. ”Markkinoinnin ja viestinnän maailmassa videot ja rikastettu sisältö ovat tulleet jäädäkseen. Gredin palvelu on oikein hyvä paljon tilaa vievän videoiden raakamateriaalin säilyttämiseen kuvausten aikana, ja valmiiden videoiden jakamiseen linkkeinä”, Miikka kertoo.
Mitä eri käyttäjiä palvelulla nyt on?
Tietenkin markkinointi- ja viestintäväki tulee itsestään selvästi mieleen. Seuraavaksi tiedekunnat. Onko näin?
”Meillä on tällä hetkellä suurin osa sisäisiä käyttäjiä, eli työntekijät eri puolilta yliopistoa. Jo nyt käyttäjissämme on jossain määrin myös yhteistyökumppaneita. Ja tietenkin median edustajia”, Miikka listaa.
Tarja jatkaa käyttäjälistaa. ”Verkkosivujemme ylläpito on hajautettu esimerkiksi tapahtumatuotannon ja oppiaineiden suhteen. Niistä vastaavat ihmiset pystyvät hyödyntämään Gredin palvelussa olevia ominaisuuksia, kuten kuvien rajausta, joka onnistuu ilman kuvankäsittelyohjelmia.”
”Median lisäksi ulkoisista sidosryhmistämme tärkeitä ovat suuret toimijat, joiden kanssa teemme paljon yhteistyötä, esimerkiksi alueen oppilaitokset, kaupunki ja sairaanhoitopiiri”, Tarja kertoo.
Tarja korostaa käyttäjäystävällisyyden huomioinnin tärkeyttä jo aineistojen tallennusvaiheessa. ”Hyvä arkistointi helpon löytämisen varmistamiseen koetaan meillä tärkeäksi jatkuvaksi projektiksi. Samoin aineistojen sanottaminen napakalla ja oleellisella metatiedolla.”
”Uuden palvelumme perustaminen ja aineistonsiirrot sujuivat näppärästi. Olemme saaneet hyvää asiakaspalvelua Grediltä, ja hyvin toimii palvelu”
Tarja jatkaa Miikkan kiitoksia. ”Ihan sujuvaa ja sukkelaa on! Gredillä viesteihin vastataan ja asioita työstetään eteenpäin. Uusia ajatuksia meille on Grediltä annettu esimerkiksi uusista ominaisuuksista. Olemme saaneet ideoita myös uusista dynaamisista pohjista.”
”Brändimme pitää olla hallittavissa, että laatu pysyy talon tyyliin kuuluvana ja haluttuna, sekä sisältö monipuolisena ja rikkaana”, summaavat Miikka ja Tarja.
”On ainutlaatuista, että saamme täällä Jyväskylässä katsoa Alvar Aallon suunnittelemaa hienoa kampusta! Kaikkina vuodenaikoina meillä täällä on kuvattu paljon puna- ja valkotiilirakennuksiamme sekä kaupunkia kampuksemme Seminaarinmäen kulmasta”, Tarja kertoo. Miikka paljastaa, että Jyväskylän yliopiston aluetta haetaan parhaillaan Suomen ensimmäiseksi Euroopan kulttuuriperintötunnuksen (European Heritage Label) kohteeksi! ”Tämä tavoitteemme näkyy luonnollisesti myös palvelumme kuvamateriaalien laadussa ja määrässä”, Tarja hymyilee.
