MILJOONIA TARINOITA,
AINEISTOJA JA INFORMAATIOTA.
KAIKKI HALLITUSTI AINA
KÄYTTÖVALMIINA

JA VAIN KLIKKAUKSEN PÄÄSSÄ!

That’s amazing!

100% quarantee
edellinen seuraava
 

Lue Gredin toteuttamista ratkaisuista ja
niiden hyödyistä eri toimialoille!

PYYDÄ ILMAINEN DEMO!
Integroitua aineistonhallintaa ja selkeitä prosesseja

CASE: Alko

Alko on asiantunteva ja vastuullinen alkoholijuomien erikoisliikeketju, jolla on 368 myymälää ja yli 140 myymäläverkostoa täydentävää noutopistettä ympäri Suomen. Alko Oy on itsenäinen, Suomen valtion omistama osakeyhtiö, jolla on yli 5,5 tilavuusprosenttia alkoholia sisältävien juomien vähittäismyynnin yksinmyyntioikeus. Alkon palveluksessa on noin 2 400 työntekijää.

Alkon tuotekuvat on keskitetty Gredin aineistonhallintaan

Gredin toimittama aineistonhallintapalvelu toimii keskitettynä yhteiskäytöllisenä järjestelmänä Alkon käyttämälle kuvadatalle. Tuotekuvien lisäksi jo pelkästään Alkon sivusto sisältää rikasta kuvamateriaalia viinitiloista rypäleisiin eri puolelta maailmaa.

“Kuvat linkittyvät digitaalisesta aineistonhallinnasta suoraan alko.fi:hin. Kun kuluttaja tutkailee tiettyä viiniä, viinipullon kuva tulee Gredin toimittamasta kuvapankista ja kuvainformaatio rikastuu tuotetiedolla Alkon tuotejärjestelmästä. Kaikki järjestelmät keskustelevat sujuvasti keskenään.”

“Käytämme materiaalipankkia monipuolisesti Alkon kuva-aineiston hyödyntämiseen. Sieltä löytyy henkilö- ja brändikuvat, logot ja mainosvideot kuin myös tuotekoulutukseen, historiaan ja myymälöihin liittyvät aineistot. Se palvelee kaikkien tarpeita mediasta Etikettiklubiin”, kertoo integraatioarkkitehti Markku Pekkinen Alko Oy:stä.

Integroitua aineistonhallintaa ja selkeitä prosesseja

Eri tietojärjestelmät on integroitu aineistonhallintaan ja ne suorittavat kuvakutsuja materiaalipankkiin aina käyttötapauksen mukaan. Intraa ja tuotejärjestelmää käyttävät Alkon työntekijät, yrityksiä palvelee sähköinen tilauskanava Alkovi ja alko.fi:ssä vierailevat tuotetietoa sekä yleisempää juoma- ja ruoka-aiheista tietoutta etsivät asiakkaat.

”Ennen kuin uusi tuote päätyy valikoimiimme, se evaluoidaan. Tuotekuvakin kuuluu evaluointiprosessiin, johon osallistuu ammattilaisia ostajista laaduntarkkailijoihin. Kun valokuvaaja on kuvannut tuotteen, hän tallentaa tuotekuvan kuvapankkiin. Kun tuote on evaluoitu, hyväksytty myyntiin ja markkinointi vielä käsitellyt tuotteeseen liittyvät aineistot, se näkyy lopulta alko.fi:ssä”, kertoo Pekkinen.

Myös mainostoimistokumppani käyttää materiaalipankkia, kun se tuottaa esimerkiksi esitteen tuoteuutuuksista. Mainostoimisto pystyy poimimaan kuva-aineiston suoraan materiaalipankista, jonne myös valmiit markkinointiaineistot sitten tallennetaan.

Alkon ja Gredin yhteistä taivalta takana jo yli 10 vuotta

Pekkisen mukaan digitaaliselle aineistonhallinnalle olisi vaikea kuvitella vaihtoehtoa. Mittavaa kuva-aineistoa ja sen hyödyntämistä useisiin eri käyttötarpeisiin olisi mahdoton järjestää kustannustehokkaasti muulla tavalla.

”Elämme retail-toimialalla kiinnostavia aikoja digitalisaation keskellä. Tieto liikkuu verkossa ja sosiaalisessa mediassa, itse kauppakin siirtyy yhä enemmän verkkoon ja esimerkiksi visuaalisuuden merkitys kasvaa. Tällaisessa maailmassa myös digitaalisten aineistojen hallinta on oltava jämptisti järjestetty.”

”Olemme todella tyytyväisiä Gredin toimintaan, mistä varmasti kertoo yli 10 vuotta jatkunut asiakassuhdekin. Gredin pitkäjänteinen kehitystyö näkyy palvelun toimivuutena ja materiaalipankin integroitavuutena muihin järjestelmiin, mikä on meillekin ehdottoman tärkeää”, Pekkinen summaa.

(Julkaistu ensimmäisen kerran: 2.5.2016)

Finlandia Vodkan pakkausmateriaalit brändihallitusti
ja turvallisesti yhdestä lähteestä

CASE: Brown-Forman Finland

Finlandia Vodka Worldwide Ltd perustettiin vuonna 2000 Altian ja amerikkalaisen Brown-Forman Corporation yhteisyritykseksi. Yhtiön palveluksessa on maailmanlaajuisesti noin 4600 henkilöä. Sen tuotemerkkejä ovat mm. Jack Daniels ja Finlandia Vodka.

1.1.2005 lähtien Finlandia Vodka Worldwide Ltd, nykyisin Brown-Forman Finland on ollut amerikkalaisen Brown-Forman Corporation 100% omistama tytäryhtiö. Yhtiön kotipaikka on Helsinki ja palveluksessa on 19 henkilöä. Voimassa olevan valmistussopimuksen mukaisesti Altia jatkaa yksinoikeudella Finlandia Vodkan valmistajana.

Finlandia Vodkan pakkausmateriaalit brändihallitusti ja turvallisesti yhdestä lähteestä

Finlandia Vodkaa myydään yli 100 maahan. Jotta tuotannon ja globaalin jakeluverkoston tarpeet pystytään tuote-, etiketti- ja pakkausmateriaalitietojen osalta huomioimaan, Brown-Forman Finlandilla on oltava järjestelmä ja prosessi, jolla se toteutetaan brändihallitusti. Yhtiö otti käyttöön Gredin modulaarisen materiaalipankkiratkaisun ja liitti sen osaksi Altian Rajamäen tehtaan tuotannonohjausjärjestelmää.

Haasteet

Kun tuotteita viedään yli 100 maahan niin jo pelkästään tuotteiden etikettejä, pakkaus- ja kuljetusmateriaaleja on paljon. Kun vielä alkoholituotteisiin liittyvä lainsäädäntö vaihtelee hyvinkin paljon eri maiden välillä, on välttämätöntä hallita kokonaisuutta mahdollisimman tehokkaasti. Tietoturvan mahdollistamiseksi ja väärinkäytösten estämiseksi kaikkien materiaalien on oltava yhdessä turvallisessa paikassa, johon vain käyttöoikeuden omaavilla käyttäjillä on pääsy.

Ratkaisu

Gredi toimitti Brown-Forman Finlandille älykkään digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisun, jolla yhtiön tuotteiden kaikki etiketti- ja pakkausmateriaalien aineistot pystytään hallitsemaan yhden palvelun kautta globaalisti 24/7 periaatteella. Gredin ratkaisu on myös liitetty Altian Rajamäen tehtaan tuotannonohjausjärjestelmään, joka varmistaa sen, että tuotantolinjalla nähdään reaaliaikaisesti onko tuotannossa oikea tuote. Näin palvelusta saatavilla etiketti- ja pakkausmateriaaliaineistoilla varmistetaan sekä hyväksytään tuotannon käynnistäminen.

Hyödyt

Gredin ratkaisu on tuonut useita hyötyjä Brown-Forman Finlandin markkinoinnille ja tuotannolle:

  • Tuotetiedon hallintaan on tullut lisää tehokkuutta, kun kaikki digitaaliset tuotetiedot- ja pakkausaineistot on yhdessä järjestelmässä globaalin jakeluverkoston käytettävissä. Oikean informaation etsiminen, löytäminen, hallinta ja jakaminen on helppoa.
  • Tietoturvallisuus on lisääntynyt, kun palvelun käyttöoikeuksia voidaan hallita helposti ja turvallisesti. Käyttöliittymän helppokäyttöisyyden takia kaikki käyttäjät ovat ottaneet palvelun nopeasti käyttöön.
  • Gredin ratkaisu mahdollistaa liittämisen suoraan tuotannonohjausjärjestelmään. Manuaalinen työ on vähentynyt ja virheiden mahdollisuus tuotannossa vähenee, kun kaikki tarkistukset voidaan tehdä reaaliaikaisesti oikein informaation avulla suoraan tuotantolinjalla.
  • Gredin palvelua on kehitetty tiiviissä yhteistyössä ja asiakkaan muuttuviin tarpeisiin on tartuttu aktiivisesti rautaisella alan osaamisella.

”Palvelun jatkuva kehittäminen, Gredin tuotantotiimin osaaminen ja läheinen yhteistyö ovat tärkeimmät syyt siihen, että kumppanuutemme on jatkunut jo 16 vuotta. Ideoita jaetaan puolin ja toisin ja jos meille tulee mitä tahansa kysyttävää niin Gredi vastaa aina haasteeseen”, sanoo Asta Seppälä-Puputti, Brown-Forman Finlandin Portfolio and packaging artwork manager.

”Olemme myös suunnitelleet palvelun uusimman version päivityksen jälkeen uusien moduuleiden käyttöönottoa. Esimerkiksi aineistojen kuvallinen kommentointi sekä niiden hyväksyntä vakuuttivat meidät ja tämä prosessiemme tehostaminen on meillä mietinnässä”, jatkaa Asta Seppälä-Puputti.

DYNAAMISET POHJAT JA KAIKKI BRÄNDIAINEISTOT SAMASSA
PILVIPALVELUSSA NOPEUTTAVAT TYÖTÄ

CASE: CASE: JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO

Unelmoi. Uskalla. Näin upeasti kehottaa Jyväskylän yliopisto nettisivuillaan! Jo vuonna 1863 opettajaseminaarina perustettu Jyväskylän yliopisto kuuluu maailman kaikkien yliopistojen rankingissa 3% parhaimmistoon, ja edustaa useilla tieteenaloilla maailman huippua. Jyväskylän yliopisto palvelee 14 000 opiskelijaa, työllistää 2 600 ammattilaista, tarjoaa yli 100 oppiainetta ja on tuottanut tuhansittain julkaisuja. Yliopistossa on Humanis-yhteiskuntatieteellinen, Kasvatustieteiden ja psykologian, Matemaattis-luonnontieteellinen, Liikuntatieteellinen sekä Informaatioteknologian tiedekunta ja lisäksi Kauppakorkeakoulu. Jatkuvaan oppimiseen on tarjolla mm. Avoin yliopisto.

Laaja kokonaisuus siis hoidettavaksi brändinhallinnan kannalta. Jyväskylän yliopisto ei jäänyt tuleen makaamaan, vaan otti käyttöön koko yhteisön työtä helpottamaan digitaalisen brändin- ja aineistonhallintapalvelun Gredi Content HUBin.

Miksi Content HUB haluttiin käyttöön?

Gredi Content HUB on tietoturvallinen pilvipalvelu, yksi alusta, jolle kootaan käyttäjien kannalta helposti löydettäväksi ja hyödynnettäväksi kaikki aineistot brändihallitusti. Jyväskylän yliopisto lähti hyödyntämään palvelua heti vauhdilla.

”Dynaamiset pohjat oli meille tärkein asia. Koettiin, että niiden avulla saataisiin helpotettua sisäisiä työnkulkuja. Tarkoituksemme oli pystyä tarjoamaan itse muokattavia aineistoja kaikille, ilman graafikon avun tarvetta, sanoo Miikka Kimari, Jyväskylän yliopiston viestintäpäällikkö.

”Rekrytoimme vuositasolla satoja henkilöitä, ja usein on päällä kymmeniä rekryjä yhtä aikaa”, kertoo Tarja Vänskä-Kauhanen, Jyväskylän yliopiston verkkotiedottaja. ”Tärkein yhteistyökumppani dynaamisten pohjien eli dynisten tekemisessä rekryjen viestimiseen on meidän HR-osastomme väki. Olemme huomanneet dynikset hyvin monikäyttöisiksi! Huomaamme myös lisää tarpeita koko ajan, kun saamme Gredin palveluun lisää tuntumaa käytön myötä.”

”Jakelukanavissa, kuten somessa ja muualla, dynaamiset brändihallitut pohjat tukevat meidän erottumista, löytymistä ja näkymistä”

Mitä Jyväskylän yliopiston Content HUB sisältää?

Jyväskylän yliopistolle Gredin luoma HUB kantaa omaa nimeä Jyväskylän yliopiston aineistopankki, ja sinne onkin talletettu kovaan käyttöön runsaasti arvokkaita aineistoja!

Julkisia aineistoja pääsevät selaamaan vapaasti kaikki halukkaat, ilman mitään tunnuksia. Se sisältää esimerkiksi yliopistoon hakijoille oppaan. Medialle on tarjolla henkilökuvia, vuosikertomukset ja esitteet, jotka kaikki on vapaasti käytettävissä journalistisiin tarkoituksiin.

Yhteisön sisäisessä palvelussa on logot ja graafiset ohjeet. Siellä on töitä sujuvoittamaan valmiit Word-, PowerPoint- sekä posteri- ja esitepohjat. Sieltä löytyvät infograafit. Siellä on kuvat henkilöistä ja eri tiedekunnista. Palvelussa on runsaasti dynaamisia pohjia esimerkiksi somea ja rekrytointi-ilmoituksia varten. Sieltä löytyvät myös esittelyt ja esitteet, kieliversioineen.

Video-hakusana löytää palvelusta 55 tulosta. ”Markkinoinnin ja viestinnän maailmassa videot ja rikastettu sisältö ovat tulleet jäädäkseen. Gredin palvelu on oikein hyvä paljon tilaa vievän videoiden raakamateriaalin säilyttämiseen kuvausten aikana, ja valmiiden videoiden jakamiseen linkkeinä”, Miikka kertoo.

Mitä eri käyttäjiä palvelulla nyt on?

Tietenkin markkinointi- ja viestintäväki tulee itsestään selvästi mieleen. Seuraavaksi tiedekunnat. Onko näin?

”Meillä on tällä hetkellä suurin osa sisäisiä käyttäjiä, eli työntekijät eri puolilta yliopistoa. Jo nyt käyttäjissämme on jossain määrin myös yhteistyökumppaneita. Ja tietenkin median edustajia”, Miikka listaa.

Tarja jatkaa käyttäjälistaa. ”Verkkosivujemme ylläpito on hajautettu esimerkiksi tapahtumatuotannon ja oppiaineiden suhteen. Niistä vastaavat ihmiset pystyvät hyödyntämään Gredin palvelussa olevia ominaisuuksia, kuten kuvien rajausta, joka onnistuu ilman kuvankäsittelyohjelmia.”

”Median lisäksi ulkoisista sidosryhmistämme tärkeitä ovat suuret toimijat, joiden kanssa teemme paljon yhteistyötä, esimerkiksi alueen oppilaitokset, kaupunki ja sairaanhoitopiiri”, Tarja kertoo.

Tarja korostaa käyttäjäystävällisyyden huomioinnin tärkeyttä jo aineistojen tallennusvaiheessa. ”Hyvä arkistointi helpon löytämisen varmistamiseen koetaan meillä tärkeäksi jatkuvaksi projektiksi. Samoin aineistojen sanottaminen napakalla ja oleellisella metatiedolla.”

”Uuden palvelumme perustaminen ja aineistonsiirrot sujuivat näppärästi. Olemme saaneet hyvää asiakaspalvelua Grediltä, ja hyvin toimii palvelu”

Tarja jatkaa Miikkan kiitoksia. ”Ihan sujuvaa ja sukkelaa on! Gredillä viesteihin vastataan ja asioita työstetään eteenpäin. Uusia ajatuksia meille on Grediltä annettu esimerkiksi uusista ominaisuuksista. Olemme saaneet ideoita myös uusista dynaamisista pohjista.”

”Brändimme pitää olla hallittavissa, että laatu pysyy talon tyyliin kuuluvana ja haluttuna, sekä sisältö monipuolisena ja rikkaana”, summaavat Miikka ja Tarja.

”On ainutlaatuista, että saamme täällä Jyväskylässä katsoa Alvar Aallon suunnittelemaa hienoa kampusta! Kaikkina vuodenaikoina meillä täällä on kuvattu paljon puna- ja valkotiilirakennuksiamme sekä kaupunkia kampuksemme Seminaarinmäen kulmasta”, Tarja kertoo. Miikka paljastaa, että Jyväskylän yliopiston aluetta haetaan parhaillaan Suomen ensimmäiseksi Euroopan kulttuuriperintötunnuksen (European Heritage Label) kohteeksi! ”Tämä tavoitteemme näkyy luonnollisesti myös palvelumme kuvamateriaalien laadussa ja määrässä”, Tarja hymyilee.

TV-kanavien ohjelmatiedot yli 450 lehteen ja mediataloon

CASE: Fox Networks Group

FOX Networks Group (FNG) on 21st Century Fox -mediakonserniin kuuluva kansainvälinen multimediayritys. FNG kehittää, tuottaa ja jakelee yli 350 kokonaan omistamaansa ja enemmistöomistuksessaan olevaa dokumentti-, urheilu-, elokuva- ja lifestyle -kanavaa Euroopassa, Aasiassa, Latinalaisessa Amerikassa ja Afrikassa. Suomessa mediamainontaan hyödynnettäviä kanavia ovat FOX ja National Geographic Channel sekä netti-tv-palvelu FOXplay. Ohjelmistoon kuuluu laaja valikoima kotimaisia ja kansainvälisiä sarjoja ja elokuvia, dokumentteja, lifestyle-ohjelmia ja lastenohjelmia.

Gredin palvelut virtaviivaistavat Foxin markkinointia

Mediayritys Fox Networks Group hyödyntää Suomen toiminnoissaan monipuolisesti Gredin aineistonhallintapalveluja. Kanavilla tapahtuu kaiken aikaa, ja uutuuksista riittää kerrottavaa. Niin myös markkinointi- ja viestintäaineistojen täytyy olla järjestyksessä, löydettävissä ja jaettavissa.

”Gredin aineistonhallintapalvelut tukevat markkinointiamme ja viestintäämme monin tavoin. Sen lisäksi että Gredin Venetsia on lyömätön palvelu kaikille televisioalan toimijoille ja medialle, käytämme Gredin aineistonhallintaa myös viestinnässä suoraan toimittajille ja yrityksemme sisäisessä toiminnassa”, kertoo Elina Mustelin, Director of Programming & Marketing Fox Networks Groupista.

Venetsia on ohjelmatietojärjestelmä, jota käyttävät kaikki Suomen merkittävät televisiotoimijat. Sen avulla yli 450 lehteä ja mediataloa saavat kanavien tuoreimmat ohjelmatiedot, printtilaatuiset pressikuvat sekä esikatseluversiot valikoiduista ohjelmista.

”Kun on tiedotettavaa, aineistokoreihin on kätevää koota infopaketit uutuuksistamme ja jaella ne sitä kautta suoraan median edustajille. Gredin aineistonhallinta on helppokäyttöinen systeemi. Aineistojen lataaminen ja jakelu toimivat sulavasti nin kuin pitääkin. Ja on hyvä, ettei tarvitse erikseen lähteä käyttämään monia erillisiä järjestelmiä”, Mustelin jatkaa.

Aineistonhallinta tukee myös aineistojen tuotantoa

Fox hyödyntää aineistonhallintaa myös sisäisessä käytössä, ja yksi tärkeä käyttökohde on markkinointi- ja myyntimateriaalien tuotanto.

Kun kaikki tarvittavat kuvat, pohjat ja muut pohja-aineistot löytyvät yhdestä, keskitetystä paikasta, on uusien materiaalien suunnittelu ja tuotanto sujuvaa. Keskitetty aineistonhallinta helpottaa myös aineistojen kommentointia, ja finaaliversiot ovat saman tien kaikkien saatavilla.

Palvelu joka kehittyy jatkuvasti

Palvelun käyttöönotto sujui Foxilla ongelmitta ja käyttäjät pääsivät nopeasti sinuiksi palvelun toimintojen kanssa. Matkan varrella Fox on ottanut käyttöön aineistonhallinan uusia ominaisuuksia ja laajentanut käyttökohteita.

”Olemme käyttäneet Gredin palveluita koko nelivuotisen olemassaolomme ajan. Yhteistyö on sujunut mutkattomasti, ja Gredi auttaa aktiivisesti kehittämään aineistonhallintaa. Erityisesti aineistojen automaattinen personointi eri kanaviin, liikkuvan kuvan uudet mahdollisuudet ja integroinnit muihin järjestelmiimme kiinnostavat”, kertoo Mustelin.

JULKAISUAUTOMAATIOLLA TEHOA JA NOPEUTTA
TOISTUVAAN TARJOUSMARKKINOINTIIN

CASE: HALPAHALLI

HalpaHalli on yli 1 300 ihmistä Suomessa työllistävä perheyritys, joka palvelee asiakkaita 35 kivijalkamyymälässä sekä verkkokaupassa. Pääkonttori ja logistiikkakeskus sijaitsee Kokkolassa. Yritys panostaa arjen asiakaskokemuksen osatekijöiden ymmärtämiseen. Valikoimissa oman tuonnin lisäksi ovat keskeisiä kotimaiset tuottajat ja tavarantoimittajat, kuten kuluttajien laajasti tuntemat perinteiset brändit. Yrityksellä on myös oma, kotimaisten laatutuotteiden sarja. Avainlippu yrityksellä on merkkinä suomalaisesta työstä.

”Verkkokauppa meillä on ollut vuodesta 2017. Se oli tietynlainen alkusysäys, joka ajoi tehostamaan ja tekemään digitaalisia uudistuksia”, kertoo Kaj Kiviniemi, HalpaHallin markkinoinnin Art Director.

Koko taittotuotanto digitalisoitiin ja automatisoitiin

HalpaHalli digitalisoi ja automatisoi Gredin avulla koko taittotuotannon, kuten tarjouskuvastojen, ilmoitusten, some-mainosten ja myymäläjulisteiden tekemisen. Hyötyjä saavutettiin sekä digin että printin puolella.

”Erityisesti printin tekemistä, kuten tarjouskuvastojen tuotantoa, saatiin huikeasti nopeutettua, niiden tekoaika on puolittunut! Tärkeää on asiakastyytyväisyyden kannalta, että myös tietojen oikeellisuus on pysynyt paremmin kuosissa, kun välikädet vähenee julkaisuautomaatiolla, tieto tulee puhtaana meille markkinointiin, eikä tarvita korjauksia käsityönä”, Kaj sanoo.

Tärkein markkinointitoimi on viikottainen tarjouskuvasto

”Tarjouskuvastot on meidän markkinoinnin ytimessä ja päämediamme. Tarjouskuvasto ilmestyy viikottain painettuna, ja sivuja joka kuvastossa on vähintään 8.”

”Kaikki painetut ja digitaaliset tarjousjulkaisumme menevät saman julkaisuautomaation läpi. Tarjouskuvastot ilmestyvät myös verkossa. Printti ja verkko tavoittavat varsin eri asiakaskohderyhmiä, ja siksi seuraamme tarkasti asiakastyytyväisyyttä ja asiakkaiden valintoja. Laitamme printtiin ja verkkokauppaan myös eri tuotteita tarjolle eri asiakaskohderyhmiä ajatellen”, Kaj kertoo.

”Meillä on digiä ja printtiä tekemässä parikymmentä henkeä, ja julkaisuautomaatio on helpottanut yksittäisten tekijöiden lisäksi koko ryhmän yhteistyötä. Toimintamallina julkaisuautomaatio pakottaa meitä pitämään tiedot yhdessä paikassa, ja se on tärkeää, ettei tule irrallisia exceleitä ja wordeja. Julkaisuautomaatio siis vaikuttaa itse asiassa koko taloon toimintamallina, joka ohjaa oikeelliseen toimintaan”, Kaj pohtii.

Paljonko HalpaHallilla on tuotteita? Kaj kertoo, että tuotemäärä ja tuotevarianttien määrä vaihtelee koko ajan, ja että tuotteita on arviolta 50 000-100 000. Mikä valtava määrä!

”Verkossa on erikoistuotteita ja tuoteryhmiä, joita ei ole kivijalassa. Kilpailu on hirveän kovaa ja samat tuotteet on tarjolla asiakkaille eri toimijoilla. Hinta ei pelkästään ratkaise, vaan kokonaisasiakaskokemus. Verkkokaupassa ratkaisee esimerkiksi, kuinka helppoa on toimia kassalla”, Kaj kuvailee.

Hyötynä julkaisuautomaation mukautuminen sujuvasti ERP:iin

Julkaisuautomaatio-projektissa ei keskitytty pelkästään taittajien työn nopeuttamiseen ja helpottamiseen. Gredi oli mukana myös HalpaHallin IT-osaston ERP-projektissa.

HalpaHallin koko toimintaa ohjaava, räätälöity ERP-järjestelmä viilattiin palvelemaan markkinointia paremmin. IT-arkkitehtuurin ja asiakkaan ostopolun mukainen asiakaspolku mietittin yhdessä alusta loppuun asti. ”Julkaisuautomaatio mukautui meidän ERP:iin. Siten julkaisuautomaatio vaikutti myös meidän ostajien ja tuotteistajien työhön, Kaj kertoo.

Gredin tehtävänä oli konsultoida ja konseptoida tekemistä niin, että prosessi tuotteistuksesta taittoon ja julkaisuautomaatioon asti on mahdollisimman selkeä ja suora. Yhdessä asioiden oivaltaminen asiakkaan kanssa on Gredillä keskiössä, kun luodaan yhdessä hyvää asiakaskokemusta.

Asiakaskokemuksen ja ostopäätöksen kannalta hintamerkinnät pitää olla oikein ja selkeästi viestitty. Tarjous- ja normaalihinta, kilo- tai litrahinta sekä panttihinta ja muut hintamerkinnät tulevat julkaisuautomaatiolla aina oikein, taittaja ei koske niihin taitossa juurikaan. Julkaisuautomaatio päättelee myös oikeat hintamerkintätyylit ja asettelut. Ja aina kun lakimuutoksia ja uusia vaateita tulee alan toimijoille hintamerkintöihin, muutokset on sujuvaa ottaa huomioon ajoissa julkaisuautomaation avulla.

”Olemme tehostaneet tekemistä ja prosessejamme huomattavasti. On vastuullista tehostaa työajankäyttöä, ja 50% työajan säästö tiimissämme on suuri tehostus.” Koko tiimin työaikaa vapautuu tärkeään tekemiseen, kuten aina paremman asiakaskokemuksen palvelumuotoiluun ja myynnin kasvatukseen laajan ja ostamaan inspiroivan tuotevalikoiman avulla. Asiakaslupaukset on lunastettava joka viikko ja joka asiakaskohtaamisessa, ja se on hienoa työtä.

”Ehdottomasti voin suositella julkaisuautomaatiota ja Grediä, te olette kuunnelleet ja ymmärtäneet asiakasta. Teiltä ei ole puskettu meille asioita, vaan on mietitty yhdessä keskustellen meidän ja asiakkaidemme tarpeita”, Kaj summaa.

Digitaalisuus mullisti arkiston

CASE: Helsingin kaupunginmuseo

Helsingin kaupunginmuseo on Helsingin kaupungin omistama museo, joka dokumentoi ja esittelee Helsingin historiaa. Vuonna 1911 perustetun museon tehtävänä on tallentaa ja vaalia Helsingin kaupungin alueen henkistä ja aineellista perintöä sekä rakennettua kulttuuriympäristöä.

Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK) on opetus- ja kulttuuriministeriön käynnistämä hanke, jonka tavoitteena on koota yhteen Suomen museoiden, arkistojen ja kirjastojen tietovarannot ja avata ne vapaasti tutustuttaviksi niin kotimaassa kuin Euroopan tasollakin. Digitoinnilla pyritään paitsi tekemään kulttuuriperintö laajemmin saavutettavaksi myös turvaamaan sen säilyminen.

Yleisö voi selata Kansalliseen digitaaliseen kirjastoon kerättyjä aineistoja, kuten esineitä, kuvia, taideteoksia, kirjoja, karttoja ja asiakirjoja, Finna-asiakasliittymän kautta osoitteessa finna.fi. Helsingin kaupunginmuseon kokoelmaan voi tutustua osoitteessa hkm.finna.fi.

Kuvat kaiken kansan nähtäville

Helsingin kaupunginmuseo on käyttänyt vuodesta 2008 Gredin Mediaksi-mediapankkipalvelua kuva-arkistonsa digitaalisen hallintaan. Kun museo vuonna 2013 avasi kokoelmansa julkiseen verkkoon Kansalliskirjaston uunituoreeseen Finna.fi-hakupalveluun, tarvittiin luotettava ja tietoturvallinen tapa siirtää kuvat museolta hakupalveluun. Ratkaisua lähdettiin suunnittelemaan yhteistyössä Gredin kanssa.

Nyt digitoidut kuvat voidaan siirtää suoraan Finna.fi-hakupalveluun Gredin toimittaman rajapintaratkaisun välityksellä. Kuvat ja metatiedot ohjautuvat Mediaksi-järjestelmästä DataCenter Oy:n konesalissa sijaitsevalle edustapalvelimelle, josta Finnan järjestelmä puolestaan ne hakee. ”Koko rajapintatoteutus on toteutunut todella joustavasti”, toteaa kuva-arkiston tutkija Aki Pohjankyrö.

Helsingin kaupunginmuseolla on arkistossaan kaiken kaikkiaan noin miljoona kuvaa, josta on digitoitu noin 60 000. Vuosittain uusia kuvia saadaan digitoitua noin viisi tuhatta, ja Finnaan kuvia on tarkoitus siirtää ensimmäisen vuoden aikana 30 000 kappaletta. ”Ensimmäisenä olemme digitoineet vanhimman aineiston, joka voi olla tuhoutumisvaarassa. Tärkein prioriteetti on myös asiakkaiden meiltä tilaamalla kuvilla sekä niillä aineistoilla, jotka on nostettu museon digitointiohjelmassa tärkeimmiksi”, Pohjankyrö kertoo. Aiemmin digitoidut kuvat olivat vain museon omassa Mediaksi-järjestelmässä, jota asiakkaat voivat käyttää museon kuva-arkistossa. Finna avaa kuvat kaikkien nähtäväksi.

Räätälöityjä ratkaisuja

Kun Gredi ja HKM lähtivät kehittelemään uutta rajapintaratkaisua, siihen toteutettiin muutamia museon toivomia räätälöintejä. Nyt tutkijat voivat kuvia arkistoidessaan valita, viedäänkö Finnaan kuva vai pelkät metatiedot. Lisäksi kuvasta vietävät metatiedot voidaan valita yksitellen, näin esimerkiksi mahdollisesti salassa pidettävät nimi- ja osoitetiedot voidaan jättää julkisesta verkosta pois. ”Joissain toteutuksissa tätä mahdollisuutta ei ole,” Pohjankyrö toteaa, ”vaan jos haluttaisiin jättää jokin tieto pois niin silloin sama tieto pitäisi jättää pois kaikista kuvista.”

Yksi varta vasten museon järjestelmään tehty lisäys on mahdollisuus muokata Lido-määrityksiä, jolla kuvien metatiedot siirtyvät edustapalvelimelta Finnaan. ”Gredillä on reagoitu palautteeseemme hyvin ja toteutuksen speksaaminen on ollut kivutonta”, kertoo Pohjankyrö.

Rajapintatoteutuksen myötä kaupunginmuseon edustapalvelin on siirretty Gredin kanssa samaan Sontek-konserniin kuuluvan DataCenter Oy:n konesaliin. Koska Finna hakee palvelun kuvat suoraan edustapalvelimelta, palvelimen täytyy olla auki julkiseen verkkoon. Kaupunginmuseon omalla palvelimella pyörii koko arkiston kokoelmadata sekä järjestelmätyökalut, joten sen käyttäminen rajapintapalvelimena olisi ollut liian suuri tietoturvariski. ”Jos siihen on resurssit, niin on järkevämpää laittaa erillinen palvelin Finna-käyttöön ja avata se julkiseen verkkoon”, Pohjankyrö sanoo.

Digitaalisuus mullisti arkiston

Helsingin kaupunginmuseo on ollut Gredin asiakkaana jo vuodesta 1995, jolloin käyttöön tuli Maria-kuvapankki. ”Se oli ensimmäinen järjestelmä, johon kuvat sai näkyviin”, Pohjankyrö perustelee valintaa. Aiemmin kuva-arkiston käytössä oli analoginen, vedos- ja kortistopohjainen arkisto. ”Digitaalinen kuvapankkihan muuttaa tämän työn luonnetta kokonaan, ei painopisteen voisi enää edes kuvitella olevan muualla kuin digitaalisessa,” sanoo Pohjankyrö. ”Se on helpottanut meidän työtä, kuvien hakemista ja selaamista sekä tarjoamista yleisölle.” Uutena haasteena on digitaalisen aineiston säilyminen, johon on jo kehitetty toimivia, kansainvälisiä standardeja.

Pohjankyrö uskoo, että kuvien avaaminen julkiseen verkkoon Finna-palvelun kautta lisää museon näkyvyyttä ja vaikuttavuutta selkeästi. Sofiankadulla sijaitseva arkisto on ollut avoinna yleisölle resurssien puitteissa vain kahtena päivänä viikossa virka-aikaan, mikä on Pohjankyrön mukaan sulkenut monia käyttäjiä pois. ”Aika iso kynnys varmasti ottaa vaikka lomaa töistä päästäkseen käymään arkistossa,” hän toteaa. Nyt kuvat ovat verkossa kaikkien nähtävillä aina.

Helsingin kaupunginmuseon tarjoaa ainoana museona Finnassa kuvistaan pieniresoluutioiset versiot vapaasti käytettäviksi. ”Me olemme julkinen arkisto, eikä meillä ole sisäänpääsymaksuja muutenkaan”, Pohjankyrö avaa valintaa. ”Ratkaisu on myös linjassa kaupungin avoimen tiedon strategian kanssa.” Arkisto myy suurempia versioita sekä tulosteita kuvista erikseen. ”Toivottavasti tämä kaikki lisää varsinaisten käyntien määrää. Yhteydenottojen ja asiakaspalautteen määrä on jo kasvanut.”

YKSI PAIKKA, SIELTÄ LÖYTYY KAIKKI

CASE: Helsingin Yliopisto

Helsingin yliopisto on Suomen suurin ja vanhin tiedekorkeakoulu. Vuodesta 1640 se on ollut mukana luomassa reilua ja tasa-arvoista yhteiskuntaa, jota monilla mittareilla pidetään maailman parhaana. Tänään monitieteinen tiedeyhteisö ratkoo ongelmia, jotka koskettavat meistä jokaista, Suomessa ja kansainvälisesti. 31 200 opiskelijan ja työntekijän tiedeyhteisö synnyttää ratkaisuja, jotka muotoilevat planeettamme tulevaisuutta.

Helsingin yliopiston viestinnän ja yhteiskuntasuhteinen markkinoinnin asiantuntija Joanna Kokonmäki kertoo, että työntekijöitä Helsingin Yliopistossa on yli 7800. Joanna on ollut vuodesta 2015 Helsingin yliopistolla töissä markkinoinnin ammattilaisena.

”Maineenhallinnan kannalta yliopistomaailma on erittäin kansainvälinen. Esimerkiksi tiedeyhteisömme tutkijoista 25% on kansainvälisiä ammattilaisia. Tiede ylipäätään on globaalia”, Joanna kertoo.

”Yliopistomaailmassa viestintätarpeita on monenlaisia, mutta kaupallista terminologiaa karsastetaan, sitä ei pidetä akateemiseen maailmaan sopivana. Toki ajat ovat muuttumassa, kun kilpailu kovenee yliopistojen välillä, ja yritetään houkutella lisää kansainvälisiä tutkijoita sekä opiskelijoita. Täytyy erottua. Yliopistojen kiristynyt rahoitustilanne edellyttää myös enenevässä määrin rahoituksen hankkimista ja siitä viestimistä itse”, Joanna sanoo.

Mikä oli polttavin tarve, johon Gredin digitaalinen aineistonhallintapalvelu hankittiin?

”Oli tarpeen löytää yksi alusta, jolle pystytään kokoamaan käyttäjien kannalta helppoon muotoon yhtenäisesti kaikki aineistot”, Joanna kiteyttää. ”Sitä ennen täällä oli erillinen kuvapankki ja erillinen aineistopankki, eikä se ollut kätevää käyttäjille”, Joanna kertoo.

Gredin Helsingin yliopistolle luoma palvelu kantaa nimeä UNI MATERIAL BANK. Se sisältää Helsingin yliopiston kaikki viestimisessä tarpeelliset aineistot. Aineistoja on yli 24 000, ja niitä on kätevä hakea hakusanoilla. Palvelusta löytyvät logot, PowerPoint-esityspohjat eri tiedekunnille, visuaalisen ilmeen ohjeisto ja muokattavat pohjat eri käyttötarkoituksiin. Vahva työkalu sisältää kuvia kaikkeen tarpeelliseen käyttöön. Sieltä löytyvät rakennus-, teema-, henkilö-, yhteisö- ja tiedekuvat. ”Ja tietenkin esittelymateriaalit, kuten yliopiston esittelyyn tarkoitetut PowerPoint -esitykset ja videot”, Joanna kertoo.

Miten hallita yli 7800 erilaista käyttäjää?

Helsingin yliopisto on edistyksellinen suunnan näyttäjä uusien digitaalisten palvelujen hyödyntäjänä.

Mitä eri käyttäjiä palvelulla sitten on? ”Tietenkin ensinnäkin markkinointi- ja viestintäväki, sekä muut omasta työstään viestivät. Mutta meillä on Helsingin yliopistossa kaikkiaan yli 7800 työntekijää, ja olemme antaneet heille kaikille pääsyoikeuden palveluun”, Joanna kertoo. ”Esimerkiksi tutkijat hakevat palvelusta oman tiedekuntansa powerpoint-esityspohjat”, Joanna havainnollistaa.

”Tottakai erilliset aineisto- ja kuvapankit, kuten myös monien henkilökohtaisten käyttäjätunnusten loukku olisivat vaikeita viestiä, ja vaikeita myös käyttäjille. Se, että Gredin kautta meillä on yksi alusta, on ilmeisin plussa. Sieltä löytyy kaikki. Miinuksena oli aluksi järjestelmätunnusten käyttö meidän isossa, tuhansien käyttäjien yhteisössä, mutta ratkaisimme sen asian integroimalla Gredin kanssa! Palvelumme käytettävyys parani heti huomattavasti, kun se integroitiin jo yliopistolla käytössä olevan tunnistautumisjärjestelmän kanssa. Helppoa käyttäjillekin muistaa yhdet tunnukset”, Joanna kertoo.

Nyt järjestelmä tunnistaa myös, tuleeko palvelua käyttämään esimerkiksi opettaja vai viestinnän väki. Eri käyttäjille on nyt erilaiset näkymät. ”Viestintä- ja yhteiskuntasuhteet -yksikössämme on 90 työntekijää, ja järjestelmä tunnistaa myös meidät erikseen”, Joanna kuvailee.

”Käyttäjähallinnan integraation jälkeen Helsingin yliopiston palvelun käyttö on kasvanut yli 360 prosenttia, mikä on mahtitulos”, Gredin myyntijohtaja Matti Tammisalo summaa.

Joannalla on loistava vinkki kaikille Gredi Content HUB -aineistonhallintapalvelun käytön aloittaville yliopistoille ja korkeakouluille. ”Miettikää huolella käyttäjäryhmät heti palvelun luomisen yhteydessä! Se nopeuttaa koko palvelun suunnittelua ja helpottaa käyttöä sekä parantaa käyttäjäkokemusta. Sama pätee niin suurissa yliopistoissa, kuin tietenkin myös suurissa yrityksissä”, Joanna tuumaa.

Mitä uutta Helsingin yliopisto luo muokattavilla pohjilla?

Helsingin yliopisto aikoo jatkossa luoda maailmaan uutta laajentamalla Gredin palvelun hyödyntämistä. ”Suurin potentiaali meillä on muokattavissa pohjissa! Niillä ihmiset pystyvät ilman taitto-ohjelmien käyttötaitoja tekemään itse esimerkiksi kutsuja. Meillä on jo olemassa palvelussamme muokattavat pohjat esimerkiksi esitteille, kutsuille ja flyereille. Tutkijat käyttävät usein julistepohjia oman työnsä esittelyyn kansainvälisissä konferensseissa. Eniten meillä käytetään nyt flyer-pohjia”, Joanna kertoo.

”Myös laajempia esitemateriaaleja voisimme harkita tehtäväksi muokattavilla pohjilla”, Joanna visioi.

Unigrafia kehittää palvelua yhdessä Helsingin yliopiston ja Gredin kanssa

Helsingin yliopistolla on käytössään Gredin luoma palvelu Gredin asiakkaan Unigrafian kautta. Unigrafian omistavat Aalto-yliopisto, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu, Taideyliopisto ja Helsingin yliopisto.

”Unigrafian rooli on tuntea omistajiensa erityistarpeet, ja mukauttaa Gredin digitaalinen aineistonhallintapalvelu vastaamaan niihin”, kertoo kumppanuuksista ja kehitysprojekteista vastaava Jorma Ahlqvist Unigrafialta. ”Helsingin yliopistolla Gredin palvelua käyttää kolme eri yksikköä – Viestintä, Tilapalvelut ja Kansalliskirjasto”, Jorma Ahlqvist summaa.

Markkinoinnin tehostaminen brändihallitusti ratkaisi

CASE: Kalevala Koru

Kalevala Koru Oy on alansa suurin yritys Suomessa ja yksi suurimmista Pohjois-Euroopassa. Yritys suunnittelee, valmistaa ja markkinoi korkealaatuisia kulta-, hopea- ja pronssikoruja tuotemerkeillä Kalevala Koru ja Lapponia Jewelry. Yrityksen liikevaihto on n. 14,5 milj. € ja henkilömäärä noin 120. Työntekijät ovat alallaan Suomen huippuammattilaisia sekä käsityön että korkean teknologian osaamisessa.

Kaikki korut valmistetaan Suomessa ja raaka-aineissa suositaan mahdollisuuksien mukaan suomalaista alkuperää olevia materiaaleja. Yritys vaalii huolella vahvaa tuotemerkkiään. Se näkyy kaikessa yrityksen toiminnassa, niin myynnissä, valmistuksessa kuin markkinoinnissakin. Kalevala Koru on Brändien arvostus 2015 -bränditutkimuksen mukaan Suomen 11:nneksi arvostetuin tuotemerkki.

Jälleenmyyjäverkoston nopeampi palveleminen ja markkinoinnin tehostaminen brändihallitusti ratkaisivat

Brändin johtaminen ja jälleenmyyjäverkoston palveleminen ovat Suomen suurimman korualan yrityksen Kalevala Koru Oy:n markkinoinnin keskeisimpiä tehtäviä. Näiden tehtävien tehokas ja tuloksellinen hoitaminen nykypäivän digitaalisessa liiketoimintaympäristössä ei olisi mahdollista ilman toimivaa ja luotettavaa digitaalista brändin- ja markkinointiviestintäsisältöjen hallintaa. Gredi on vastannut Kalevala Korun digitaalisen omaisuuden arvon kasvattamisesta jo 10 vuotta.

Haasteet

Kalevala Korun jälleenmyyjät tarvitsevat omaa paikallista markkinointiviestintäänsä varten ajantasaista ja brändin mukaista markkinointimateriaalia jatkuvalla syötöllä. Tuotekuvien ja oikean tuotetiedon lisäksi Kalevala Koru tarjoaa heille valmiita ilmoituspohjia ja parhaan asiakaskokemuksen aikaansaamiseksi eri julkaisukanaviin sopivia sisältömuotoja. Kun jälleenmyyjiä ja heidän markkinointiviestintäkumppaneita on satoja ja myytäviä tuotteita sekä niiden kuvia on kymmeniä tuhansia, kokonaisuuden hallitseminen voi olla ylivoimainen haaste.

Ratkaisu

Gredi toteutti Kalevala Korulle digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisun, jonka moduuleista otettiin aluksi käyttöön materiaalipankki. Kalevala Korun kahdelle brändille rakennettiin omat visuaaliset näkymät ja kokonaisuudet ”työpöydät”, joiden kautta materiaalien hallinta ja toimittaminen jälleenmyyjille sekä heidän kumppaneilleen tuli mahdolliseksi.

Kalevala Koru otti käyttöön Gredin palvelun päivitetyn version ja uuden käyttöliittymän, jossa brändinäkymät on nyt yhdistetty. Päivityksen yhteydessä helpompaan käytettävyyteen kiinnitettiin erityistä huomiota ja mm. dynaamiset ilmoituspohjat otettiin tehokkaampaan käyttöön. Kuvatiedostojen formaatit muokataan nyt automaattisesti eri kanaviin ja käyttötarkoituksiin sopiviksi. Uutta on myös Gredin palvelun integrointi suoraan Kalevala Korun verkkokaupparatkaisuun.

Hyödyt

Gredin brändinhallinnan, markkinoinnin tehostamisen ja digitaalisen informaationhallinnan ratkaisu on tuonut useita selkeitä hyötyjä Kalevala Korulle:

  • Tuloksellisen liiketoiminnan kannalta ratkaisevassa roolissa on ollut jälleenmyyjäverkoston parempi palveleminen. Kuvat toimitetaan heille aina oikeassa formaatissa ja dynaamisten ilmoituspohjien kautta markkinoinnin sisällöt pystytään toimittamaan kulloiseenkin kanavaan sopivassa muodossa.
  • Kalevala Koru haluaa vaalia ja kasvattaa huolella vahvaa brändiään. Vaikka itse tuotteet tehdään edelleen käsityönä, on digitaalisuuden hyödyntäminen brändinhallinnan kannalta välttämätöntä. Yhtenäisen brändi-ilmeen hallinta ja parhaan mahdollisen asiakaskokemuksen aikaansaaminen ovat pitäneet Kalevala Korun Suomen arvostetuimpien brändien joukossa vuodesta toiseen.
  • Kalevala Korulla on korunvalmistajana pitkät perinteet. Historiansa aikana kuva-aineistoja on syntynyt kymmeniä tuhansia. Gredin palvelu toimii Kalevala Korun digitaalisena sydämenä/arkistona ja yhtiön pitkä perinne välittyy digitaalisena omaisuutena tietoturvallisesti sukupolvilta toiselle.
  • Jotta digitaalisesta informaationhallinnasta saa kaiken hyödyn irti, on palvelun oltava niin helppokäyttöinen, että sen ottavat omakseen kaikki osapuolet. Oman organisaation lisäksi jälleenmyyjien ja heidän markkinointiviestintäkumppaniensa on kaikkien pystyttävä toimimaan saumattomasti yhteen. Tässäkin suhteessa Gredin palvelu on toiminut erinomaisesti.

”Omasta näkökulmastani katsottuna palvelun jatkuva kehittäminen, selkeä hinnoittelu ja luotettavuus ovat olleet ne syyt miksi Kalevala Koru luottaa edelleen Grediin. Pitkät perinteet omaavana suomalaisena yrityksenä palveluntarjoajien kotimaisuus on totta kai meille tärkeätä. ”, sanoo Kalevala Korun Tietohallintopäällikkö Tiina Ahlfors.

”Asiakaskunnan, jälleenmyyjien ja kaikkien muidenkin osapuolien palveleminen brändihallitusti ja tehokkaasti on kaikkein tärkeintä. Omalle markkinoinnille jää aikaa keskittyä strategisimpiin tehtäviin, kun aineistot hallitaan Gredin palvelussa. Gredin palvelun päivitysprojekti hoitui nopeasti ja täsmällisesti. Uusi käyttöliittymä on helppokäyttöinen ja monet toiminnot on nyt automatisoitu. ”, sanoo Kalevala Korun Materiaalipankista vastaava Pirjo Helenius.

KAIKKI AINEISTOT YHDESSÄ PILVIPALVELUSSA TEHOSTAA
TYÖTÄ JA HELPOTTAA ETÄTYÖTÄ

CASE: Karto

Karto otti käyttöön digitaalisen brändin- ja aineistonhallintapalvelun Gredi Content HUBin.

Jyväskylästä ponnistavan vuonna 2021 viisikymmenvuotisjuhliaan viettävän Karton palveluksessa on noin 50 asiantuntijaa sekä laaja freelance-taiteilijoiden verkosto. Karton valikoimasta paistaa kekseliäisyys, monipuolisuus ja laatu. Valikoimaan sisältyvät kortit ja adressit, lahjatavarat ja paketointitarvikkeet, askartelu-, koulu- ja toimistotarvikkeet sekä kattaustarvikkeet, kuten servietit. Yritykselle on tärkeää tuoda esiin suomalaista tuotantoa ja kotimaisia tekijöitä, kuten valokuvaajia, kuvittajia ja piirtäjiä. Yrityksen tuotteita on myynnissä hyvin varustetuissa kaupoissa ympäri Suomen.

Miksi Content HUB tarvittiin käyttöön Kartolla?

”Polttavin tarve oli se, että meillä on kerätty kuvia ja talletettu niitä verkkolevyille, CD-levyille ja jopa metallisiin arkistokaappeihin printattuina. Pohdin sitä, että miksi moinen. Levyillä oli satoja kansioita eri suunnittelijoilla ja tuhansittain kuvia. Seuraava huomioni oli se, että kun uusia kuvia tulee meille ympäri Suomea ja muualtakin, niin kysyin suunnittelijoiltamme, että miten he etsivät, näkevät ja hallinnoivat kuvia. Vastaus oli, että haastetta on! Ajattelin, että tässähän ei ole mitään järkeä. Vaikka ihmisillä on ilmiömäinen muisti, ei jokainen voi muistaa kaikkea”, kertoo Edvard Memrik, Karton tietohallintopäällikkö.

Miksi tietohallintopäällikkö ihastui Grediin?

Edvard kertoo, että Kartolla oli tarpeen löytää pilvipalvelu-pohjainen järjestelmä, johon kootaan kaikille käyttäjille helposti käytettäväksi ja keskitetysti kaikki aineistot.

”Vertailin useampaa järjestelmää. Ihastuin Gredissä muutamiin asioihin: ensinnäkin yhteistyö oli heti alusta alkaen helppoa. Opin Gredin avulla alan termistöä ja sain tarvitsemaani tietoa. Etsimme järjestelmää, jossa pystymme tallentamaan, hallinnoimaan ja hakemaan helposti aineistoja tuhansien kuvien joukosta. Ensi vaiheessa otamme haltuun raakamateriaalimme eli kuvat, laitamme ne kaikki Gredin HUBiin. Tämän jälkeen jatkamme HUBin hyödyntämistä muissakin sisäisissä ja ulkoisissa palveluissamme. HUBissa on nyt alkajaisiksi noin 3000 kuvaa, ja niitä tulee vielä paljon lisää!” Edvard sanoo.

”Tietoturvallinen ja varmistettu pilvipalvelu on se, mitä haluamme.”

”En halua omia palvelimia tänne meidän tiloihin. Pilvipalvelu on helposti hallinnoitava ja ylläpidettävä. Ei tule piilokuluja omien palvelinten ylläpidosta, eikä laitteisto vanhene. Gredin HUB on myös helposti integroitava muihin käyttämiimme järjestelmiin”, Edvard listaa hyötyjä.

Yhteistyön sujuvuus on avainasia. ”Hyvä toimittaja, jonka kanssa tulee heti toimeen, on minulle tärkeää. Gredin suomalaisuus on meille suomalaisena firmana hyvä asia ja Avainlippu on yksi argumentti meille. Käytämme paljon kumppaniverkostossamme suomalaisia taiteilijoita.”

Mitä Karton Content HUB sisältää?

Karton Content HUB sisältää työssä tarpeelliset aineistot, kuten kuvat, luokiteltuna sopivin hakukriteerein. Aihepiirejä on runsaasti, muiden muassa kukka-, eläin- ja lapsiaiheista lähtien aina Marimekon legendaarisiin kuoseihin.

Kaikki ihmisten rakastamat merkkipäivät ovat Karton aineistoissa saaneet ansaitun runsaan huomion. HUB sisältääkin materiaalia Ystävänpäivästä Hääpäivään, Äitien- ja Isänpäivästä Vauva-onnitteluihin ja elämän Surukin löytyy sieltä.

Erityisen hyödyllinen käyttäjille on nopea hakutoiminne. Kun tarvitsee löytää esimerkiksi kaikki joulutontut tuhansien aineistojen joukosta, tai vaikkapa kukka-aiheisia kotimaisen piirtäjän materiaaleja, ne löytyvät helposti hakusanoilla. Kaikki aineistot löytyvät näppärästi tietysti myös taiteilijan nimellä.

”Saamme työhön tehostusta ja etätyöhön helpotusta”

Karton henkilöstöön kuuluu esimerkiksi tuotesuunnittelijoita, tuotepäälliköitä, myyjiä ja hyllyttäjiä. Miten HUB auttaa etätöitä tekeviä? ”He pystyvät työskentelemään nyt helpommin etänä. He pystyvät hyödyntämään totaalisesti Gredin pilvipalvelua, koska kaikki kuvamateriaalit ovat siellä! Koska siirrämme kaiken yhteen paikkaan verkkolevyiltä ja muilta tallennusvälineiltä, se myös tehostaa työtämme”, Edvard listaa lisää arjen tärkeitä hyötyjä.

Karton tekijöiden työn jälki elää pitkään ja sillä on valtava tunnearvo. Kortit ovat sydämen asioita. Kun kortteja lähetetään, annetaan ja saadaan, siinä ovat tunteet pinnassa. Kortit erottuvat edukseen. ”Kun annat läheisellesi tai tutullesi lahjan kortin kera, lahja voi tulla nautituksi hetkessä tai muuten käytettyä ajan kuluessa, mutta kortti säilyy ikuisesti”, Edvard kertoo.

Tulevaisuudessa HUBilla on monia hyödyntämismahdollisuuksia

”Tulevaisuudessa haluaisin kehittää Gredin kanssa palveluympäristöämme palvelemaan verkkokauppaamme. Olen myös pohtinut Gredin HUBin integrointia suoraan ERP:iimme, koska Gredin kanssa integraatioita on mahdollista tehdä. Haluaisin myös hyödyntää HUBia myyntimme käyttöön. Heille olisi kätevää esitellä korttimallistojamme jälleenmyyjille suunnittelijoidemme valmiiksi koostamina kokonaisuuksina”, Edvard miettii.

VASTUULLINEN MARKKINOINTI SÄÄSTÄÄ LUONTOA JA KULUJA

CASE: Kivra

Suomessa lähetetään edelleen vuosittain yli 500 miljoonaa paperista dokumenttia. Niistä jokainen on liikaa ilmastollemme. Digipostilaatikko Kivra haluaa rakentaa yhdessä yritysten ja suomalaisten kanssa ilmastovastuullisempaa ja turvallisempaa yhteiskuntaa tarjoamalla sujuvampaa digitaalista asiointia yrityksiltä ihmisille. Kivra on saapunut Suomeen Ruotsista vuoden 2020 alkupuolella. Palvelulla on Ruotsissa jo lähes 4 miljoonaa käyttäjää ja yi 27 000 yritystä lähettää digitaalista postia asiakkailleen Kivralla. Kivran missio on tehdä arjen asioinnista sujuvaa ja ilmastoystävällistä.

Kivra arvostaa Gredin palvelun helppoa asiakaspolkua

Yritysvastuullisuus on käytännössä johtamista, konkreettisia arjen ekotekoja ja koko maapalloamme ajatellen tehtyjen kestävien palvelujen käyttämistä. Vastuullinen Kivra elää kuten opettaa. Digitaalista laskunmaksupalvelua asiakkailleen markkinoiva Kivra käyttää oman brändinsä ja brändiaineistojensa hallintaan digitaalista Gredi Content HUBia.

”Gredin meille luoma palvelu sisältää koko organisaatiomme ja sidosryhmiemme tarvitsemat aineistot. Sieltä löytyvät esimerkiksi logot, kuvat, yhtiötietoja, tiedotteita, markkinointimateriaalit, myyntimateriaalit ja brändiohjeisto”, Kivran markkinointijohtaja Maija Leivo kertoo.

Mikä oli polttavin tarve, jonka tähden Gredin palvelu otettiin käyttöön? ”Kivran koko ideologia lähtee siitä, että tehdään hyvää yhdessä. Hyvän tekemisen tarvitsee olla helppoa asiakkaillemme, eli yrityksille ja kuluttajille. Kun vertailin palveluntarjoajia, Gredi tarjosi helpoimman asiakaspolun! Siitä se sitten lähti. Tunsin Gredin palvelun jo niiltä ajoilta, kun työskentelin Varmalla”, Maija kertoo.

Turvallisuus on tällä alalla ja meille itselle äärettömän tärkeää. Se että Gredillä on serverit Suomessa, on meille iso arvo. Sille myös asiakkaamme antavat arvoa”, Maija painottaa.

”Gredin palvelu sopii meidän ideologiaamme, sillä itse olemme hubi arjen asiointiin. Gredin avulla meillä on tarjota hubi organisaatiomme sisällä ja julkisesti kaikille markkinoinnin ja viestinnän aineistoille, sekä asiakassuhteiden hoitamiseen – olipa kyse sitten b-to-b- tai b-to-c-asiakkaista”, Maija sanoo.

Miten Kivra hoitaa asiakassuhteita Gredin palvelussa?

Asiakkaan kunnioittaminen ja aito kumppanuus on tärkeä osa Kivran vastuullista toimintaa. ”Gredin ansiosta meillä on nyt yksi palvelu, jossa kullekin kohderyhmälle näkyvät relevantit sisällöt, eikä mitään turhaa. Ei tarvitse hakea aineistoja eri linkkien kautta. Kunnioitamme ja arvostamme asiakkaidemme aikaa”, Maija sanoo.

”Tuotamme markkinointimateriaalit yritysasiakkaillemme heidän toiveidensa mukaisesti ja toimitamme aineistot Gredillä sujuvasti perille. Näin toimien emme tuki sähköposteja ja lähetä aineistoja monesta kanavasta. Palvelussa asiakasyrityksillämme on omat aineistokansiot, joihin päivitämme jatkuvasti aineistoja”, Maija kertoo.

”Gredi on meillä osa arkea ja jokapäiväinen työkalu. Ei vaan varasto”, Maija tähdentää.

”Kaiken taustalla on helppous. Gredin palvelua on helppo käyttää. Sieltä asiakasyritystemme ja median on helppo löytää aineistot. Siellä kaikki aineistot luonnollisesti myös säilyvät hyvin turvassa.”

Eri kohderyhmien eri tarpeet voidaan hyödyntää

Mitä eri käyttäjiä Gredin Kivralle luomalla palvelulla on? ”Sisäisesti meillä tietenkin markkinoinnin, viestinnän ja myynnin väki käyttää arjen työssä joka päivä. Asiakaspalvelummekin käyttää aktiivisesti! Asiakaspalvelumme väki operoi Gredin palvelun kautta, ja kaikki asiakkaan kanssa läpikäyty aineisto tallentuu asiakkaan omaan kansioon. Meillä osa asiakkaan palvelukokonaisuutta on esimerkiksi asiakaspalvelukoulutukset”, Maija kuvailee.

”Palvelumme julkisella puolellakin pointtina on helppous. Sinne pääsee suoraan nettisivuiltamme helposti ilman tunnuksia ja salasanoja. Se on meille tärkeää. Palveluun on vapaa pääsy yrityksillä ja medialla, tervetuloa! Siellä on kuvat, logot ja ensimmäinen tutustumisaineisto Kivrasta”, Maija kertoo.

”Digitaalisuus ja paperittomuus säästävät valtavasti yritysten kuluja”

”Paperilaskut ovat valtavan iso kuluerä monissa yrityksissä. Lisäksi paperinen asiointi kuluttaa luonnonvarojamme aivan turhaan. Miksi paperilaskuja sitten lähtee vielä niin paljon? Yritykset laittaisivat mieluusti kaiken digilaskuina! Kuluttajille ei vain ole ollut aiemmin riittävän helppoa kanavaa digiasiointiin siirtymiseen. Arjen tulee olla sujuvaa asiointikanavasta ja tavasta riippumatta”, Maija analysoi.

Gredin palvelu sopii hyvin Kivran palvelukokonaisuuteen ja tukee palvelun omaa ideologiaa. Helppoa, sujuvaa ja ilmastoystävällistä. Palvelu selkeyttää aineistonhallintaa, ja mahdollistaa liiketoiminnan kasvattamisen vastuullisen ja luontoystävällisen digitaalisen aineistonhallinnan avulla.

Mikä on kaikkein parasta Gredin palvelun käytössä verrattuna aikaan ennen palvelua? ”Parasta on palvelun helppous. Kaikilla on sama haaste – tietoa on introissa, tietokannoissa ja siellä täällä kanavissa haettavana, ja eri kumppaneiden kanssa on eri palveluja ja kanavia käytössä. Aineistojen hallinnan keskittäminen yhteen kanavaan on paras ratkaisu”, Maija linjaa.

Mitä tapahtuu seuraavaksi Kivran toimintakentässä? ”Toimialana sähköinen asiointi on jo vahvasti tätä päivää. Nyt panostetaan enemmän asiakaskokemukseen ja sujuvoitetaan arjen asiointipolkuja yritysten ja ihmisten välillä”, Maija sanoo.

”Ilmastovastuullisuus on Kivralla DNA:ssa ja sitä emme voi koskaan korostaa liikaa. Tästä johtuen olemme saaneet ensimmäisenä digipostina maailmassa Climate Positive -sertifioinnin Kivralla toimitettavalle postille. Kaikki palvelustamme aiheutuva hiilijalanjälki on kompensoitu 110-prosenttisesti. Tämä sertifikaatti antaa asiakkaillemme arvoa, sillä se tarkoittaa, että positiivinen hiilikädenjälki kasvaa automaattisesti koko ajan kaikilla niillä yrityksillä ja kuluttajilla, jotka käyttävät Kivraa”, Maija kiittää.

JÄLLEENMYYJÄVERKOSTOLLE HETI KAIKKI TARVITTAVAT AINEISTOT

CASE: KOIVUNEN

Koivunen on 1927 perustettu autoalan teknisen kaupan monialayritys, jonka 140 000 tuotteen valikoiman jakelu hoidetaan jälleenmyyjien kautta. Koivunen on henkilöautojen ja raskaan ajoneuvokaluston varaosien, lisävarusteiden, laitteiden, renkaiden ja vanteiden sekä työkalujen, koneiden ja kiinnitystarvikkeiden maahantuoja. Yritys toimii Suomessa ja Baltian maissa, ja sen liikevaihto on yli 165 miljoonaa euroa.

Koivunen on luottanut jo vuodesta 2013 jälleenmyyjäverkostonsa auttamiseen Gredin Koivuselle luoman brändin- ja aineistonhallintapalvelun Koivunen extranetin avulla. ”Yhteistyö Gredin kanssa on ollut sujuvaa”, aloittaa Tuomo Koukkari, Koivusen ketju- ja markkinointipäällikkö.

Laajaa ja monipuolista käyttöä yrityksen sisällä ja jälleenmyyjäverkostossa

Koivunen extranet sisältää monipuolisen valikoiman jälleenmyyjien tarvitsemia aineistoja. ”Extranetissä meillä on laaja-alaisesti erilaisia materiaaleja markkinointimateriaaleista hinnastoihin asti. Ajantasaisuus ja saatavuus ovat juuri hinnastojen osalta erittäin tärkeitä. Tiedotteita jalkautamme myös osaltaan extranetin kautta. Kampanjoita meillä on vuositasolla luonnollisesti monenlaisia. Kampanjoiden materiaalit löytyvät tietenkin extranetista, Tuomo listaa.

”Extranet on myös organisaatiomme sisäisessä käytössä materiaalipankkina. Sieltä löytyvät esimerkiksi tuotekuvat ja monenlainen muu markkinointimateriaali, kuten videot ja some-aineistot”, Tuomo tähdentää.

Aineistot oman tarpeen mukaan heti itse extranetista

Koivusella on suuren kysynnän kattava jälleenmyyjäverkosto. Osa jälleenmyyjistä on ketjuyrityksiä ja osa sitoutumattomia jälleenmyyjiä. Koivusen extranetin potentiaalisia käyttäjiä on Tuomon mukaan noin 800. Jos Koivusen väki palvelisi näitä käyttäjiä 24/7 henkilötyönä yksitellen markkinointiaineistoja sähköpostitellen, kuluisi jokunen tovi. Onneksi on extranet, joka palvelee jälleenmyyjiä juuri silloin, kun tarve on. Oli sitten arkipäivä, iltapuhde, yösydän tai viikonloppu.

Millaista vaikuttavuutta ja säästöjä Koivunen on saavuttanut Gredin luoman palvelun laajalla jalkauttamisella jälleenmyyjäverkostoon? Tietenkin ajan ja resurssien säästöä meillä ja jälleenmyyjillämme. Vaikea arvioida, mitä toimintatavat olisivat ilman extranettia, sillä se on ollut osa toimintaamme jo noin 10 vuoden ajan. On tärkeää, että jälleenmyyjämme pystyvät itse tarpeen mukaan noutamaan aineistoja suoraan palvelusta. Selkeä erityishyöty on myös se, että saamme kemikaalien käyttöturvatiedotteet extranetin kautta kaikkien saataville lain vaatimalla tavalla.”

Millaisille organisaatioille Tuomo suosittelisi Gredin palvelua? ”Yleisesti sellaisille organisaatioille, joilla on yhtenevät toimintamallit, ohjeistukset ja aineistot, jotka on tärkeää olla kaikkien saatavilla, Tuomo paaluttaa.

Meidän toimialamme on aika perinteinen. Silti olemme jo pitkään hyödyntäneet digitaalisuuden tuomia mahdollisuuksia muun muassa extranetin osalta. Voimme edelleen laajentaa Koivunen extranetin käyttöastetta kentällä, ja siten koko ajan parantaa jälleenmyyjiemme palvelua”, Tuomo sanoo. Niin sitä asiakastyytyväisyyttä luodaan bisneksessä, jossa vauhti on jatkuvasti kova ja varaosia tarvitaan nyt eikä 15. päivä.

Kaikki kuvat ja niiden taustatiedot aina saatavilla

CASE: Kouvola

Kouvolan kaupunki on vuoden 2009 alussa tapahtuneiden kuntaliitosten jälkeen Suomen 10. suurin kaupunki lähes 90 000 asukkaallaan. Kouvola tarjoaa asukkaille ja yrittäjille kilpailukykyisen ympäristön ja puitteet menestyä. Kouvolan kilpailukyky perustuu moni-ilmeiseen luontoon, hyviin liikenneyhteyksiin, uudistuvaan metsä- ja ympäristöosaamiseen sekä vahvaan yrittäjyyteen.

Viestinnän ja teknisen toimialan aineistot hallintaan Gredin järjestelmällä

Kouvolan kaupungin viestintää hoitavat konsernipalvelujen viestintäyksikkö sekä toimialojen viestintävastaavat ja palveluyksiköiden oto-viestijät. Viestintä hoitaa kaupungin sisäistä ja ulkoista viestintää sekä markkinointia. Kaikki viestintä vaatii runsaasti digitaalista materiaalia, joka aiemmin oli ollut hajallaan eri yksiköiden omilla tallennusvälineillä. Kouvolan kaupunki siirtyi digitaalisen aineiston keskitettyyn hallintaan vuonna 2011 ja tilasi Gredi Oy:ltä Mediapankki-järjestelmän. Järjestelmän perustana on Gredin digitaalisen mediahallinnan tarpeisiin kehitetty MediaKsi-järjestelmä. Järjestelmä sopii hyvin kaupungin eri toimialojen tarpeisiin, esimerkiksi yhteisen markkinointimateriaalin jako- ja säilytyspaikkana. MediaKsin joustava skaalautuvuus, monipuolisuus ja monikäyttöisyys olivat osa valinnan perusteista.

Helppo jakaa digitaaliset materiaalit eri sidosryhmille

Mediapankista vastaava verkkotiedottaja Heli Veripää kertoo, että Kouvolan kaupunki lähettää sidosryhmille paljon kuvia ja niihin liittyviä dokumentteja. Mediapankkiohjelman kautta materiaalia voidaan helposti jakaa antamalla sidosryhmille oikeudet noutaa materiaali suoraan ohjelmasta. Kuvat ja dokumenttien käyttö ja arkistointi helpottuvat ohjelman kautta. Työaikaa säästää kuvien löydettävyys, automaattiset eri kuvaversiot ja kuvien hyödyntäminen eri ohjelmissa.

Kaikki kuvat ja niiden taustatiedot aina saatavilla

Ennen kuvat ovat olleet hajallaan eri tiedostokansioissa ja kuvia on lähetetty sähköpostitse, alkuperäiset kuvat ovat helposti hävinneet, kuvien taustatietoja on pitänyt hakea, aineistoa on siirretty ohjelmista toiseen eikä kuvien käyttöoikeuksista välttämättä ole tiedetty. Asioita tullaan yhä enemmän hoitamaan prosesseina, ja kaikki samaa asiaa koskeva materiaali liitetään samoilla hakukriteereillä toisiinsa. Mediapankkiohjelmassa voidaan myös hallinnoida aineistoa käyttäjäryhmäkohtaisesti ja projekteittain. ”Kouvolan kaupunki valitsi käyttöönsä Gredi Oy:n järjestelmän, koska se on helppokäyttöinen ja monipuolinen sekä integroitavissa muihin ohjelmiin”, sanoo Kouvolan kaupungin verkkotiedottaja Heli Veripää

100 000 kuvaa Suomen suurimmassa lomamökkien verkkopalvelussa

CASE: Lomarengas

Lomarengas Oy -konserniin kuuluvat emoyhtiö Lomarengas Oy, Ylläksen Matkailu Oy, Villi Pohjola Oy ja KRT Yhtiöt Oy. Konsernin liikevaihto oli vuonna 2017 noin 32 miljoonaa euroa ja henkilöstön määrä 38. Ylläksen Matkailu Oy on Ylläksen johtava majoituksen keskusvaraamo. KRT Yhtiöt Oy on Levin alueen kiinteistöosaaja. Villi Pohjola Oy on luontomatkailuyritys.

100 000 kuvaa Suomen suurimmassa lomamökkien verkkopalvelussa

Vuonna 1967 perustettu Lomarengas on 100% kotimainen, Suomen vanhin ja suurin loma-asuntojen vuokraaja. Yritys välittää verkkopalvelussaan mökkejä, huviloita ja huoneistoja. Noin 4000 kohteen valikoima kattaa kaiken rantamökeistä hiihtohuoneistoihin ja luksushuviloista eräkämppiin.

”Jokainen lomakohde tarkastetaan ja sen kunto varmistetaan”, aloittaa Lomarenkaan markkinointipäällikkö Pekka Huttunen. ”Asiakkaistamme valtaosa on perheellisiä. On kiinnostavaa, että mökkivalintaan osallistuu usein aikuisten lisäksi lapset!”

Näin lomamökki valitaan

Jotta loma on virkistävä ja rentouttava kaikille, lomanvieton ja lomarientojen tukikohdaksi valitaan Lomarenkaan verkkopalvelusta koko perheelle mieluinen lomakoti.

”Lomamökin valinta tehdään ensi vaiheessa siten, että etäisyys kotoa saa olla 2-3 tunnin ajomatka, ja mökin hinta-laatu-suhde pitää olla sopiva. Näiden kriteerien valossa selataan mökkivalikoimaa. Ostajat käyvät keskimäärin kuusi kertaa verkkopalvelussamme 2-3 päivän aikana, ja ostoprosessin varaukseen päättyvä keskikäyntiaika on 30 minuuttia”, Pekka Huttunen summaa.

”Ehdottomasti tärkein valintaperuste on kuvat mökeistä. Kuvien parissa asiakkaamme viettävät paljon aikaa. Visuaalisuus ja tunnelma myyvät.”

Kotimaisuus on tärkeää kumppanin valinnassa

”Meillä on toistakymmentä kuvaajaa, jotka kiertävät ympäri Suomea ottamassa myyvät kuvat mökeistä. Kuvat käsitellään, värikorjataan ja tehdään houkutteleviksi. Joka mökistä on 20-25 kuvaa. Koska kohteita on noin 4000, meillä on yhteensä yli 100 000 kuvaa. Tämä mahtava ja massiivinen kuvamäärämme on nyt Gredi Content HUBissa”, Pekka Huttunen kertoo. ”Grediä meille suositteli Tietotalo, joka on tekninen kumppanimme.”

”Gredin valitsimme siksi, että se on kotimainen, luotettava ja tietoturvallinen. Gredillä aineistomme ovat turvallisesti Suomessa sijaitsevilla palvelimilla.”

”Koska asiakaskokemus on meille oleellisen tärkeä, halusimme suurentaa verkkopalvelumme kuvakokoja huomattavasti sekä parantaa käyttäjäkokemusta. Nämä molemmat asiat onnistuivat, kun valitsimme Gredin aineistonhallinnan kumppaniksi”, Pekka Huttunen kertoo. Verkkopalvelussa asiakkaiden on mukava selata kuvia ja päättää, millaisessa mökissä ja millaisen maiseman äärellä haluaa lomailla.

Käyttöön yhteinen toimintamalli, työvälineet ja jalkautus

Gredi Content HUB mahdollisti Lomarenkaalle yhteiset toimintatavat, työvälineet ja automatisoidun prosessin. Aineistot, kuten kuvat, integroituvat automaattisesti, kun sisällön tuottajat, kuten kuvaajat, lataavat haluamiaan aineistoja. Ladattu kuva menee Gredin tekemien integraatioiden ansiosta Lomarenkaan verkkopalveluun.

Miten jalkautus onnistui? ”Kuvaajillamme oli ensin tietenkin uuden toimintamallin opettelu. Se sujui hyvin ja helposti. Suuri haaste on näin suuren kuvamäärän tähden säilyttää kansiorakenne nyt ja jatkossa selkeänä ja yhtenäisenä”, sanoo Pekka Huttunen.

Kauppa käy vuoden ympäri ja jopa vuoden ennakkoon

”Meidän ei yleensä tarvitse myydä ei-oota asiakkaille. Paitsi Lapin joulu on yleensä jo marraskuussa loppuunmyyty. Muualta Suomesta löytyy silti silloinkin mökkejä. Kesäsesonki alkaa heti juhannuksesta. Monet varaavat kesälomaviikkojensa ajalle mökin jo hyvissä ajoin talvella, jotkut jopa moneksi vuodeksi eteenpäin”, Pekka Huttunen kertoo.

Entä tulevaisuus? Onko myyntivälineinä kuvien lisäksi videot ja 360 asteen panoraamakuvat? ”Teknisesti voimme hyvin linkittää videoita ja panoraamakuvia verkkopalveluumme. Fiilis-videoitakin käytämme markkinoinnissa. Monipuolinen kuvavalikoima mökeistä on silti se, joka myy edelleen parhaiten. Asiakkaamme tykkäävät selailla tunnelmallisia valokuvia kaikessa rauhassa”, Pekka Huttunen sanoo.

Gredi on automatisoinut Lomarenkaan tärkeän liiketoimintaprosessin. Lomarenkaan palvelu kattaa puolestaan loma-asunnon valinnan, varaamisen ja maksamisen kaikki vaiheet. Tarkat kohdekuvaukset, valokuvat, varustelutasolistat ja karttapaikannus auttavat asiakkaita lomakohteen valinnassa. Asiakkaiden kommentit, suositukset ja luokitukset toimivat hyvinä mittareina ja tehostavat myyntiä. Onnistumista Lomarengas mittaa verkkopalvelussa kysymällä, miten hyvin onnistuimme auttamaan sopivan mökin löytämisessä. Tärkeää laatudataa kertyy koko ajan, sillä Suomen suurimmassa mökkiportaalissa vierailee 40 000 kävijää viikossa.

Kuvat ja videot kerralla kaikille

CASE: Lumon

Lumon Oy on suomalainen parvekejulkisivu- ja terassilasitustuotteiden myyntiin, valmistukseen, asennukseen ja huoltoon keskittynyt kansainvälinen konserni. Yrityksellä on tytäryhtiöitä Ruotsissa, Norjassa, Saksassa, Sveitsissä, Venäjällä, Espanjassa, Kanadassa ja Kiinassa. Parveke- ja terassilasituksia viedään yli 20 maahan. Tuotteiden suunnittelu ja valmistus tapahtuu pitkälle automatisoidussa tehtaassa Kouvolassa. Lumon tarjoaa myös apuvälineitä ja asiantuntemusta parvekejulkisivusuunnittelun avuksi. Lumon-yhtiöiden palveluksessa on 800 työntekijää. Lumonin päämarkkina-alue on Eurooppa.

Kaaoksesta järjestykseen

2000-luvun alussa Lumon Oy alkoi kansainvälistyä vahvasti. Uusia tytäryhtiöitä, jälleenmyyjiä ja yhteistyökumppaneita putkahteli Eurooppaan ja kauemmaksikin tasaisella tahdilla, ja materiaalin lokalisoinnin tarve kasvoi. Kun digitalisoitumisen myötä perinteisen printtimarkkinointimateriaalin rinnalle kertyi runsaasti netti- ja videomateriaalia, aineiston hallitsemattomuus alkoi tuntua kaoottiselta. Kaiken lisäksi Lumonin laadukasta kuvamateriaalia käytettiin luvatta joidenkin alan toimijoiden esitteissä ja jopa nettisivuilla. Jotta markkinoinnin langat säilyisivät Suomessa ja brändinhallinta kurissa, alettiin Lumonilla etsiä toimivaa ratkaisua kasvaviin ongelmiin.

Nykyään Lumon hallitsee kaiken markkinointimateriaalinsa Gredi Oy:n toimittaman brandTori-materiaalipankin avulla. Sen pohjana on Gredin modulaarinen Gredi Haven -ohjelmisto, josta Lumon on valikoinut toimintaansa parhaiten soveltuvat osiot ja ominaisuudet. BrandTori on myös täysin pilvipohjainen järjestelmä ja kaikki sinne ladattu materiaali on säilötty Gredin ylläpitämille, turvatuille palvelimille.

”BrandTori on meidän markkinointimme perusta. Se on varasto sekä kommentointi- ja jakeluväline”, summaa Lumon Oy:n markkinointipäällikkö Jyrki Hutri. Konsernin sisäisen materiaalinhallinnan lisäksi brandTorin kautta hoidetaan muun muassa kommunikointi mainostoimistojen kanssa, jotta keskeneräiset suunnitelmat eivät pääse leviämään ulkopuolisten käsiin. ”Emme me lähde minkään muiden palveluiden kautta tiedostoja lähettelemään, ties mistä pilvestä tai kenen taskusta ne sen jälkeen löytyvät”, Hutri toteaa.

Eroon välivarastosta

BrandTorin käytetyimpiin ominaisuuksiin kuuluu web-tilauskanava, jonka kautta Lumonin työntekijät, jälleenmyyjät ja muut valtuutetut yhteistyökumppanit voivat tilata kutakuinkin kaiken Lumon-aiheisen materiaalin pienistä pr-tavaroista messutelineisiin ja somistustarpeistoista vaatetukseen. Myös esitteet ja muu printtimateriaali tilataan brandTorin kautta, niin maailmanlaajuiset yleisesitteet kuin paikallisten toimistojen lokalisoimat versiotkin.

”Aikaisemmin meillä oli iso välivarasto Kouvolassa. Nyt pyrimme siihen, että kaikki toimitetaan suoraan valmistajien varastoista”, Hutri kertoo. Toimitus on nopeaa ja tavarat saa haluamaansa paikkaan, vaikka suoraan messuille. ”Se on iso säästö ja antanut meille mielettömän helpotuksen, sillä materiaali pysyy brändin mukaisena.” Lisähyötyä tuo Hutrin mukaan mahdollisuus nähdä suoraan brandTorista, mitä on tilaamassa. ”Ei tarvitse jostain katalogista lähteä erikseen selailemaan.”

Kuvat ja videot kerralla kaikille

Lumon on johtava toimittaja alallaan ja tuottaa jatkuvasti suuren määrän kuvamateriaalia markkinoinnin käyttöön. Kaikki kuvat säilötään brandToriin ja jaetaan sieltä hallitusti eteenpäin. Lisenssivalmistajille on omat kuvansa, samoin jälleenmyyjille. Tuorein aineisto pysyy aina visusti markkinointiosaston näpeissä, jotta ulkopuoliset eivät pääse niitä luvattomasti käyttämään.

Kuvien lisäksi brandTorin kautta jaetaan alati kasvavissa määrin videotiedostoja, etupäässä yrityksen sisäisiä koulutusvideoita. Hutrin mukaan videokoulutus säästää Lumonin resursseja. ”Olisi hölmöä lennellä edestakaisin yksittäisiä työntekijöitä kouluttamaan. Videon avulla voi lisäksi kerrata ohjeistusta silloin kun haluaa.” Samalla kaikki Lumonin työntekijät maasta riippumatta saavat samat koulutusmateriaalit käytettäväksi eikä kookkaiden videotiedostojen jako pääse aiheuttamaan harmaita hiuksia.

Kolmannes työajasta säästyy

”Turha työ jää pois”, kuvailee Hutri brandTorin suurinta hyötyä. Brändinhallinta on ja pysyy Suomessa ja sitä on saatu tiukennettua entisestään. Paikalliset toimistot pystyvät tarvittaessa lokalisoimaan materiaaleja suoraan brandTorin sisällä, esimerkiksi vaihtamalla kuvat ja yhteystiedot sopiviksi. Lopputuote pysyy kuitenkin ohjeistusten mukaisena, brändi hallinnassa ja markkinointiosaston unet rauhallisina. ”Yksi kolmasosa työajasta säästyy”, Hutri iloitsee.

Lumonin katse on tiukasti kansainvälistymisen ja viennin kasvattamisessa, kotimaata kuitenkaan unohtamatta. Yrityksen liikevaihto vuonna 2012 oli 78,3 miljoonaa euroa, josta viennin ja tytäryhtiöiden liiketoiminnan osuus oli 23 miljoonaa. Vuoden aikana vienti kasvoi huimat 30 prosenttia ja Lumonin tavoitteena on pitää tahti yhtä kovana. ”Kahdessa vuodessa on tarkoitus nostaa viennin osuus yli kotimaan osuuden”, kertoo Hutri. Isoissa haasteissa auttaa brandTori. ”Se on kasvun saavuttamisessa ihan ehdoton. Ei se homma pysy muuten hanskassa.”

100-VUOTIAAN BRÄNDIN ILMEUUDISTUS JALKAUTETAAN
GREDIN PALVELUN AVULLA

CASE: MLL

Mannerheimin Lastensuojeluliitto MLL on ollut pienten ihmisten puolella jo vuodesta 1920. MLL:n perustivat Florence Nightingalen koulun sairaanhoito-opissa ollut Sophie Mannerheim, Suomen marsalkka Gustaf Mannerheim, kouluneuvos Erik Mandelin ja lastentautiopin dosentti Arvo Ylppö. Järjestöön kuuluu nykyään yli 85 000 jäsentä ja se täyttää 100 vuotta 2020. Juhlavuotenaan MLL tekee ilmeuudistusta, jonka sydämeksi MLL valitsi Gredi Content HUBin. Kaikki MLL:n uuteen ilmeeseen liittyvät aineistot saadaan nyt Content HUBista.

Mikä oli polttavin tarve, jonka tähden Gredin palvelu otettiin käyttöön? ”Uusimme koko liiton ilmeen, ja oli tärkeää mahdollistaa ilmeen sujuva käyttöönotto tällä some-aikakaudella. Mietimme, miten saamme kaikkein nopeimmin jalkautettua uuden ilmeen. Meillä on keskusjärjestö ja 10 piirijärjestöä, joissa on yhteensä satoja työntekijöitä sekä 548 pääosin vapaaehtoisten pyörittämää paikallisyhdistystä. Vapaaehtoisia on yhteensä 29 000”, MLL:n viestintäpäällikkö Maria Gnosspelius kertoo.

Gredin luoma brändin- ja aineistonhallintapalvelu on rakennettu siten, että kaikki aineistoja tarvitsevat pääsevät käsiksi heille tarpeellisiin aineistoihin. ”Loimme palveluun myös julkisen näkymän, johon pääsevät nettisivuiltamme kaikki ilman tunnuksia. Meidän yhdistyksemme käyttävät juuri tätä julkista näkymää.” Marialla on kullanarvoinen neuvo suurten joukkojen aktivointiin. ”Kun innokkaille ihmisille antaa mahdollisuudet ja työkalut markkinoida, saadaan paljon hyvää viestintää aikaan yhdessä.”

Aineistopalvelulla MLL aktivoi ja motivoi jäseniä markkinoimaan

MLL:n palvelun julkiselle puolelle pääsee ilman käyttäjätunnuksia ja salasanoja. Julkinen puoli sisältää järjestön markkinoinnissa tuiki tarpeelliset kuvat, logot ja muut aineistot sekä MLL:n graafisen ohjeiston, jotta kaikki osaavat hyödyntää materiaaleja oikein. Palvelusta löytyvät esimerkiksi julisteet, esitteet, flyerit, esitykset, taittopohjat sekä valmiit some-aineistot FaceBookiin, Twitteriin ja Instagramiin. Siellä on MLL:n ajankohtaiset uutiset sekä tiedot keräyskampanjoista ja yhdistystoiminnasta.

Moni meidän viestintää tekevä on lasten, nuorten ja perheiden hyvinvoinnista kiinnostunut vapaaehtoinen, ja antaa työhömme omaa aikaansa korvauksetta ja tekemisen ilosta. Harvalla on käytössään esimerkiksi kuvankäsittelyohjelmia tai erityisen paljon aikaa viestintään. Nopeiden somekuvapohjien tarve on valtava, Maria kertoo.

”Paras tapa motivoida vapaaehtoisia ja saada heidät ottamaan ohjeistuksia ja aineistoja käyttöön, on tehdä se helpoksi. Vapaaehtoiset ovat intohimoisia ja innostuneita. Heidänhän tämä järjestö on, he sen luovat ruohonjuuritasolla, ja heidän tekemänsä viestinnän määrä luo meille valtavan laajan näkyvyyden valtakunnallisesti.”

 ”Gredin palvelun avulla me ammattilaiset autamme vapaaehtoisiamme viestimään yhtenäisesti, helposti ja nopeasti omissa kanavissaan, kuten somessa”, Maria kiteyttää.

 Mitä on brändinhallinta massiivisessa verkostossa, jossa viestintää tekee yli 29 000 aktiivista vapaaehtoista? ”76% suomalaisista tuntee MLL:n nimeltä. Meillä on perusasiat kunnossa. Yhdistysväki noudattaa hyvin yhteisiä ohjeistuksia ja MLL näyttää visuaalisesti hienon yhtenäiseltä. Vapaaehtoiset ottavat käyttöön graafisia elementtejämme, kun se tehdään heille helpoksi.”

Kaksi erilaista esimerkkikampanjaa Gredin palvelun hyödyntämisestä

”Lapset ensin -keräyksemme toteutettiin koronapandemian aikana, sähköisenä keräyksenä. Kampanjalla yhdistyksemme keräsivät varoja lapsille tärkeisiin paikallisiin kohteisiin, esimerkiksi leikkipuistojen kunnostukseen ja yhdistyksen toimintaan. Tämän tyyppisessä kampanjassa meillä oli Gredin palvelussa muokattavia pohjia someen ja julisteisiin. Someen pystyttiin nyt ensimmäistä kertaa tekemään yhteisiä kuvapohjia, joihin kukin yhdistys pystyi muokkaamaan helposti vaikkapa oman keräyskohteen. Kuvapohjissa voimme vaihtaa kuvia ja tekstejä niin, että brändimme ilme säilyy. Muokattavat pohjat nopeuttavat ja helpottavat kampanjatyötä. Ne tuovat myös uusia mahdollisuuksia tekemiseen”, Maria kertoo.

”Lokakuussa 2020 meillä on suuri 100-vuotissyntymäpäiväjuhla, joka on avoin kaikille. Siihen alamme tehdä jo kuukausia ennen juhlaa esimerkiksi erilaisia some-kuvia ja julisteita. Julisteita tehdään nykyään eniten sähköisesti, eikä enää niinkään paljon paineta. Muutos on suuri, sillä ennen päämarkkinointiväline oli painettu juliste, nyt se on some-postaukset!”

Hyötyjä saadaan jatkuvasti ja nälkä kasvaa syödessä

Mikä on ollut suurin hyöty MLL:lle Gredin palvelun käyttöönotosta? ”Vapaaehtoistemme viestintäarjen helpottaminen, se on meidän päätavoitteemme”, Maria linjaa.

”Palvelussa meillä on tietty peruskattaus jo valmiina vapaaehtoistemme käyttöön. Nälkä kasvaa vapaaehtoisilla syödessä! He haluavat koko ajan lisää materiaalia, ja me tuotamme sitä heille palveluun saataville niin nopeasti kuin pystymme”, Maria iloitsee.

Millaiset eri käyttäjät hyödyntävät nyt MLL:n palvelua? ”Tietenkin liittomme markkinointi- ja viestintäväki sekä järjestöväki. Ulkopuoliset yhteistyökumppanitkin käyttävät taittopohjiamme. Palvelumme tukee eri käyttäjiä tosi hyvin. Hyödyntämistä medialle haluamme kehittää seuraavaksi. Se on ajankohtaista erityisesti tapahtumissa.” Koko työuransa järjestöjen viestintää ja markkinointia johtaneena ammattilaisena Maria tietää, että alati kiireisille median toimittajille, kuvatoimittajille, graafikoille ja taittajille on oleellista päästä hyödyntämään tiedotteita, logoja ja kuvia nopeasti, ilman tunnusten kanssa tuhertamista ja työaikaa ahmivia meilikyselyjä.

Gredin tiimin tavoite on palvella aina asiakasläheisesti, laadukkaasti ja vastuullisesti. Gredin ammattilaiset ovat tyytyväisiä työhönsä, kun asiakkaan arjen työt sujuvat hallitusti, sutjakkaasti ja hyvillä mielin. Gredin palvelua Maria on jo tottunut käyttämään laajasti, ja hänellä on selkeä näkemys tulevaisuuden käyttökohteista. Maria onkin huomannut, että kun palvelua käyttää, tulee mieleen yhä uusia mahdollisuuksia sen hyödyntämiseen ja käyttötapoihin.

Kun Marialta kysyy, millaista on tehdä Gredin ihmisten kanssa töitä, Maria vastaa mutkattomasti. ”Teidän kanssanne on sujuvaa ja yksinkertaista tehdä töitä. Apua on aina saanut, kun on tarvinnut. Meille brändinhallinta on sitä, että yhteisömme ihmiset voivat hyvin ja haluavat viedä viestiämme eteenpäin. Sitä teemme yhdessä”, Maria summaa.

RAVINTOLA-ALAN BRÄNDIEN HALLINTAA NOPEASTI
JA KETTERÄSTI YHDESTÄ PALVELUSTA KAIKILLE

CASE: NoHo

NoHo Partners Oyj on suomalainen, Helsingissä pörssilistattu ravintolakonserni, jonka nimi juontaa sanoista Nordic Hospitality Partners. Sen edeltäjiä ovat Restamax Oyj ja Royal Ravintolat. Konserni toimii yhteensä noin 220 ruoka- ja seurusteluravintolan, sekä yökerhon ja viihdekeskuksen taustavoimana Suomessa, Tanskassa ja Norjassa. Brändeihin kuuluvat muiden muassa legendaariset Nokka, Palace ja Savoy sekä Hanko Sushi. 4500 työntekijää varmistaa asiakkaille unohtumattoman elämyksen. Yhtiö tähtää aina vaan parempiin asiakaskokemuksiin huomioimalla osaajansa vuoden jokaisena päivänä 500 euron ”Sinä olet tähti” -palkkiolla.

Mikä oli polttavin tarve brändinhallinnassa?

”Gredin luoma palvelu otettiin käyttöön erityisesti kahden tärkeän tarpeen tähden. Ensinnäkin halusimme yhteen keskitettyyn paikkaan ravintoloidemme brändiohjeet, logot, kuvat ja videot. Halusimme nämä kaikki brändiaineistot laajaan sisäiseen käyttöön sekä median toimittajien ja yhteistyökumppaniemme päivittäiseen työkäyttöön”, aloittaa Brand Manager Henna Hällström.

”Toiseksi meille oli tärkeä voida tehdä itse brändihallitusti erilaisia aineistoja nopeasti. Tähän tarpeeseen Gredi loi meille heti alkuun kymmenen valmista dynaamista pohjaa, joihin on helppo ja nopea vaihtaa tekstit ja kuvat suoraan palvelussa. Sen jälkeen meidän AD:t ovat luoneet lisää dynaamisia pohjia eri ravintoloidemme päivittäisiin ja kampanjakohtaisiin käyttötarpeisiin. Nyt menuja, happy hour -tarjouksia ja muita päivittäin tarvittavia tärkeitä lippulappusia ravintoloidemme väki tekee itse. Iso etu on se, että monien sähköpostiviestien lähettäminen vähenee. Oman väkemme luovuus saadaan käyttöön heti”, Henna sanoo.

Brändinhallintaa hyvin erilaisille kohderyhmille

Kun vuonna 2018 Royal Ravintolat ja Restamax yhdistyivät, syntyi NoHo-brändi. ”Eri brändit ja brändinhallinta on meille äärimmäisen tärkeää. NoHo on tärkeä brändi yrityksille ja sijoittajille, koska olemme pörssiyhtiö. Mutta se on luonnollisesti vähemmän merkityksellinen ravintola-asiakkaille. Heille markkinoimme yksittäisiä ravintolabrändejä”, Henna sanoo.

Ravintoloista Elite ja Savoy ovat kaikkien tuntemia, jo yli 80-vuotiaita klassikkobrändejä. Uusia brändejä luodaan koko ajan. ”Varsinkin yökerhoissa on hyvin eläväinen brändimaailma. Siellä brändit ovat usein uusia ja nopeammin vaihtuvia, koska ihmiset haluavat nähdä ja kokeilla koko ajan uutta” Henna kertoo. Uudet brändit ovat houkuttelevia, kiehtovia ja saavat nopeasti trendsetterit liikkeelle. Trendsetterit tuovat mukanaan suuremmat joukot, ja brändi nousee nopeasti kaikkien huulille somessa.

Miten saadaan etumatkaa kovassa hintakilpailussa?

Brändilla on valtava merkitys hinnoittelussa. Luotettava brändi myy korkeammillakin hinnoilla ja asiakkaat maksavat mieluusti brändimielikuvan mukaisesta laadusta. ”Erityisesti kalliimmissa brändeissä hintamielikuvilla on ääritärkeä merkitys. Mutta lähdemme siitä, että yhtä lailla kaikkien brändien pikku kampanjoissakin on oltava uskottava ja hallittu brändi. Brändiä tehdään aina tietylle kohderyhmälle. Ne ovat tosi erilaisia. Asiakkailla on tärkeä rooli brändin muodostumisessa ja me kehitämme brändejä asiakkaita kuunnellen”, Henna sanoo.

”Brändin menestystä lisäävän aineistonhallinnan pitää palvella käyttäjiä nopeasti. En tiedä, kenellä nykyään ei olisi kiire! Nopeus on ehdoton valttikortti”, Henna sanoo.

Aineistonhallinnan pitää myös pystyä massiivisten aineistojen, kuten videoiden nopeaan käytettävyyteen. ”Videomarkkinointi lisääntyy meillä paljon aivan konkreettisessa myyntityössä, mutta lisäksi ravintoloiden fiiliksen luomisessa asiakkaille. Videoilla voi välittää tahdottua viestiä äärimmäisen hyvin.”

Homma toimii myös tapahtumamarkkinoinnissa. ”Meillä riittää tapahtumia laidasta laitaan. Niitä syntyy pitkän harkinnan jälkeen ja niitä syntyy meidän väeltä myös ex-tempore. Dynaamisilla pohjilla on helppo saada tarjous käyttöön nopeasti”, Henna kiittää.

”Uskon, että Gredin meille tekemän palvelun avulla erotumme hyvin kilpailijoistamme. Ajatellen nyt vaikka dynaamisia pohjia, joilla erottuminen ravintola-alan markkinassa on nopeaa, ketterää ja tehty helpoksi. Kaikki kuvat ja logot ovat helposti ja nopeasti saatavilla”, Henna sanoo.

Osa NoHon ravintoloista käyttää dynaamisia tuotepohjia hyvin laajasti, esimerkiksi menuihin, ruokatarjouksiin, käyntikortteihin, opasteisiin, kampanjamateriaaleihin, hinnastoihin ja muihin ravintolamateriaaleihin. Dynaamisilla pohjilla esimerkiksi Hanko Sushi tekee aina oman brändinsä näköistä tyylikästä markkinointia hallitusti. Ravintolassa on kätevää ja nopeaa vaihtaa pohjaan vain teksti ja hinta.”

Kaikki näkevät kaiken ja saavat mahdollisuuden ideoida

Henna on ollut alusta asti suunnittelemassa palvelua ja kehittänyt siitä toiveiden mukaisen yhdessä Gredin väen kanssa. ”Palvelumme on annettu käyttöön konsernissamme kaikille, alkaen johtoryhmästä. Samoin ravintoloillemme. Kaikki ravintolat näkevät kaikki aineistot myös muista ravintoloista. Tämä lisää luovuutta”, Henna kertoo.

”Kuvia, logoja ja videoita pääsevät lataamaan palvelusta myös media ja yhteistyökumppanit.”  

”Hyvän brändin- ja aineistonhallintapalvelun tarve koskee alaa kuin alaa. Sillä helpotetaan ja nopeutetaan työntekijöiden työtä”, Henna painottaa.

Mitä uutta kiehtovaa tapahtuu seuraavaksi ravintola-alalla? ”Pyrimme luomaan yhä huikeampia elämyksiä ja kokemuksia tarjoamalla uusia mielenkiintoisia konsepteja. Hienoa tällä alalla on jo nähtävissä oleva suuri muutos, että varsinkin nuori sukupolvi tulee ravintolaan myös arkena, eikä vain juhlapäivinä. Ja nämä nuoret hakevat uusia juttuja aina. Tärkeää on, että ravintolavalikoimamme takaa sen, että kaikille on valinnanvaraa.”

DYNAAMISET, ITSE MUOKATTAVAT POHJAT
HELPOTTAVAT TUHANSIEN TÖITÄ

CASE: Oulun Yliopisto

Oulun yliopisto on kansainvälisesti toimiva tiedeyliopisto, joka on perustettu 1958. Tähän 13 000 opiskelijan ja 2900 työntekijän muodostamaan yhteisöön kuuluu 8 tiedekuntaa: biokemian ja molekyylilääketieteen tiedekunta, humanistinen tiedekunta, kasvatustieteiden tiedekunta, luonnontieteellinen tiedekunta, lääketieteellinen tiedekunta, Oulun yliopiston kauppakorkeakoulu, teknillinen tiedekunta ja tieto- ja sähkötekniikan tiedekunta.

Oulun yliopistoyhteisö on kansainvälinen niin opiskelijoiden kuin henkilökunnankin osalta. ”Meidän yhteisössämme on edustettuna yli 90 kansallisuutta, ja se on valtava rikkaus. Tiede on globaali juttu”, aloittaa Raisa Juntunen. Raisa työskentelee Oulun yliopiston viestinnän, markkinoinnin ja yhteiskuntasuhteiden tiimissä markkinoinnin suunnittelijana. Hänen lisäkseen tiimissä tekevät töitä viestintäasiantuntijat sekä varainhankinnasta, yhteiskuntasuhteista, alumnitoiminnasta ja hakijamarkkinoinnista vastaavat ammattilaiset.

Mitä HUBista löytyy?

Gredi on luonut Oulun yliopistolle brändin- ja aineistonhallintaan kaiken käyttäjien kannalta tarpeellisen kokoavan palvelun, HUBin, jolle Oulun väki antoi yliopistomaailmaan sopivan nimen UniOulu Material Bank. Palvelussa aineistot on luokiteltu selkeisiin kokonaisuuksiin. ”Aineistokokonaisuudet on nyt helpompi hahmottaa, ja aineistoja on helpompi hakea ja löytää”, sanoo Raisa. Kuville, logoille, ohjeille, dokumenttipohjille ja dynaamisille eli muokattaville pohjille on omat, selkeät paikkansa.

”Yliopistoissa syntyy paljon sisältöjä ja järjestetään valtava määrä tapahtumia. Meidän viestinnän ja markkinoinnin ammattilaisten yksi ydintehtävä on tukea eri rooleissa työskenteleviä yliopistolaisia viestimään laadukkaasti omassa työssään. Erityisesti visuaaliseen viestintään eri kanavissa tarvitsimme tueksi työkalua, josta löytyvät valokuvat ja muut visuaaliset aineistot, ja jokainen voi helposti tehdä tarvitsemiaan materiaaleja”, sanoo Oulun yliopiston viestintä- ja markkinointijohtaja Marja Jokinen.

”Eri käyttäjät tarvitsevat päivittäin arjen työssä hyvin erilaisia aineistoja”

 Oulun yliopiston palveluun on annettu käyttöoikeudet kaikille 13 000 opiskelijalle ja 2900 työntekijälle. Palveluun on luotu eri käyttäjäryhmät: opiskelijat, työntekijät, adminit eli palvelun hallinnoijat, sekä myös Oulun yliopiston ekosysteemiin kuuluvat mainostoimistokumppanit ja valokuvaajat. ”Kaikki pääsevät sisään, tervetuloa! Meidän organisaatio on todella suuri, ja valtava määrä ihmisiä käyttää palvelua päivittäin. Ymmärrystä ja rohkeutta käyttöön me vain täällä viestinnässä jaamme ihmisille”, sanoo Raisa, jolla on upea palveluasenne. ”On kätevää, kun kaikki kuvaajatkin voivat ladata suoraan palveluun ja nimetä itse kaikki valokuvat, sieltä meidän väki sitten löytää ne.”

 ”Tiedeyhteisöille oman osaamisen esille tuomiseen”

Videoiden määrä kasvaa Oulun yliopiston markkinoinnissa. ”Uskon liikkuvan kuvan voimaan, opiskelijamarkkinoinnissa varsinkin, sillä luodaan hyvin brändiä. Akateeminen yhteisömme käyttää videoita tieteellisen työnsä ja osaamisensa esille tuomiseksi. Tiedekunnat ovat hyvin itsenäisiä ja käyttävät omatoimisesti palvelua. Sinne heille on tehty logoja ja laajennettuja kuvamaailmoja, jotta he voivat tehdä printtiin ja verkkoon omia materiaalejaan”, Raisa kertoo. ”Joskus materiaalia tulee tiedeyhteisöstä meille viestintään katselmointiin, sitten mietimme yhdessä parhaan toteutuksen. Meillä tehdään paljon kieliversioita, vähintäänkin suomi ja englanti ovat ne kielet, joilla pelataan aina”, Raisa sanoo.

 Mitä ongelmia ja pullonkauloja työssä oli ennen Gredin luomaa palvelua? ”Aina on kiire. Aineistojen versionhallinta oli aina haaste, uusimmat versiot kun pitää tietenkin olla aina kaikilla heti käytössä. Ja onhan meillä massiivinen määrä aineistoja. Sekä eri käyttäjäryhmiä, joilla on eri tarpeet. Miten me tehtiin töitä ennen kuin oli Gredi?” heittää Raisa leivänpäällis-mainosslogania mukaillen. ”Sitä ei onneksi enää tarvitse muistella. Nyt kun on niin kätevää tehdä töitä esimerkiksi dynaamisilla pohjilla”, sanoo Raisa.

Dynaamisilla pohjilla vain ideataivas on rajana

Mitä hyötyä Oulun yliopiston väki saa arjen työssä Gredin luoman palvelun käytöstä? Raisa kiittää työn helpottamisesta eniten ”dyniksiä”, dynaamisia pohjia. Ne ovat itse muokattavia, brändihallittuja aineistopohjia, kuten esite-, juliste- ja ilmoituspohjia. ”Meidän omilla dynaamisilla pohjilla koko valtava henkilöstömme voi itsenäisesti yhdistää kunkin tarpeensa mukaan materiaaleja eli tekstiä ja kuvia valmiisiin logollisiin ja brändi-ilmeellä vakioituihin pohjiin”, Raisa havainnollistaa. ”Aineistoa meillä on mittavasti. Pelkästään jo valokuvia meillä on 60-vuotisen historian aikana kertynyt valtavasti. Meillä on brändi-, henkilö- ja tiedekuvat erikseen. Gredin palvelun kuva-aineistojen ja muiden aineistojen selkeys on hyvä ja kaikkien työtä nopeuttava asia. Aineistoja on helppo tallentaa ja hakea.”

”Dynaamisia pohjia meidän tiedekuntien ihmiset käyttävät mielellään. Se on ymmärrettävää, koska tutkijat ovat hyvin kiireisiä, joten heidän apulaisensakin tekevät hommia dynaamisilla pohjilla.” Yhteistyö on voimaa! ”Meidän eri yksiköt, eikä siis vain tiedekunnat, tekevät myös töitä dynaamisilla pohjilla. Siellä luodaan itsenäisesti esimerkiksi esitteitä ja julisteita. Meillä näitä yksikköjä ovat esimerkiksi kielikeskus, tietohallinto, tilapalvelut ja entisille opiskelijoille suunnattu alumnitoiminta”, Raisa havainnollistaa.

Onko dynaamisilla pohjilla helppo tehdä töitä? ”Aloitus vaatii rohkeutta tehdä ensimmäisen kerran. Kun tekijä näkee suoraan palvelussa oman kätensä jäljen heti, onnistuminen kannustaa tekemään jatkossakin”, Raisa on huomannut. ”Itse tehden saa nopeasti valmista, visuaalisesti upeaa aineistoa, ja voi testata esimerkiksi eri otsikkoversioita.”

Millainen olisi tulevaisuuden unelma aineistonhallinnasta?

Raisalla on villi ajatus. ”Dynaamisia pohjia voisi olla käytössämme tulevaisuudessa vielä enemmän. Ja jospa ne voisivat lukea tarpeita ja mukautua tekijän tarpeeseen, silti aina brändinmukaisesti, se olisi unelmatilanne. Lisäksi olisi mahtavaa, jos palvelu aavistaisi ja ehdottaisi tekijälle suoraan, haluatko printtiin vai digiin, ja siitä sitten skaalaisi kuvat ja muut elementit oikeaan kokoon. Ja sepä vasta olisi AI:tä, kun tekoäly osaisi lukea jo ajatuksiakin!”

Kaikki mainosmateriaali Gredin kautta

CASE: Paulig

Vuonna 1876 perustettu Suomen suurin kahvitalo Oy Gustav Paulig Ab toimii myös Baltiassa, Venäjällä ja Venäjän naapurimaissa. Viime vuosina Paulig on laajentanut liiketoimintaansa erityisesti kodin ulkopuolisilla kahvimarkkinoilla. Yhtiö kuuluu korkealaatuisista merkkituotteistaan tunnettuun Paulig-konserniin, joka toimii useassa Euroopan maassa. Paulig on edelleen perheyritys.

Kaikki markkinointimateriaalit samassa paikassa

Paulig on luottanut Gredin asiantuntemukseen digitaalisten materiaalien aineistonhallinnassa jo vuodesta 2004. Yhteistyö alkoi kuva-arkiston ja materiaalinjakelusovelluksen toimittamisella. Niiden ansiosta Paulig sai yhtenäistettyä kirjavalaatuisen kuva-arkistonsa materiaalit ja standardisoitua ne eri digitaalisiin kanaviin sopiviksi. Myös markkinointimateriaalin tuotanto ja jakelu tehostuivat. Hyvä yhteistyö kukoistaa edelleen. Tänä päivänä Paulig hallitsee kaiken markkinointimateriaalinsa Brand Tooliksi nimetyllä sovelluskokonaisuudella.

Tehokkaampi ja nopeampi hyväksymisprosessi

Pauligin Digital Manager Petteri Kalaoja kertoo, että Paulig on nyt viimeksi uudistanut, laajentanut ja päivittänyt Brand Toolia pakkausmateriaalien hyväksymisprosessiin siten, että Gredin mahdollistama visuaalinen kommentointi otettiin käyttöön.

”Hyväksymisprosessimme on nyt nopeampi ja tehokkaampi. Enää meidän ei tarvitse tehdä hyväksyntää printteinä, vaan voimme tehdä sen Brand Toolissa diginä tässä muutoinkin digitaalisessa maailmassa. Mikä on tärkeää, tämä lisää myös kaikkien osallisten kesken läpinäkyvyyttä hyväksymisprosessissa, kun kaikki näkevät, mitä muut ovat kommentoineet. Näin ei tarvitse keksiä samoja asioita uudestaan”, Petteri Kalaoja sanoo.

Kaikki materiaalit brändin mukaisia

Brand Toolin avulla voidaan varmistaa, että kaikki materiaali on myös Pauligin brandin mukaista. Pauligin Concept Designer Jenni Salmela käyttää Brand Toolia päivittäin työssään. Hänen mielestään sen suurin etu on kaikessa yksinkertaisuudessaan se, että kaikki materiaalit löytyvät yhdestä paikasta. ”Kaikki meillä tietävät, että Brand Toolissa on kaikki visuaaliset elementit mitä tarvitsemme, eikä kenenkään tarvitse kuluttaa aikaa erilaisten tiedostojen metsästämiseen”, Salmela sanoo.

Dynaamiset pohjat helpottavat työtä

Kuva-arkistosovelluksesta versoneeseen Brand Tooliin lisättiin jo vuosia sitten toiminnallisuutena niin sanotut dynaamiset pohjat. Ne tekevät monet rutiininomaiset työt äärimmäisen helpoiksi: esimerkiksi käyntikortit ja julisteet tehdään niiden avulla. Lisäksi pohjien avulla voi tehdä pieniä muutoksia itse, eikä tarvitse kääntyä graafikon tai mainostoimiston puoleen. Myös asiakkaille räätälöityjen materiaalien toteutus onnistuu. ”Dynaamiset pohjat ovat erittäin näppärä työkalu”, Salmela kiittelee.

Hyvää yhteistyötä

Kun Petteri Kalaojalta kysyy, millaista on tehdä Gredin ihmisten kanssa töitä, Petteri saa sanoillaan Gredin väen silmät loistamaan. ”Risto on aivan mahtava tyyppi! Aina yhtä hyväntuulinen ja palvelualtis. Meille jää aina tapaamisesta hyvä fiilis”, Petteri sanoo.

Pauligilla arvostetaan Gredin aktiivista otetta järjestelmän eteenpäin viemisessä. Työkiireiden keskellä ei ehdi miettiä, miten järjestelmä voisi toimia paremmin ja Gredin puolelta tulleet kehitysehdotukset ovatkin olleet tervetulleita. Monet Gredin ehdotuksista on toteutettu, ja järjestelmä on muokkautunut askel kerrallaan käyttäjäystävällisemmäksi. Materiaalien pitäminen ajan tasalla ja esimerkiksi metatietojen syöttäminen vaatii puolestaan käyttäjiltä aktiivisuutta. Pauligilla tuotepäälliköt vastaavat omien tuotteidensa materiaalien tuoreudesta. Suurten materiaalimäärien hallinta on kuitenkin aina haasteellista. ”Ilman hyvää työkalua materiaalien hallinta olisi todella vaikeaa. Brand Tool on tässä osoittautunut hyväksi palveluksi”, summaa Salmela.

Nyt kiinnostaa AI eli tekoäly

Millaiset tarpeet kiinnostavat Pauligia AI:n eli tekoälyn hyödyntämisessä? Miltä kuulostaisi esimerkiksi Pauligin tuhansien ja tuhansien still-kuvien, tai sitten videoiden tallennus ja haku hyödyntämällä niissä olevia metatietoja automaattisesti tekoälyn avulla?

”Demon olemme jo nähneet! Meillä on sisäisesti toivottu koneälyn käyttöönoton mahdollisuuksia, ja nyt tiedämme, että Gredin kautta se on mahdollista. Meiltä on puuttunut nimeämiskäytäntö eli miten voisimme tägittää aineistoja. Toivomme AI:n ja AI-haun helpottavan siinä, että saisimme meidän tuotekuvista suoraan sisältöä Brand Tooliin. Olemme myös monikielinen organisaatio, joten kieliversiotkin meitä kiinnostavat tekoälyn hyödyntämisessä”, kertoo Petteri Kalaoja.

Arvokas digitaalinen omaisuus talteen

CASE: Ponsse

Ponsse Oyj on maailman johtava tavaralajimenetelmän metsäkoneiden myyntiin, tuotantoon, huoltoon ja teknologiaan erikoistunut yritys. Metsäkoneyrittäjä Einari Vidgrén perusti yhtiön 1970 ja yhtiö on koko historiansa ajan ollut tavaralajimenetelmään perustuvien puunkorjuuratkaisujen edelläkävijä. Kaikki PONSSE metsäkoneet valmistetaan Suomessa Vieremällä. Ponsse-konserniin kuuluu 11 tytäryhtiötä ja 26 jälleenmyyjää eri puolilla maailmaa.

Ponssen arvokas digitaalinen omaisuus hallitaan Gredin digiviisaalla ratkaisulla

Ponsse on vahva kansainvälinen konserni, jolla on tytäryhtiöitä ja jälleenmyyjiä ympäri maailmaa. Markkinointiin, myyntiin, brändiin ja viestintään liittyvä digitaalinen aineisto on saatava säilytettyä brändihallitusti yhdessä paikassa ja jaettua kaikille markkinoille. Ponsse valitsi kilpailutuksen jälkeen Gredin modulaarisen digitaalisen aineistonhallinnan ”digiviisaan” ratkaisun. Valintaan vaikuttivat Gredin ratkaisun tarjoamat lisäominaisuudet, modulaarisuus sekä selkeä käyttöliittymä.

Haasteet

Ponssella on valtava määrä erilaisia digitaalista informaatiota hallittavaksi: yritys- ja brändimateriaaleja, esitteitä, kuvia ja videoita sekä niihin liittyviä ohjeistuksia ja muita dokumentteja. Tällaisen informaatio- ja aineistomäärän hallitseminen yrityksen verkkolevyillä ja jakaminen eri kanaviin ja käyttötarkoituksiin pelkästään sähköpostilla muodostui haasteeksi, kun Ponssen sisältömarkkinoinnin toimenpiteiden volyymi kasvaa jatkuvasti ja kansainvälinen toiminta laajenee. Ratkaisun oli oltava todistetusti toimiva ja tietoturvallinen sekä sellainen, johon vain käyttöoikeuden omaavilla käyttäjillä on pääsy.

Ratkaisu

Gredi toteutti Ponsselle digiviisaan ja dynaamisen, suomilipulla varustetun 100% kotimaisen, materiaalipankkiratkaisun, johon koottiin Ponssen markkinointiviestinnän digitaalinen aineisto. Tavoitteeksi asetettiin markkinoinnin toimenpiteiden tehostaminen brändihallitusti ja aineistojen sekä muun informaation tehokas jakaminen eri kanaviin, kaikilla markkinoilla ja valituille käyttäjille. Ponssen pääkäyttäjät ja tytäryhtiön edustajat koulutettiin palvelun käyttöön Gredin jalkautusohjelman mukaisesti. Älykkäiden dynaamisten tuotepohjien käyttöönotolla pystytään helpottamaan paikallista materiaalitarvetta, brändin mukaisella ilmeellä.

Hyödyt

Gredin älykäs kotimainen ratkaisu on tuonut laajasti hyötyjä Ponssen markkinoinnille ja myynnille niin kotimarkkinoilla kuin koko jälleenmyyjäverkostossa globaalisti:

  • Digiviisas materiaalipankki on tuonut lisää tehokkuutta, kun digitaaliset ja ajantasaiset aineistot ovat nyt yhdessä keskitetyssä järjestelmässä ja Ponssen globaalin organisaation käytettävissä. Oikean informaation tallentaminen, etsiminen, hallinta, jakaminen ja julkaiseminen ovat nyt helppoa ja yksinkertaista. Modulaarisella ratkaisulla pystytään varautumaan laajentuvan toiminnan mukanaan tuomiin haasteisiin ja uusien käyttäjäryhmien tarpeisiin.
  • Resurssien käyttö on suoraviivaista ja helposti ohjattavaa selkeiden työnkulkujen ja dynaamisten tuotepohjien ansiosta. Markkinointimateriaalien muokattavuus ja automatisointi ovat helpottaneet materiaalin räätälöintiä ja jakelua.
  • Palvelun käyttöoikeuksilla ja käyttäjäryhmillä voidaan hallita helposti ja turvallisesti koko informaatiokirjoa. Palvelun käyttökokemus on ollut hyvä ja käyttöliittymän toimivuuden kautta käyttäjät ovat ottaneet palvelun nopeasti omakseen ja jokapäiväiseen käyttöön.

”Gredin moderni digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu palvelee meitä kansainvälisenä yhtiönä erinomaisesti. Jakeluprosessimme ovat tehostuneet, kun on yksi paikka, jossa digitaalinen omaisuutemme on älykkäästi tallessa, aina käyttövalmiina kaikille käyttäjillemme. Seuraava askel tehostamisessa on integroida se muihin järjestelmiimme”, sanoo Eveliina Pölkki Ponssen markkinoinnista.

Tehokas digitaalinen aineistonhallinta -
globaalin organisaation elinehto

CASE: Sako

Sako perustettiin Helsingissä 1. huhtikuuta vuonna 1921. Vuodesta 2000 Sako Oy on kuulunut maailman vanhimman teollisen perheyhtiön, Beretta-konsernin omistukseen. Sako on vuodesta 1989 valmistanut myös Tikka-kiväärejä. Sako- ja Tikka-luodikot on tehty kestämään vaativiakin olosuhteita ja niissä yhdistyy perinteinen aseseppäosaaminen sekä moderni teknologia. Suomalainen kestävyys, tarkkuus ja laatu sekä osaaminen ovat hyvin arvostettuja myös ulkomailla. Sako Oy:n liikevaihto on 95 miljoonaa euroa ja sen palveluksessa on 315 henkilöä.

Tehokas digitaalinen aineistonhallinta – globaalin organisaation elinehto

Sakon kiväärituotannosta 98 % menee vientiin useille eri markkinoille. Vientimarkkinoiden myyntiä, markkinointia ja viestintää tehdään lokaalisti Sakon ohjeiden ja kunkin maan markkinatilanteen, lainsäädännön ja muiden vaatimusten mukaisesti.

Myynnin, markkinoinnin ja viestinnän aineistoja käsittelevät Sakon oman organisaation lisäksi lukuista maahantuojat, kauppiaat/myymälät sekä median edustajat. Jotta tämä olisi mahdollista ja tapahtuisi brändihallitusti ja tehokkaasti, on näiden aineistojen oltava älykkäästi digitaalisesti arkistoituna sekä helposti ja nopeasti jaettavissa.

Gredin ratkaisun tarjoamat ominaisuudet, modulaarisuus, käyttäjäystävällisyys sekä mahdollisuus räätälöidä kokonaisuus Sakon tarpeisiin olivat tekijöitä, jotka vaikuttivat Sakon päätökseen valita aineistonhallinnan toimittajaksi Gredi.

Haasteet

Sakon toimialalla visuaalinen viestintä on keskeisessä roolissa ja markkinoinnissa käytetään paljon erilaisia kuva- ja videoaineistoja. Globaaleilla markkinoilla toimivan yrityksen markkinoinnin ja viestinnän haasteena tämän päivän monikanavaisessa markkinointiympäristössä on tuottaa yhdenmukainen asiakas- ja brändikokemus markkinasta ja kanavasta riippumatta. Jotta tämä olisi mahdollista, on markkinoinnin ja viestinnän sisältöjen ja niihin liittyvien digitaalisten aineistojen oltava helposti löydettävissä, lokaalisti muokattavissa ja eri kanaviin jaeltavissa brändiohjeistojen mukaisesti.

Sakon vanha kuvapankkiratkaisu ei vastannut enää kansainvälistymisen vaatimuksiin ja yhtiö etsi modernia digitaalisen aineistonhallinnan palvelua, joka tarjoaisi jatkokehitysmahdollisuuksia pidemmälläkin tähtäimellä.  Sakon tarve oli saada yksi käyttäjäystävällinen digitaalisen aineistonhallinnan kokonaisuus, joka olisi yhtiön omien asiantuntijoiden ja ulkopuolisten maahantuojien helppo ja nopea ottaa käyttöön.

Ratkaisu

Gredi räätälöi Sakolle digiviisaan aineistonhallinnan ratkaisun sekä maahantuojien että yhtiön markkinoinnin ja viestinnän tarpeisiin. Gredin ratkaisu mahdollistaa Sakon digitaalisen omaisuuden älykkään arkistoinnin ja markkinointiviestinnän sisältöjen ja eri aineistojen löytämisen ja tehokkaan jakelun brändihallitusti. Maahantuojille on jätetty mahdollisuus lokalisoida tekstejä, mutta brändi-ilme on aina Sakon brändiohjeistuksen mukaista.

Hyödyt

Gredin digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu on tuonut hyötyjä sekä Sakon markkinoinnille ja viestinnälle että eri markkinoiden maahantuojille.

  • Digiviisas aineistopankki ja uudet toimintamallit ovat tuoneet lisää tehokkuutta, kun digitaaliset ja ajantasaiset aineistot ovat nyt yhdessä keskitetyssä järjestelmässä ja Sakon globaalin organisaation käytettävissä.
  • Markkinointimateriaalien muokattavuus ja paikallisen räätälöinnin mahdollistaminen ovat helpottaneet maahantuojien sitoutumista Sakon brändin mukaiseen markkinointiviestintään.
  • Palvelun eritasoisilla käyttöoikeuksilla ja käyttäjäryhmillä voidaan hallita helposti ja tietoturvallisesti koko digitaalisen omaisuuden kokonaisuutta.
  • Palvelun käyttökokemus on ollut hyvä ja käyttöliittymän toimivuuden kautta käyttäjät ovat ottaneet palvelun nopeasti omakseen ja jokapäiväiseen käyttöön.
  • Gredin digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu tarjoaa erinomaisen alustan tulevaisuuden jatkokehitykselle.

”Gredin moderni digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisu palvelee meitä kansainvälisenä yhtiönä erinomaisesti. Gredin ratkaisun loogisuus ja helppokäyttöisyys ovat tehneet siitä erinomaisen päivittäisen työkalun laajalle käyttäjäkunnallemme. Perustoimintojen ohella voimme ottaa helposti käyttöön uusia toiminnallisuuksia tarpeen vaatiessa”, sanoo Suvi Leinonen, markkinointipäällikkö, Sako Oy.

Gredi arkistoi Sanoman kruununjalokivet

CASE: Sanoma

Sanomalehti digitalisoituu nopeasti. Moni on jo vaihtanut painetun lehden sähköiseen päätelaitteeseen. Käyttötapojen lisäksi myös sisältö ja tuotantoprosessit ovat muuttuneet. Perinteisen uutisen rinnalle ovat nousseet vahvasti esimerkiksi henkilökuvat, datajournalismi ja seikkailuhenkiset artikkelit. Normaalien uutisten rinnalle tuotetaan tarinoita, jotka elävät pitkään.

Sanoma Media Finlandin brändit tavoittavat viikoittain lähes jokaisen suomalaisen. Uutisia tuotetaan kellon ympäri. Päivittäin syntyy satoja artikkeleita, kuvia, juttuja ja uutisia ympäri maailmaa. Tuekseen Sanoma tarvitsee luotettavan arkiston, joka auttaa tekijöitä ja lukijoita oikean sisällön löytämisessä.

Suomen historiaa 120 vuoden verran

Sanoman DigiArkisto on integroitu toimitusten järjestelmiin, joissa käsitellään konsernin lehdissä julkaistava toimituksellinen sisältö. DigiArkisto palvelee satoja toimittajia päivittäin. Lisäksi Helsingin Sanomien arkisto on satojen tuhansien tilaajien käytettävissä Aikakone-sivustolla www.hs.fi/aikakone.

DigiArkisto sisältää ainutlaatuista tietoa ja ajankuvia Suomesta 120 vuoden ajalta. Sen arvo on merkittävä paitsi tuotannollisesti myös kulttuurihistoriallisesti.

Vuonna 2015 Sanoma päätti uudistaa DigiArkistonsa. Digitaalisessa remontissa uudelle alustalle siirrettävänä oli yli 3 miljoonaa sivua, 5 miljoonaa kuvaa ja 5 miljoonaa juttua.

Sanoman Sami Majaniemi osallistui hankkeen johtamiseen sisältöteknologian päällikön roolissa. Hän kuvailee DigiArkistoon tallennettua sisältöä Sanoman kruununjalokivinä. Monet suomalaisia säväyttäneet uutiset ja tutkivan journalismin huippujutut ovat saaneet alkunsa juuri Sanoman lehtien toimituksissa.

Intohimona aineistonhallinta

DigiArkisto on kriittinen osa Sanoman brändien päivittäistä tuotantoa. Vakaa alusta tarjoilee tiedot ympärivuorokautiseen käyttöön. Se sisältää helppokäyttöiset aineistonhallinnan työvälineet, joiden avulla toimittajat löytävät tarvitsemansa tiedot. Ylläpitäjille palvelu tarjoaa jatkuvasti kehittyvän, kustannustehokkaasti ylläpidettävän ja tietoturvallisen ympäristön.

”Sovelluksen pitää olla helppokäyttöinen, mutta samalla kattavasti tietoa tarjoileva. Koska hakutuloksia kertyy usein runsaasti, pitää selaamisen ja lisähakujen tekemisen olla sujuvaa. Ja tietysti tietojen pitää olla saatavilla vuorokaudenajasta riippumatta.”

Luotettava ja turvallinen alusta

Gredi on tukenut ja kehittänyt Sanoman arkistopalveluita 90-luvulta asti, joten yhteistyö uudistuksessa oli luonteva ratkaisu. Samalla DigiArkiston sijoituspaikaksi valikoitui Gredin kanssa samaan konserniin kuuluvan DataCenter Finlandin konesali.

”Kun kumppani osaa hommansa ja yhteistyö on jatkunut pitkään, on kokonaisuus vakaalla pohjalla. Siirtyminen uuteen alustaan sujui ilman suurempia ongelmia. Projekti oli hyvin suunniteltu ja valmisteltu.”

Uusi ratkaisu tuo Sanomalle myös säästöjä sekä merkittävää ajansäästöä, kun 700 käyttäjän haut nopeutuivat ja käytettävyys parantui.

Ketterää kumppanuutta

Sami Majaniemen mielestä Gredin digitaalisen aineistonhallinnan asiantuntijuus täydentää hyvin Sanoman sisältöosaamista. Uuteen palvelumalliin kuuluu Gredin ketterä pienkehitysmalli, joka parantaa käytettävyyttä ja tarjoilee lisähyötyjä tasaista tahtia. Sanoman ei tarvitse sitoa teknisiä resursseja kehitykseen, kun Gredi huolehtii koko toteutuksesta.

Alustan tietoturvallisuus ja EU-vaatimusten täyttyminen varmistettiin käyttöönottoa edeltäneessä auditoinnissa.

”Ajatuksemme oli, että otamme avuksemme digitaalisen aineistonhallinnan ammattilaisen ja keskitymme oman tuotteemme kehittämiseen. Pienkehitysmalli helpottaa selvästi työtämme. Gredi on oman alueensa vahva ja kehityshakuinen asiantuntija.”

Projektiin kuului myös kuvien ja tekstien metatietojen kehittäminen. Niiden avulla käyttäjille voidaan tarjoilla entistä osuvampia hakutuloksia. Koneäly kehittyy nopeasti, mutta osa tiedosta pitää edelleen syöttää käsin, esimerkkinä kuvan käyttöoikeudet. Koneet eivät myöskään osaa vielä tunnistaa kuvan asiayhteyttä tai sijaintia kovin hyvin. Siksi esimerkiksi kuvatekstit tarjoavat jatkossakin tärkeää lisätietoa kuvan sisällöstä.

Huippuluokan projektiosaamista

Kattava ja ajantasainen metatieto sekä luokittelu helpottavat personointia, jonka avulla nostetaan uutisvirrasta esiin kullekin lukijalle tärkein, osuvin ja halutuin sisältö. Helsingin Sanomien sähköiset versiot personoivat sisältöä jo nyt.

Pilvipalveluiden osuus kasvaa todennäköisesti tulevaisuudessa nykyiseen verrattuna. Silloin tarvitaan kumppania, joka osaa yhdistää digitaalisen aineistonhallinnan ja pilvipalvelualustan parhaat puolet.

”DigiArkisto on meille kriittinen sisältöpalvelu, jonka pitää toimia kaikissa tilanteissa. Alusta on vakaa ja käytön nopeutumishyödyt näkyvät jo nyt selvästi. Siksi suosittelen Gredin toimintamallia.”

Sanoma Media Finland

Sanoma Media Finland on Suomen monikanavaisin mediatalo. Se tavoittaa päivittäin lähes kaikki suomalaiset niin sanoma- ja aikakauslehdissä, televisiossa, radiossa, verkossa kuin mobiilissakin.

Sanoma Media Finland julkaisee Pohjoismaiden suurinta sanomalehteä ja maksullisen digitaalisen journalismin edelläkävijää Helsingin Sanomia sekä Suomen suurinta uutismediaa Ilta-Sanomia. Valikoimaan kuuluu aikakauslehtibrändeistä tunnettu Sanoma Lifestyle, lasten ja nuorten sisältöjä kustantava Kids Media, johtava televisio- ja radiotoimija Nelonen Media sekä Suomen suosituimpia markkinapaikkoja kehittävä Sanoma Digital Finland.

Aineistonhallinnan tehostamisen avainsanat:
dynaamisuus, monikanavaisuus ja integroitavuus

CASE: Sinebrychoff

Sinebrychoff on Suomen johtava panimo, joka valmistaa oluita, siidereitä sekä virvoitus- ja energiajuomia, joka tarjoaa myös kattavan valikoiman kansainvälisiä oluita ja yhteistyökumppaniensa kautta laajan valikoiman muita alkoholijuomia. Sinebrychoff aloitti panimotoiminnan 1819 ja on tänään Pohjoismaiden vanhin panimo ja Suomen vanhin elintarvikealan yritys. Sinebrychoff valmistaa Coca-Colan juomat Suomessa. Sinebrychoff on osa kansainvälistä Carlsberg-konsernia.

Sinebrychoffin aineistonhallinnan tehostamisen avainsanat: dynaamisuus, monikanavaisuus ja integroitavuus

Sinebrychoff tarjoaa ravintola-asiakkailleen mahdollisuuden tuottaa heidän tarpeisiinsa räätälöityjä mainosmateriaaleja. Jotta tämä on mahdollista ja jotta kaikki materiaalit ovat hallitusti brändiohjeistojen mukaisia, käytettävän ratkaisun tulee olla dynaaminen ja tarjota monikanavainen julkaisumahdollisuus. Kartoitettuaan eri vaihtoehdot Sinebrychoff otti käyttöön Gredin aineistonhallinnan ratkaisun, jolla pystyttiin korvaamaan kaksi aikaisempaa palvelua.

Haasteet

Sinebrychoffilla on Suomessa tuhansia ravintola-asiakkaita, joiden paikallisiin markkinointitarpeisiin se tarjoaa erilaisia mainos- ja markkinointimateriaaleja. Jotta näitä materiaaleja pystytään toimittamaan nopeasti, joustavasti, personoituina ja brändihallitusti, on ainoa toimiva ratkaisu tarjota asiakkaille digitaalisen aineistonhallinnan palvelu, jonka kautta asiakkaat pystyvät itse tuottamaan ja julkaisemaan tarvitsemansa aineistot kontrolloidusti. Palvellakseen moninaista asiakaskuntaa ratkaisun piti olla asiakkaille helppokäyttöinen sekä nopeasti omaksuttavissa ja käyttöön otettavissa.

Ratkaisu

Gredi toimitti Sinebrychoffille digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisun, joka mahdollistaa erilaisten markkinointimateriaalien dynaamisen tuottamisen, monikanavaisen julkaisemisen ja asiakkaiden eri järjestelmiin integroitavuuden. Gredin digiviisaan ratkaisun avulla Sinebrychoffin ravintola-asiakkaat voivat itse tehdä erilliset juomalistat, hintatarjoukset sekä muut myynninedistämismateriaalit. Ne voidaan tarpeen mukaisesti tulostaa, julkaista ravintolan digiscreeneillä tai vaikka sosiaalisen median eri kanavissa.

Hyödyt

Gredin ratkaisu on tuonut useita hyötyjä Sinebrychoffin markkinoinnille:

  • Kustannussäästöjä syntyi, tehokkuus kasvoi ja aineistojen hallittavuus parani, kun Gredin palvelu korvasi kaksi aikaisempaa järjestelmää yhdellä helppokäyttöisellä ratkaisulla.
  • Dynaamista aineiston- ja informaationhallintaa pystytään nyt tekemään laajallekin asiakaskunnalle täysin brändihallitusti ja Sinebrychoffin ohjeistusten mukaisesti.
  • Markkinointiaineistoja ja –informaatiota voidaan tuottaa ja julkaista monikanavaisesti, esimerkiksi painettuina materiaaleina, digitaalisille näytöille ja sosiaalisen median kanavissa.
  • Palvelun käyttöoikeuksia voidaan hallita helposti ja turvallisesti. Käytön tuki ja asiakaspalvelu ovat nopeasti saatavilla toimittaessa kotimaisen Gredin kanssa.

”Meille on ensisijaisen tärkeää, että asiakkaidemme käyttöön tarkoitettu aineistonhallinnan ratkaisu on helppokäyttöinen ja soveltuu erilaisten asiakkaidemme alati muuttuviin tarpeisiin. Toisaalta haluamme pitää huolen siitä, että kaikki julkaistava materiaali on brändiohjeistuksiemme mukaista. Kartoitimme markkinoilta eri vaihtoehtoja. Päädyimme valitsemaan Gredin ratkaisun, joka korvasi kaksi aikaisempaa palvelua ja joka on käytännössä osoittautunut toimivaksi ratkaisuksi meidän kaltaiselle bränditalolle,” sanoo Maija Mäkirinne, Key Account Director, Sinebrychoff.

TEHOKASTA KOULUTUS- JA MYYNTIVIDEOIDEN HALLINTAA

CASE: SUKSEE

Sukseen perustajiin kuuluva toimitusjohtaja Jussi Koivusaari kertoo, että Gredi Content Hub otettiin käyttöön, jotta pystyttiin jakamaan satoja videoita käsittävä digitaalinen verkkovalmennus- ja muu videosisältö asiakkaille viisaasti. Yrityksen asiakkaisiin kuuluvat mm. menestyneet kouluttajat ja mediapersoonat Anna Perho, Jari Parantainen sekä Jari Sarasvuon perustama Trainers´ House.

Myyntimateriaalit Trainers´ Housen myyjien käyttöön

Jussi Koivusaaren tiimi on tuottanut asiakkailleen satoja videoita, esimerkiksi kirkastamaan yrityskuvaa markkinoilla, tekemään yrityskulttuuria näkyväksi, nopeuttamaan rekrytointia ja kouluttamaan myyntiväkeä. Trainers´ Housen digitaalisten tuotteiden tuotepäällikkö Johanna Kiviranta kertoo, että Suksee on tehnyt heille yli 500 videota. Tavoitteena on ollut saada Trainers´ Housen muutoskonsulteille digitaaliset sisällöt tehokkaasti käyttöön.

”Toimimme Sukseen kanssa tiiviissä yhteistyössä, ja Gredi Content Hubiin luotu Holvi mahdollistaa näppärän materiaalien saamisen ja jakamisen jokaiselle työntekijällemme”, Johanna Kiviranta kertoo. ”Käytämme videoita niin myynnissä, valmennusvälineinä kuin oman oppimisen edistämiseenkin. Meille on ensiarvoisen tärkeää, että videot ovat helposti saatavilla, löydettävissä ja käytettävissä.”

Tarina se on joka myy

”Nykyään tarinankerronta on avain kaikkein vaikuttavimpaan viestintään. Tätä varten Sukseen tiimissä on kokeneita osaajia, jotka ovat tehneet pitkään esimerkiksi reality-TV:tä, kuten Miljonääriäidit- ja Jutan superdieetit -reality-sarjoja. Tarinat myyvät myös bisneksessä, eikä vain vapaa-ajalla”, sanoo Jussi Koivusaari.

Gredin kanssa dialogi toimii

”Työntekijämme kiittävät Holvia sen helppokäyttöisyydestä ja kätevyydestä. Gredi on toiminut meidän kannaltamme loistavasti, sillä kehitysehdotuksiamme ja toiveitamme on kuunneltu ja tarvittavia muokkauksia on tehty nopeassakin tahdissa”, Johanna Kiviranta kertoo.

”Gredin väki kohtelee asiakkaitaan old school -meiningillä. Arvostavasti ja vieraanvaraisesti”, sanoo Jussi Koivusaari. ”Prosessi Gredin kanssa on ollut suoraviivainen myynnistä käyttöönoton kautta käyttöön. Arvostamme sitä, että Gredin ihmiset ovat saatavilla ja dialogi toimii.”

”Tulevaisuudessa pohdimme Gredi Contect Hubissa olevan mittavan videosisällön laajentamista Gredi Content Hubin avulla muihin kanaviin”, sanoo Jussi Koivusaari. ”Lisäksi ryhdymme testaamaan, miten Gredin palvelun uusi tekoäly auttaisi meitä videoaineistojen tallennuksessa, hakemisessa ja hallinnassa.”

Suksee haluaa asiakkaikseen erityisesti isossa rekrytointimoodissa olevia kasvuyrityksiä. ”Nopeaa ja laadukasta jälkeä arvostaville yrityksille voin kertoa, että tuotamme esimerkiksi 15 minuutin mini-dokumentin kahdessa kuvauspäivässä.”

Lisätietoja saat huipputyypeiltä:

Jussi Koivusaari, toimitusjohtaja, Suksee Oy
+358 40 829 7228, [email protected]
www.suksee.fi

Johanna Kiviranta, digitaalisten tuotteiden tuotepäällikkö, Trainers´ House
+358 40 668 6929, [email protected]
www.trainershouse.fi

Risto Pasanen, toimitusjohtaja, Gredi Oy
+358 40 849 2620, [email protected]redi.fi
www.gredi.fi

 


Stronghold Suksee suunnittelee ja toteuttaa digitaalista viestintää, jonka tarkoituksena on vaikuttaa ihmisten tietoon, tunteeseen ja toimintaan. Yritys tekee muun muassa verkkovalmennuksia, webinaareja ja podcasteja. Yrityksen verkkovalmennuksia on ostanut kolmessa vuodessa yli 5 000 asiakasta yli 1,5 miljoonalla eurolla.

11 HUIPPUBRÄNDIÄ, YLI 500 JÄLLEENMYYJÄÄ, YLI 17000 AINEISTOA
– JA YKSI VERKKOPALVELU 100% BRÄNDIN- JA AINEISTONHALLINTAAN

CASE: Sultrade

Suomalaisen Transmeri Group -perheyhtiön omistama Oy Sultrade Ltd toimii nimekkäiden urheilu- ja vapaa-ajantuotemerkkien maahantuojana, valmistajana ja markkinoijana Suomessa, Skandinaviassa, Baltiassa ja Venäjällä. Yrityksen brändinhallintaan kuuluu 11 kansainvälistä urheilu- ja vapaa-ajan tuotemerkkiä, kuten Mikasa, Speedo, Timberland ja Umbro. Yksi tunnetuimmista brändeistä on Catmandoo, jonka tuotteet suunnitellaan Suomessa, Espoon Leppävaarassa. Yrityksen liikevaihto on 30 miljoonaa euroa.

Kaikkien markkinoinnin ja myynnin ihmisten tärkein työkalu

”Gredin luoman verkkopalvelun avulla pystymme tarjoamaan digitaalisesti lisäarvoa omille myyjillemme ja asiakkaillemme. Kun tarjoamme asiakkaillemme helpon ja nopean tavan näiden maailmanluokan brändien kuvien käyttöön, se pienentää kuvien käytön kynnystä oleellisesti. Se vaikuttaa meidän ja asiakkaidemme myyntiä edistävästi ja liikevaihtoa kasvattavasti”, sanoo Sultraden taloudesta vastaava Marko Seppänen. ”Gredin meille luoma verkkopalvelu vähentää meidän myynti- ja markkinointiväeltämme ja yli 500 asiakkaaltamme myös manuaalista työtä merkittävästi. Toimiva tapa!”

Suoraan Sultraden nettisivuilta https://sultrade.fi/ voidaan valita Mediapankki, joka johtaa Sultraden kaikkiin markkinointiaineistoihin. Mediapankki on Sultraden tarpeiden mukaan Gredin luoma brändin- ja aineistonhallintapalvelu.

”Meillä on yli 17000 aineistoa Gredin meille tekemässä Sultrade media asset bankissa”, sanoo Tomi Kämäräinen, joka vastaa Sultradella maailmankuulusta Timberland-brändistä. ”Ihan joka ikinen yli 500 asiakkaastamme eli jälleenmyyjästämme käyttää verkkopalveluamme. Koska fyysisten kauppapaikkojen lisäksi verkkokaupan tärkeys kasvaa koko ajan, hyvien ja monipuolisten kuvien helppo saatavuus ja laaja valikoima ovat asiakkaillemme oleellisia asioita verkkopalvelussamme. Brändien tuote- ja fiiliskuvien latausmäärät kasvavat suuresti koko ajan, jo pelkästään nyt ensimmäisellä kvartaalilla niitä on ladattu verkkopalvelustamme yli 7000 kertaa.”

”Tuotetekstien pitää olla täsmälleen oikeat asiakkaidemme verkkokauppojen onnistuneen asiakaskokemuksen maksimoimiseksi ja toisaalta asiakaspalautusten minimoimiseksi. Gredin meille tekemä vaatealalla paljon käytetty DAFO ERP-integraatio tuotetiedoista verkkopalveluumme säästää työvaiheita ja helpottaa tekstipäivitystyötä”, sanoo Tomi Kämäräinen.

Uutta aineistoa tulee koko ajan

”Muotibisneksessä elämme neljää sesonkia vuodessa. Pääsesongit ovat kevät ja syksy. Uutta kuvamateriaalia tulee koko ajan paljon”, sanoo Tomi Kämäräinen. ”Suomessa eletään erilaisessa ilmastossa kuin monessa muussa maassa, esimerkiksi Suomen kevätsesonkimarkkinointi on aloitettava myöhemmin kuin muualla Euroopassa. Kun kevät saapuu, meidän on oltava valmiita reagoimaan nopeasti! Siinä auttaa tämä kätevä verkkopalvelumme.”

Asiakas saa itse valita

Sultrade media asset bank sisältää kaiken jälleenmyyjille oleellisen aineiston: brandiohjeistot, tuotekuvat, fiiliskuvat ja logot. Verkkopalvelussa on tehokas ja nopea hakutoiminne, jonka avulla jälleenmyyjä löytää vaikka Speedo-uimahousuista tai Timberland-kengistä juuri tähän sesonkiin täsmätyt markkinointikuvat, jotka Sultraden väki on verkkopalveluun laittanut tarjolle.

”Verkkopalvelu säästää työaikaani. Minun ei tarvitse kerätä asiakkaillemme kuvia, ja asiakkaillamme on valinnanvapaus tuotteista, kuvista ja kuvakulmista. Aineistoissa on huomioitu eri tarpeet printtin ja digiin”, Tomi Kämäräinen kertoo.

Koska Sultradella on jälleenmyyjiä tavarataloista hiihtokeskusten putiikkeihin, jälleenmyyjillä on hyvin erilaiset kuvatarpeet. On tärkeää, että he voivat itse valita.

Kaikkia yhdistää tarve saada tuotekuvia monelta kuvakulmalta ja omalle kohderyhmälleen stailatussa ympäristössä.

Brändiohjeistojen mukaan brändihallitusti

Kun päämiehet ovat globaaleja brändinhaltijoita, 100% brändinhallinta on tärkeää. ”Huippubrändien brand guidelineja on noudatettava hyvin tarkasti. Umbrossa ja Catmandoossa meillä on vapaat kädet, mutta kaikilta muilta 9 brändiltä meille tulee avaintarinat, joita pitää noudattaa kaikessa markkinoinnissa. Umbrossa ja Catmandoossa teemme itse myös tuote- ja fiiliskuvaukset”, Tomi Kämäräinen kertoo.

Kuva ratkaisee ostopäätöksen

Tomi Kämäräinen paljastaa yllättävän asian urheilubisneksestä: ”Kokemukseni mukaan 70% kaikista myydyistä juoksukengistä ei ikinä päädy juoksuun, vaan loppukuluttaja ostaa ne muuhun urheilu- tai vapaa-ajan käyttöön. Siksikin kaikista tuotteistamme, kuten kengistä, täytyy olla fiiliskuvia joka lähtöön, kuten vapaa-ajankäyttöön, urheiluun ja kaupunkikävelyyn.”

”Fiiliskuvissa on tapahtumassa paljon kehitystä, ja nopeasti! Fiiliskuvilla markkinoidaan eri kohderyhmille. Esimerkiksi brasilialaishenkisessä ympäristössä kuvattuihin kuviin suomalainen kuluttaja ei pysty samaistumaan, joten sellaisia kuvia emme tuo tarjolle verkkopalveluun suomalaisille asiakkaillemme.”

”Hyvässäkään verkkokaupassa talvitakkikuva ei myy, jos se on kuvattu palmun alla”, havainnollistaa Tomi Kämäräinen.

PR-toimiston työkalu median toimittajien palveluun

Sultrade hoitaa muoti-, vapaa-ajan, urheilu- ja lifestylemedioiden toimittajien palvelun PR-toimiston kanssa. PR-toimistolla on pääsy Sultraden verkkopalveluun. ”Median toimittajat pääsevät suoraan meidän PR-toimistomme lähettämillä linkeillä kuvapankkiimme. Isoja tiedostoja ei tarvitse lähetellä meilillä, se olisi järjetöntä. Me valitsemme palveluun mediaa varten tuotteet, avaintarinat ja päätämme ajoituksen. Kätevää, sillä median edustajia on todella paljon”, sanoo Tomi Kämäräinen.

Myynnin tukemisessa Gredin palvelulla on suuri rooli

”Verkkokauppa ei ole asiakkaillemme enää pitkään aikaan ollut vain näyteikkuna, vaan se on iso bisnes. Tuotetiedot on oltava ajan tasalla, samoin kokomitoitukset ja värivalikoima. Mitä paremmin kaikki on kunnossa, sitä paremmin kuluttaja voi vertailla tuotteita. Se näkyy ihan suoraan verkkokauppojen myynnissä”, sanoo Tomi Kämäräinen.

Mikä sopii sinun omalle avattarellesi?

Tomi Kämäräinen visioi muotibisneksen tulevaisuutta ja asiakkaat huomioivaa palvelumuotoilua. Käyttöön tulevat yhä enemmän catwalk-, fiilis- ja tuotevideot sekä 3D-sovitus.

”Saamme jo nyt päämiehiltä upeaa videomateriaalia, ja videoiden käyttö kasvaa tulevaisuudessa paljon. Esimerkiksi huppujen kiristyksiä ja juoksukengän teknologiaa pystyy videossa näyttämään still-kuvaa paremmin. Videotiedostot ovat niin suuria, että niitä ei meilillä lähetellä. Jälleenmyyjämme ja mediaväki pystyvät lataamaan nekin suoraan kuvapankistamme”, Tomi Kämäräinen paaluttaa.

Tuotteiden sovitukseen on kovaa vauhtia tulossa 3D. ”Tulevaisuudessa kamera skannaa sinun vartalosi ja tuotteiden sovitus onnistuu sinun näköiselläsi verkkokaupan avatarilla. Näet itse suoraan, miltä sinä näytät tässä tuotteessa!”

Integroitua aineistonhallintaa ja selkeitä prosesseja

CASE: Suunto

Suunto Oy lukeutuu maailman johtavien urheiluinstrumenttien valmistajiin. Sen tuotteet ovat tunnettuja niiden designista sekä kestävyydestä, ja niitä myydään yli sadassa maassa. Suunto on osa Amer Sports -yhtiötä, johon kuuluvat myös muun muassa Salomon, Atomic, Wilson, Precor sekä Mavic.

Uutta suuntaa Suunnolle

Monipuolisen digitaalisen materiaalin jakaminen globaalille toimijaverkostolle on liittynyt jo pitkään Suunnon toimintaan. Eri maissa toimiville myynti- ja markkinointiorganisaatioille, huoltopisteille sekä median edustajille lähetetään jatkuvasti runsaasti muun muassa kuvamateriaalia, ohjeistuksia sekä esityksiä. Aiemmin käytössä oli muutama erityyppinen ratkaisu, mutta Suunnolla haluttiin selkeyttää ja yhdistää ulkopuolisille toimijoille lähtevän digitaalisen materiaalin jakelu. ”Gredin palvelu vastasi parhaiten tarpeisiimme”, kertoo Suunnon Head of Digital Marketing Janne Kallio.

Vuoden 2012 keväällä Suunto aloitti yhteistyön Gredin kanssa, ja Suunnolla ollaan oltu erittäin tyytyväisiä. Gredi Haven -ohjelmiston kuvapankkiin ladataan kaikki Suunnon käyttämä kuvamateriaali, kuten tuotekuvat, logot sekä muut visuaaliset elementit. Lisäksi määritellään käytettävät fontit, värit sekä kuvastojen, julisteiden, bannereiden ja muiden aineistojen yleisilmeet dynaamisten pohjien avulla. Ohjelmiston avulla kaikki Suunnon materiaali on aina ajan tasalla, brändihallittua ja jaettavissa muutamalla klikkauksella kaikkiin maapallon kolkkiin.

Gredin palveluiden avulla hoidetaan myös aktiivisesti kommunikaatiota loppukäyttäjien suuntaan. Kun kaikki digitaalisen materiaalin jakaminen hoituu yhden palveluntarjoajan kautta, ei Suunnon tarvitse huolehtia useiden ratkaisujen ylläpidosta aiheutuvista kustannuksista, lisätyöstä tai yhteensopivuusongelmista. Turvallisuus on myös taattu. ”Digitaalisen materiaalin jakaminen on nyt mahdollista eri käyttäjäryhmille ilman riskiä siitä, että informaatio menisi väärille tahoille”, Kallio summaa.

TERVEYSPALVELUJEN BRÄNDINHALLINTAA NOPEASTI
JA VASTUULLISESTI YHDESTÄ HUBISTA

CASE: Terveystalo

Terveystalo on Helsingin pörssissä listattu julkinen osakeyhtiö, joka on verkostoltaan ja liikevaihdoltaan Suomen suurin terveyspalveluyritys. Yhtiö tarjoaa monipuolisia perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon palveluja yritys- ja yksityisasiakkaille sekä julkiselle sektorille. 2019 toimipaikkoja oli noin 300 eri puolilla Suomea. Yrityksellä on myös digitaaliset palvelut asiakkaille. 2019 Terveystalossa asioi 1,2 miljoonaa yksittäistä asiakasta, ja lääkärikäyntejä tehtiin 3,7 miljoonaa. Terveystalossa työskentelee yli 13 000 terveydenhuollon ammattilaista, joista noin puolet itsenäisinä ammatinharjoittajina. Terveystalon palveluilla on Avainlippu-tunnus ja yhtiö on Suomalaisen Työn Liiton jäsen.

Miksi Terveystalo vaihtoi Gredi Content HUBiin?

”Tavoittelimme aineistojen keskittämistä ja helppokäyttöistä palvelua, joka toimii selaimen kautta, viestintäasiantuntija Satu Laurila aloittaa. ”Meille oli myös tärkeää, ettei kukaan Terveystalossa tarvitse erillistä kirjautumista erillisin käyttäjätunnuksin, vaan pääsee palveluun suoraan SSO:n kautta kertakirjautumisella.

Gredin Terveystalolle luoma brändin- ja aineistonhallintapalvelu sisältää esimerkiksi brändimanuaalin, logot ja kuvat, ohjeet, toimipaikkamateriaalit ja tietenkin hakutoiminteen. Haulla massiivinen määrä aineistoja löytyy nopeasti. ”Kuka tahansa meillä saa hakea, ja myös löytää materiaalia, se on nyt tehty helpoksi, Satu sanoo.

Materiaalit brändihallitusti ja taatusti perille

”Meillä on useita isoja palvelukokonaisuuksia ja erittäin paljon materiaaleja, kuten kuvia. Hyvä hakutoiminne on meille tärkeä käytettävyys- ja saatavuustekijä”, Satu sanoo. Visuaalinen suunnittelija Marina Lönn ja Satu kertovat, että markkinointi- ja viestintätiimiltä kysellään Terveystalossa paljon kuvia ja logoja mitä moninaisimpiin käyttötarkoituksiin.

”Niitä tarvitaan ulkoisen markkinoinnin lisäksi tietysti jo sisäiseen, sekä toimipisteiden ja liiketoimintojen käyttöön. Aikaisemmin logoja ja kuvia tarvitsi lähettää meilillä isoina liitteinä, jotka eivät aina menneet perille. Nyt varmistamme brändinhallinnan lähettämällä suoraan palvelusta pikalinkkejä kuviin ja logoihin, ja aineistoista on aina viimeisimmät versiot saatavilla, Satu ja Marina kuvailevat.

Varmaa elinkaaren- ja versionhallintaa

Terveystalon palvelussa on selkeä rakenne. Aineistoja on helppo kierrättää sisäisesti ja jakaa kumppaneille. Aineistojen elinkaarihallinta on mahdollista luonnoksista valmiiseen versioon ja lopulta arkistointiin. Aineistojen version- ja elinkaaren hallinta on Terveystalolle tärkeää, ja siitä on yhteiset toimintatavat. Myös kuvapolitiikka on selvä.

Haluamme, että kuvissa on meidän brändivärit, ja että kuvat näyttävät suomalaiselta terveydenhuollolta. Kuvaajat ottavat meille kuvia, me valitsemme niistä, ja lataamme haluamamme kuvat Grediin. Näin varmistamme, että kaikki kuvat ovat ajan tasalla, niihin on käyttöoikeudet, ja ne ovat kaikille käyttövalmiita”, Marina sanoo.

”Terveysalalla on aika tarkkaa, mitä kuvissa saa näkyä! Oma väkemmekin on todella tarkka tästä. Esimerkiksi hoitotyötä tekevillä ei saa olla sormissaan sormuksia, kuvissakaan. Siksi emme voi aina käyttää valmiita kuvapankkikuvia, vaan tarvitsemme omaa kuvatuotantoa”, Satu paljastaa.

Terveystalon palvelukseen tulee uusien toimipaikkojen myötä uutta väkeä. ”Myös palveluksestamme poistuvan asiantuntijan kuvat pitää poistaa kuva-arkistosta, ettei kuvia käytetä vahingossa”, Satu huomauttaa.

Palvelu kasvaa joustavasti yhdessä asiakastarpeiden kanssa

Vuodesta 2018 vuoteen 2019 Terveystalo kasvoi yli 40 uudella toimipisteellä, ja yli 3000 uudella työntekijällä. Mitä tarpeita brändinhallinnassa on yritysostojen yhteydessä? ”Kun uusia toimipaikkoja tulee, Gredin palvelusta löytyy heti käyttöön meidän toimipaikkamateriaalit, kuten logot sekä tilailmeen ja muun visuaalisen ilmeen ohjeet. Yhtenä esimerkkinä vaikkapa teippausten ohjeet. Kun kumppanit tulevat toteuttamaan teippauksia, heille on helppo ohjeistaa talomme tyyli”, Satu havainnollistaa.

Satu ja Marina kertovat, että nyt on päästy hyvään alkuun. ”Tarkoitus on laajentaa palvelun hyödyntämistä. Oivalsimme heti, kuinka paljon meillä onkaan materiaaleja, ja miten me nyt saamme ne helposti kaikkien ryhmien käyttöön. Nyt laajennamme käyttöä eteenpäin, Satu linjaa. ”Gredin palvelu on tosiaan meidän Flora, miten me pärjättäisiin ilman? Se on ihan älyttömän arvokas jo alkaen siitä, kun miettii kuvien käyttöön liittyviä asioita”, Marina sanoo.

Sadulla on hyviä neuvoja uusille asiakkaille. Alun käyttöönotto vaatii pohdintaa. Kun siitä pääsee yli, uskon, että avautuu mahdollisuudet, mitä kaikkea palvelulla voi tehdä, kun saa ensin kamat sisään! Meidän kokoisilla yrityksillä voi olla esimerkiksi verkkolevyillä paljon materiaalia, eikä se ole säilyttämiseen, saati jakamiseen hyvä tapa. Selainpohjainen ratkaisu on hyvä.

 Eihän kukaan halua palata enää verkkolevyjen käyttöön Gredin mobiilikäytön ja selainkäytön jälkeen! Palvelu toimii, ja on ihan sama, oletko etänä tai toimistolla”, Satu vinkkaa.

 ”Aiomme ottaa tulevaisuudessa käyttöön dynaamiset pohjat helpottamaan meidän ihmisten tekemistä. Lisäksi haluamme hoitaa aineistojen kommentoinnin tulevaisuudessa Gredin kautta”, Satu linjaa.

”Aika nopeasti ymmärsin, että Gredi on paljon enemmän kuin kuvapankki! Me tarvitsemme tällaisen palvelun, joka laajenee asiakastarpeissa. Tuntuu, että mahdollisuuksia on loputtomasti eri käyttötapoihin ja skaalautuvuuteen!” Satu kristallisoi. Marina on samoilla linjoilla. ”Tämä on tosi hyvä juttu meille. Se antaa sitä enemmän, mitä enemmän sitä käyttää!”

JULKAISUAUTOMAATIOLLA SUURI TYÖN JA AJAN SÄÄSTÖ

CASE: TEVELLA

Tevella suunnittelee ja toteuttaa oppimisympäristöjä ja muita julkitiloja, joissa opiskellaan ja tehdään töitä, kasvetaan ja kehitytään, leikitään ja vietetään aikaa. Tevellan tuotevalikoimaan kuuluu varhaiskasvatus- ja opetustyössä tarvittavia välineitä ja tarvikkeita, kalusteita ja sisustustuotteita. Tevellan suunnittelutyö näkyy kovassa käytössä ja upean värikkäänä esimerkiksi päiväkodeissaja oppilaitoksissa sekä muissa julkisen ja yksityisen sektorin toimitiloissa. Tevella toimii myös lelujen ja pelien tukkuliikkeenä.

Tevella on luottanut jo vuodesta 2017 töiden sujuvaan tekemiseen julkaisuautomaation avulla.

”Yhteistyö tuntuu hyvältä. Aina on ollut sujuvaa ja hyvää kommunikaatiota. Ennen yhteistyön aloitusta vertailimme muitakin julkaisuautomaation toimittajia. Me halusimme tehdä suurien kuvastojemme taittotyön itse täällä Tevellassa, ja halusimme siksi saada kumppaniltamme koulutuksen ja työvälineet julkaisuautomaatioon omille ammattilaisillemme. Meitä on täällä 8 hengen kuvastotiimi. Julkaisuautomaatiolla säästämme kuvastoprosessissa koko tiimin aikaa arvioni mukaan jopa 30%. Se on iso asia”, kertoo Anni Mielonen, Tevellan verkkokauppa-asiantuntija.

Ensin toteutettiin uusi kuvastojen brändinmukainen ilme

Yhdessä Gredin kanssa Tevella teki ensin tuoteluettelojen visuaalisen suunnittelun ja konseptoinnin, kuten brändinmukaisen ilmeen ja typografian.

”Saimme visuaalisuuden paremmalle tasolle kuin ennen, kun kuvastoja väännettiin. Ilmeen uudistus yksin olisi ollut meille raskas prosessi. Yhteistyö mahdollistaa brändinmukaiset uudistukset sujuvasti tulevaisuudessakin. Teemme 3-5 tuotekatalogia vuosittain. Katalogeissa on 90-400 sivua. Ne ovat siis ISOJA. Prosessi on huomattavasti keventynyt, julkaisuautomaation ansiosta emme tee joulun alla paniikissa ylitöinä taittoa. Tiedon välitys on sujuvoitunut, koska suurin osa on nyt automaattista tuotetietoa Gredin kanssa tekemämme PIM-integraation ansiosta.”

”Meillä on asiakastarpeiden mukaisia printti- ja digikatalogeja, sekä verkkokauppa, johon katalogien tuotetiedot johtavat. Pyrimme helpottamaan ostamista todellakin kaikin tavoin, kuten integroimalla digikatalogit suoraan verkkokauppaan, Anni kertoo.

Eri tietolähteiden yhdistelyllä hyötynä laatua ja ajansäästöä

Tuotetietoja tuli alunperin kolmesta eri lähteestä. Teimme yhdistelyt niin, että tarvittavat tiedot valuvat nyt automaattisesti taittoon aina oikeasta lähteestä.

”Kuvastojen päivityksessä, kuten tuotepoistoissa ja tuoteuutuuksien lisäyksissä työn helpotus on iso: julkaisuautomaatiolla säästämme kuvastoprosessissa arviolta jopa 30% aikaa 8 ihmisen työssä! Kokonaan uusissa tuote-esitteissä, kuten kausittaisissa tarjousesitteissä säästö voi meillä olla vieläkin suurempi, kokemukseni mukaan työaika niissä on jopa puolittunut!”, Anni sanoo.

Julkaisuautomaatioon kuuluvat erilaiset taittopohjat ja ohjelmoidut taittosäännöt Gredi on luonut Tevellalle eri julkaisutarpeisiin niin, että käsityö jää mahdollisimman vähälle.

”Hyötynä on tietenkin myös tiedon oikeellisuus, virheettömyys ja laadukkuus.”

Uuden PIMin eli tuotetiedonhallintajärjestelmän tulon myötä tehdyt data-asetukset ja taittopohjat määriteltiin myös julkaisuautomaatioon uudelleen siten, että tieto tulee suoraan PIMistä aikaisempien lähteiden sijaan. Mitä hyötyjä on saatu PIM-integraatiosta? ”Enää ei tarvitse esimerkiksi tuotekuvia ottaa ja ylläpitää kahdessa paikassa erikseen. Tupladataa ei tarvitse tehdä, ylläpitää eikä päivittää erikseen verkkokauppaan ja kuvastoon. Se on yksinkertaistanut asioita”, Anni kertoo.

Mikä oli Tevellalla polttavin tarve julkaisuautomaatiolle?

”Tulin taloon 2016. Tevellassa oli jo silloin tietoa, että on olemassa datapohjaisia kuvastontaittoprosesseja. Kuvastot ovat meidän suurin markkinointiponnistuksemme. Halusimme automatisoida tätä isoa ja tärkeää jokavuotista prosessia. Kun puskin pihalle automaattitaitolla valmista ekan kerran, huomasin heti sen hyödyt työhömme.”

”Myyntimme on ollut yllättynyt ja onnessaan, kun päivässä pystymme esimerkiksi tuottamaan perusesitteen, jota myynti pyytää – se ei ikipäivänä olisi ollut mahdollista ennen! Tämä on tosi siistiä. Suosittelen Grediä”, Anni hymyilee.

Selkeä ja helppokäyttöinen materiaalipankkiratkaisu

CASE: Tulikivi Oy

Tulikivi Oy on Suomen suurin kivenjalostaja ja maailman suurin varaavien tulisijojen valmistaja. Tulikiven takkamallistossa on yhteensä yli 1 000 erilaista takkaa. Lisäksi Tulikivi valmistaa markkinoiden moderneimmat, monipuolisimmat kiukaat niin puu- kuin sähkösaunaan. Tulikiveltä saa myös upeat sisustuskiviratkaisut kaikkiin kodin tiloihin sekä pihalle. Tulikivi on toimialan teknologinen edelläkävijä, joka tavoittelee aina vain parempaa kokemusta asiakkailleen.

Selkeä ja helppokäyttöinen materiaalipankkiratkaisu

Tulikivi etsi yhtä kokonaisratkaisua digitaalisen informaation, etupäässä kuvien hallitsemista varten. Kun tarjolla olevat vaihtoehdot oli kartoitettu, valinta kohdistui Grediin, koska sen tarjoama ratkaisu sopi parhaiten Tulikiven tarpeisiin. Tärkeä tekijä oli myös se, että digitaalisen informaation hallinta on Gredin ydinosaamista ja se, että sen modulaarista ratkaisua voitaisiin tulevaisuudessa laajentaa sisältämään muitakin ominaisuuksia.

Haasteet

Tulikiven markkinoinnin ja viestinnän digitaaliset kuva-aineistot olivat aikaisemmin tallennettuina useammassa järjestelmässä. Tavoitteena oli löytää yksi kokonaisratkaisu kaiken kuvamateriaalin hallintaan. Kuvapankkiratkaisua tulisivat käyttämään yhtiön oman markkinoinnin ja myynnin henkilöstön lisäksi jälleenmyyjät, maahantuojat ja media. Siksi ratkaisun skaalautuvuus ja käytön helppous olivat keskeisiä hyötyjä, joita Tulikivi halusi saavuttaa.

Ratkaisu

Gredi toimitti Tulikivelle digitaalisen aineistonhallinnan ratkaisun, jonka moduuleista otettiin ensiksi käyttöön materiaalipankki. Palveluun rakennettiin kaksi näkymää: julkinen versio palvelemaan mediaa sekä sisäinen versio oman organisaation ja jälleenmyyjien käyttöön.

Käyttöönottoprosessi sujui nopeasti ja tehokkaasti. Gredin asiantuntijat kouluttivat Tulikiven myynnin ja markkinoinnin henkilöstön.

Hyödyt

Gredin materiaalipankki on tuonut useita hyötyjä Tulikiven myynnille ja markkinoinnille:

  • Markkinointiin saadaan lisää tehokkuutta, kun kaikki digitaalinen kuva-aineisto on yhdessä järjestelmässä. Oikean informaation etsiminen, löytäminen ja jakaminen helppottuu.
  • Jälleenmyyjäverkostoa ja mediaa pystytään palvelemaan brändihallitummin kuin aikaisemmin. Kuvat ovat käytettävissä aina yhdenmukaisessa ja kulloiseenkin markkinointikanavaan sopivassa muodossa.
  • Ratkaisun käyttöönotto tapahtui nopeasti. Gredin asiantuntijat kouluttivat Tulikiven myynnin ja markkinoinnin henkilöt. Käyttöliittymän helppokäyttöisyyden takia kaikki eri käyttäjäryhmät ovat ottaneet kuvapankin nopeasti käyttöön.
  • Gredin ratkaisu mahdollistaa integroinnit verkkokauppaan sekä monikanavaisen julkaisun kaikkiin medioihin. Uusia ominaisuuksia on tarkoitus hyödyntää jatkossa.

”Omasta näkökulmastani katsottuna palvelun käyttöliittymän selkeys, Gredin ammattilaisten tiivis yhteydenpito ja tuki prosessin eri vaiheissa sekä perusteellinen koulutus olivat tekijöitä, jotka tekivät ratkaisun käyttöönottamisesta helpon ja sujuvan”, sanoo Tulikiven markkinointipäällikkö Saskia Kerkkänen.

INTEGRAATIOLLA ASIANTUNTIJOILLE HELPOMMAT POWERPOINT-ESITYKSET

CASE: Varma - asiakastarina

Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma on suomalaisen työn eläkevakuuttaja. Varma on hallitsemiensa varojen vakavarainen sijoittaja sekä työkykyjohtamisen ja vastuullisuuden suunnannäyttäjä. Vakuutettuja ja eläkkeensaajia Varmalla on 900 000, ja työntekijöitä 550. Varman sijoitusten arvo on 43,6 miljardia euroa. Varman arvot ovat: ilolla ja intohimolla, luotettavasti, kestävästi ja rohkeasti. Perustehtävänsä mukaan Varma vastaa siitä, että asiakkaiden eläkevarat ovat turvattuja. Asiakkaiden luottamuksen Varma lunastaa olemalla vakavaraisin, tehokkain ja vaikuttavin työeläkevakuuttaja.

Mikä oli suurin tarve Varmalla ottaa käyttöön Gredin brändin- ja aineistonhallintapalvelu?

Gredin Varmalle luomaan brändin- ja aineistonhallintapalveluun on koottu eri käyttäjille helposti löydettävään ja helposti muokattavaan muotoon yhtenäisesti kaikki aineistot. Varman palvelussa on avoin julkinen näkymä esimerkiksi medialle, ja suljettu sisäinen näkymä esimerkiksi omille asiantuntijoille.

”Varma on asiantuntijatalo ja meillä tehdään paljon esimerkiksi PowerPoint-esityksiä. Polttavin tarve oli saada integroitua PowerPointiin kaikki Varman asiantuntijoiden käyttöön tarkoitetut kuvat, ja tehdä asiantuntijoille helpoksi napata kuvia PowerPoint-esityksiin suoraan Gredin meille luomasta aineistopalvelusta”, sanoo Varman viestintäkoordinaattori Tarja Jurmu. ”Nyt asiantuntijoidemme on helppo napata kuvia esityksiin, ja mikä tärkeää, käyttää kuvia oikeassa koossa. Palvelu varmistaa juuri oikean kokoiset kuvat, ettei esitysten koko paisu liikaa”, Tarja havainnollistaa käytännön työtä.

”Brändin vahtiminen on sieluani lähellä. Meidän asiantuntijamme noudattavat hyvin brändimme graafisia ohjeita, kun tarjoilemme esityspohjat brändinmukaisina ja kuvat sujuvasti käyttövalmiina.”

”Tärkeä asia oli saada aineistoille myös kunnon haku, jotta esimerkiksi kuvat löytyvät erilaisilla hakusanoilla. Haku on Gredin palvelussa kunnossa, se on nopea, ja palveluun voidaan syöttää kaikki haluttu hakusanatieto. Hyvällä haulla halusimme mahdollistaa asiantuntijoillemme entistä paremman kuvien löydettävyyden”, Tarja sanoo.

Avoimen julkisen ja suljetun sisäisen palvelun avulla varmistetaan brändiaineistojen vastuullinen käyttö eri tarpeisiin

”Varman palvelussa on avoin julkinen puoli, jonne pääsee ilman salasanaa ja tunnusta. Se sisältää logot, johtoryhmän ja asiantuntijoiden kuvat, brändimanuaalin sekä tietenkin graafiset ohjeet.”

”Kerron käytännön esimerkin. Kun Stora Enson uuden rakennuksen suunnittelukilpailu julkistettiin, laitoimme palveluumme ehdokkaiden kuvat medialle. Kun voittaja oli valittu, lisäsin voittajakuvat palveluun”, Tarja havainnollistaa.

Tunnuksilla pääsee puolestaan Varman suljetulle sisäiselle puolelle, jossa on tietenkin paljon käytetty haku-toiminne ja työssä tarpeelliset brändiaineistot. Sieltä löytyvät esimerkiksi Varman visuaalinen ilme, logot, kuvat, esitysmateriaalit, videot, käyntikortit ja dynaamiset, muokattavat pohjat esimerkiksi some-käyttöön.

Palvelu sisältää esimerkiksi erilaisia Varmalle oleellisia kuvateemoja, kuten henkilöt, kiinteistöt ja vastuullisuus. Palveluun on luotu Varman käyttöön myös näppäriä pikatoimintoja.

Varma hyödyntää videoita monin tavoin

Tutkimusten mukaan nyt jo suuri videoaineistojen määrä somessa ja markkinointikäytössä ylipäätään lisääntyy tulevaisuudessa monella organisaatiolla. Tämän kehityskulun on Tarjakin todennut Varmalla. ”Meillä on varma.fi:ssä tosi katsottuja ohjevideoita. Teemme paljon sisäisiä videoita ja muiden muassa julkisia tulos- ja osavuosikatsausvideoita”, Tarja kertoo.

Varman palvelua käyttää työssään hyödykseen tietenkin Varman markkinointi- ja viestintäväki sekä asiantuntijat. Varman ekosysteemillä, kuten valokuvaajilla ja videokuvaajilla on mahdollisuus laittaa itse suoraan palveluun materiaalia. Median edustajat voivat puolestaan hakea itse materiaalia suoraan palvelusta.

Gredin luomasta palvelusta videotkin on helppo lähettää linkkeinä sähköpostiin, eikä tarvita isojen liitteiden meilailua.

Vastuullisuus on tekoja

Brändiaineistoja käytetään Varmalla vastuullisesti, siitä Tarja ja hyvin suunniteltu brändin- ja aineistonhallintapalvelu pitävät huolen. Vastuullisuus kuuluu ja näkyy Varmalla laajasti, hyvistä ajatuksista hyviin tekoihin asti.

”Meillä on oma vastuullisuuspäällikkö ja yritysvastuuohjelma. Yritysvastuun painopisteitä ovat ilmastonmuutoksen hillintä, työkyvyn ja hyvän työelämän edistäminen, toiminnan eettisyys ja avoin viestintä sekä viimeisenä, mutta ei suinkaan vähäisimpänä, vastuu varmalaisista”, Tarja kertoo.

Kiitos asiakaspalvelulle

Kun Tarjalta kysyy, mitä muuta hän haluaisi sanoa Gredistä ja palvelustamme, Tarjan vastaus tulee varmasti ja kauniisti. ”Se pitää sanoa, että kun teille laittaa jonkin ongelman, teillä vastataan nopeasti. Ratkaisu yritetään löytää ihan heti tai viimeistään seuraavan päivän aikana. Kaikki Gredin ihmiset on niin ihania! Annikalle annan suurimmat kiitokset, hän on ollut meille päin se näkyvin ihminen, kun kehitimme palvelua”, Tarja hymyilee.

(Julkaistu ensimmäisen kerran: 29.6.2020)

MUOKATTAVAT POHJAT MAHDOLLISTAVAT EHDOKKAIDEN YHDENVERTAISEN
VIESTINNÄN SOMESSA JA PRINTISSÄ

CASE: Vasemmistoliitto

Vasemmistoliitto on suomalainen, poliittiseen vasemmistoon kuuluva puolue. Vasemmistoliitolla on lähes 12 000 jäsentä, 16 kansanedustajaa, oma edustaja Euroopan parlamentissa, sekä 658 jäsentä vaikuttamassa kunnanvaltuustoissa kautta Suomen. Vasemmistoliittoon kuuluu myös vasemmistonaiset ja vasemmistonuoret. Tavoiteohjelmassaan puolue pyrkii parantamaan yhteiskunnan hyvinvointia, ympäristön ja talouden kestävyyttä sekä ihmisten välistä tasa-arvoa, vapautta ja mahdollisuutta työhön ja toimeentuloon.
Suomen puoluekentällä ja mediassa laajasti näkyvä Vasemmistoliitto otti käyttöön Gredin luoman digitaalisen brändin- ja aineistonhallintapalvelun.

Miksi palvelu haluttiin?

”Tavoitteenamme oli yhdenvertaiset mahdollisuudet ja helpot työkalut ehdokkaiden tehokkaaseen kampanjointiin. Viime kuntavaaleissa meillä oli yli 3200 ehdokasta, nyt tavoite on vieläkin enemmän! Laaja ehdokasasettelu erilaisista taustoista olevia ihmisiä kun on, tarjolla oleva työkalu auttaa heitä yhdenvertaisesti näkyvyydessä”, kertoo Juuso Aromaa, vasemmistoliiton jäsen- ja järjestötiimin vetäjä. Ehdokkaalle hyöty on näkyvyyden ja ison rahansäästön lisäksi ilmeinen: hän saa itse tehtyä suoraan valmiiksi haluamansa lehti-ilmoitukset ja some-mainokset Gredin luomassa palvelussa.

Palvelussa on nopea haku, ja visuaalinen, selkeä rakenne. Palvelusta löytyvät esimerkiksi vasemmistoliiton logot, puoluejohdon kuvat sekä brändihallitut, itse muokattavat pohjat lehti-ilmoituksiin ja someen, kuten FaceBookiin. Siellä on painettavat materiaalit, kuten roll-upit ja rintamerkit, sekä ajankohtaisiin vaaleihin, kuten kuntavaaleihin, liittyvää materiaalia.

Arvojen mukaista yhtenäistä tekemistä

Juuso on ollut puolueen vapaaehtoistoiminnan eri tehtävissä jo vuodesta 2009, ja työntekijänä vuodesta 2018. Juusolla on selkeä näkemys puolueen arvoista arjen työssä.

”Palvelun käyttöönotto lähti liikkeelle omista arvoistamme, joihin kuuluu tärkeänä yhdenvertaisuus. Kuntavaalitkin ovat jälleen tulossa, ja yleisestikin halusimme meidän järjestötoiminnan arjen aherruksen tueksi helpon työkalun. Idea oli siinä, että halusimme madaltaa kynnystä kaikille viestinnän tekemiseen. Tarvitsimme työkalun, jossa laajemman ryhmän on helppo tehdä aineistoja, ilman graafista osaamista”, Juuso havainnollistaa.

”Halusimme tuoda uuden tason tekemiseen ja tarjota helpon ja käyttäjäystävällisen tavan luoda brändihallittuja aineistoja”

Osuva viesti ja pysyvä muistijälki – siinäpä se! Palvelun avulla puolueen brändi-ilme on yhtenäinen koko maassa ja kaikissa medioissa. Viestit osuvat kohderyhmää kiinnostavalla sisällöllä, ja ehdokas saa itse tehtyä houkuttelevan lehti-ilmoituksen ja massasta erottuvan some-mainoksen samantien palvelussa.

”On mukavaa, että muokattavien pohjien avulla itse tehtävät some- ja lehtimainokset ovat aina brändihallittuja. Värimaailmamme, logot ja tekstityypit ovat aina samat. Mutta ehdokkaiden kuvat ja tekstit ehdokkaat saavat itse vaihtaa personoidusti.”

”Yhdenvertainen tekeminen on myös käytännöllinen arvo! Kun tarjoamme yhteisen työvälineen, saamme myös laajemmin ja vaikuttavammin näkyvyyttä, kun yhdenmukainen ilme kaikissa toimissa säilyy”, Juuso kristallisoi.

Erilaiset käyttäjäoikeudet mahdollistavat personoidut käyttäjänäkymät

Eri käyttäjillä on erilaisia käyttötarpeita ja siksi erilaisia oikeuksia palveluun. Adminit hallinnoivat palvelua ja näkevät kaiken. Puolueen edustajat pääsevät palveluun näkemään ohjeita ja aineistoja, sekä käyttämään ja personoimaan aineistoja laajasti, koska tahansa ja helposti selaimella. Median edustajat pääsevät palvelussa omaan näkymäänsä nopeasti, ilman salasanoja ja tunnuksia.

Käyttäjäoikeuksien takana on luonnollisesti lisää markkinointi- ja viestintäaineistoja. Sieltä löytyvät myös tärkeät käyttäjähallinta ja raportointi. Palvelun visuaalisesta, reaaliaikaisesta raportoinnista on kätevä seurata esimerkiksi aineistojen käyttäjä- ja käyttömääriä.

Mistä tykätään eniten?

”Palvelussamme on Instagram- ja FaceBook-raameissa olevat kuvapohjat sekä ehdokasesite, johon kuka tahansa voi laittaa kuvansa, nimensä ja teesinsä. Siitä pidettiin heti, ja sillä on arvoa! Kunnallisvaaleissahan on liikenteessä todella paljon ehdokasesitteitä, joita ehdokkaat voivat jakaa eri tavoin.”

FaceBook ja Instagram ovat tärkeitä välineitä puoluetyössä. Eri kohderyhmät tavoittaa eri medioista. ”Olisi tosi hienoa, jos pääsisimme myös eri videopalveluihin hyvin näkösälle. Nuorison jahtaaminen pitkin somea on haasteellista! Puoluehallituspäätöksellä ei voi päättää, että mennään jonnekin someen ja ollaan suosittuja”, Juuso hymyilee.

Juuso kertoo, että perustavoitteet on nyt Gredin luomassa palvelussa saavutettu. ”Nyt pohdiskelemme eri ideoita, mihin kaikkeen palvelua seuraavaksi käytämme. Ajatuksia riittää paljon!”

Tiedonvälitystä yli 450 medialle

CASE: Venetsia

Tiedonvälitystä yli 450 medialle

Jos olet lukenut TV-ohjelmatietoja kotimaisesta lehdestä viimeisen viidentoista vuoden aikana, tiedot ovat todennäköisesti kulkeutuneet paperille Venetsian kautta. Venetsia on ohjelmatietojärjestelmä, jota käyttävät kaikki Suomen suuret televisiotoimijat (Yle, MTV Media, Nelonen Media, FOX, SBS Discovery TV, AlfaTV). Sen avulla yli 450 lehteä ja mediataloa saavat kanavien tuoreimmat ohjelmatiedot, printtilaatuiset pressikuvat sekä esikatseluversiot valikoiduista ohjelmista.

Venetsia on ollut kanavien käytössä 90-luvulta loppupuolelta lähtien, tuorein uudistus ohjelmistoon tehtiin vuonna 2011. Venetsian kehitystä suunnittelee ohjausryhmä, johon kuuluu viestinnän, tiedotuksen sekä teknisen puolen edustaja jokaiselta televisiotoimijalta. Ryhmässä käydään läpi, kuinka järjestelmä on toiminut sekä keskustellaan mahdollisista muutoksista ja parannuksista.

Eerika Roos, ohjausryhmän nykyinen puheenjohtaja sekä SBS Discovery TV:n Head of Communications & PR, istui alas kertomaan lisää Venetsian toiminnasta. Roosilta löytyy kokemusta Venetsiasta molemmin puolin. ”Olen käyttänyt Venetsiaa sekä toimittajana, tv-lehden vetäjänä että syöttänyt sinne ohjelmatietoja kanavan puolelta. Nykyään tiimini hoitaa ohjelmatietojen sekä kuvien lataamisen.”

Kaikki tarvittava samassa paikassa

Venetsia kommunikoi erikseen jokaisen televisiotoimijan oman tietojärjestelmän kanssa, ja osa kanavista syöttää tietoja myös suoraan Venetsiaan. Toimittajat voivat puolestaan selata kanavien ohjelmatietoja, muutos- ja uutistiedotteita, kutsuja tilaisuuksiin, painolaatuisia pressikuvia sekä ohjelmien esikatseluversioita. Lisäksi he voivat ladata  haluamansa ohjelmatiedot sekä -kuvat suoraan itselleen valmiina paketteina.

”Venetsia on mielestäni elintärkeä nykykommunikoinnissa lehtien ja broadcastereiden välillä. Lehdille siksi, että se nopeuttaa työtä ihan älyttömästi, ja broadcastereille erityisesti siksi, että se on niin tärkeä lehdille,” toteaa Roos. ”Meidän etumme on palvella pressiä niin hyvin kuin mahdollista. Jos he ovat tyytyväisiä ja saavat meidän tietomme helposti, niin silloin he myös kirjoittavat ohjelmistamme.”

”Lehtitaloissa on aina vain pahempi kiire. Kun toimittajalla on yksi paikka, josta löytää kaiken työhön tarvittavan tiedon, niin se helpottaa todella paljon”, Roos sanoo. ”Jos nyt ilmoitettaisiin toimittajille, että Venetsia lopetetaan ja kaikilla kanavilla on vastedes vain omat palvelunsa, niin veikkaisin heidän olevan todella pettyneitä.”

Eräs ajansäästöä tuovista ominaisuuksista on mahdollisuus ohjelmien esikatseluun suoraan Venetsiassa. ”Aiemmin oli esikatseluhuoneita, joissa käytiin katsomassa, ja lisäksi lähetettiin DVD:itä ja CD:itä toimituksiin”, kertoo Roos ja lisää: ”En usko että Suomessa yhdelläkään TV:stä kirjoittavalla medialla olisi enää aikaa esikatsella ja kerätä tietoa kymmenestä eri paikasta.”

Uniikki toimintamalli

Venetsian toimintamalli, jossa kaikki kilpailijat jakavat ohjelmiensa ennakkotietoja lehdille saman järjestelmän kautta, on Roosin mukaan uniikki maailmalla. Roos kokee kotimaisen järjestelyn lisäävään broadcastereiden välistä yhteistyötä ja siten edesauttavan koko alaa. ”Voimme tehdä ohjausryhmässä meidän alaamme hyödyntäviä päätöksiä muun muassa siitä, mitä tietoja meidän kannattaa tarjota ja millaisia sääntöjä ohjelmatietojen käyttämiseen meidän kannattaa luoda.”

 

Teknologian kehitys on tuonut mukanaan täysin uusia käyttökohteita kanavien tiedoille. ”On tullut toimijoita, jotka haluavat myydä ohjelmatietoja eteenpäin, esimerkiksi mobiilisovelluksien käyttöön”, kertoo Roos. Ohjausryhmässä kanavat voivat vetää yhteisiä linjavetoja. ”Muutenhan se menisi siihen, että yksi antaa ja toinen ei. Ohjausryhmässä voimme yhdessä miettiä, miksi tai miksei annettaisi.”

Päivittäinen työkalu markkinoinnille ja viestinnälle

CASE: YIT

YIT on merkittävä eurooppalainen kiinteistö- ja rakennusalan sekä teollisuuden palveluyritys. Pohjoismaiden ja Venäjän lisäksi YIT toimii Baltian maissa ja Keski-Euroopassa. Vuonna 2010 YIT:n liikevaihto oli 3,8 miljardia euroa ja henkilöstömäärä noin 26 000. YIT:n osake noteerataan NASDAQ OMX Helsinki Oy:ssa.

Päivittäinen työkalu

YIT käyttää brändinsä ja markkinointimateriaaliensa hallintaan Gredin toimittamaa aineistonhallinnan verkkopalvelua, Brand Toolboxia. ”Brand Toolbox on markkinointi- ja viestintäihmisillemme erittäin tärkeä työväline”, sanoo Kristina Broman, YIT:n Brand Manager. YIT on kansainvälinen yhden brändin talo ja Brand Toolbox nimensä mukaisesti toimii jokapäiväisenä brändin hallinnan työkalupakkina. ”Palvelusta löytyy suurin osa kuva- ja dokumenttimateriaalista, joita töissä tarvitsemme”, Broman kertoo.

Kaikki materiaalit yhdestä paikasta

Brand Toolbox sisältää keskitetysti muun muassa YIT:n logot ja viralliset brändikuvat sekä valmiit tuotepohjat esimerkiksi erilaisiin lomakkeisiin ja esityksiin. Eri maissa toimivat yksiköt voivat käyttää pohjia ja tehdä niistä omat kieliversiot, jotka ovat ulkonäöltään yhteneväiset. ”Suurimmat edut ovat, että materiaalit ovat yhdessä paikassa, ne ovat YIT:n brändin mukaiset ja esimerkiksi kuviin löytyy eri versiot eri kanavia varten. Työ tehostuu, kun materiaalit eivät ole hujan hajan ja ne ovat aina sellaiset kuin pitää”, sanoo Broman.

YIT ja Gredi ovat tehneet yhteistyötä jo yli vuosikymmenen ajan. Gredin edeltäjä Brandwind toimitti YIT:lle kuvapankkiratkaisun, joka palveli silloin kotimaisilla markkinoilla toimivaa yritystä. Kymmenessä vuodessa YIT on kasvanut kansainväliseksi konserniksi ja Brand Toolbox on kehittynyt sen mukana. Tänä päivänä järjestelmää käyttää yli 500 YIT:läistä 14 eri maassa. ”Meille on erittäin tärkeää, että YIT:n ilme on samanlainen kaikkialla. Brand Toolbox on lähes välttämättömyys yhteisen linjan ylläpitämisessä. Esimerkiksi kansainvälisten yritysostojen yhteydessä uudet YIT:läiset perehdytetään järjestelmän käyttöön”, Broman kertoo.

Vuosien mittaan Brand Toolboxia on kehitetty asiakkaan toiveiden ja YIT:n muuttuvien tarpeiden mukaan. Sekä Gredi että YIT ovat olleet omalta osaltaan aktiivisia kehitystyössä. ”Käyttäjäpalautteen perusteella Gredi on parantanut esimerkiksi palvelun käyttöliittymää ja loogisia polkuja niin, että materiaalit löytyvät entistä paremmin ja sivuston hierarkia tukee paremmin työprosessejamme”, Broman sanoo. Brand Toolboxia on myös laajennettu matkan varrella, mikä on helppoa palvelun modulaarisen rakenteen ansiosta. ”Brand ToolBoxia on viimeksi täydennetty tuotteistetulla uutiskirjeellä”, Broman kertoo. Gredin ja YIT:n yhteistyö Brand Toolboxin tiimoilta on ollut pitkäjänteistä ja toimivaa. ”Olemme hyvin tyytyväisiä yhteistyöhön Gredin kanssa. Toiveisiimme on tartuttu ja Brand Toolboxia on niiden mukaan rakennettu YIT:n käyttötarpeisiin sopivaksi.”

Asiakkaitamme

Asiakkaitamme
 
AAA Suomen Vahvimmat Lowest credit risk Menestyjäyritys Suomalaista palvelua Koodia Suomesta Luotettava kumppani