Sisäisten työnkulkujen ja automaation kehittäminen

Tiedekeskus Heureka on elävä näyttelykeskus kaikenikäisille. Heurekassa tutustutaan tieteeseen ja teknologiaan hauskalla tavalla itse tehden ja kokeillen. Päänäyttelyn lisäksi esillä on aina vaihtuvia näyttelyitä eri aiheista. Vantaan Tikkurilassa sijaitseva Heureka avasi ovet yleisölle vuonna 1989, ja on nykyään avoinna ympäri vuoden. Kävijöitä on vuosittain keskimäärin lähes 300 000. Heureka on yksi Suomen suosituimmista vapaa-ajan keskuksista.

Tehokkaampaa tiedostonhallintaa tiedekeskus Heurekalle

Tiedekeskus Heurekalla oli tyypillinen pulma. Monimuotoinen ja arvokas kuva-, markkinointi- sekä viestintäaineisto oli hujan hajan yhteisillä levyasemilla, kovalevyillä ja henkilökohtaisilla tietokoneilla. Aineiston tallentamiselta puuttuivat yhteinen paikka sekä yhteiset käytännöt. ”Tiedostoja saatiin hakea välillä kissojen ja koirien kanssa”, kertoo Heurekan viestintäjohtaja Heli Ainoa.

Heurekan tähtäimessä oli palvelu, josta voisi tiedostojen tallentamisen ja hallinnan lisäksi jakaa valikoituja aineistoja myös ulkopuolisille. ”Entiset työkalumme eivät vastanneet meidän tarpeisiimme kovinkaan kätevästi”, Ainoa toteaa. Tarjonnan kartoituksen jälkeen palveluntarjoajaksi valikoitui Gredi. ”Totesimme, että Gredin tarjoama ratkaisu oli meidän tarpeisiimme vastaava, kätevän oloinen ja kotimainen palvelu. Myös referenssilista oli sen verran vaikuttava, ettei siinä tarvinnut kauaa ihmetellä.”

Heureka aloitti Gredin palvelun käytön kuluneen kesän aikana. Palvelun ”aineistopankkiin” lisätään kaikki tuore kuva-, viestintä- ja markkinointiaineisto, sitä mukaa kun uutta materiaalia syntyy. Myös vanhaa materiaalia siirretään aineistopankkiin tarpeen mukaan. Palvelulla on Heurekalla noin 15 aktiivikäyttäjää. Ainoa on tyytyväinen siihen, miten helposti uusi palvelu on saatu jalkautettua ja toimimaan. ”Käyttäjät oppivat yhden koulutustilaisuuden jälkeen aineistopankin käytön”, hän kertoo. Gredin käyttöönoton tuki sekä opastus mahdollistavat palvelun jouhevan jalkautuksen ja käytön.

Järjestelmän hankinnassa päätavoitteena oli Heurekan sisäisten työnkulkujen parantuminen sekä niiden automaation lisääminen. Aineistopankin myötä Heureka ei enää tarvitse erillistä palvelua aineiston jakamiseen, vaan kaikki hoituu samasta yhteiskäytöllisestä ja aina saatavilla olevasta palvelusta. ”Me toimimme sellaisella alalla, jossa hyödynnetään paljon visuaalista materiaalia. Se on iso juttu meidän pienessä organisaatiossa, että kaikki aineisto on yhdestä paikasta hallittavissa”, Ainoa toteaa.