Alla malli karusellista:
”Sisältö on modernin yhteiskunnan polttoaine. Olemme joko sisällön tuottajia tai käyttäjiä. Useimmiten molempia.” Gerry McGovern ja Rob Norton, Content Critical
Hyödynnä tiedostojen massakäsittelyä. Voiko satojen tai tuhansien kuviesi metatiedot päivittää automatisoidusti? Tai voitko rakentaa vaikkapa valmiita jälleenmyyjien tuotekuvapaketteja metatietojen tai kuvien sisällön perusteella? Listaa viisi ideaa, joilla voisit automatisoida nyt käsityönä tehtäviä rutiineja. Pyydä digitaalisen aineistonhallinnan asiantuntijalta automatisointiehdotukset listaasi.
Tunnista digitaalisen aineistonhallinnan roolit. Kaiken osaamisen ei tarvitse asua yrityksesi seinien sisällä, mutta jokaiseen avaintehtävään tarvitaan resursseja ja nimetty vastuullinen. Piirrä tavoitteistasi tiekartta, joka kuvaa askeleet tavoitetilaan. Varmista eteneminen mittaamalla.
Listaa sähköiseen omaisuutesi liittyvät riskit. Mitä jos joku julkaisee tuotemateriaalia liian aikaisin? Mitä jos jälleenmyyjille päätyy väärää tai vanhentunutta tuotetietoa? Kun käsissäsi on lista keskeisistä riskeistä, auditoi a) digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmäsi, b) prosessisi ja c) käyttäjien osaaminen. Kysy itseltäsi, kehtaatko kertoa tulokset ylpeänä johtoryhmäsi edessä.
DAM eli Digital Asset Management eli digitaalinen aineistonhallinta on palvelu, jonka auttaa sinua hoitamaan yrityksesi digitaalista omaisuutta, kuten brandiä, kuvia, logoja, videoita, tekstitiedostoja, myyntiesityksiä jne. Digitaalisen aineistonhallintajärjestelmän avulla versioit esimerkiksi myynnin ja markkinoinnin materiaalia sekä johdat uuden materiaalin tuotantoa. Se helpottaa digitaalisen omaisuutesi säilyttämistä, järjestämistä, jakamista, tallentamista ja varmuuskopiointia.
Digitaaliseen aineistonhallintaan liittyvät tärkeimmät mittarisi ovat kustannussäästöt (esimerkiksi sisällön uudelleenkäytettävyys), työn tuottavuus (esimerkiksi kuvien ja dokumenttipohjien etsimisessä säästyvä aika) ja brändinhallinta (esimerkiksi brändin yhdenmukaisuuden luoma luottamus).
Sovita aineistonhallinta digitalisaatiota kuvaavalle tiekartallesi. Listaa digitalisaatiolle asettamasi liiketoimintatavoitteet, ja johda niistä vaatimukset myös aineistonhallintasi työkaluille, toimintamalleille ja osaamiselle.
Kasvata tuottavuuttasi digitaalisella aineistonhallinnalla 1.500 €/päivä. Lue lisää blogistamme.
Digitaalisen aineistonhallinnan avulla brändisi näkyy kaikkialla suunnitellun mukaisena. Fontit, kuvat, värit, mittasuhteet ja pistekoot ovat aina oikeat, vaikka formaatit ja käyttökohteet vaihtuvat.
Tee käyttäjäpalautteen keräämisestä tapa. Mitä tyytyväisempiä ja tehokkaampia käyttäjät ovat, sitä helpommin budjetoit ja perustelet digitaalisen omaisuutesi kehittämisen hyödyt.
Hyvin suunniteltu ja täytetty tuote- ja metatieto nostaa kuviesi, videoidesi ja dokumenttiesi käyttöarvoa. Oikein personoidun ja hyvälaatuisen tuotekuvauksen tuoma lisäys verkkokaupan myyntiin voi olla kymmeniä prosentteja.
Hyvässä digitaalisen aineistonhallinnan käyttöönottotiimissä on edustettuna sekä bisnes (esimerkiksi markkinointiprosessin omistaja) että tekniikka (esimerkiksi aineistonhallintasovelluksen kehittäjä ja/tai sisällön ylläpitäjä). Käyttöönottotiimiä johtaa DAM-pääkäyttäjä.
Älä yritä keksiä pyörää uudelleen. Valitse sovellustoimittaja, joka haluaa ja pystyy auttamaan myös uusien digitaalisten toimintamallien luomisessa ja osaamisen kehittämisessä.
Digitaalinen aineistonhallintajärjestelmä lisää yrityksesi digitaalista kilpailukykyä: Tuottavuus kasvaa, kun automatisoit tuottamattomia rutiineja. Täsmällisyys ja ennakoitavuus lisääntyvät, kun käytössäsi on valmiit brändinmukaiset mallipojat, selkeät aineistovaatimukset ja varmasti ajantasaiset versiot. Nopeus sekä ajasta ja paikasta riippumaton toimiminen ovat uudet aseesi.
Integroi digitaaliseen aineistonhallintajärjestelmääsi muut tärkeät järjestelmäsi, niin voit hallita digitaalista omaisuuttasi yhdestä paikasta yhdellä tunnuksella. Hyviä integraatiokohteita ovat esimerkiksi www-sivujen ja verkkokaupan päivitykseen käyttämäsi sovellukset, tuote- ja asiakastietojen hallintajärjestelmät sekä toiminnanohjaus.
Metatieto eli metadata on tietoa tiedosta. Se kertoo, mitä tiedostosi sisältää ja mikä historia ja/tai tulevaisuus sillä on. Metadata kuvaa myös tiedostosi ulkoiset ominaisuudet kuten koon, formaatin ja sijainnin. Mitä laadukkaampaa metadataa käytät, sitä nopeampaa ja tarkempaa oikean tiedon löytäminen on.
Digitaalisen aineistonhallinnan keskeinen tavoite on uudelleenkäytettävyyden lisääminen. Hyviä keinoja ovat:
Hyvässä metatiedossa yhdistyvät tekniset (esimerkiksi tiedoston koko ja tiedostotyyppi), kuvailevat (esimerkiksi mitä kuvassa on) ja toiminnalliset (kuten kampanjat) tiedot.
Kun keskität sähköisen omaisuutesi hallinnan aineistonhallintajärjestelmääsi, saat käyttöösi yhden yhteisen käyttöliittymän kaikkeen tärkeään tietoosi. Lisäät tehokkuutta, vähennät käyttäjien virheitä ja poistat tuplatyötä.
Dynaamisten tuotepohjien avulla automatisoit esimerkiksi tuote-esitteidesi julkaisun ja painotyön. Aineistonhallintajärjestelmä tallentaa hyväksymästäsi esiteversiosta automaattisesti painokelpoisen aineiston ja siirtää sen edelleen kirjapainoon. Voit julkaista esitteestä myös pdf-version nettisivuillasi tai päivittää esitteen tuotetiedot verkkokauppaasi yhdellä klikkauksella. Tuotepohjien avulla lopputulos on aina myös brändisi ilmeen mukainen.
Bisnes siiloutuu helposti liiketoimintayksiköihin, tietojärjestelmiin ja jopa yksittäisten asiantuntijoiden korvien väliin. Siiloutunut tieto ja osaaminen ei siirry asiantuntijaltasi toiselle tai myynnistä markkinointiin. Siiloutuminen kasvattaa kuluja ja vähentää tuottavuutta. Sisältösi laatu laskee. Pahimmillaan asiakas unohtuu täysin. Digitaaliseen aineistonhallintaan pohjautuva järjestelmiesi integroiminen auttaa raja-aitojen kaatamisessa ja palauttaa tiedon kaikkien saataville.
Digitaalisen aineistonhallinnan neljä kulmakiveä ovat digitalisaatio, integraatio, automaatio ja arvonnousu. Puhumme digitalisaatiosta, kun sähköistämme liiketoimintasi prosesseja ja poistamme myyntiäsi hidastavia pullonkauloja. Järjestelmiäsi integroimalla yhdistämme liiketoimintatietosi yhdeksi kokonaisuudeksi ja lisäämme tiedon arvoa ja hallittavuutta. Automaatiolla vähennämme rutiineihin kuluvaa työaikaasi ja kasvatamme työn tuottavuutta. Arvonnousu astuu kuvaan, kun laskemme tavoitteet rahassa ja mittaamme tulokset euroissa.
Kun hallinnoit koko sähköistä omaisuuttasi yhdestä järjestelmästä käsin, vältät digitaalisen omaisuuden siirtelyn käsityönä. Aineistojen kopiointivirheet poistuvat. Työskentelysi nopeutuu, kun aineistot ovat heti käytössäsi ja ne löytyvät helposti.
Kun integroit toiminnanohjausjärjestelmäsi digitaaliseen aineistonhallintajärjestelmääsi, voit automatisoida tehokkaasti markkinoinnin työnkulkuja. Tuotat aineistonhallintajärjestelmästäsi esimerkiksi personoituja uutiskirjeitä ja markkinointimateriaalia. Tai automatisoit eri kohderyhmillesi, kuten huoltosopimusasiakkaillesi räätälöityjä markkinointitoimenpiteitä. Asiakaskohtainen tieto toteutetuista kampanjoista ja muista markkinointiponnistuksista siirtyy aineistonhallintajärjestelmästäsi automaattisesti toiminnanohjauksesi tietokantoihin.
Aineistoihisi liitetty metatieto on keskeistä tiedon käytettävyyden kannalta. Mitä tarkempaa ja yhdenmukaisempaa metadataa tiedostasi saat, sen arvokkaammaksi digitaalinen tietovarantosi muuttuu.
Digitaalinen eli sähköinen omaisuutesi koostuu yksittäisistä tiedostoista, järjestelmiesi sisältämästä tiedosta sekä metatiedosta. Digitaalisen omaisuuden tunnusmerkki on se, että siitä on organisaatiollesi ja liiketoiminnallesi hyötyä – tai haittaa. Tieto on uudelleenkäytettävissä tai sisällöllä on ollut tai tulee olemaan merkitystä. Myös liiketoimintaasi vahingoittava tieto voi kuulua digitaaliseen omaisuuteesi.
Digitalisaatio lisää sähköisten toimintamallien osuutta liiketoiminnasta. Samalla sähköisen omaisuutesi merkitys ja arvo kasvavat. Digitalisaatiolla ei tarkoiteta pelkkää uuden teknologian käyttöönottoa tai vanhentuneen järjestelmän vaihtamista pilvipalveluun. Siihen kuuluu myös toimintatapojen tai prosessin muutos, joka tuo lisäarvoa liiketoiminnallesi.
Aineistonhallintajärjestelmäsi työkaluilla yhtenäistät jakelu- ja kommentointikäytäntösi. Hyödynnä brändihallittuja dynaamisia tuotepohjia materiaaliesi lokalisoinnissa ja kieliversioissa, niin saat painovalmiit aineistot ilman ulkopuolisia mainostoimistoja tms.
Aineistojen löytäminen helpottuu, kun siirrät digitaalisen omaisuutesi aineistonhallintajärjestelmään. Tietoa ei tarvitse etsiä useasta paikasta. Vältät duplikaatit. Käytössäsi on aina viimeisin versio.
