Gredi juhlistaa 100-vuotiasta Suomea julkaisemalla 100 digiviisasta vinkkiä digitaalisen aineiston hallinnasta. Jaamme vuoden 2017 aikana kanssasi parhaat vinkkimme digiviisaista ratkaisuista ja integraatioista, paljastamme tehokkaimmat toimintamallit ja arkirutiinejasi helpottavat digitaalisen aineistonhallinnan ominaisuudet. Poimi herkullisimmat palat osaksi omia toimintatapojasi!
Digitaalinen aineistonhallinta auttaa sinua monistamaan sisältöjäsi ja osaamistasi. Rakenna parhaiden kampanjamalliesi pohjalta vakioidut työnkulut, joiden avulla varmistat, että kaikki tarvittavat osat ovat paikallaan. Kopioit toimivan kampanjarungon hetkessä uuden kampanjan pohjaksi. Uusiokäytä myös brändihallitut myyntimateriaalisi. Kun muunnat ne dynaamisiksi tuotepohjiksi, saat luotua julkaisukelpoista aineistoa käden käänteessä ja ilman ulkopuolista apua.
Aineistonhallinta auttaa sinua mittaamaan ja kehittämään kampanjoidesi vaikuttavuutta. Esimerkiksi uutiskirjeiden seuranta tarjoaa tietoa tuotteista ja aiheista, jotka kiinnostavat asiakastasi. Vertailet sisältöversioiden tehoa automaattisen raportoinnin avulla ja saat ideoita kampanjoidesi jatkokehitykseen. Ja kun julkaiset moneen kanavaan, tavoitat asiakkaasi entistä varmemmin.
Kun haluat sähköistää bisneksesi, sinun kannattaa aloittaa tunnistamalla heikkoutesi. Listaa brändisi ja aineistosi hallintaan liittyvät tehtävät, jotka vievät eniten aikaa ja ottavat käyttäjiä eniten päähän. Listaa myös työt, jotka jäävät kokonaan tekemättä osaamisen, työkalujen tai toimintamallien puutteen vuoksi. Priorisoi lista siten, että käsissäsi on 5–10 työnkulkua tai prosessia, jotka tökkivät pahimmin.
Laske digitalisaatiolle asettamasi tavoitteesi euroina. Listaa henkilöt, joiden työaikaa palaa aikaavievien ja turhauttavien ongelmien ratkaisuun. Kysy heiltä inhorealistinen arvio siitä, miten paljon aikaa palaa hukkaan. Listaa työtehtävät tai niiden vaiheet, jotka saavat paineen nousemaan kattilassa nopeimmin. Kerro tuloksena saamasi tiimin työaika sisäisellä tuntihinnallasi.
Kun sähköistät toimintamallejasi, etene toimintamalli kerrallaan. Pienin askelein pääset varmimmin maaliin ja kohtaat vähemmän muutosvastarintaa, kun organisaatiosi ehtii sisäistää uudet käytännöt.
Kasvata sähköisten järjestelmäsi käyttäjiesi osaamista. Älä luovuta heti, kun olet saanut uuden työvälineen speksattua ja asennettua. Hyödynnä vielä tarjolla olevaa ohjeistusta ja valmennusapua, jonka avulla oikaiset perinteisen toimintamallin digitaalisen aikaan ja tekemiseen sopivaksi.
Digiviisas tekee sähköistämisestä tavan. Kun onnistut yhdessä asiassa, voit jatkaa digitalisaation tiekartallasi eteenpäin. Ratkaiset asioita riittävän pieniessä paloissa, jotta homma ei kasva tavoittamattoman suureksi ja raskaaksi. Massiivisten kertarysäysten sijaan opit mallin, jossa laitat asioita muun työn ohella kuntoon asia kerrallaan.
Säästä aikaa ja rahaa ja lyhennä kampanjoiden suunnitteluun kuluvaa aikaa. Aineistonhallintajärjestelmän automaattinen versiointi ja kampanjamallit säästävät sisällöntuotantoaikaa. Automaattinen julkaisu eri kanaviin nopeuttaa kampanjan käynnistämistä.
Kysy asiakkaaltasi palautetta markkinointikampanjastasi ja arviota yrityksesi brändimielikuvaan perustuvasta suositteluhalukkuudesta Net Promoter Score -mallilla. Vertaile markkinointikampanjoidesi tehokkuutta ja huomioarvoa markkinointiautomaation mittareilla.
Mittaa aineistonhallintajärjestelmäsi dynaamisten pohjien ja markkinointiaineiston käyttö/latausmääriä. Poista tai päivitä aineistot, joille ei ole kysyntää. Mittaa myös työntekijöiden tyytyväisyyttä työvälineisiin, toimintamalleihin ja osaamiseensa.
Seuraan aineistonhallintajärjestelmän tuomaa tehonlisäystä tuotannossasi mittaamalla markkinointimateriaalin ja tuote-esiteversioiden tuottamiseen kuluvaa aikaa. Mittaa myös viestinnän ja markkinoinnin toimenpiteiden taajuutta sekä kattavuutta.
Seuraa kattavasti sisällöntuotannon kaikkia vaiheita aineistonhallinnasta. Kun aineisto viedään yhteen järjestelmään ja kommentoidaan siellä, näet kampanjasuunnittelun tilanteen yhdessä pisteessä. Kun käytät kampanjamallia, on jokaiselle kampanjan osalle selkeä paikkansa ja aikansa.
Aineistonhallinnan työkalut ohjaavat digitaalisen omaisuutesi tietoturvallista käyttöä. Varmista, että aikataulutettu jakelu on käytössä sopivilta osin ja että jälleenmyyjäsi ja kumppanisi pääsevät käsiksi vain tarkoittamaasi aineistoon.
Mittaa sähköisten työvälineidesi ylläpitokustannuksia, pienkehityshankkeiden kustannuksia, integraatiokustannuksia. Suhteuta investoinnit hyötyihin, kuten säästyvään työaikaan, ohjelmistoversioiden käyttöönoton nopeuteen ja uuden markkinointimateriaalin tuottamisen läpimenoaikaan.
Digiviisaalla toimintamallilla varmistat, että organisaatiossasi on jokaisen työvaiheen aloittamisen edellytykset kunnossa. Kun tehtävät alkavat ajallaan, ei kalliiden asiantuntijoiden aikaa kuluu puuttuvien palasten metsästämiseen. Myös koko projekti pysyy todennäköisemmin aikataulussa. Resurssien lisäksi toimintamalli varmistaa, että tekijöiden ohjeistus, töiden priorisointi ja motivaatio ovat kohdallaan.
Huolehdi, että aineistonhallintajärjestelmäsi palvelee mahdollisimman hyvin erilaisia käyttäjäryhmiään. Ota huomioon ainakin sisällöntuottajat (käyttämäsi mainos- ja viestintätoimistot, graafiset suunnittelijat, valokuvaajat ja kirjoittajat), tiedon ylläpitäjät organisaatiossasi (esimerkiksi markkinointi-, myynti- ja lakiosastosi), käyttäjät (esimerkiksi henkilökuntasi ja jälleenmyyjäsi) ja kuluttajat (kuten asiakkaasi ja asiakasehdokkaasi, lehdistö ja www-sivujesi kävijät).
Kartoita aineistonhallintajärjestelmän hankintavaiheessa tulevien käyttäjien tarpeet. Hyvä tapa on haastatella eri käyttäjäryhmien edustajia. Ota huomioon nämä perusasiat:
Digiviisas prosessi ottaa oppia Lean-mallista. Se tarkoittaa esimerkiksi seuraavia asioita:
Tulevien käyttäjien tyytyväisyys on tärkein mittarisi digitaalisen aineistonhallinnan valintaprosessissa. Mitä nopeammin ja laajemmin uusi järjestelmäsi otetaan organisaatiossasi käyttöön, sitä tuntuvammat euroissa mitattavat hyödyt saavutat. Onnistuneissa käyttöönottoprojekteissa mitattavia säästöjä syntyy tyypillisesti työajassa, sujuvoituneissa työnkuluissa ja automatisoiduissa prosesseissa sekä sähköisen omaisuutesi tehostuneessa käytössä ja yhtenäisen brändi-ilmeesi tuomassa arvonnousussa.
Voit kasvattaa yrityksesi sähköisen omaisuuden arvoa, kun asetat selkeät tavoitteet, toimintamallit ja mittarit organisaatiosi datanhallinnalle. Yrityksesi pitää tunnistaa kriittiset tiedot ja asettaa tavoitteet sähköisen omaisuuden tuottavuudelle. Ilman kattavaa suunnitelmaa datanhallinta jää helposti dokumenttien hautausmaaksi. Silloin tiedon käytettävyys on huono, eikä tuottavuus lisäänny.
Datanhallinnan perustehtävä on yhdistää eri liiketoimintayksiköissä ja kanavissa oleva tieto ja tehdä sen löytämisestä ja käytöstä helppoa. Datanhallintasuunnitelmassa määrittelet, miten tietoa hankitaan, miten ja mihin sitä käytetään, miten tieto säilytetään sekä jaellaan.
Datanhallinnan kokonaisuudesta vastaa Chief Data Officer (CDO). Organisaation koosta riippuen on kysymys tehtävästä, jota joku hoitaa muiden tehtävien ohella tai johon haetaan kokopäiväinen vastuuhenkilö. CDO:n ei välttämättä tarvitse toimia usein ensimmäisenä mieleen tulevan tietohallintojohtajan alaisuudessa. Toimialan asettamat erityisvaatimukset vaikuttavat asiaan merkittävästi. Vaikkapa kuluttajabisneksessä luontevin esimies voi olla markkinointijohtaja. Jos CDO nähdään pelkästään IT-henkisenä roolina, voi se vähentää liiketoimintayksiköiden sitoutumista.
Tiedon löydettävyyden ja käytettävyyden parantamisessa ei ole järkeä, jos siitä ei ole rahallista hyötyä yrityksellesi. Siksi CDO:n keskeinen tehtävä on tunnistaa sähköisten toimintamallien hyötyjä ja varmistaa, että hyödyt myös saavutetaan tavoitteiden mukaisesti.
Hyvä datanhallintasuunnitelma tarjoaa organisaatiollesi mallit käytännön työhön. Esimerkiksi markkinointi tyypillisesti osoittaa itse kriittiset tietonsa (kuten brändiaineisto), mutta yhteiset pelisäännöt tietojen tallentamiseen ja jakeluun määritellään datanhallintasuunnitelmassa. Tietoturvaa ja käyttöoikeuksia koskevat prosessit ja ohjeistukset voivat olla koko yrityksessä yhtenäisiä, samoin kuin tietojen tallennukseen käytettävä digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmä. Yrityksesi datanhallintasuunnitelma ja siitä vastaava CDO tarjoaa ohjeet, työvälineet ja toimintamallit – markkinointi puolestaan osoittaa sisältövastaavan, joka huolehtii tietojen yhtenäisyydestä ja ajantasaisuudesta markkinointiprosessien osalta.
Onnistunut datanhallinta perustuu siihen, että keskityt olennaiseen tietoon. Nyrkkisääntö on, että kriittisen tiedon osuus ei ylitä 10–15 prosenttia liiketoimintatiedostasi. Jos yrität hallita kaikkea yrityksessäsi syntyvää dataa, saatat hukata voimiasi. Aloita kriittisistä tiedoista ja laajenna toimintamallia sen mukaisesti, mistä saat parasta lisätuottoa.
Järkevät toimintamallit säästävät työaikaa, parantavat laatua tai kasvattavat myyntiäsi – vaihtoehtoja on useita. Voit verrata vaikkapa monikanavajulkaisuun kuluvaa työaikaa vanhan ja uuden prosessin välillä. Tuloksena saat euroja, joiden avulla perustelet brändiaineistosi hallintaan liittyvät toimintamallit.
Hyvä datanhallintasuunnitelma listaa kriittiset tiedot ja määrittelee niiden julkaisu- ja tarkastusprosessit. Tiedon luotettavuuden varmistamiseen kulunut aika palautuu sitä moninkertaisempana takaisin, mitä useammin toistuvaan tehtävään tieto liittyy.
Testaa tiedon löytämisen nopeutta. Tartu tuote- tai markkinointipäällikköäsi hihasta ja pyydä heitä hakemaan ja julkaisemaan jotakin saman tien. Näet hetkessä, jos homma tökkii.
Voit auditoida yrityksesi datanhallinnan tehokkuutta pikaisesti vastaamalla näihin kysymyksiin:
Hienosäädä datanhallinnan toimintamalliasi, jos tulokset eivät vastaa odotuksia. Analysoi mahdollisuuksia ja kasvata sähköisen omaisuutesi tuottavuutta uusilla digitaalisilla toimintamalleilla, kuten automatisoiduilla työnkuluilla.
Voit käyttää yrityksesi datanhallinnan onnistumisen mittareina esimerkiksi datan suojauksen kattavuutta, tiedon löytämisen helppoutta ja nopeutta, metadatan kattavuutta ja yhtenäisyyttä, tiedon ajantasaisuutta ja käyttäjäongelmien ratkaisunopeutta.
Hyödynnä aineistonhallinnan monikanavajulkaisemisen työkaluja päivittäisissä rutiineissasi. Aineistonhallinnan avulla monistat helposti sisältöä eri formaatteihin. Voit esimerkiksi julkaista tuote-esitteesi sisällön automaattisesti verkkosivuillasi ja uutiskirjeessä sekä lähettää esiteaineiston järjestelmästä parilla klikkauksella painoon ja edelleen personoituna suorapostituksena asiakkaallesi. Tai automatisoida päivitykset sosiaalisen median eri kanaviin, kuten Twitteriin, Facebookiin, YouTubeen tai Instagramiin.
Saat brändihallitun digitaalisen omaisuutesi tehokkaasti liikkeelle, kun avaat esimerkiksi jälleenmyyjillesi ja alihankkijoillesi rajoitetut käyttöoikeudet suoraan aineistonhallintajärjestelmääsi. Samalla pystyt seuraamaan ja valvomaan aineistojesi käyttöä.
Kehitä omaa ja organisaatiosi digiosaamista säännöllisesti. Pelkkä kertaluontoinen aineistonhallintajärjestelmän käyttöönotto ei vielä takaa yrityksesi digiviisauden kasvua. Varaudu tuoreuttamaan sähköisiä toimintamallejasi ja täydentämään datanhallinnan osaamistasi. Esimerkiksi datanhallintaa on hyvä kehittää ja seurata jatkuvasti, ei vasta silloin kun kaikki tieto on jo onnellisesti sekaisin ja kadoksissa.
Mittaa digitaalisen aineistonhallintasi tehokuutta. Kun mittarit ovat paikallaan, voit seurata euromääräisiä hyötyjä vaikka joka päivä. Opit nopeasti, mitä kannattaa automatisoida ja missä tehottomat prosessit maksavat yrityksellesi riihikuivaa käteistä.
Aineistonhallinnan perusmittareiden avulla optimoit palvelun käyttöä. Tallennetun aineiston mittarit listaavat millaisia tietoja ja tiedostoja olet tallentanut järjestelmään, millaista metadataa niihin on liitetty ja kuinka usein niitä ladataan. Käyttäjämittarit kertovat järjestelmän käyttäjien määrän, roolit, käyttöoikeudet ja aktiviteetit. Järjestelmämittarit kuvaavat aineistonhallinnan järjestelmän tehokkuutta, lataus- ja tallennusmääriä, käyttöastetta ja muita keskeisiä teknisiä ominaisuuksia.
Voit mitata tuottavuutta vaikka tiedosto kerrallaan. Silloin seuraat tyypillisesti digitaalisen aineistonhallinnan säästämää työaikaa esimerkiksi näin:
Mittaaminen auttaa kehittämään markkinointiviestintäsi tuottavuutta. Tiedätkö esimerkiksi, mikä aineisto vaikuttaa vastaanottajiin tehokkaimmin? Tai mitä kuvaa ladataan eniten ja mikä videoistasi on suosituin? Mittaamalla aineiston käyttöä, tiedät paljonko vaikkapa videoiden tuotantoon voi investoida ilman että kontaktihinta nousee yli asettamasi rajan.
Pelillistä aineistonhallintasi. Palkitse käyttäjiä, jotka hyödyntävät eniten dynaamisia aineistopohjia, automatisoituja työnkulkuja ja monikanavajulkaisua. Jaa osa syntyvästä tuottavuushyödyistä organisaatiosi digitaalisen aineistonhallinnan tiennäyttäjille.
Mittaa käyttäjien toimenpiteitä, avainprosessien läpimenoaikaa ja käyttöastetta. Niiden seuraaminen voi tuntua aluksi hankalalta, mutta ajan kuluessa opit näkemään kokonaisuuden ja kehittämään tuottavuutta. Pelkät tekniset mittarit ohjaavat ajatukset helposti tuottavuuden kannalta epäolennaisiin yksityiskohtiin.
Perusta liiketoimintayksiköillesi, kumppaneillesi tai jälleenmyyjillesi oma aineistoportaali, joka tarjoilee kullekin käyttäjäryhmälle olennaiset brändimateriaalit yhdestä pisteestä. Voit toteuttaa jakelun sekä oikeuksien ja julkaisuajan hallinnan digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmällä.
Oletko koskaan auditoinut sähköistä omaisuuttasi? Jos pääset heti käsiksi yrityksellesi tärkeisiin dokumentteihin, ajantasaiseen myyntimateriaaliin ja muihin keskeisiin tietoihin, on aineistonhallintasi due diligencen kestävässä kunnossa. Se tarkoittaa myös, että yrityksesi arvo säilyy - tai jopa kasvaa.
Mitä digitaalisesta aineistonhallinnastasi etsitään eniten? Hakutermien analysointi kertoo, mitä käyttäjät odottavat löytävänsä ja miten he hakevat tietoa. Hakukäyttäytymisen tutkiminen kannattaa, sillä tulosten perusteella kehität metatietoja sekä autat käyttäjiäsi haun ja luokittelujen käytössä.
Digitaalisen aineistonhallinnan kustannuslaskuri = Palvelu + Ihmiset + Kehitys. Palvelu kattaa digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmäkustannukset (esimerkiksi kiinteähintainen pilvipalvelu). Ihmiset kuvaa brändin- ja aineistonhallintaan tarvittavien henkilöresurssien määrän (esimerkiksi brändi- tai tuotekuvien päivitykset ja hallinta). Kehitys puolestaan kuvaa investointeja, joiden avulla kehität digitaalisen aineiston hallinnan työvälineitä, prosesseja tai osaamista seuraavien parin vuoden aikana (esimerkiksi tuotepäälliköiden koulutukset).
Mittaamisesta: Key Performance Indicator eli KPI-mittarit kuvaavat usein toiminnallisia hyötyjä, kuten käyttäjätyytyväisyyden parantumista tai suositteluhalukkuuden kasvua. Return On Investment eli ROI puolestaan keskittyy investoinnin rahassa laskettavaan perusteluun. Tarvitset molempia mittareita, kun haluat kasvattaa ymmärrystäsi digitaalisen aineistonhallinnan hyödyistä ja investoinnin kannattavuudesta.
Hyvällä digitaalisen aineistonhallinnan työnkululla on 5 tunnusmerkkiä:
Syndikoi sisältöä. Luo työnkulku, joka julkaisee hyväksymäsi uutisen, tiedotteen tai blogin automaattisesti valitsemiisi kanaviin ja brändi-ilmeesi mukaisella ulkoasulla. Viestisi tavoittaa laajan kuulijakunnan, eikä julkaisuun kulu aikaa yhtä napin painallusta enempää.
Listaa sähköiseen omaisuutesi liittyvät riskit. Mitä jos joku julkaisee tuotemateriaalia liian aikaisin? Mitä jos jälleenmyyjille päätyy väärää tai vanhentunutta tuotetietoa? Kun käsissäsi on lista keskeisistä riskeistä, auditoi a) digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmäsi, b) prosessisi ja c) käyttäjien osaaminen. Kysy itseltäsi, kehtaatko kertoa tulokset ylpeänä johtoryhmäsi edessä.
Tunnista digitaalisen aineistonhallinnan roolit. Kaiken osaamisen ei tarvitse asua yrityksesi seinien sisällä, mutta jokaiseen avaintehtävään tarvitaan resursseja ja nimetty vastuullinen. Piirrä tavoitteistasi tiekartta, joka kuvaa askeleet tavoitetilaan. Varmista eteneminen mittaamalla.
Hyödynnä tiedostojen massakäsittelyä. Voiko satojen tai tuhansien kuviesi metatiedot päivittää automatisoidusti? Tai voitko rakentaa vaikkapa valmiita jälleenmyyjien tuotekuvapaketteja metatietojen tai kuvien sisällön perusteella? Listaa viisi ideaa, joilla voisit automatisoida nyt käsityönä tehtäviä rutiineja. Pyydä digitaalisen aineistonhallinnan asiantuntijalta automatisointiehdotukset listaasi.
”Sisältö on modernin yhteiskunnan polttoaine. Olemme joko sisällön tuottajia tai käyttäjiä. Useimmiten molempia.” Gerry McGovern ja Rob Norton, Content Critical
