Puhelin 010 778 7100
100% quarantee
edellinen seuraava
 

Gredi juhlistaa 100-vuotiasta Suomea julkaisemalla 100 digiviisasta vinkkiä digitaalisen aineiston hallinnasta. Jaamme vuoden 2017 aikana kanssasi parhaat vinkkimme digiviisaista ratkaisuista ja integraatioista, paljastamme tehokkaimmat toimintamallit ja arkirutiinejasi helpottavat digitaalisen aineistonhallinnan ominaisuudet. Poimi herkullisimmat palat osaksi omia toimintatapojasi!

Vinkit 50-

Vinkki 1

DAM eli Digital Asset Management eli digitaalinen aineistonhallinta on palvelu, jonka auttaa sinua hoitamaan yrityksesi digitaalista omaisuutta, kuten brandiä, kuvia, logoja, videoita, tekstitiedostoja, myyntiesityksiä jne. Digitaalisen aineistonhallintajärjestelmän avulla versioit esimerkiksi myynnin ja markkinoinnin materiaalia sekä johdat uuden materiaalin tuotantoa. Se helpottaa digitaalisen omaisuutesi säilyttämistä, järjestämistä, jakamista, tallentamista ja varmuuskopiointia.

Vinkki 2

Digitaaliseen aineistonhallintaan liittyvät tärkeimmät mittarisi ovat kustannussäästöt (esimerkiksi sisällön uudelleenkäytettävyys), työn tuottavuus (esimerkiksi kuvien ja dokumenttipohjien etsimisessä säästyvä aika) ja brändinhallinta (esimerkiksi brändin yhdenmukaisuuden luoma luottamus).

Vinkki 3

Sovita aineistonhallinta digitalisaatiota kuvaavalle tiekartallesi. Listaa digitalisaatiolle asettamasi liiketoimintatavoitteet, ja johda niistä vaatimukset myös aineistonhallintasi työkaluille, toimintamalleille ja osaamiselle.

Vinkki 4

Kasvata tuottavuuttasi digitaalisella aineistonhallinnalla 1.500 €/päivä. Lue lisää blogistamme.

Vinkki 5

Digitaalisen aineistonhallinnan avulla brändisi näkyy kaikkialla suunnitellun mukaisena. Fontit, kuvat, värit, mittasuhteet ja pistekoot ovat aina oikeat, vaikka formaatit ja käyttökohteet vaihtuvat.

Vinkki 6

Tee käyttäjäpalautteen keräämisestä tapa. Mitä tyytyväisempiä ja tehokkaampia käyttäjät ovat, sitä helpommin budjetoit ja perustelet digitaalisen omaisuutesi kehittämisen hyödyt.

Vinkki 7

Hyvin suunniteltu ja täytetty tuote- ja metatieto nostaa kuviesi, videoidesi ja dokumenttiesi käyttöarvoa. Oikein personoidun ja hyvälaatuisen tuotekuvauksen tuoma lisäys verkkokaupan myyntiin voi olla kymmeniä prosentteja.

Vinkki 8

Hyvässä digitaalisen aineistonhallinnan käyttöönottotiimissä on edustettuna sekä bisnes (esimerkiksi markkinointiprosessin omistaja) että tekniikka (esimerkiksi aineistonhallintasovelluksen kehittäjä ja/tai sisällön ylläpitäjä). Käyttöönottotiimiä johtaa DAM-pääkäyttäjä.

Vinkki 9

Älä yritä keksiä pyörää uudelleen. Valitse sovellustoimittaja, joka haluaa ja pystyy auttamaan myös uusien digitaalisten toimintamallien luomisessa ja osaamisen kehittämisessä.

Vinkki 10

Digitaalinen aineistonhallintajärjestelmä lisää yrityksesi digitaalista kilpailukykyä: Tuottavuus kasvaa, kun automatisoit tuottamattomia rutiineja. Täsmällisyys ja ennakoitavuus lisääntyvät, kun käytössäsi on valmiit brändinmukaiset mallipojat, selkeät aineistovaatimukset ja varmasti ajantasaiset versiot. Nopeus sekä ajasta ja paikasta riippumaton toimiminen ovat uudet aseesi.

Vinkki 11

Integroi digitaaliseen aineistonhallintajärjestelmääsi muut tärkeät järjestelmäsi, niin voit hallita digitaalista omaisuuttasi yhdestä paikasta yhdellä tunnuksella. Hyviä integraatiokohteita ovat esimerkiksi www-sivujen ja verkkokaupan päivitykseen käyttämäsi sovellukset, tuote- ja asiakastietojen hallintajärjestelmät sekä toiminnanohjaus.

Vinkki 12

Metatieto eli metadata on tietoa tiedosta. Se kertoo, mitä tiedostosi sisältää ja mikä historia ja/tai tulevaisuus sillä on. Metadata kuvaa myös tiedostosi ulkoiset ominaisuudet kuten koon, formaatin ja sijainnin. Mitä laadukkaampaa metadataa käytät, sitä nopeampaa ja tarkempaa oikean tiedon löytäminen on.

Vinkki 13

Digitaalisen aineistonhallinnan keskeinen tavoite on uudelleenkäytettävyyden lisääminen. Hyviä keinoja ovat:

  • Tehokas markkinointiformaatti, jolla julkaiset ja versiot sisältösi.
  • Valmiit työnkulut, joilla automatisoit rutiinisi.
  • Dynaamiset tuotepohjat, joilla tuotat kertaheitolla oikean sisältöistä ja näköistä materiaalia.

Vinkki 14

Hyvässä metatiedossa yhdistyvät tekniset (esimerkiksi tiedoston koko ja tiedostotyyppi), kuvailevat (esimerkiksi mitä kuvassa on) ja toiminnalliset (kuten kampanjat) tiedot.

Vinkki 15

Kun keskität sähköisen omaisuutesi hallinnan aineistonhallintajärjestelmääsi, saat käyttöösi yhden yhteisen käyttöliittymän kaikkeen tärkeään tietoosi. Lisäät tehokkuutta, vähennät käyttäjien virheitä ja poistat tuplatyötä.

Vinkki 16

Dynaamisten tuotepohjien avulla automatisoit esimerkiksi tuote-esitteidesi julkaisun ja painotyön. Aineistonhallintajärjestelmä tallentaa hyväksymästäsi esiteversiosta automaattisesti painokelpoisen aineiston ja siirtää sen edelleen kirjapainoon. Voit julkaista esitteestä myös pdf-version nettisivuillasi tai päivittää esitteen tuotetiedot verkkokauppaasi yhdellä klikkauksella. Tuotepohjien avulla lopputulos on aina myös brändisi ilmeen mukainen.

Vinkki 17

Bisnes siiloutuu helposti liiketoimintayksiköihin, tietojärjestelmiin ja jopa yksittäisten asiantuntijoiden korvien väliin. Siiloutunut tieto ja osaaminen ei siirry asiantuntijaltasi toiselle tai myynnistä markkinointiin. Siiloutuminen kasvattaa kuluja ja vähentää tuottavuutta. Sisältösi laatu laskee. Pahimmillaan asiakas unohtuu täysin. Digitaaliseen aineistonhallintaan pohjautuva järjestelmiesi integroiminen auttaa raja-aitojen kaatamisessa ja palauttaa tiedon kaikkien saataville.

Vinkki 18

Digitaalisen aineistonhallinnan neljä kulmakiveä ovat digitalisaatio, integraatio, automaatio ja arvonnousu. Puhumme digitalisaatiosta, kun sähköistämme liiketoimintasi prosesseja ja poistamme myyntiäsi hidastavia pullonkauloja. Järjestelmiäsi integroimalla yhdistämme liiketoimintatietosi yhdeksi kokonaisuudeksi ja lisäämme tiedon arvoa ja hallittavuutta. Automaatiolla vähennämme rutiineihin kuluvaa työaikaasi ja kasvatamme työn tuottavuutta. Arvonnousu astuu kuvaan, kun laskemme tavoitteet rahassa ja mittaamme tulokset euroissa.

Vinkki 19

Kun hallinnoit koko sähköistä omaisuuttasi yhdestä järjestelmästä käsin, vältät digitaalisen omaisuuden siirtelyn käsityönä. Aineistojen kopiointivirheet poistuvat. Työskentelysi nopeutuu, kun aineistot ovat heti käytössäsi ja ne löytyvät helposti.

Vinkki 20

Kun integroit toiminnanohjausjärjestelmäsi digitaaliseen aineistonhallintajärjestelmääsi, voit automatisoida tehokkaasti markkinoinnin työnkulkuja. Tuotat aineistonhallintajärjestelmästäsi esimerkiksi personoituja uutiskirjeitä ja markkinointimateriaalia. Tai automatisoit eri kohderyhmillesi, kuten huoltosopimusasiakkaillesi räätälöityjä markkinointitoimenpiteitä. Asiakaskohtainen tieto toteutetuista kampanjoista ja muista markkinointiponnistuksista siirtyy aineistonhallintajärjestelmästäsi automaattisesti toiminnanohjauksesi tietokantoihin.

Vinkki 21

Aineistoihisi liitetty metatieto on keskeistä tiedon käytettävyyden kannalta. Mitä tarkempaa ja yhdenmukaisempaa metadataa tiedostasi saat, sen arvokkaammaksi digitaalinen tietovarantosi muuttuu.

Vinkki 22

Digitaalinen eli sähköinen omaisuutesi koostuu yksittäisistä tiedostoista, järjestelmiesi sisältämästä tiedosta sekä metatiedosta. Digitaalisen omaisuuden tunnusmerkki on se, että siitä on organisaatiollesi ja liiketoiminnallesi hyötyä – tai haittaa. Tieto on uudelleenkäytettävissä tai sisällöllä on ollut tai tulee olemaan merkitystä. Myös liiketoimintaasi vahingoittava tieto voi kuulua digitaaliseen omaisuuteesi.

Vinkki 23

Digitalisaatio lisää sähköisten toimintamallien osuutta liiketoiminnasta. Samalla sähköisen omaisuutesi merkitys ja arvo kasvavat. Digitalisaatiolla ei tarkoiteta pelkkää uuden teknologian käyttöönottoa tai vanhentuneen järjestelmän vaihtamista pilvipalveluun. Siihen kuuluu myös toimintatapojen tai prosessin muutos, joka tuo lisäarvoa liiketoiminnallesi.

Vinkki 24

Aineistonhallintajärjestelmäsi työkaluilla yhtenäistät jakelu- ja kommentointikäytäntösi. Hyödynnä brändihallittuja dynaamisia tuotepohjia materiaaliesi lokalisoinnissa ja kieliversioissa, niin saat painovalmiit aineistot ilman ulkopuolisia mainostoimistoja tms.

Vinkki 25

Aineistojen löytäminen helpottuu, kun siirrät digitaalisen omaisuutesi aineistonhallintajärjestelmään. Tietoa ei tarvitse etsiä useasta paikasta. Vältät duplikaatit. Käytössäsi on aina viimeisin versio.

Vinkki 26

Seuraa digitaalisen aineistonhallintasi käyttöä ja tehoa mittaamalla. Järjestelmän käyttöasteen lisäksi kannattaa mitata esimerkiksi asiakkaiden ja työntekijöiden tyytyväisyyttä, prosesseihin kuluvaa aikaa, tietoturvaa, työvälineidesi ylläpitokustannuksia ja integraatiokustannuksia.

Vinkki 27

Hyödynnä eri lähteistäsi automaattisesti syntyvä metadata. Esimerkiksi tuotannonohjaus- ja tuote- tai asiakastietojen hallintajärjestelmäsi tuottavat valmiiksi määrämittaista ja laadukasta metatietoa. Aineistonhallinnan avulla jakelet siihen integroitujen järjestelmien tuottaman metatiedon kaikkialle yhtenäisenä.

Vinkki 28

Digitaalinen aineistonhallinta helpottaa digitaalisen omaisuutesi käyttöä. Metatietoihin perustuvat tehokkaat hakutoiminnot auttavat oikean tiedon löytämistä. Saat niillä aiemmin arkistojesi kätköihin jääneen tiedon käyttöösi koko laajuudeltaan. Saavutat parhaat hakutulokset, kun aineistojesi metatiedot ovat ajan tasalla ja tietosi on yhtenäisesti luokiteltua. Luokittelujärjestelmäsi voi perustua esimerkiksi liiketoimintaasi kuten yritysfilosofiaasi, aineistojesi sisältöön, käyttäjien valintoihin heille tärkeimmistä tiedostoista tai käytössäsi oleviin järjestelmiin ja niiden tuottamiin tietokokonaisuuksiin.

Vinkki 29

Työnkulku on vakioitu ja järjestetty tehtäväsarja. Aineistonhallintajärjestelmällä pyritään automatisoimaan manuaalisia työnkulkuja. Järjestelmä tallentaa esimerkiksi kuvista ja videoista automaattisesti eri variaatiot sähköisiin kanaviin (verkkosivuille, sosiaaliseen mediaan ja uutiskirjeisiin) tai painettavaan esitteeseen.

Vinkki 30

Aineistonhallintajärjestelmä tehostaa tallennustilasi käyttöä. Suurikokoiset tiedostot, kuten kuvat ja videot, eivät lohkaise leijonanosaa kovalevyltäsi. Ja pilveen tallennetut tiedot eivät vie koneeltasi lainkaan muistitilaa. Saat tiedoistasi myös automaattisesti varmuuskopiot.

Vinkki 31

Aineistonhallintajärjestelmä tarjoaa käyttöösi oivallisia työkaluja visuaalisen omaisuutesi hallintaan. Järjestelmä esimerkiksi tallentaa automaattisesti kuvistasi, bannereitasi ja videoistasi versiot eri käyttötarpeisiin. Voit tuoda brändihallittuihin dynaamisiin tuotepohjiin sisällön suoraan tarjousjärjestelmästäsi tai tuotetietojen hallintajärjestelmästäsi. Monikanavajulkaisun työkaluilla otat haltuun printti- ja sähköisten materiaalien työstämisen ja julkaisun. Et tarvitse enää muita ohjelmistoja esimerkiksi uutiskirjeiden luomiseen ja jakeluun tai sosiaalisen median julkaisuihin.

Vinkki 32

Säästät kustannuksia, kun keskität digitaalisen omaisuutesi yhteen paikkaan. Aineistonhallintajärjestelmässäsi ajantasaiset tietosi ovat kaikkien saatavilla. Ilman keskittämistä päädyt helposti tilanteeseen, jossa eri ihmiset eri yksiköissäsi luovat päällekkäistä ja pahimmassa tapauksessa ristiriitaista sisältöä. Työn ja tiedon jakamisen kustannukset kasvavat. Jos soppaan lisätään kieliversiot ja materiaalien käännöstyöt, kustannusvaikutukset kertaantuvat jälleen.

Vinkki 33

Aineistonhallintajärjestelmä replikoi metadatasi automaattisesti. Voit integroida aineistonhallintajärjestelmääsi vaikkapa tuotetietojen hallintajärjestelmän (PIM). Metatiedot siirtyvät järjestelmästä toiseen ja edelleen verkkokauppasovellukseesi. Metatietoihin tehdyt muutokset päivittyvät kaikkiin järjestelmiin automaattisesti. Aineistonhallinta kasvattaa lisäarvoa, kun tuotat sen avulla verkkokauppasovellukseen automaattisesti oikean kokoiset ja muotoiset tuotekuvaversiot.

Vinkki 34

Digitaalinen aineistonhallintajärjestelmä käsittelee tiedostosi niiden tiedostoformaatista (esim. .jpg, .docx, .flv) riippumatta. Aineistonhallinnan kannalta onkin hedelmällisempää luokitella digitaalinen omaisuutesi tiedostojen tyypin sijaan niiden sisällön mukaan, esimerkiksi kuvatiedostot (valokuvat/vektorigrafiikka), asiakirjat (muistiot, kirjeet, postitukset, tiedotteet), videot ja äänitiedostot.

Vinkki 35

Sähköiset toimintamallit kasvattavat digitaalisen omaisuutesi merkitystä ja arvoa. Niiden avulla vakioit markkinoinnin ja viestinnän prosessejasi ja mittaat ja hyödynnät brändi-investointejasi tehokkaammin.

Vinkki 36

Oikeilla työvälineillä luot keskitetyn näkymän tietoihisi. Digitaalinen aineistonhallintajärjestelmä auttaa sinua digitalisaation ja digi-informaation haltuunotossa. Säästät aikaa ja rahaa, kun sujuvoitat työnkulkujasi ja automatisoit rutiinejasi aineistonhallinnan avulla.

Vinkki 37

Digiosaamisen kasvaessa työn tuottavuus lisääntyy. Mitä tehokkaammin osaat hyödyntää sähköisiä toimintamallejasi ja työvälineitäsi, sitä paremmin pystyt tukemaan esimerkiksi sisällöntuottajiasi tai jälleenmyyjiäsi. Myös myyntisi lisääntyy. Esimerkiksi verkkokaupan myynti kasvaa, kun tuotekuvausten tiedot ovat ajan tasalla.

Vinkki 38

Pelkkä arkistointi ei ole digitaalisen omaisuuden hallintaa. Arkistointi on ollut perinteisesti aineistojen järjestämistä ja säilyttämistä niiden elinkaaren lopussa. Digitaalinen aineistonhallinta ei ole tarkoitettu tietojesi museoimiseen, vaikka se järjestääkin ja varmuuskopioi aineistosi. Oikein käytettynä aineistonhallinta tarjoaa pääsyn kaikkeen muuttuvaan ja kehittyvään tietoosi, jolla ei ole selkeää elinkaarta.

Vinkki 39

Lisäät digitaalisen omaisuutesi arvoa, kun luot integroimalla kokonaisvaltaisen näkymän tietoosi. Integroimattomissa järjestelmissä tai tiedostoissa makaavat tiedot eivät ole niin tuottavassa käytössä kuin voisivat. Jos tietoja pitää kerätä käsityötä monista lähteistä, jää työ liian helposti tekemättä tai parhaimmillaankin tulokset vanhentuvat nopeasti. Kun käytät digitaalista aineistonhallintaa alustanasi, voit tuoda kattavat tuote- ja asiakastiedot automaattisesti käyttöösi. Näet kokonaisuuden yhdellä silmäyksellä ja rakennat asiakastasi palvelevia ja myyviä viestejä.

Vinkki 40

Tuo tieto näkyville. Salattu tuotetieto myy huonosti. Huolehdi siitä, että digitaalisessa aineistonhallinnassa koostamasi tieto pääty saman tien myös asiakkaidesi ulottuville. Käytä automaattisia työnkulkuja, joiden avulla julkaiset useista järjestelmistä yhdistetyt tiedot suoraan verkkosivuille tai verkkokauppaan.

Vinkki 41

Yhdistele tietojasi. Kattava tieto on arvokkaampaa kuin hajanaiset yksityiskohdat. Haastattele asiakastasi kysy mitä kaikkea tietoa hän tarvitsee päätöksenteon tueksi. Tee suunnitelma siitä, mitä tietoja integroimalla parannat asiakaskokemusta selkeimmin ja kasvatat myyntiäsi eniten.

Vinkki 42

Hajauta työ, kokoa tulokset. Rakenna sisällöntuotantoverkostollesi välineet, joiden avulla se toimittaa materiaalia nopeasti, oikeassa muodossa ja oikeaan paikkaan. Anna järjestelmän huolehtia aineiston automaattisesta muokkaamisesta ja luokittelusta. Keskitä keräämäsi aineiston digitaalisen aineistonhallinnan alustalle, jossa myynnin, markkinoinnin ja tuotehallinnan käyttäjäsi voivat tuottaa näppärästi kampanjoita ja muita viestejä asiakkaillesi.

Vinkki 43

Integroimalla saat levitettyä ajantasaisen tiedon automaattisesti tärkeimpiin järjestelmiisi. Huolehdi, että tiedot synkronoituvat järjestelmien välillä tosiaikaisesti. Vältä tiedon versiointia eri järjestelmissä.

Vinkki 44

Kehitä tiedonsiirtoa kumppaneidesi ja liiketoimintayksiköidesi kanssa. Tarjoa asiakkaalle kokonaisvaltaisia vastauksia. Kerää tiedot yrityksesi eri liiketoiminnoista, järjestelmistä ja myös kumppaneiltasi. Kun teet työn asiakkaasi puolesta, helpotat asiakkaan päätöksentekoa ja madallat ostamisen kynnystä.

Vinkki 45

Aineistonhallintajärjestelmä helpottaa sisältöön pääsyä organisaatiossasi. Digitaalisen omaisuutesi käytettävyys paranee merkittävästi, kun tieto ei enää makaa henkilökohtaisilla kovalevyillä, vaan se on aineistopankissa halutessasi kaikkien ulottuvilla. Jaat aineistoja kätevästi myös organisaatiosi ulkopuolelle ja keräät kommentit yhteen paikkaan aineistonhallintaan.

Vinkki 46

Markkinointiautomaatio kasvattaa markkinointiin panostetun euron tuottoa. Lisäksi se auttaa yritystäsi palvelemaan asiakkaitasi entistä nopeammin ja täsmällisemmin.

Vinkki 47

Sähköistämällä liiketoimintasi prosesseja ja toimintamalleja lyhennät esimerkiksi markkinointimateriaaliesi tuotantoon ja hallinnointiin kuluvaa aikaa. Digitalisointi tehostaa myös aineiston jakelua ja automatisoi brändi-ilmeesi hallinnan.

Vinkki 48

Aineistonhallintajärjestelmä tukee sisällöntuotantoasi. Kun automatisoit puuduttavat rutiinisi, voit keskittyä uuden iskevän sisällön luomiseen.

Vinkki 49

Muista huolehtia roolituksesta, kun otat käyttöön uusia sähköisiä toimintamalleja. Jaa aineistoa käyttäjäroolin mukaisesti kumppaneille, asiakkaille ja yrityksesi henkilöstölle. Järjestelmän avulla huolehdit esimerkiksi, että käyttöoikeudet ja julkaisuajat ovat automaattisesti oikein kampanjasta toiseen.

 
AAA Suomen Vahvimmat Lowest credit risk Menestyjäyritys Suomalaista palvelua Koodia Suomesta Luotettava kumppani