Digitointi lisää tietoturvaa sekä parantaa tiedon saavutettavuutta ja hyötykäyttöä

Gredi kuuluu samaan konserniin PunaMustan kanssa. PunaMustan laajaan tarjoomaan kuuluu myös digitointipalvelu. PunaMustan asiakkuusjohtaja Timo Peltoniemi sanoo, että yksinkertaisuudessaan digitoinnissa muutetaan ei-sähköiset aineistot sähköiseen muotoon. Mutta se on paljon muuta, ja tuo laajasti hyötyjä eri toimialojen organisaatiolle.

”Nykyisten ja tulevien aineistojen, kuten paperisten asiakirjojen ja julkaisujen, digitointi säästää aikaa, rahaa ja tilaa. Digitoinnin jälkeen ei enää haeta jalkaisin tietoa arkistoista, eikä tarvita satoja hyllymetrejä mappeja. Varastorakennuksia kuluineen ei enää tarvita”, Timo sanoo.

Mahdollistaa ja nopeuttaa tiedonhakua

Timo kertoo, että suurin osa materiaaleista on nykyään jo valmiiksi syntysähköistä. Vaan ei kaikki. Siksi massadigitointi on nykyään yleistä, ja organisaatioille tehdään sitä paljon koko ajan.

”Kyse digitoinnissa ei ole koskaan teknisestä suorittamisesta, vaan selvien hyötyjen saavuttamisesta asiakkaille heti digitoinnin jälkeen!”

Digitoinnin suurimmat hyödyt organisaatioille ovat:

• Digitoiduissa arkistoissa tiedot ovat helposti saavutettavia ja heti käytettaviä
• Varastointikustannukset pienenevät tai poistuvat kokonaan
• Aineistot pysyvät paremmin turvassa vahingoilta ja tuhoilta
• Tietoturva on kunnossa kaikille aineistoille, myös arkaluontoisille

Kun aineistot on digitoitu, ne on helppo tallentaa Gredi Content HUB -aineistonhallintapalveluun, josta niitä on helppo käyttää arjen työssä koko organisaatiossa.

”Digitoinnin ja aineistonhallinnan yhteishyödyistä suurimmat ovat: saavutettavuus, hyödynnettävyys, tietoturva ja kustannussäästöt. Digiarkistoista tiedot löytyvät nopeammin kuin paperiarkistoista, sillä digitoinnissa sivuihin lisätään tekstintunnistus. Sen ansiosta voit hakea aineistoista tietoa hakusanoilla”, Timo havainnollistaa. Ajansäästö on valtava: tiedonhaku muuttuu tunneista sekunneiksi! Tiedon hyödyntäminen ja jatkokäyttö on helppoa.

Turvassa vaaroilta ja uhkilta

Aineistojen digitointi pitää tiedot turvassa esimerkiksi vesivahingoilta, tulipaloilta, varkailta, tuholaisilta ja saastumisilta, kuten homevaurioilta.

Timo tähdentää, että esimerkiksi homevaurioiset aineistot puhdistetaan ennen digitointia, jonka jälkeen ihmisten on turvallista käyttää aineistoja.

Digitoitavaa riittää valtaosalla toimialoista ja organisaatioista

Digitointi koskettaa kaikkia toimialoja kotimaassa ja kansainvälisesti. Timo kertoo, että digitointipalvelun asiakkaat ovat yrityksistä ja julkiselta sektorilta.

Huomionarvoista on, että 1.1.2020 voimaan tullut tiedonhallintalaki pakottaa julkishallintoa digitoimaan aineistot.

Eri toimialojen esimerkkejä digitoitavista aineistoista on runsaasti. ”Lehdet ja muut julkaisut. Tarjoukset, tilaukset, sopimukset, kauppakirjat, lähetteet, rahtikirjat, selvitykset, suunnitelmat, piirustukset, raportit, muistiot, pöytäkirjat, kokeet, todistukset ja manuaalit. Kirjanpito, laskut, kuitit, tilinpäätökset, vuosikertomukset. Ja tietenkin valokuvat, mikrofilmit, diat ja VHS-kasetit. Muutamia mainitakseni”, Timo listaa.

Timo huomauttaa, että myös henkilöstöhallinnon materiaaleissa on organisaatioilla runsaasti digitoitavaa. Tärkeää on oivaltaa, että eri puolilla organisaatioita uutta digitoitavaa syntyy koko ajan.

”Valtaosalla organisaatioista on jotain digitoitavaa. Tavoitteemme on toteuttaa jatkuvasti kehittyvällä Gredi Content HUB brändin- ja aineistonhallintapalvelulla sekä konsernimme laajan tarjooman avulla arjen työn sujuvuutta organisaatioille tietoturvallisesti”, sanoo Gredin operatiivinen johtaja Risto Pasanen.

Lisätietoja mieluusti antavat:

Timo Peltoniemi, PunaMusta, asiakkuusjohtaja,
timo.peltoniemi@punamusta.com,puh. 040 774 1277

Risto Pasanen, Gredi, operatiivinen johtaja,
risto.pasanen@gredi.fi, puh. 040 849 2620

Tutustu PunaMustan laajaan tarjoomaan: www.punamusta.com

Kiinnostuitko Gredi Content HUBista? Katso 1 min pikavideo: https://www.gredi.fi/gredi-content-hub-tutuksi/