Digitaalinen aineistonhallinta helpottaa viestintääsi

Viestinnälle asetetut vaatimukset kasvavat julkisyhteisöissämme. Varhaisen tiedottamisen ja avoimuuden vaatimukset teetättävät paljon työtä kaupunkien viestinnässä. Sidosryhmien moninaistuminen sekä kasvavat erityisryhmien ja kielellisten vähemmistöjen tarpeet haastavat vanhoja viestintäkäytäntöjä. Miten tukea tehokasta, monikanavaista, ajantasaista ja tasapuolista tiedon kulkua pirstaloituvassa viestintäkentässä?

Avoimuuteen perustuva tiedottaminen lisää viestintään kohdistuvia paineita kaupungeissamme. Perustuslakimme velvoittaa julkisen vallan edesauttamaan kansalaisten tiedonsaantia ja oman elinympäristön kehittämiseen osallistumista. Nykyisillä ja tulevilla asukkailla on omanlaisensa viestintätarpeet, samoin kaupunkien laajojen sidosryhmäverkostojen lukuisilla muilla toimijoilla. Selkokielisen sisällön tarve kasvaa väestön monimuotoistuessa ja julkisten palvelujen sähköistyessä.

Organisaatiosi tulisi tuottaa ajantasaista, luotettavaa, kattavaa ja eri vastaanottajaryhmien tarpeet huomioivaa tietoa, joka myös tavoittaa toimijat oikea-aikaisesti oikeissa kanavissa.

Tiedotusvälineet ovat olleet perinteisesti kaupungeille tärkeä viestintäkanava. Niiden rinnalle ovat nousseet sähköiset kanavat, kuten kaupunkien omat verkkosivut. Sisäisessä viestinnässä hyödynnetään usein intranetiä. Perinteiset menetelmät, kuten painotuotteet, elävät edelleen rinnakkain sähköisten kanavien kanssa. Saman sisällön pitäisi siis taipua moneen mediaan – viestin muuttumatta.

Jos viestin kokoaminen ja lähettäminen vaatii useita järjestelmiä ja paljon käsityötä, eivät aikasi ja voimasi riitä viestinnän kaikkien tavoitteiden saavuttamiseen.

Viestinnän yhtenäisyyden säilyttäminen on haasteellista, kun kaupunkiorganisaation sisäisten ja ulkoisten viestien lähettäjiin kuuluu esimerkiksi alihankkijoita ja muita sidosryhmien edustajia. Usein eri toimijat vastaavat omasta hankeviestinnästään. Tällöin tarvitaan selkeä ohjeistus, jotta yhtenäisyys, kuten ulkoasu ja viestin kieliasu sekä sovitut julkaisukäytännöt toteutuvat.

Sähköisen viestinnän merkitys kasvaa koko ajan ja sen tulee tavoittaa entistä moninaisempia kohderyhmiä.

Keskitetty digitaalinen aineistonhallinta taklaa viestinnän monimutkaistuvat haasteet. Se kokoaa yhteen paikkaan teksti- ja kuvasisällöt, mallipohjat sekä graafiset ohjeet ja brändinhallinnan. Jakelet napin painalluksella sisältösi kaikkiin kanaviin ja oikeille kohderyhmille tietoturvallisesti. Voit myös määrittää jopa käyttäjäkohtaisesti, mitä aineistoja kukin käyttäjä voi tarkastella ja hyödyntää. Digiviisaalla integroinnilla yhdistät tiedon lähteesi ja vähennät sähköisten työkalujesi määrää.

Sähköistämällä aineistonhallintasi saavutat muun muassa nämä hyödyt:

  • Viestinnän yhtenäisyys tukee maineenhallintaasi ja vahvistaa brändiäsi. Aineistonhallinnan työkaluilla, kuten dynaamisilla tuotepohjilla, varmistat, että viestisi visuaalisuus säilyy ohjeistuksesi mukaisena. Voit luoda erilaisia pohjia markkinointisi ja viestintäsi moninaisiin tarpeisiin ja hajauttaa viestintääsi verkostosi toimijoille. Visuaalisen yhtenäisyyden vartiointiin kulunut työaika vapautuu mielekkäämpiin asioihin.
  • Sisällön versiointi eri kanaviin nopeutuu ja helpottuu. Säästät aikaa ja vaivaa, kun aineistonhallinta versioi sisältösi puolestasi eri kanaviin ja käyttötarkoituksiin. Voit automatisoida esimerkiksi verkkosivujesi päivittymisen ja some-julkaisut. Tai tuottaa sisällöistäsi kieliversioita ja tekstittää videosi automaattisesti. Myös uutiskirjeiden luominen eri vastaanottajaryhmille käy näppärästi, kun haluat viestiä aktiivisesti esimerkiksi käynnissä olevista hankkeistasi.
  • Käyttäjien hallinta ja aineistojen jakelutoiminnot parantavat tietoturvaasi. Jaat aineistosi helposti ja hallitusti niin isolle kuin pienelle ryhmälle, organisaatiosi sisälle tai ulkopuolelle. Voit avata esimerkiksi hankekohtaisia käyttäjäoikeuksia sidosryhmillesi, jolloin he voivat hyödyntää olemassa olevaa, visuaalisesti hallittua ja hyväksyttyä materiaalia viestintänsä pohjana. Hyödynnät aineistosi entistä tehokkaammin, kun pyörää ei keksitä joka kerta uudestaan. Pääset samalla eroon sähköpostin tukkivista liitetiedostoista.
  • Pääset yhdellä sisäänkirjautumisella kaiken sähköisen tietosi äärelle. Kun integroit tiedon lähteesi aineistonhallintaasi, vähennät erillisten sisäänkirjautumisten ja sähköisten työkalujen määrää. Henkilöstösi aikaa ei kulu turhaan monien salasanojen muistamiseen, aineistojen etsimiseen monista paikoista ja tiedon siirtelyyn. Uusiokäytät tehokkaasti ja vastuullisesti jo tehtyjä aineistoja ja varmistat, että kaikilla on käytössään ajantasaiset versiot materiaaleistasi.

Digitaalisen aineistonhallinnan käyttöönotto ei ole iso IT-projekti, vaan saat palvelun perusversion käyttöösi ketteräsi parissa viikossa. Voit avata palvelun henkilöstösi ja sidosryhmien käyttöön ryhmä kerrallaan ja laajentaa palvelusi ominaisuuksia pala palalta. Tuemme sinua käyttöönoton kaikissa vaiheissa.

Digitaalinen aineistonhallinta yhdistää viestijät ja vastaanottajat samaan digitaaliseen ekosysteemiin. Se on vahva työkalu esimerkiksi viestinnällesi ja markkinoinnillesi. Tehokas aineistonhallinta tukee myös sähköisiä palvelujasi ja huomioi moninaiset kohderyhmäsi.

Tutustu myös näihin:

  • Kartoita kaupunkiorganisaatiosi viestinnän digivalmiudet
  • Haluatko selvittää aineistonhallintasi pullonkaulat ja mahdollisuudet? Ota yhteyttä, niin esittelemme sinulle alan parhaat käytännöt ja pohdimme yhdessä, miten tehostat viestintää oikeilla toimintamalleilla, työvälineillä ja osaamisella.
  • Tutustu myös ilmaisiin pikaoppaisiimme, joista löydät paljon vinkkejä digitaalisen aineistonhallinnan hyödyntämiseen. Perehdy aineiston- ja datanhallinnan perusteisiin tai inspiroidu vastuullisen ekosysteemin rakentamisesta. Uusin oppaamme Digiviisas ekosysteemi on julkaistu myös englanniksi ja äänikirjana.
«
»
 
AAA Suomen Vahvimmat Lowest credit risk Menestyjäyritys Suomalaista palvelua Koodia Suomesta Luotettava kumppani