Kartoita kaupunkiorganisaatiosi viestinnän digivalmiudet

Varhainen ja avoin tiedottaminen on yksi osallistavan kaupunkipolitiikan peruskivistä. Asukkaille ja eri sidosryhmille viestitään ajantasaisesti ja luotettavasti esimerkiksi valmisteilla olevista asioista ja osallistumismahdollisuuksista. Mutta miten varmistat laadukkaan, visuaalisesti yhtenäisen ja tunnistettavan sekä tietoturvallisen viestinnän kaikissa kanavissa jokaiselle kohderyhmälle – 24/7?

Digitaalinen aineistonhallintapalvelu yhdistää viestijät ja vastaanottajat samaan digitaaliseen ekosysteemiin. Säästät tuntitolkulla työaikaa, kun automatisoit arkirutiineja esimerkiksi aineistonhallinnan dynaamisilla tuotepohjilla tai julkaisutoiminnoilla. Saat lisäksi yhden näkymän kaikkeen arvokkaaseen tietoosi. Tehostat aineistojesi käyttöä ja jakelua tietoturvallisesti.

Kun mietit sähköisen aineistonhallinnan käyttökohteita omassa kunnassasi, pohdi esimerkiksi seuraavia näkökulmia ja niihin liittyviä tavoitteitasi:

1. Maineenhallinta. Mitä yhtenäisemmällä ulkoasulla ja sisällöllä viestit, sitä helpompi vastaanottajasi on tunnistaa organisaatiosi. Viestisi arvo kasvaa, kun sen tunnistaa kertavilkaisulla saapuvan luotettavasta lähteestä. Sähköisellä aineistonhallinnalla hajautat viestintäsi verkostosi lukuisille toimijoille ilman, että sinun tarvitsee tinkiä brändisi yhtenäisyydestä ja tunnistettavuudesta.
2. Sähköisten aineistojen löytäminen. Palvelujen ja aineistojen digitalisoituminen tuo asukkaittesi ulottuville paljon tietoa, johon pääsee käsiksi 24/7 paikasta riippumatta. Kömpelöt hakutoiminnot ja useisiin järjestelmiin jakautuneet tiedot hidastavat tiedon löytämistä ja turhauttavat käyttäjiä. Sähköisiin aineistoihin sisältyy myös paljon kuvia, kaavioita ja videoita. Laadukas tiedonhakujärjestelmä kattaa niidenkin sisällön.
3. Monikanavainen sidosryhmäviestintä. Kohderyhmäsi käyttää lukuisia sähköisiä kanavia ja välineitä, joiden kautta viestisi tulisi löytää tiensä perille erehtymättömästi. Jos julkaiset jokaiseen kanavaan erikseen käsityönä, viestiesi muokkaamiseen ja julkaisuun tuhraantuu runsaasti työaikaasi, jota voisi helposti säästää viestinnän automaatiolla.
4. Aineistojen jakelu. Tietoa kannattaa hallita ja jaella yhdestä paikasta. Näin vältät perinteisen jakelun pullonkaulan, jossa materiaaleistasi on liikkeellä useita sähköposteja ja kiintolevyjä kuormittavia versioita ja kopioita. Älylinkkien avulla kaikki käyttäjäsi pääsevät kerralla kiinni alkuperäiseen aineistoon.
5. Personointi käyttäjäryhmittäin. Vastaanottaja päättelee viestin tärkeyden sen mukaan, miten henkilökohtaisesti sisältö puhuttelee häntä. Jos viesti ei osu kohdalleen, se lentää roskakoriin. Kun tunnet kohderyhmäsi odotukset ja tarpeet, kohdistat viestisi oikein.
6. Tunnistautuminen. Jatkuva kirjautuminen ja käyttäjätunnusten metsästäminen turhauttaa. Kun aineistosi löytyvät integroiduista järjestelmistäsi yhdellä sisäänkirjautumisella, kaikkien käyttäjien elämä helpottuu. Kertakirjautuminen on kokemuksiemme mukaan suurimpia digitaalisen aineistonhallintapalvelun käyttöintoa kasvattavia tekijöitä. Osa tiedosta on kaikille avointa, osa vaatii vahvaa tunnistautumista.
7. Markkinoinnin kehittäminen. Viestintäsi ei ole pelkästään nykyisiä asukkaitasi varten. Palvelet myös median edustajia. Tiedottamisella ja markkinoinnilla houkuttelet esimerkiksi tulevia asukkaita, yrityksiä ja yhteisöjä – ja kasvavaa joukkoa matkailijoita. Markkinointiviestintäsi tulisi olla säännöllistä ja tarjoilla uusia ideoita, jotta vastaanottajat huomaavat ja innostuvat sanomastasi.
8. Vastuullisuus. Toimit vastuullisesti, kun säästät henkilöstösi työaikaa. Jaat ja hyödynnät syntynyttä tietoa tehokkaasti yhteisössäsi. Tarjoilet tietoa julkisesti ja perustelet toimintasi tehokkuuden. Myös kotimaisuus ja tietoturvallisuus sisältyvät vastuulliseen aineistonhallintaan.
9. Tuki erityisryhmille ja kielivähemmistöille. Viestintäsi kohderyhmät moninaistuvat ja haastavat uudella tavalla. Tavoitat erityisryhmäsi entistä tehokkaammin, kun julkaiset oikealla tai selkokielellä mieluisassa kanavassa ja sovitat viestisi vastaanottajan kulttuuriin ja tavoitteisiin sopivaksi.
10. Käyttäjien aineistonhallintaosaaminen. Tarvitset työvälineiden ja toimintamallien lisäksi aineistonhallinnan ja markkinoinnin automaation osaamista. Oikeiden henkilöiden valmennus ja organisoituminen varmistavat, että tietämys kasvaa ja parhaat käytännöt tavoittavat kaikki käyttäjäryhmäsi.

Edellä mainitut aiheet eivät tietenkään kata kaikkia digitaalisen aineistonhallintapalvelun hyötyjä ja mahdollisuuksia. Mutta ne ovat hyvä lähtökohta, kun mietit, miten vastaat viestinnällesi asetettuihin odotuksiin ja tavoitteisiin.

Haluatko selvittää aineistonhallintasi pullonkaulat ja mahdollisuudet? Ota meihin yhteyttä, ja kokoa paikalle aineistonhallinnan ydinryhmäsi. Esittelemme alan parhaat käytännöt ja pohdimme yhdessä, miten tehostat viestintää oikeilla toimintamalleilla, työvälineillä ja osaamisella.

Tutustu myös näihin:

• Lue myös blogimme Digitaalinen aineistonhallinta helpottaa viestintääsi.

Tutustu ilmaisiin pikaoppaisiimme , joista löydät paljon vinkkejä digitaalisen aineistonhallinnan hyödyntämiseen. Perehdy aineiston- ja datanhallinnan perusteisiin tai inspiroidu vastuullisen ekosysteemin rakentamisesta. Uusin oppaamme Digiviisas ekosysteemi on julkaistu myös englanniksi ja äänikirjana.