Puhelin 010 778 7100

Datanhallinnan ABCD, osa 1: Onko yrityksesi datanhallinta agendallasi?

Datanhallinnan ABCD, osa 1: Onko yrityksesi datanhallinta agendallasi?Sähköinen omaisuus muodostaa kasvavan osan yrityksesi arvosta. Siksi tarvitset selkeän toimintamallin ja roolituksen, jonka avulla hallitset liiketoiminnallesi kriittistä tietoa.

Enterprise Data Management (EDM) on yritysdatan hallinnalle maailmalla käytetty kattotermi, joka kuvaa yrityksesi kykyä määritellä ja integroida tietolähteitä. Lisäksi se kattaa tiedon julkaisun sekä etsimisen sisäisistä ja ulkoisista lähteistä.

Yrityksesi datanhallinta kattaa siis paljon muutakin kuin yksittäisiä tiedostoja tai tietokantoja. Se määrittelee pelisäännöt liiketoimintatiedon arkkitehtuurille, tietoturvalle ja -suojalle sekä metadatan, sisällön ja elinkaaren hallinnalle.

Aika monta asiaa yhdessä paketissa. Siksi ajatusta on syytä purkaa palasiin, jotta pääsemme paremmin käsiksi yrityksesi datanhallintaan kuuluviin yksittäisiin tehtäviin.

Datanhallinnan kokonaisuudesta vastaa Chief Data Officer (CDO). Organisaation koosta riippuen on kysymys tehtävästä, jota joku hoitaa muiden tehtävien ohella tai johon haetaan kokopäiväinen vastuuhenkilö.

Ensimmäinen ajatus voi olla, että CDO toimii tietohallintojohtajan alaisuudessa. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla. Enemmän asiaan vaikuttaa toimialan asettamat erityisvaatimukset. Vaikkapa kuluttajabisneksessä luonteva esimies voi olla markkinointijohtaja. Jos CDO nähdään pelkästään IT-henkisenä roolina, voi se vähentää liiketoimintayksiköiden sitoutumista.

CDO huolehtii tyypillisesti seuraavista kokonaisuuksista:

  • Datanhallintasuunnitelma
    Yrityksesi pitää tunnistaa kriittiset tiedot ja asettaa tavoitteet sähköisen omaisuuden tuottavuudelle. Ilman kattavaa suunnitelmaa datanhallinta jää helposti dokumenttien hautausmaaksi. Silloin tiedon käytettävyys on huono, eikä tuottavuus lisäänny.
  • Viranomaisvaatimusten täyttäminen (compliance)
    Yrityksesi toimintaan liittyy erilaisia vaatimuksia, joita asettavat viranomaiset, asiakkaat, toiset liiketoimintayksiköt ja kumppanit. Näiden vaatimusten noudattaminen on itsestäänselvyys silloin, kun ne ovat koko liiketoimintasi perusedellytys.
  • Mitattavan arvon tuottaminen tiedon avulla
    Tiedon löydettävyyden ja käytettävyyden parantamisessa ei ole järkeä, jos siitä ei ole rahallista hyötyä yrityksellesi. Siksi CDO:n keskeinen tehtävä on tunnistaa sähköisten toimintamallien hyötyjä ja varmistaa, että hyödyt myös saavutetaan tavoitteiden mukaisesti.
  • Monimuotoisen ja -kanavaisen tiedon ja tietolähteiden (Big Data) hallinta
    Tieto ei juuri koskaan ole selkeä kokonaisuus, jota hallittaisiin yhdessä paikassa tai järjestelmässä. Siksi CDO:n pitää ymmärtää ja hallita järjestelmien kokonaisuus ja tietolähteiden väliset integraatiot. Hyvä CDO tunnistaa monikanavaisuuden vaatimukset ja mahdollisuudet, mukaan lukien sosiaalisen median kanavat.

Datanhallintaprosessin omistajuuden määrittely on ensimmäinen askel. Sen jälkeen pitää myös muut tehokkaan toimintamallin edellytykset hoitaa kuntoon. Niitä ovat esimerkiksi:

  • Vahva IT:n tuki
    Sähköinen omaisuus vaatii tietojärjestelmiä, joiden käytettävyydestä vastaa IT. Jos datanhallinta on liiketoimintavetoinen prosessi, tarvitsee suunnitelmasi sisältöasiantuntijan, joka tukee CDO:ta. Tällaisia teknisiä asiantuntijoita voi olla useita, jos yrityksessäsi on mittavia operatiivisia tietojärjestelmiä.
  • Keskittyminen olennaiseen tietoon
    Nyrkkisääntö on, että kriittisen tiedon osuus ei ylitä 10–15 prosenttia liiketoimintatiedostasi. Jos yrität hallita kaikkea yrityksessäsi syntyvää dataa, saatat hukata voimiasi. Aloita kriittisistä tiedoista ja laajenna toimintamallia sen mukaisesti, mistä saat parasta lisätuottoa.
  • Mitattavuus
    Datanhallinnan pitää tuottaa yrityksellesi hyötyä, mieluiten rahassa mitattavaa. Järkevät toimintamallit säästävät työaikaa, parantavat laatua tai kasvattavat myyntiäsi – vaihtoehtoja on useita. Voit verrata vaikkapa monikanavajulkaisuun kuluvaa työaikaa vanhan ja uuden prosessin välillä. Tuloksena saat euroja, joiden avulla perustelet brändiaineistosi hallintaan liittyvät toimintamallit.
  • Säännöllinen toiminta
    Kertaluontoiset dokumentinhallinnan projektit eivät ratkaise ongelmaa, jos et samalla tuoreuta datanhallinnan toimintamalleja ja osaamista. Datanhallintaa pitää kehittää ja seurata jatkuvasti, ei vasta silloin kun kaikki on jo onnellisesti sekaisin ja kadoksissa.
  • Ongelmien päättäväinen ja nopea ratkaisu
    Viesti käyttäjillesi selkeästi, että he saavat apua ja tukea omien liiketoimintojensa kriittisten tietojen hallinnassa. Jos jokainen käyttäjä valitsee oman toimintamallinsa, on käsissäsi pian kymmeniä erilaisia hakemisto- ja tietokantarakenteita.

Yrityksesi datanhallinta näiden periaatteiden mukaisesti tarjoaa useita nopeita voittoja, mutta suurimpien hyötyjen löytäminen vaatii myös pitkäjänteistä suunnittelua ja kärsivällistä toimintamallin sisäistä markkinointia.

Ota organisaatiossasi käyttöön datanhallinnan toimintamalli, jolla kasvatat työn tuottavuutta, vastaat viranomaisten sekä asiakkaidesi vaatimuksiin ja kasvatat sähköisen omaisuutesi arvoa.

«
»
 
AAA Suomen Vahvimmat Lowest credit risk Menestyjäyritys Suomalaista palvelua Koodia Suomesta Luotettava kumppani