Puhelin 010 778 7100

Datanhallinnan ABCD, osa 2: Miten datanhallintasuunnitelma tukee bisnestäsi?

Miten datanhallintasuunnitelma tukee bisnestäsi? Kasvatat yrityksesi sähköisen omaisuuden arvoa, kun asetat selkeät tavoitteet, toimintamallit ja mittarit datanhallinnalle.

datanhallintasuunnitelma

Onko yrityksesi datanhallinta agendallasi? Onko yrityksesi datanhallinta agendallasi? -blogissa tutustuimme yrityksen datanhallinnan perusperiaatteisiin ja roolitukseen. Seuraava kysymys kuuluu, millaisia tehtäviä yrityksesi kannattaa liittää datanhallintasuunnitelmaan.

Datanhallinnan perustehtävä on yhdistää eri liiketoimintayksiköissä ja kanavissa oleva tieto ja tehdä sen löytämisestä ja käytöstä helppoa.

Avainsanat ovat löytäminen ja käytettävyys. Jokainen tiedon etsimiseen kuluva ylimääräinen sekunti kasvattaa tuottamattomuuttasi. Ja kun löytyvä tieto on käyttötarpeeseen sopivaa tai helposti sellaiseksi muokattavaa, saavuttavat työntekijänsä tavoitteensa tehokkaasti. Selkeän viestinnän toimintamallin automatisointi on helpompaa kuin etsimistä ja käsityötä vaativan sekamelskan.

Hyvä datanhallintasuunnitelma sisältää muun muassa seuraavat suuntaviivat:

1.Tuki päivittäisille operaatioille. Tiedonhallinnan vaatimukset ja mahdollisuudet perustuvat suoraan liiketoimintasi keskeisiin prosesseihin. Vakuutuskäsittelijä tarvitsee vahinkoilmoituksen ratkaisuun liittyvät tiedot nopeasti. Autonkorjaaja haluaa nähdä auton huoltohistorian. Siksi tehtäväsi on kuvata tärkeimmät liiketoimintaprosessit ja niiden datanhallinnalle asettamat vaatimukset. Näin varmistat, että osaat priorisoida oikeat asiat datanhallinnan työlistasi kärkeen.

2.Luotettava tieto. Jos käyttäjät eivät luota tiedon ajantasaisuuteen tai oikeellisuuteen, on tuottavuutesi vaarassa. Aikaa kuluu hukkaan tietojen tarkisteluun ja varmisteluun. Hyvä datanhallintasuunnitelma listaa kriittiset tiedot ja määrittelee niiden julkaisu- ja tarkastusprosessit. Tiedon luotettavuuden varmistamiseen kulunut aika palautuu sitä moninkertaisempana takaisin mitä useammin toistuvaan tehtävään tieto liittyy.

3.Suojattu ja turvattu tieto. Tietoturvauhkat lisääntyvät ja niistä koituvat taloudelliset riskit kasvavat. CDO:n tontille kuuluu ehdottomasti myös kriittisten tietojen suojaaminen ja turvaaminen. Vastaavasti myös käyttäjiä, erityisesti kuluttajia, suojaava lainsäädäntö on tiukentunut. Se tarkoittaa, että tietoja pitää voida antaa turvallisesti ja tietäen, että ne eivät päädy vääriin käsiin ja tarkoituksiin.

4.Malli toteuttamiseen. Organisaatiosi tarvitsee mallit käytännön työhön. Esimerkiksi markkinointi tyypillisesti osoittaa itse kriittiset tietonsa (kuten brändiaineisto), mutta yhteiset pelisäännöt tietojen tallentamiseen ja jakeluun määritellään datanhallintasuunnitelmassa. Tietoturvaa ja käyttöoikeuksia koskevat prosessit ja ohjeistukset voivat olla koko yrityksessä yhtenäisiä, samoin kuin tietojen tallennukseen käytettävä digitaalisen aineistonhallinnan järjestelmä. CDO tarjoaa ohjeet, työvälineet ja toimintamallit – markkinointi puolestaan osoittaa sisältövastaavan, joka huolehtii tietojen yhtenäisyydestä ja ajantasaisuudesta markkinointiprosessien osalta.

Tässä muutamia kysymyksiä, joita voit käyttää apuna datanhallintasuunnitelmaa luonnostellessasi:

  • Miten organisoimme yrityksemme datanhallinnan?
  • Miten vahvistamme liiketoimintavetoista tiedon omistajuutta?
  • Millaisia datanhallinnan suunnitelmia, toimintamalleja ja ohjeita tarvitsemme?
  • Miten mittaamme tiedon käyttöä ja sähköisen omaisuuden tuottavuutta?
  • Miten varmistamme liiketoimintojen, asiakkaiden, viranomaisten ja kumppaneiden vaatimusten täyttymisen?
  • Miten digitalisoimme ja kasvatamme tuottavuutta teknologian avulla?

Datanhallintasuunnitelma on turha, jos se ei johda säännöllisiin ja sähköisen omaisuutesi arvoa mitattavasti kasvattaviin toimenpiteisiin. Pelkkä vastuuhenkilöiden nimeäminen ei riitä, jos suunnitelmasta puuttuvat kaikki muut osat. Testaa tiedon löytämisen nopeutta. Tartu tuote- tai markkinointipäällikköäsi hihasta ja pyydä heitä hakemaan ja julkaisemaan jotakin saman tien. Näet hetkessä, jos homma tökkii.

«
»
 
AAA Suomen Vahvimmat Lowest credit risk Menestyjäyritys Suomalaista palvelua Koodia Suomesta Luotettava kumppani