Datanhallinnan ABCD, osa 3: Miten viet datanhallintasuunnitelmasi käytäntöön?

Pääset kasvattamaan tuottavuuttasi, kun otat datanhallintasuunnitelmasi käyttöön koko laajuudessaan. Millaisia asioita kannattaa ottaa huomioon, kun suunnittelet sähköisen omaisuutesi arvon kasvattamista ja kriittisten tietojen entistä tehokkaampaa hyödyntämistä?

Datanhallintasuunnitelmasi määrittelee korkean tason tavoitteet. Seuraavaksi tarvitset ohjeet, joiden avulla käyttäjäsi ylläpitävät tiedon laatua, metatietoja ja tietoturvaa.

Hyvä ohjeistus ottaa kantaa vähintään seuraaviin asioihin:

• Tiedon laatu. Listaa kriittisiksi määrittelemäsi tiedot ja korvamerkitse tiedot sen mukaisesti. Kuvaile ohjeistuksessa, miten käyttäjät tunnistavat kriittiset tiedot ja osaavat luokitella ne jatkossakin. Dokumentoi myös keskeiset kriittisiä tietoja käyttävät liiketoimintaprosessit, jotta käyttäjät ymmärtävät mihin tuotannon tai palvelutoimitusten vaiheeseen tieto liittyy. Selvitä konfliktit datan hallinnassa ja omistuksessa, ja ratkaise ne päättäväisesti.
• Metadatan hallinta. Listaa liiketoimintaa kuvaavat hakutermit, joiden avulla voit ryhmitellä tietoja helposti käsiteltäviksi ja löydettäviksi kokonaisuuksiksi. Luo toimintamalli automaattiseen metatietojen päivitykseen tai ohjeista metadatan käyttö. Liitä termit dokumentoimiisi liiketoimintaprosessien kuvauksiin, jotta tiedot löytyvät näppärästi myös prosessikuvauksen avulla (esimerkiksi reklamaatioiden käsittelyprosessissa tarvittavat tiedot voivat muodostaa tällaisen kokonaisuuden).
• Master datan hallinta. Koska tietoa yhdistellään useista lähteistä ja jaellaan useisiin kanaviin, tarvitset kuvaukset asiakokonaisuuksista. Niiden avulla tunnista tietoa yhdistävät tekijät (esimerkiksi yhden viestin versiointi ja jakelu useisiin sosiaalisen median kanavaan tai suorapostitukseen tarvittavat tiedot asiakas-, brändi- ja aineistonhallinnan järjestelmistä). Kirjoita säännöt asiakokonaisuuksien määrittelyyn ja tietojen keräämiseen. Vastuuta kaksoiskappaleiden poistaminen ja yhdistely. Ylläpidä hierarkiaa, jonka perusteella käyttäjät näkevät missä järjestelmissä ylläpidetään master-versiot eri tiedoista (esimerkiksi määräävä ja viimeisin tuotetieto ylläpidetään tuotetiedon hallintajärjestelmässä, vaikka samat tiedot löytyisivät myös verkkokauppajärjestelmästä).
• Tietoturva ja -suoja. Suojaat kriittisiksi määritellyt tiedot erityisen hyvin. Silti kaikkea datanhallintasuunnitelmasi piiriin kuuluvaa tietoa koskevat yleiset tietoturva- ja kayttäjähallintaohjeistuksesi. Merkitse suojattava tieto metatiedoissa ja dokumentoi käyttöoikeudet. Listaa myös helposti ymmärrettävään muotoon liiketoimintaasi koskevat asiakas- ja viranomaisvaatimukset.

Tiedot voivat olla yksittäisiä tiedostoja, tietokantoja tai sovelluksia. Kun olet tunnistanut liiketoimintojen omistajien kanssa datanhallintasuunnitelmassa kuvatut tiedot, listaa tiedon omistajat. Hanki henkilöiltä hyväksyntä ja sitoutuminen omistajuudelle. Sovi myös tavoitteista ja seurannasta.

Tiedon laatukriteerit, metadatan kuvaus ja datanhallinnan mittarit auttavat suunnitelmasi jalkauttamisessa. Vastuuttaminen, seuranta ja kehitys on helppoa, kun kaikilla on yhteinen tavoite ja ymmärrys