Datanhallinnan ABCD, osa 4: Miten datanhallinnan tehokuutta voi mitata?

Olet tähän mennessä tunnistanut keskeiset liiketoimintaprosessit, joihin liittyvät tiedot kannattaa ensisijaisesti ottaa haltuun. Tiedät myös, kuka vastaa eri liiketoiminta-alueiden tietosisällöstä. Olet listannut lain ja viranomaisten vaatimukset sekä liiketoimintasäännöt ja tiedonhallinnan tavoitteet. Nyt tarvitsee enää mitata tulokset.

CDO:n tehtävä on huolehtia, että sähköisen omaisuuden käytettävyys ja arvo kasvavat ja säilyvät suunnitelman mukaisesti. Siksi mittavuus ja tulosten analysointi ovat välttämättömyys. Jos datanhallintasuunnitelma on pelkkä viitteellinen ohjeistus, vaikutukset jäävät yleensä pieniksi.

Metadatan pitää olla kunnossa ja sen pitää olla laajasti käytössä. Jos metatiedot voidaan päivittää osinkin automaattisesti, aina parempi. Liiketoimintaprosessien kuvausten pitää olla ajan tasalla, jotta käyttäjät löytävät hakemansa tiedon helposti ja osaavat järjestellä syntyvän tiedon.

Mittareina voi käyttää esimerkiksi datan suojauksen kattavuutta, tiedon löytämisen helppoutta ja nopeutta, metadatan kattavuutta ja yhtenäisyyttä, tiedon ajantasaisuutta ja käyttäjäongelmien ratkaisunopeutta.

Helppo keino on kysyä käyttäjiltä henkilökohtaista arviota asteikolla 1–5 tai prosentteina siitä, miten hyvin tavoitteet heidän mielestään kullakin osa-alueella toteutuvat. Et siis tarvitse monimutkaisia teknisiä mittauksia. Yksinkertainen kysely käyttäjille ja esimerkiksi neljännesvuosittainen pika-auditointi valitun liiketoimintaprosessin tietosisältöihin riittää yleensä mainiosti.

Esimerkki mittareista*

* Lähde: Sunil Soares: The Chief Data Officer Handbook for Data Governance. MC Press Online (2014).

Tässä vielä malliksi pikaiseen auditointiin ja mittariston suunnitteluun sopivia kysymyksiä:

• Onko jokaisella tietovarastolla omistaja, joka on myös dokumentoitu suunnitelmaan?
• Onko tiedon omistaja mukana käytön suunnittelussa ja kehittämisessä?
• Onko päivittäiseen tukeen ja tehtäviin tarvittavat resurssit tunnistettu?
• Onko kriittiset tiedot tunnistettu ja merkitty metadatan avulla?
• Ovatko liiketoiminnan prosessit määritelty ja niihin liittyvät tiedonhallintavaatimukset kirjattu?
• Mitataanko tavoitteiden toteutumista kuukausitasolla?
• Toimiiko ongelmien ratkaisuprosessi?
• Ovatko käyttöoikeudet ajan tasalla?
• Tarkistetaanko tietosuojavaatimukset ja käyttöoikeudet säännöllisesti (esimerkiksi vuosittainen auditointi)?

Aloita yksinkertaisilla tavoitteilla, mittareilla ja kysymyksillä. Kasvata tavoitteita, kun saat perusasiat toimimaan. Lähtötilanteessa kun asiakokonaisuuksien omistajilla on paljon töitä, ennen kuin sisällön perusolettamat saadaan kohdalleen.

Hienosäädä datanhallinnan toimintamalliasi, jos tulokset eivät vastaa odotuksia. Analysoi mahdollisuuksia ja kasvata sähköisen omaisuutesi tuottavuutta uusilla digitaalisilla toimintamalleilla, kuten automatisoiduilla työnkuluilla.