Digitaalinen aineistonhallinta kasvaa kanssasi

Sähköisen omaisuuden hallintaan on tarjolla monenlaisia apuvälineitä. Kevyet ratkaisut ovat Dropboxin ja Google Driven kaltaisia yksinkertaisilla jakeluominaisuuksilla varustettuja pilvipalveluja, jotka keskittyvät tiedon varastoimiseen ja varmuuskopiointiin. Toista ääripäätä edustavat täysveriset digitaaliset aineistonhallintajärjestelmät kuten Gredi Content HUB, jotka ovat ylivoimaisia, kun käyttäjiä tai tiedon lähteitä ja dataa on runsaasti. Kirjasimme muutamia vinkkejä, joilla löydät tästä viidakosta parhaiten tarpeitasi vastaavan työkalun.

 Yrityksesi koko ja liiketoiminnan laatu vaikuttaa siihen, millaista sähköistä omaisuutta organisaatioosi karttuu. Esimerkiksi tuotevetoisessa laajan tarjooman bisneksessä tuotetiedon oikeellisuuden, ajantasaisuuden ja saavutettavuuden merkitys korostuu. Mitä isompi ja kansainvälisempi yritys, sen haasteellisempaa on säilyttää brändin ja markkinointiviestinnän yhtenäisyys. Myös pienessä firmassa brändi-ilmeen mukaisen markkinointimateriaalin tuottaminen ja jakelu voi olla liiketoiminnan kriittinen tekijä, jos yhteistyötahoja ja jakelukanavia on lukuisia ja niiden materiaalin tarve moninaista. Digitaalisten aineistonhallintapalvelujen brändinhallinnan, työnkulkujen automatisoinnin ja tiedon lähteiden hallinnan työkalut pääsevät tällaisessa ympäristössä näyttämään todelliset kyntensä.

Nyrkkisääntönä voi pitää, että hallinnoit aineetonta omaisuuttasi millä tavalla tahansa, sähköisen alustan tulee ainakin tukea aineistojen yhteiskäyttöä ja tarjota yksi selkeä paikka sähköisen omaisuutesi tallennukseen.

Kevyimmät pilvipalvelut täyttävät useimmiten nämä kaksi ehtoa. Pääset eroon satunnaisista kovalevyn kulmilla pyörivistä tiedostoista ja saat varmuuskopioitua aineistosi automaattisesti. Myös aineistojen jakelu onnistuu tyydyttävästi, kunhan käyttäjä tietää, mitä on tekemässä. Varsinaiset digitaaliset aineistonhallintajärjestelmät sen sijaan ”ajattelevat” puolestasi ja ohjaavat vähemmän käsityötä vaativiin toimintatapoihin. Erityisesti brändinhallinta sekä markkinoinnin, myynnin ja viestinnän rutiinit helpottuvat ja nopeutuvat. Samalla lyhennät tuotteidesi ja palvelujesi time-to-market-aikaa.

Listasimme aineistonhallintajärjestelmien selkeimmät edut, joiden pohjalta voit arvioida, onko tehokkaasta digitaalisesta aineistonhallintapalvelusta riittävää hyötyä bisneksellesi:

• Yksi näkymä kaikkeen sähköiseen omaisuuteesi. Useimmissa yrityksissä aliarvioidaan hajalleen eri järjestelmiin levinneen tiedon hallinnointikustannuksia. Digiviisas ostaja keskittää tiedon tallennuksen ja jakelun yhteen sovellukseen ja minimoi aineistojen etsimiseen kuluvan ajan. Huippuunsa hiottuna integroit digitaaliseen aineistonhallintahubiisi kaikki tiedon lähteet, kuten tuote- ja asiakastietojärjestelmäsi. Pääset yhdellä sisäänkirjautumisella käsiksi kaikkeen sähköiseen omaisuuteesi. Poistat päällekkäisyyksiä ja säästät työaikaa, kun päivitetty tieto siirtyy automaattisesti järjestelmästä toiseen tai vaikkapa nettisivuillesi.
• Ajantasaisen ja oikean tiedon löytäminen ja jakaminen. Tehokas haku nopeuttaa tiedon löytämistä. Edistyneimmissä aineistonhallintapalveluissa tekoäly tunnistaa esimerkiksi kuvien sisällön ja tuottaa automaattisesti metatietoa aineistoihisi. Tiedostojen jakamiseen on tarjolla laajemmat vaihtoehdot kuin yksinkertaisimmissa materiaali- ja kuvapankkisovelluksissa. Pystyt säätelemään käyttöoikeuksia käyttäjä- ja ryhmäkohtaisesti ja luomaan personoituja näkymiä tietoosi. Voit myös mitata sähköisen omaisuutesi käyttöastetta sekä hyödyntää tietoa liiketoiminnassasi ja aineistonhallintarutiiniesi kehittämisessä.
• Aineistojen kommentointi ja hyväksyntä. Kun keskität työn alla olevien dokumenttien kommentoinnin aineistonhallintapalveluusi, sähköpostisi ei enää tukkeudu pitkistä viestiketjuista ja isoista liitteistä. Kommentointirutiinisi tehostuvat, kun käytössäsi on kunnon työkalut ja keskustelu koottuna yhteen paikkaan. Viimeisimmät versiot ovat koko organisaatiosi käytössä ajasta ja paikasta riippumatta.
• Yhtenäisen brändi-ilmeen hallinta. Myös brändinhallinnan rutiinit helpottuvat, kun keskität aineistosi yhteen paikkaan. Jos käytössäsi on aineistonhallintapalvelun brändihallitut dynaamiset tuotepohjat, materiaalien ulkoasu säilyy aina sisällön muokkaajasta riippumatta visuaalisen ilmeesi mukaisena. Organisaatioissa, jotka toimivat usealla paikkakunnalla tai eri maissa, dynaamiset tuotepohjat vähentävät erityisen paljon tarpeetonta viestintää pääkonttorin markkinointiosaston ja haarakonttorien välillä.
• Sisällöntuotannon time-to-market-aikaa lyhentävät työkalut ja toimintamallit. Dynaamisten tuotepohjien avulla voit hajauttaa markkinointimateriaalisi personoinnin lähelle loppuasiakasta. Aineistonhallinnan työkaluilla myös yhteistyökumppanisi voivat tuottaa brändi-ilmeesi mukaista myynti- ja markkinointimateriaalia juuri silloin, kun tarvitsevat. Materiaalipyynnöt eivät enää jää makaamaan markkinointiosastosi työjonoon tai lähde aikaa vievälle kierrokselle mainostoimistoosi. Saat joustavasti materiaalintuotannosta kilpailuedun jakelukanavaasi. Säästät myös omia markkinointiresurssejasi, kun ulkoistat osan aineistontuotannostasi jälleenmyyjillesi.

Viritetty aineistonhallintahubisi huolehtii automaattisesti myös markkinointiviestiesi ja tiedotteittesi julkaisun ja versioinnin eri kanaviin. Voit esimerkiksi lähettää julkaisuvalmiin aineiston yhdellä napin painalluksella painoon tai sähköiseen mediaan, ajastaa julkaisut ja säädellä viestiesi esilläoloaikaa. Vapautat markkinoinnin asiantuntijoittesi työaikaa perusrutiineja arvokkaampiin työtehtäviin.

Lataa uusi Digitaalinen ekosysteemi -opas tästä.