Mitä hyötyjä digitaalinen aineistonhallinta tarjoaa oppilaitokselle?

Opiskelijasi, henkilökuntasi ja sidosryhmäsi ovat tottuneet vapaa-aikanaan sujuvaan digitaaliseen ja personoituun tiedonvälitykseen. Siksi odotukset ovat korkealla myös oppilaitoksesi viestinnän laadulle ja osuvuudelle. Miten hyvä on valmiutesi jaella sähköisiä aineistoja ja viestiä vaikuttavasti?

Vastaaja arvostaa viestiä, joka puhuttelee juuri häntä. Hyvä sisältö on ajantasaista ja oikea-aikaista. Visuaalisesti selkeä viesti tulee luettua ja sen ydinkohdat jäävät mieleen.

Sähköisen viestintäsi merkitys kasvaa koko ajan ja sen tulee tavoittaa entistä moninaisempia kohderyhmiä. Sisällön on löydettävä tiensä niin ulkomaisille opiskelija- ja tutkijaehdokkaille, tutkimustuloksia hyödyntäville yrityksille kuin nykyisille opiskelijoille ja henkilökunnallesi.

Jos viestin kokoaminen ja lähettäminen vaatii useita järjestelmiä ja paljon käsityötä, eivät aikasi ja voimasi riitä viestinnän kaikkien tavoitteiden saavuttamiseen.

Hyvä esimerkki digitaalisen aineistonhallintapalvelun käytännön hyödyistä akateemisessa viestinnässä on posterin eli tutkimusjulisteen tuotanto. Kun tutkijalla on käytössään aineistonhallintapalvelun dynaamiset mallipohjat, hän rakentaa visuaalisesti vakuuttavan tutkimusjulisteen käden käänteessä. Valmiilla pohjalla varmistat, että lopputulos noudattaa oppilaitoksesi brändi-ilmettä ja on koostettu posterisuunnittelun kolmen perusperiaatteen mukaisesti*:

• Johdonmukaisuus. Posterissa esitetyt perustelut ovat visuaalisesti helppolukuisia. Esitystapa osoittaa, miten havainnot tukevat johtopäätöksiä. Hyvä tutkimusjuliste ei ole täynnä mikroskooppista tekstiä, vaan sen sisältö hahmottuu yhdellä vilkaisulla. Tarina etenee johdonmukaisesti, kun sisältö ja grafiikat on muotoiltu parhaiden käytäntöjen mukaan. Mallipohjan rakenne ohjaa tässä tekijää.
• Kohderyhmän tuntemus. Posterin pitää vastata kuulijoiden kysymyksiin ja osoittaa, että tekijä ymmärtää viestin vastaanottajien näkökulman. Kun juliste noudattaa kohderyhmälle tuttua formaattia ja siihen on visualisoitu keskeiset havainnot kuvina, on viestin pääkohdat nopea sisäistää. Aineistonhallintapalvelu tuottaa mallipohjiin automaattisesti oikean kokoiset kuvat ja niiden sijoittelu etukäteen määriteltyihin kuvapaikkoihin on helppoa.
• Uskottavauus. Tutkimusjulisteen pitää olla myös ulkoasultaan vaikuttava ja ammattimainen. Tärkeäkin tutkimustulos voi jäädä huomaamatta, jos se hautautuu tutkimuksen yksityiskohtien viidakkoon. Mallipohjan muokattavat kentät tukevat viestin tiivistämistä. Julisteen ulkoasu noudattaa aina kirjasimia ja värejä myöten organisaatiosi visuaalista ilmettä.

Tutkimusjuliste on vain yksi esimerkki oppilaitoksen pienistä puroista rakentuvista viestintätarpeista, joiden täyttämisessä valmiit mallipohjat säästävät tuntitolkulla työaikaa. Kun mietit sähköisen aineistonhallinnan käyttökohteita omassa oppilaitoksessasi, pohdi esimerkiksi seuraavia näkökulmia ja niihin liittyviä tavoitteitasi:

1. Maineenhallinta. Kun oppilaitoksesi viestii yhtenäisellä ulkoasulla, tunnistaa vastaanottaja organisaatiosi helposti. Viestisi arvo kasvaa, kun sen tunnistaa kertavilkaisulla saapuvan luotettavasta lähteestä.
2. Sähköisten aineistojen löytäminen. Opettajien ja opiskelijoiden päivästä kuluu merkittävä siivu uuden tiedon etsimiseen. Kömpelöt hakutoiminnot ja useisiin järjestelmiin jakautuneet tiedot hidastavat tiedon löytämistä ja turhauttavat käyttäjiä. Sähköisiin aineistoihin sisältyy myös paljon kuvia ja kaavioita. Laadukas tiedonhakujärjestelmä kattaa myös niiden sisältö.
3. Monikanavainen sidosryhmäviestintä. Kohderyhmäsi käyttää lukuisia sähköisiä kanavia ja välineitä, joiden kautta viestisi tulisi löytää tiensä perille erehtymättömästi. Jos julkaiset jokaiseen kanavaan erikseen käsityönä, viestiesi muokkaamiseen ja julkaisuun tuhraantuu runsaasti työaikaasi, jota voisi helposti säästää viestinnän automaatiolla.
4. Aineistojen jakelu. Tietoa kannattaa hallita ja jaella yhdestä paikasta. Näin vältät perinteisen jakelun pullonkaulan, jossa materiaaleistasi on liikkeellä useita sähköposteja ja kiintolevyjä kuormittavia versioita ja kopioita. Älylinkkien avulla kaikki käyttäjäsi pääsevät kerralla kiinni alkuperäiseen aineistoon.
5. Personointi käyttäjäryhmittäin. Vastaanottaja päättelee viestin tärkeyden sen mukaan, miten henkilökohtaisesti sisältö puhuttelee häntä. Jos viesti ei osu kohdalleen, se lentää saman tien roskakoriin. Kun tunnet kohderyhmäsi odotukset ja tarpeet, kohdistat viestisi oikein.
6. Tunnistautuminen. Jatkuva kirjautuminen ja käyttäjätunnusten metsästäminen turhauttaa. Kun aineistosi löytyvät integroiduista järjestelmistäsi yhdellä sisäänkirjautumisella, kaikkien käyttäjien elämä helpottuu. Kertakirjautuminen on kokemuksiemme mukaan suurimpia digitaalisen aineistonhallintapalvelun käyttöintoa kasvattavia tekijöitä.
7. Kaupallisen yhteistyön kehittäminen. Oppilaitoksesi viestintä tulisi olla säännöllistä ja sen pitäisi tarjoilla uusia ideoita, jotta vastaanottajat huomaavat ja innostuvat sanomastasi. Kun yritykset ja yhteistyökumppanisi ovat tietoisia tutkimusalueistasi ja tulevista hankkeistasi, löydät entistä helpommin tukea ja rahoitusta.
8. Vastuullisuus. Toimit vastuullisesti, kun säästät henkilöstösi työaikaa. Jaat ja hyödynnät syntynyttä tietoa tehokkaasti yhteisössäsi. Tarjoilet tietoa julkisesti ja perustelet toimintasi tehokkuuden. Myös kotimaisuus ja tietoturvallisuus sisältyvät vastuulliseen aineistonhallintaan.
9. Tuki ulkomaiselle opiskelijahankinnalle. Tavoitat ulkomaiset opiskelija- ja tutkijaehdokkaat tehokkaammin, kun julkaiset oikealla kielellä ja sovitat viestisi vastaanottajan kulttuuriin ja tavoitteisiin sopivaksi.
10. Käyttäjien aineistonhallintaosaaminen. Tarvitset työvälineiden ja toimintamallien lisäksi aineistonhallinnan ja markkinoinnin automaation osaamista. Oikeiden henkilöiden valmennus ja organisoituminen varmistavat, että tietämys kasvaa ja parhaat käytännöt tavoittavat kaikki käyttäjäryhmäsi.

Edellä mainitut aiheet eivät tietenkään kata kaikkia digitaalisen aineistonhallintapalvelun hyötyjä ja mahdollisuuksia. Mutta ne ovat hyvä lähtökohta, kun mietit, miten vastaat viestinnällesi asetettuihin odotuksiin ja tavoitteisiin.

Haluatko selvittää aineistonhallintasi pullonkaulat ja mahdollisuudet? Gredi tarjoaa tueksesi oppilaitoksille räätälöidyn työpajan, jonka aikana tutustumme alan parhaisiin käytäntöihin ja pohdimme yhdessä, miten tehostat oppilaitoksesi viestintää oikeilla toimintamalleilla, työvälineillä ja osaamisella. Kerromme, miten kasvatat sähköisen viestinnän osaamistasi ja vertaat toimintamallejasi muihin oppilaitoksiin.

Ota yhteyttä ja osallistu kartoitustyöpajaan:

*Lähde: Pedwell, Hardy & Rowland: Effective Visual Design and Communication Practices for Research Posters. The School of Chemistry and Biosciences, The University of Queensland (2017).